3 Oficina de microsoft de trabajo en equipo y las herramientas de colaboración en línea que impresionan

En un mundo donde el trabajo a distancia es cada vez más aceptada, y los trabajadores están viendo unos a otros con menos frecuencia, una mejor gama de funciones de colaboración de Microsoft son enormemente atrasado.

Muchos de los usuarios de Office dedicados de Microsoft se frustraron, necesidad de enviar archivos editados en constante ida y vuelta. La integración de varias ediciones en un documento final se convirtió en una pesadilla. Con las características de colaboración ya está disponible en Office 2016 y Office Online, Microsoft promete que “su contenido se queda en un solo lugar y nadie tiene que perder en las ediciones de otras personas nunca más”. Si usted tiene una oficina 365 de suscripción, y no han actualizado a Office 2016, sin embargo, actualizar ahora.Como herramientas de escritura colaborativa facilitarle la vidaComo herramientas de escritura colaborativa facilitarle la vidaGracias a Internet, colaborando en un proyecto de escritura debe ser una brisa. Si alguna vez ha coproducido uno, sabes que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta adecuada.Lee mas

Suena color de rosa, ¿verdad? Más bien como Google Docs hace muchos años, de hecho. Pero mejor.

Lo que estamos hablando aquí en esencia es el botón de acción nueva exprimido en la esquina superior derecha de cada uno de los principales programas de Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint, e incluso OneNote), y la Oficina en línea (la versión libre, basado en el navegador de la Oficina). Pero eso no es todo. Microsoft también ha introducido Grupos de Outlook y Office 365 Planner.No pague por Palabra! 5 razones por las que debe utilizar Office OnlineNo pague por Palabra! 5 razones por las que debe utilizar Office OnlineOffice Online es la versión libre y conectada a la nube de Microsoft Office. Las limitaciones son compensados ​​por las características útiles, incluso para los usuarios de la oficina de escritorio. Lo mejor de todo es suLee mas

Te llevaremos a través de cada uno de estos a su vez, junto con algunas otras herramientas que te ayudarán colaborar de forma más eficaz que nunca. Si no utiliza Microsoft Office demasiado, sin embargo, hay un montón de otras herramientas de colaboración puedes usar.

Vídeo: El Carpintero Y sus Herramientas (Trabajo en equipo)

Colaborar con documentos de Office

Si desea colaborar en un documento de Office, ya sea el uso de Office 365 o Office Online (en cualquier dispositivo), primero tiene que guardar esta a la nube (a través de onedrive o SharePoint). Una vez hecho esto, puede Al final comenzará a cambiar su flujo de trabajo de colaboración para el mejor.

Con el intercambio de invitaciones

Al hacer clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de Word, Excel, PowerPoint o OneNote (leer nuestra introducción OneNote), Se puede optar por invitar a la gente, ya sea por su nombre o por dirección de correo electrónico. Este es también el lugar donde se puede elegir qué permisos para conceder sus colegas: Poder editar, o Solo lectura.Cómo utilizar OneNote Como un famoso científico MundialCómo utilizar OneNote Como un famoso científico MundialCharles Darwin hubiera querido OneNote. Era un tomador de notas ávido que registra todo lo que observa. He aquí cómo él podría tener OneNote utiliza para organizar su trabajo y mover sus investigaciones hacia adelante.Lee mas

Se le avisará dentro de la Oficina cuando la invitación ha sido aceptada. En Word, podrás observar colaboradores escriben en tiempo real. Esta característica co-edición en Excel y PowerPoint no es lo más eficaz por el momento, por lo que presionando Salvar refrescará el documento para que pueda ver los nuevos cambios de inmediato.

Con el intercambio de enlaces

Otra forma de compartir documentos de Office es enviar un enlace para compartir con sus colegas. Si va a compartir con un grupo de personas, esto será más rápida que invitar a cada persona individualmente.

Usted tiene una opción de dos enlaces para compartir (Encontrar estos haciendo clic Compartir gt; Copiar link, a continuación, elegir copiar el Solo lectura vínculo o la Poder editar enlazar). Enviar el enlace (s) de interés para sus colegas. Cuando alguien hace clic en estos enlaces, siempre van a ser llevados a la versión más actualizada del archivo.

En Office Online, incluso se puede hacer clic en el logotipo de Skype para hacer una llamada rápida a sus colaboradores para la toma de decisiones más rápida.

Administración de sus colaboradores

Una vez que has compartido un documento, se puede ver una lista de sus colaboradores en el panel de acciones en la parte derecha de la pantalla. Es aquí donde se puede ver quién está editando el documento.

