Cómo crear el último sistema de gestión momento perfecto que va a utilizar cada vez

J.R.R. Tolkien escribió una vez, a través del personaje de Gandalf, “Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos ha dado.” Si usted quiere saber el secreto para crear sistema de gestión de tiempo perfecta del mundo, entonces necesita escuchar a Gandalf.

Mi propio camino personal hacia el sistema de gestión momento perfecto fue larga, y está plagada de los cadáveres de los intentos anteriores. Dicen que el camino al infierno está empedrado de buenas intenciones. Bueno, digamos que siempre me empecé a usar cada nuevo sistema con muy buenas intenciones.

He intentado Gqueues, Todoist, Tareas de Google y todos los trucos de gestión de la vida entre. Si eres como yo, probablemente ha hecho lo mismo. Es una búsqueda constante de la organización más con menos trabajo. Una manera de crear más tiempo en su agenda, para llevar a cabo todo lo que sueñas para llevar a cabo, sin renunciar al sueño.Tome Gestión de tareas y programación de Google a un nuevo nivel con GQueuesTome Gestión de tareas y programación de Google a un nuevo nivel con GQueuesTareas de Google no funciona si quieres ir más allá de la gestión del tiempo de hoy en la planificación visionario de la mañana. Aquí es donde GQueues pasos hasta la placa.Lee mas

¿Cuál es el sistema de gestión perfecto de tiempo?

Si usted es como yo, probablemente siente que tiene un sistema que es casi lo que necesita, pero no del todo. Casi siempre hay algo que falta.

El sistema perfecto de gestión del tiempo debe tener las siguientes cualidades.

• que permite un “lugar tranquilo” contemplar sus objetivos en la vida y los sueños
• Proporciona una perfecta integración de las tareas relacionadas con sus objetivos
• Permite organizar y planificar sus responsabilidades diarias y semanales con facilidad
• Ayuda a evitar el olvido tareas importantes
• Es compacto y simple, pero eficiente y con todo incluido

Esto último es como pedir la luna, ¿verdad? Es la necesidad de simplicidad combinada con el requisito para que sea todo incluido que hace que encontrar el sistema perfecto por lo imposible.

Crear una línea de montaje de Gestión del Tiempo

El sistema ideal de gestión del tiempo debe funcionar como una línea de ensamblaje eficiente. Tienes trabajo entrante (tareas), y los que necesita ser organizado y planificado, y luego integrado en su calendario. Ese proceso es como la siguiente:

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El problema con la mayoría de los intentos de utilizar un único aplicación como gTasks o algo por el estilo es que estas aplicaciones están especializados para manejar una o dos partes de este proceso muy bien.Utilice gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android]Utilice gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android]En estos días, hay un millón y una gran manera de gestionar una lista de tareas pendientes en línea ya través de aplicaciones para móviles. Dicho esto, a menudo hay todavía algunas personas que aún no están utilizando uno de ...Lee mas

herramientas de seguimiento de tiempo o el uso de la técnica Pomodoro hará posponer las cosas menos mediante la gestión de la programación semanal, pero no le ayudará con la organización de sus tareas.

No fue hasta que Justin me mostró su técnica con el uso LEGOS como método de gestión del tiempo que empecé a recibir un atisbo de algo que podría funcionar mejor para mí. Esto dio lugar a lo que pensé que se convertiría en mi mejor y último sistema de gestión del tiempo de todos los tiempos, utilizando Trello.Cómo utilizar LEGO para administrar su tiempo mejorCómo utilizar LEGO para administrar su tiempo mejorCreo que he encontrado la herramienta de la máxima productividad: LEGO. No deje! Dejame explicar.Lee mas

Unir las piezas

Sin embargo, Trello todavía no era un lugar fácil planificar objetivos de vida, y la gestión de las tareas de un paso de la agenda para la próxima era muy torpe.

Por estas razones, finalmente me decidí a tomar todas las lecciones que he aprendido de los sistemas anteriores que he probado, y combinar todo en un único sistema de gestión automatizada de tiempo que lo hace todo.

Primero - Cree su hoja principal de gestión del tiempo

El flujo de trabajo que le robé a Justin y se utiliza en el sistema Trello funciona bien. Básicamente, se empieza por un lado con todas sus nuevas tareas entrantes que necesita para adaptarse de alguna forma en su horario. Entonces, a la izquierda de eso, usted tiene una lista de todas las tareas que desea completar este mes. A la izquierda de que, esta semana.

Este sistema funcionó para mí durante unos cuatro o cinco meses. Empecé a olvidar las cosas que estaban en algunas de las listas. No fueron trasladados a “hoy” y luego sólo quedó sepultada. El sistema empezó a fallar.

Así que aquí es lo que hice. Primero tiene que crear una hoja de cálculo de Google, y crear cuatro hojas.

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En este caso, se empieza a la izquierda y crear una Entrante hoja. Esto mostrará una lista de todas las tareas entrantes de sus diversos otros sistemas.

