Consejos sobre la planificación y la realización de reuniones efectivas con hangouts de google

Con la tecnología actual de Internet, la celebración de reuniones en línea puede ser a la vez eficiente y rentable, especialmente si antes de planear y hacer uso de las herramientas de ahorro de tiempo. Para el último par de meses he participado en reuniones en línea a través de Google Hangouts.

A pesar de que tiene sus limitaciones, la plataforma de voz y video es bastante fácil de usar, e incluye características adicionales útiles para la realización de reuniones.

Google Hangouts Preparación

La mejor manera de conseguir el cumplimiento de los participantes a bordo con Hangouts de Google es enviarlos sobre cómo realizar tareas para descargar e instalar los Hangouts plug-in. Haga esto varios días antes de la reunión para asegurar que los participantes tengan tiempo de configurar.

Vídeo: Reuniones en Google Hangouts en 3 minutos

Informe a los participantes que van a necesitar una cámara y un micrófono para participar. Un micrófono, aunque se trata de un par de auriculares iPhone, separa la salida de sonido del audio de entrada, manteniendo así las voces de eco de nuevo en la conversación.

A continuación, desarrollar una agenda para la reunión. Un artículo entero se podría escribir sobre la fabricación de la agenda. Sin embargo, una cuestión importante con la creación de agendas se suma a la lista de temas del programa, también debe proporcionar una breve descripción o propósito de cada elemento. Por ejemplo, si el artículo es “potluck empresa” o “redes sociales”, el estado lo que usted o los demás miembros quiere lograr con ese elemento.

¿Hablarán por qué que necesita para construir una red social, o qué quiere revisión una ya existente un plan para las redes sociales? O tal vez el objetivo es informe y evaluar datos sobre las redes sociales. Proporcionar un propósito para cada artículo le ayudará a decidir cuánto tiempo necesita cada artículo, y qué recursos se necesitan para hablar de hablar de ellos.

Enviar una invitación a la conversación por lo menos 30 minutos antes de la reunión se llevará a cabo. Esto dará a los participantes tiempo para configurar su cámara y micrófono. Desafortunadamente, usted tiene que enviar invitaciones cada vez que mantenga una reunión en Hangouts. Las invitaciones se pueden hacer a través de correo electrónico o desde la página de conversaciones, y sólo 9 personas pueden participar en un Hangout a la vez. Además, trate de iniciar y terminar las reuniones a tiempo.

Vídeo: Que es un Hangout y para que sirve

Aplicaciones reunión

En el área de Hangouts, una de las primeras herramientas de los participantes deben ser conscientes de que es la función de chat, en la parte superior extrema izquierda de la página. charlas escritas pueden ser útiles para el intercambio de ideas artículos, compartir enlaces, y la publicación de otra información escrita.

La ventana de chat es rápido y fácil, pero Hangouts de Google se integra con Google Docs, que está en la barra de menú de Hangouts también. Cualquier participante puede iniciar un documento en Hangouts, pero el documento no será visto por los demás participantes hasta que se seleccione Google Docs en la barra de menús.

Por supuesto, puede compartir documentos existentes que utilizan esta herramienta, que es otra forma efectiva de hacer que las reuniones sean más productivos. Si un tema del programa, por ejemplo, llama a la discusión y revisión de un comunicado de prensa, que el documento podría ser levantado y colaboró ​​durante la reunión.

La aplicación Compartir pantalla es otra herramienta útil. Un participante puede hacer clic en el botón Compartir pantalla y seleccione compartir una ventana abierta o una pantalla completa en su escritorio. La pantalla compartida sustituirá a la cámara de vídeo y mostrar lo que hay en la pantalla del escritorio. Simplemente deselecciona el botón Compartir pantalla para volver a la cámara.

tomando Minutos

Si usted está sosteniendo reuniones regulares como un grupo, organización o empresa, es probable que desee tomar minutos para que sus reuniones para revisar tareas, asignaciones y resúmenes de los debates. Hay varias herramientas para hacer esto. Uno muy útil es simplemente crear una plantilla minutos en Google Docs.

Vídeo: Curso de Planificación y Conducción eficaz de Reuniones de Trabajo

Sin embargo, cuando se escribe mientras que en Hangouts de Google, los participantes escucharán la escritura en el teclado, incluso si usted está usando auriculares de audio. Así que quien está escribiendo y tomando minutos, probablemente tendrán que silenciar su micrófono mientras se escribe.

Sin embargo yo prefiero usar una aplicación para iPad llamada MinuteTaker ($ 7,99.) Es muy útil para la toma y manejo de minutos, y no hay ruido de fondo cuando se utiliza el teclado incorporado en el iPad.

Cuando uso MinuteTaker, que puede casi acabado y enviar por correo electrónico los minutos inmediatamente después de la reunión. El mayor inconveniente de la aplicación es que se puede compartir sólo minutos en PDF FORMATO Sin embargo, puede copiar y pegar el contenido en un archivo de texto normal. La aplicación en línea, minutes.io, es otra herramienta para la toma de minutos también.

Las reuniones no son perfectas, pero con una buena planificación y las herramientas adecuadas, pueden ser más eficientes y menos tiempo.

Hemos escrito anteriormente sobre Hangouts de Google. Echa un vistazo a algunos de los artículos anteriores indican a continuación:

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Vídeo: Reuniones Efectivas con Google Calendar

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