Vídeo: La Asamblea de las Herramientas | Reflexion Trabajo en Equipo | Cualidades Vs Defectos

Si “la edición en tiempo real” aparece junto al nombre de colaboradores, podrás ver sus cambios a medida que escribe. Si sólo se muestra “edición”, que tendrá que esperar hasta que se ahorra su versión antes de poder ver los cambios.

Para cambiar los permisos de los colaboradores, haga clic derecho en su nombre y haga clic cambiar permisos. También tiene la opción de quitar todos los permisos de la colaboradora de modo que ya no pueden acceder al documento.

Grupos de Outlook 2016

La primera iteración de la Oficina 365 grupos fue lanzado en 2014. Se ha transformado para Outlook 2016, sin embargo, y ahora está disponible como una aplicación independiente en Windows Phone, iOS y Android, así como dentro de la aplicación de escritorio. Antes de acceder, se necesita una suscripción de pago Oficina 365-a (hay una versión de prueba gratuita de 30 días), o una cuenta de la escuela.

En esencia, grupos es la respuesta de Microsoft a Slack, donde los usuarios pueden iniciar y unirse a los canales / conversaciones sobre diferentes temas. Pero hay mucho más la integración con productos de Microsoft.

Ambos grupos públicos y privados se componen de “conversaciones” individuales (en lugar de mensajes de correo electrónico). Los miembros del grupo pueden conversar en tiempo real acerca de varios proyectos, para ayudar a mover hacia adelante éstos con mayor suavidad. También hay integración útil con onedrive para el acceso a los archivos, un calendario de grupo para programar reuniones, y Skype para empresas para video llamadas de voz improvisada y, y una bandeja de entrada compartida y bloc de notas de OneNote.

Si su equipo se basa principalmente en productos de Microsoft, esta es una gran adición a sus funciones de colaboración. Pero si se utiliza una gran cantidad de otros servicios como Google Drive, Dropbox, etc. probablemente sería mejor usar Slack en lugar de los 365 grupos, debido a su monte de integraciones disponibles. Habiendo dicho eso, la colaboración de la oficina usando Dropbox Es posible, que no es sólo ideal.Mejorar la colaboración edición de archivos de oficina con Dropbox & proyecto ArmoníaMejorar la colaboración edición de archivos de oficina con Dropbox & proyecto ArmoníaDropbox ha dado un paso prometedor hacia la escritura en colaboración y edición. Armonía proyecto ofrece Dropbox para usuarios de negocios acceso temprano a una nueva característica de colaboración escritorio.Lee mas

Para crear un grupo en Outlook 2016, siga estas instrucciones. Para crear un grupo utilizando la perspectiva basada en la web 365, siga estas instrucciones.

Oficina 365 Planificador

Al igual que los grupos de Outlook parece ser la respuesta de Microsoft a Slack, 365 Planificador parece que es la respuesta de Microsoft a Trello.

Por desgracia, es sólo en algunos planes de negocio y de la escuela. Con el planificador, puede organizar visualmente más grandes proyectos de equipo y tareas, en todos sus dispositivos, para ayudar a hacer más manejables. En las propias palabras de Microsoft:

Planificador hace que sea fácil para su equipo para crear nuevos planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, chat acerca de lo que está trabajando, y obtener actualizaciones sobre el progreso.

Las tareas se pueden clasificar según la situación o que están asignados a, y los usuarios individuales pueden ver fácilmente una lista de tareas que se les asignan. coloridos gráficos también visualizar el estado de cada proyecto de un vistazo.

Este es sólo el comienzo

Los dos últimos años han visto Microsoft tratando de ponerse al día con los competidores que estaban muy por delante de ellos en términos de funciones de colaboración.

Sin embargo, a pesar de que Microsoft ha cogido más o menos hacia arriba, la compañía no se detiene allí. Pronto veremos el lanzamiento de Microsoft GigJam. Esta aplicación le permitirá conectar su trabajo con diversas aplicaciones en la web, desde Salesforce, a Google Drive. A su vez, la automatización de tareas repetitivas será más fácil, y también lo hará la colaboración. Lo que permite a las personas adecuadas para ver la información correcta en el momento adecuado con suerte llegará a ser mucho más fácil.

Queda mucho por hacer. La estructura de los productos de Microsoft está lejos de ser fácil de entender. El número de paquetes que puede inscribirse para, y las aplicaciones que tendrá acceso a, sigue siendo un desastre. En tiempo real co-edición en algunas aplicaciones necesita mejorar. A pesar de ello, cuenta con la colaboración Microsoft ofrece ahora ha llevado al fin de Office en línea con la mayoría de sus competidores.

Vídeo: Lleva tu empresa al siguiente nivel de colaboración con Office 365

¿Usted piensa que va a utilizar estas características para mejorar sus flujos de trabajo de colaboración en el trabajo?