A la derecha de este, se crea una Las demandas mensuales hoja. A la derecha de que crear una Las demandas semanales hoja. A la derecha de que crear su Programación semanal hoja.

Vamos a llegar a formatear esas hojas individuales en un momento. Pero en primer lugar, crear un calendario semanal en el Programación semanal hoja mediante la creación de una fila de días de la semana y una columna de cada media hora durante un día entero.

Ahora que tienes tu horario semanal listo para su uso, es el momento de iniciar las tareas de introducir en su nuevo sistema de gestión del tiempo!

Sobre el hoja entrante, crear encabezados para Tarea, Proyecto, Fecha Agregada, Etiqueta, Prioridad, Enlazar, programado, y Hecho.

Estos campos tendrá sentido en un momento en el que empiezan a alimentar la hoja de “entrante” con los canales automatizados.

2º - crear y automatizar sus objetivos de vida

El primero de estos alimentos serán sus objetivos de vida.

La lección más importante que aprendí es que cuando se trata de los grandes objetivos, se necesita un espacio que está limpio y destinado únicamente para un propósito - la contemplación de las cosas que son más importantes para usted.

De todas las aplicaciones de gestión del tiempo que he probado, este es uno de los propósitos para los que Todoist es perfecto.

Es limpio y sencillo. Se crea esos grandes objetivos de vida a la izquierda, y luego a la derecha, que se descomponen los realmente grandes metas en las sub-metas que usted tiene previsto estudiar para toda su vida.

Por ejemplo, uno de mis objetivos en la vida es tener una familia feliz. Algunos sub-objetivos de esto serían “Proporcionar una infancia positiva” para mis hijos, o para “Sea un Dedicado & El marido cuidar”. En esas sub-objetivos, son más específicos donde van. Por ejemplo, la construcción de una habitación para mi hija sin duda le dan una experiencia de la niñez más positiva.

Ahora, se trata de una procesable tarea. Lo que se quiere hacer es configurar las etiquetas de dichas tareas procesables, de manera que Todoist automáticamente envía de inmediato a su sistema de gestión del tiempo maestro.

Usted tendrá que utilizar Todoist premium para tener acceso a las etiquetas (que es barato y bien vale la pena!)

En Todoist, haga clic en etiquetas en la barra de navegación izquierda y luego haga clic en el Añadir etiqueta botón.

En el ejemplo anterior, para la construcción de una tarea dormitorio, después de crear una etiqueta happy_family, añadí “@happy_family” a la tarea en sí, para etiquetarlo.

¿Por qué estas etiquetas que ayudan? Porque ahora se puede utilizar IFTTT de detectar aquellas tareas marcadas, e insertar las tareas en su nuevo Entrante hoja de cálculo de Google.

En IFTTT, acaba de elegir el gatillo Todoist y seleccione Nueva tarea creada con la etiqueta.

A continuación, se puede elegir de una lista desplegable de las etiquetas que ha creado, así como el proyecto en el que utiliza la etiqueta.

Por último, establezca la acción de Google Drive, seleccione Añadir fila a la hoja de cálculo, y escribir el nombre correcto de la hoja de cálculo Google en la que creó la hoja de “entrante”.

Observe los campos en que la producción? Esos son los mismos campos que acaba de crear en la hoja de cálculo.

Así que ahora, cada vez que se crea una tarea relacionada con el objetivo de vida en Todoist y aplicar una de las etiquetas que ha creado para IFTTT desencadena, esa tarea será automáticamente cargados en la hoja de cálculo entrante.

Piénsalo. Ahora, usted puede sentarse, despejar su mente, y simplemente planificar sus objetivos de vida. No se preocupa por la forma de planificar lo que hay que hacer para alcanzarlos - sólo una lluvia de ideas y tareas de etiquetas que usted necesita para lograr llegar. Dejar que la automatización se encargue del resto.

3º - Automatizar sus demandas urgentes

Por supuesto, su vida es algo más que sus objetivos de vida. Seamos realistas, las exigencias diarias, llamadas telefónicas, correos electrónicos y todo bombardean constantemente con nuevas demandas y nuevas tareas. Se necesita una manera de hacer frente a esas demandas también.

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La respuesta para esto también es la automatización de una alimentación “entrante” de su cuenta de correo electrónico. No se preocupe, esto es realmente fácil. Basta con crear un disparador para IFTTT cada vez que se estrella un correo electrónico en su bandeja de entrada.

A continuación, cree la misma acción como lo hacía antes - Añadir fila a la hoja de cálculo. Asegúrese de escribir el mismo nombre de hoja de cálculo correctamente. Usted también necesitará para personalizar el fila con formato de forma que produzca los campos requeridos para la tabla de entrada que ha creado.

Lo importante es asegurarse de que el tema de las líneas de correo electrónico se asocia con el campo “Grupo” en la hoja de cálculo.

