Hartos de reuniones ineficientes? Enviar estas 8 reglas a su jefe

La gran mayoría de nosotros sabe cuánto de una serie de reuniones de drenaje puede ser tanto en nuestro tiempo y la productividad. Pero si una reunión está bien organizado (y bien gestionado), no hay razón para que no se puede mejorar la productividad, sentido de propósito, y la moral, para todos y cada uno de los asistentes.

Hay un montón de contenido en el Internet acerca de por qué odiamos reuniones. rantes de Facebook escritos en un momento de frustración completa debido a la pérdida de oportunidades gracias a un completo mal organizado reunión, aparentemente sin sentido que arrastró más allá de su tiempo asignado.

Aquí hay algunas reglas a seguir para obtener mejores reuniones y para asegurarse de que no está perdiendo el tiempo de todos. Créeme.

Tener un propósito y asegurar que la gente sabe sobre él

Si sólo va a llamar a todos juntos para dar una actualización o tener una queja, que es una conferencia. Una conferencia no es una reunión. Si es necesario actualizar todos, enviar un correo electrónico, o por correo a todo el mundo en una herramienta de equipo como el que Slack que hace más fácil la comunicación de grupo. Esta será una mejor utilización del tiempo de todos.Hace holgura Grupo de Comunicación más rápida y sencillaHace holgura Grupo de Comunicación más rápida y sencillamensajes de correo electrónico de grupo puede realmente matar a la productividad. Es hora de poner los clientes de correo para descansar y utilizar servicios de colaboración como Slack recién lanzado.Lee mas

Si estás en una posición en la que de hecho se necesita una reunión (es decir, cuando hay que poner algo al grupo, hablar las cosas, rebotar ideas alrededor etc), asegurarse de que tiene un propósito claro. ¿Por qué, exactamente, quiere llegar a todos juntos?

Vídeo: ZE - Cómo salvarte de las malas reuniones / David Grady

propósito malo: “Para llegar a todos al tanto de lo que está pasando”.

Vídeo: Reuniones eficaces/Agile meetings 2/7: Convocatoria

Mejor propósito: “Para reunir ideas, establecer un calendario, y asignar próximas acciones a cada miembro del equipo para que podamos ejecutar un exitoso lanzamiento de X360 producto a finales de marzo”.

Y por favor, asegúrese de que todos los asistentes conocen el propósito de la reunión antes de que suceda. Si la gente sabe cuáles serán los resultados finales de una reunión, que será mucho más probable que suba preparado, y se espera que han pensado algunos de los temas objeto de debate en lugar de pensar sobre la marcha.

Crear una visión clara, programación estructurada

Su propósito es su destino. Su programa es su hoja de ruta para cómo va a llegar allí. Sin esta hoja de ruta, reuniones a menudo salen de control, vaya fuera de tema y ni de lejos tan se harán muchas decisiones que usted esperaba. Si nota que sus reuniones de ir fuera de tema, poner fin a esa discusión díscolo, y llevarlo de nuevo en marcha tan pronto como sea posible.

Estructura las agendas de las reuniones con cuidado utilizando un producto como el cumplimiento de las expectativas (iPad) o herramientas en línea como MyCommittee y Minutes.io. Establecer una fecha límite estricta para cada punto de la agenda, al tiempo que las personas individuales cabezas para arriba en cuanto a lo que se espera de ellos. Si quieres a alguien para contribuir a una cierta discusión en la reunión, que sepan! Por ejemplo:Crea fácilmente Reunión Agendas El uso de satisfacer las expectativas de [iPad]Crea fácilmente Reunión Agendas El uso de satisfacer las expectativas de [iPad]Aunque ninguno de nosotros esperamos a asistir a las reuniones, hay afortunadamente un número de aplicaciones en línea y móviles útiles, como AgreeDo, que hacen la tarea de reuniones de planificación más fácil. Todas las reuniones exitosas comienzan ...Lee mas

Agenda

1. Finalidad de la sesión y paración (5 minutos)
2. Post-mortem en las últimas semanas launch- cuáles eran nuestros indicadores clave de rendimiento (Kim para informar sobre esto). ¿Qué salió bien? lo que no lo hizo? (15 minutos)
3. Ideas sobre cómo podemos crear conciencia para la próxima puesta en marcha (todo el mundo - por favor, pensar en algunas ideas antes de la reunión) - (15 minutos)
4. Decidir el 3 de estas ideas para dar cuerpo a más antes de la próxima reunión - (10 minutos)
5. Asignación próximas acciones a cada miembro del equipo - (5 minutos)

Haga cada uno seguro que tiene lo que necesitan

No quiero ni pensar cuánto tiempo se desperdicia cada año en todo el mundo debido a las personas que acuden a las reuniones sin preparación (incluyendo sin saber cómo tomar notas de la reunión adecuados). Compartir su agenda con todos los asistentes al menos un par de días antes de la reunión para que puedan recoger todo lo que se requiere de ellos.Hacer el acta de trabajo: cómo tomar notas eficaces durante una reuniónHacer el acta de trabajo: cómo tomar notas eficaces durante una reuniónEs una habilidad que pocas personas tienen un perfeccionamiento, perfectos actas de las reuniones. El registro de eventos le ahorra dolores de cabeza más abajo de la línea. Así es como se toma minutos efectivos en una reunión.Lee mas

Si necesita un cierto miembro del equipo para llevar algo a lo largo, asegurarse de que entienden lo importante que es, y que se imprime (si es necesario) con antelación, para asegurarse de que no se atascan en una cola para la impresora. La última cosa que necesita es asistentes excusando sí mismos- “Oh, lo siento, no he tenido la oportunidad de conseguirlo preparado- lo tendré listo para la próxima semana“. Esto no ayuda a nadie.