Ahora, cada vez que una estrella un correo electrónico en su bandeja de entrada, que asunto del correo electrónico se agrega a la hoja de cálculo como otra tarea entrante.

La belleza de esto es que al escanear correos electrónicos y detectar un correo electrónico que requiere su tiempo, tiene que convertirse en una tarea programada en su flujo de trabajo. No pierda su tiempo tratando de lograr la tarea inmediatamente. Sólo estrella y seguir adelante.

Ahora que usted tiene sus metas de vida y sus correos electrónicos diarios todos automatizado para llenar la cola de tareas entrantes de su nuevo sistema de gestión del tiempo, es el momento de ponerse manos a la organización del flujo de trabajo de ese sistema.

4º - organizar su tiempo Workflow Management

Ahora viene la parte divertida. Si ha utilizado Todoist a planificar sus objetivos a largo plazo, y que ha estado protagonizada por las cosas importantes en su correo electrónico, verá un montón de nuevas tareas han llegado a la hoja!

Recuerda el programado y Hecho Los campos que ha creado? Bueno, esos eran los extras que no se rellenarán por la automatización. Esto se debe a que a medida que selecciona cada nombre de la tarea y las mueve hacia la Este mes o Esta semana hojas, tendrá que hacer una nota que se ha programado la tarea. Cuando se complete la tarea, puede marcarla como hecha usando el campo de Hecho.

Una vez que se programa una tarea, existe en la hoja de mes o semana. La idea es que una vez al mes, debe mover todas las tareas entrantes que usted piensa que puede lograr este mes en el Este mes hoja.

los Este mes y Esta semana hojas deben tener los siguientes campos: Tarea, ¿Para quien?, Frecuencia, Repetir y Objetivo en la vida.

A medida que avanza el nombre de la tarea de entrante a este mes, tomar el tiempo para llenar esos campos. ¿Quién (lo que el cliente o persona) es la tarea para? Es una tarea que tiene que repetir cada mes? ¿Es de uno de sus objetivos de vida?

Lo más importante es definir cuando la tarea debe ser completado por el. Clasificación por este campo le ayudará a priorizar las tareas para llevar a cabo cuando se está planeando a cabo su semana.

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Recuerde, hacer esto todos los meses. Además, toma tiempo al comienzo de la semana para mover las tareas de la Este mes hoja a la idéntica Esta semana hoja. O, en los casos en los que la tarea repite todos los meses, es posible que sólo tiene que añadir la tarea directamente a su calendario semanal y actualizar el campo “Siguiente debida”.

Esta es la belleza de este sistema. Puede ayudar a manejar todo - las tareas relacionadas con esos objetivos importantes de la vida, las tareas rutinarias diarias que salen de correos electrónicos, tareas mensuales y semanales que usted necesita para llevar a cabo no importa qué, y luego las tareas importantes que se agregan a la Entrante hoja de sí mismo.

A medida que las tareas se procesan y se derivan de una pestaña a otra, consiguen fechados y priorizados, y luego finalmente añadirlo a su horario para la semana que viene. Este es el horario en la última pestaña, que creó al comienzo de este artículo. Este utiliza el estrategia de bloqueo de tiempo que Rob escribió recientemente sobre - que funciona bastante bien.Tiempo de bloqueo - El arma secreta para un mejor enfoqueTiempo de bloqueo - El arma secreta para un mejor enfoque¿Está buscando una manera más eficiente para organizar sus días de trabajo? Trate de tiempo de bloqueo. Esta táctica gestión del tiempo puede ayudar a mantener el rumbo, manteniendo las distracciones, la dilación, y multitarea improductiva en la bahía.Lee mas

Usted podría considerar la codificación por colores esas tareas a medida que los agrega a su horario para la semana. Tal vez, crear un código de color para cada cliente diferente o utilizar diferentes colores para indicar diferentes proyectos o prioridades.

La clave de este sistema es que es capaz de manejar todo, desde su planificación de la vida y el establecimiento de metas, a los proyectos que se está trabajando en este momento.5 errores críticos que se deben evitar al fijar metas5 errores críticos que se deben evitar al fijar metasEl establecimiento de objetivos es una gran manera de reducir la dilación y aumentar la productividad. Si usted no tiene metas, no tiene sentido. Sin dirección, es fácil para que se sienta perdido y confundido. Por suerte,...Lee mas

A continuación están programadas para llevarse a cabo en las pestañas segunda y tercera, y finalmente programan y realizan en la última pestaña. Siempre y cuando usted es lo suficientemente disciplinado para sentarse y utilizar este sistema para planificar su próximo mes y la semana, que va a aumentar su productividad muchas veces.

¿Ha encontrado su perfecto sistema de gestión del tiempo todavía? ¿Esto señales de que podría funcionar para usted? Compartir sus propias experiencias de gestión del tiempo y consejos en la sección de comentarios!