Si va a realizar una reunión con las personas que están trabajando de forma remota, en primer lugar, visita nuestra detallada “Guía en línea Reunión”Además, que todo el mundo que sabe cómo utilizar el que sea herramienta de conferencia decide utilizar. Antes de la reunión, solicita a las personas para comprobar su micrófono, cámara web, y para asegurar que tengan instalado ningún plugin que podría ser necesaria para cosas como Hangouts de Google+.Consejos de planificación & La celebración de reuniones eficaces con Google HangoutsConsejos de planificación & La celebración de reuniones eficaces con Google HangoutsCon la tecnología actual de Internet, la celebración de reuniones en línea puede ser a la vez eficiente y rentable, especialmente si antes de planear y hacer uso de las herramientas de ahorro de tiempo. Para el último par de meses he participado en reuniones en línea ...Lee mas

Sólo Invite a la gente que se necesitan

No invite a todo el equipo simplemente para sentirse como el gran jefe. Sólo invitar a la gente que necesita. Es decir, las personas que están en una posición para ayudarle a alcanzar el objetivo de la reunión. Todos los demás pueden actualizarse más adelante mediante la lectura de las actas de la reunión, o por tener una charla con sus colegas en un momento más conveniente.

Llevar las actas detalladas

Utilizar un producto como Agreedo (gratis) a las actas detalladas que se puede volver a fiable y actualmente entender. Esta herramienta le permite tomar minutos detallados utilizando atajos de teclado, realizar un seguimiento de los resultados de las reuniones (como tareas realizadas), y compartir estos minutos rápida y fácilmente con su equipo. Si está utilizando un iPad, también se podría tratar MinuteTaker ($ 7,99) para informes de reuniones profesionales.Agreedo: Escribir & Minutos gestionar su reunión de negocios en línea gratuitamenteAgreedo: Escribir & Minutos gestionar su reunión de negocios en línea gratuitamenteDesde hace varias semanas que he estado buscando para un sitio web de fácil uso o aplicación que me permitiera establecer y conservar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional documento de texto ya no es una productiva ...Lee mas

Asegúrese de que cuando la gente lee estos minutos, conocen los principales puntos / resúmenes de lo que se discutió, y lo que se decidió, así como rápidamente ser capaz de hacer referencia a este documento para saber lo que ellos mismos tienen que hacer a continuación.

La exclusión no es siempre mejor que la inclusión

Sé que (solo) mencionó que sólo aquellas personas que realmente están necesitaba debe asistir a una reunión, pero de vez en cuando, también debe incluir a todos por una sesión de improvisación más informal, en el que todos pueden compartir ideas alrededor, hablan de lo que podría mejorar la organización.

Use esto como una oportunidad para construir un equipo más fuerte. Para ello, durante una comida o una cerveza. Tienen algo de comida sabrosa puesto en la oficina, y obtener todos a tomar una o dos horas de su día para llegar a conocer mejor a sus compañeros, mientras que todos los que trabajan juntos para hacer algunas mejoras a la empresa en su conjunto. Una vez más, tener un propósito, y una agenda, pero trate de hacer este tipo de reunirse más informal, menos estructurado, pero aún con un tema general, como “Hacer la organización más eficiente”, o “Las ideas sobre cómo podemos diversificar ”.

Asignar claramente la ‘acción“Siguiente Artículos

Antes de terminar la reunión, asegúrese de que todos en la sala sabe la acción exacta que necesitan para tomar a continuación, y su línea de tiempo. Este es un truco que realmente empujado por David Allen en su libro fantástico ‘hacer las cosas’. Cualquier proyecto que nadie está trabajando en, asegúrese de que hay una próxima acción claro que hay que tener para mantener este proyecto moviéndose hacia adelante.

Para reiterar, esto tiene que ser una acción específica (o conjunto de acciones), con un plazo estricto, no sólo una idea general de que hay que hacer ‘lo antes posible`. Por ejemplo

Mala acción siguiente: “Resumir el lanzamiento del mes pasado.

Una mejor acción siguiente: “Armar una hoja de cálculo (con unas pocas tablas votos) presentan nuestros indicadores clave de rendimiento a partir del período de lanzamiento global. Comparte esto con el equipo de lanzamiento, junto con el envío de un correo electrónico breve explicación de cómo cree que el lanzamiento se fue. Por favor, que esto se haga antes del jueves”.

Pedirle su opinión

Muchas personas tienen miedo de criticar a sus superiores’o compañeros de trabajo, por lo que después de cada reunión, pedir a la gente a dejar comentarios anónimos a través de un formulario en línea (hay una lista de una herramientas gratuitas en línea del examen aquí). Entérese de lo que pensaban de la reunión - era demasiado largo? Cómo se siente útil para ellos? Eran sus puntos de vista escucharon? ¿Cómo podía la reunión puede mejorar la próxima vez?Eso es lo que dice todo el mundo: 5 Herramientas gratuitas para las encuestas en línea eficazEso es lo que dice todo el mundo: 5 Herramientas gratuitas para las encuestas en línea eficazDurante un tiempo, usted no habría tenido mucha posibilidad de elegir qué encuesta de servicio a utilizar, pero hoy en día hay un montón para elegir. ¿Cuál es mejor para ti?Lee mas

Cualquiera que sea la retroalimentación que recibe, asegúrese de que no lo ignore. Mejore sus reuniones para asegurarse de que están funcionando bien para todos los involucrados.

En general, siguiendo estas reglas simples para asegurarse de que sus reuniones están bien preparados y bien dirigido, podrás acortar la longitud, y aumentar la eficiencia de sus reuniones, mientras se mantiene la frustración de todos a un mínimo!

¿Que pasa contigo? Si sus reuniones se llevaron a cabo de la misma familia, ¿cree que sería más eficaz?