Este tutorial base de datos de acceso le ayudará a conseguir comenzado

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Aunque la mayoría de los usuarios de PC se dicen ser competentes en el software de Office como Word y Excel, los límites más lejanos del paquete son quizás un poco más desalentadora. el acceso y la piezas similares de software de base de datos puede ser una pieza particularmente hostil de software para empezar a trabajar con - pero plantean mucho menos de un desafío si usted sabe lo que está haciendo.5 Fácil de usar & Programas similares a Microsoft Access5 Fácil de usar & Programas similares a Microsoft AccessMicrosoft Access es una herramienta de base de datos compleja con una curva de aprendizaje. Si estás en busca de alternativas más intuitivos, libres y con características comparables, lo tenemos cubierto!Lee mas

Esta guía le llevará a través de los pasos básicos de la creación de su base de datos, poblarlo con la información y el uso de consultas para acceder a ella a primera vista. Una vez que entienda los fundamentos, usted estará bien en su camino a la verdadera maestría de acceso.

Crear una base de datos

Al abrir el acceso, se le presentará con una serie de diferentes opciones y plantillas. Seleccionar base de datos de escritorio en blanco para empezar, y elegir un nombre de archivo y una ubicación en el disco duro para que pueda ser guardado en. Voy a crear una base de datos de los libros que poseo, pero estos mismos conceptos podrían ser utilizado para una lista de correo, su guía telefónica o cualquier número de otros propósitos.El Swizzle: darse de baja de las listas de correo & Reducir el spam entranteEl Swizzle: darse de baja de las listas de correo & Reducir el spam entranteLee mas

La primera columna de mi base de datos va a contener el título de cada libro, así que voy a utilizar el Haga clic para añadir botón para estipular que se trata de una Texto corto entrada - Debe escoger el tipo de entrada se adapte a su proyecto. A continuación, cambiar el nombre del encabezado de columna para algo apropiado. Vale la pena cambiar el nombre de su primera tabla de la predeterminada “Tabla 1” en este momento, también.

Haga lo mismo para todas las diferentes columnas que usted está buscando para incluir. En mi caso, eso era otra entrada de texto corto para el nombre del autor, una célula Número para el año de lanzamiento y una Sí / No casilla de verificación de si es o no el libro en cuestión era una edición de tapa dura. También he creado un campo Fecha Alta, que vamos a automatizar en un momento. Si necesita editar cualquier tipo de datos después de la creación, a la cabeza Campos lengüeta de la cinta, resalte la columna deseada y cambiarlo a través de la Tipo de datos Menú desplegable.

Ahora cambie a Vista de diseño usando el icono en la esquina inferior derecha de la pantalla. Para automatizar una marca de tiempo, elija el nombre de campo deseada, seleccionar el formato de fecha en el menú desplegable e introduzca = Now () en el Valor por defecto campo de abajo. Esto autocompletar por la celda con la fecha en la que se añade la entrada cada vez que se introduce un nuevo elemento en la base de datos. El mismo método puede ser usado para establecer otros valores por defecto, si son una entrada de texto estándar o una fórmula como ésta.¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultar¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 Recursos para consultarExcel es el estándar de oro de hoja de cálculo. Si usted está obligado a utilizar Excel y todavía tienen que familiarizarse con ella, estos recursos rápidamente le dará a conocer a lo básico y más.Lee mas

El establecimiento de una clave principal

Si va a crear una base de datos que va a crecer y crecer, una clave principal es vital - pero es un buen hábito para entrar, incluso si está trabajando en una escala más pequeña. La confusión puede surgir cuando dos objetos comparten el mismo nombre, pero una clave principal asegura que hay otro identificador único disponible en todo momento.

Acceso 2013 crea un campo de ID por defecto, que luego se rellena automáticamente con un identificador numérico. Sin embargo, puede especificar una clave principal diferente si usted siente la necesidad. Para ello, simplemente haga clic en el nombre de campo deseada en la vista Diseño y seleccione Clave principal. Sin embargo, esto tiene que ser una entrada única para asegurar que las cosas funcionan como deberían.

Adición de datos con formularios

Si usted está buscando para entrar en una gran cantidad de datos en el documento de acceso, que es bien vale la pena la creación de un formulario. En primer lugar, vaya a la Crear pestaña en la cinta de opciones y haga clic en Formar. Se va a crear un diseño predeterminado para usted, que luego se puede editar arrastrando los componentes individuales en la posición adecuada.Un rápido tutorial sobre formularios en Microsoft Access 2013Un rápido tutorial sobre formularios en Microsoft Access 2013¿Cuál es la diferencia entre un buen mantenimiento y una base de datos descuidada? Potencialmente un fácil utilizar el formulario de entrada de datos. La creación de un formulario de acceso es fácil, si usted sigue nuestro tutorial.Lee mas

Para probar el formulario, utilice la opción Ver en el lado izquierdo de la cinta para cambiar a Vista formulario. A continuación, podrás añadir una entrada poblando los diferentes campos - Hágalo ahora para asegurarse de que todo funciona según lo previsto. Para comprobar su progreso, volver a la tabla en el formulario y seleccione Ver ficha técnica. Si aparece su primera entrada como estaba previsto, la cabeza de nuevo a su forma y guardar su trabajo.

Otros métodos de Introducción de datos

Una forma es una buena manera de estandarizar la entrada de datos, especialmente si más de un usuario va a utilizar la base de datos. Sin embargo, no es la única manera de poblar un archivo en Access. El método más sencillo es simplemente agregar entradas de forma manual, mientras que en vista Hoja de datos.8 de las mejores herramientas de colaboración gratis para los programadores8 de las mejores herramientas de colaboración gratis para los programadoresSi eres un programador y todavía no está compartiendo o colaborar, que está detrás de la curva. Cosechar los beneficios de la colaboración con las correctas aplicaciones web.Lee mas

Como alternativa, puede importar un archivo que contiene datos preexistentes. Acceso 2013 proporciona soporte para varios tipos de archivos, incluyendo hojas de cálculo Excel, Los archivos CSV, XML, HTML y documentos. Para importar datos de una fuente, seleccione la ficha Datos externos de la cinta de opciones y elegir el tipo de archivo deseado. El acceso le llevará a través de los pasos necesarios para importarlo en su base de datos.Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?¿Qué herramienta se debe utilizar para gestionar los datos? Access y Excel tanto función de filtrado de datos, comparación y consulta. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades.Lee mas

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Vale la pena señalar que Access hace una distinción entre la importación y la vinculación de los datos. El primero es el método correcto si sus datos no va a cambiar, pero este último permite un documento separado que actualizarse continuamente, lo que refleja estos cambios en el acceso. Dependiendo de sus necesidades, esto puede ahorrar algo de tiempo.

Uso de consultas

Una vez que su base de datos es lo suficientemente poblada, es el momento de comenzar a cosechar los beneficios de tener una gran cantidad de información organizada. Las consultas son un método simple pero potente de clasificación a través de su base de datos de forma rápida y eficiente. Para ilustrar su uso, esto es una simple consulta que buscar mi base de datos de libros de un lapso de tiempo determinado.

Para crear una nueva consulta, vaya a la Crear pestaña en la cinta de opciones y seleccione Asistente para consultas, entonces escoge Asistente para consultas sencillas. Seleccionar la tabla deseada, así como los campos que le interesan - en mi caso, este es el Año de lanzamiento, así como el título, así que sé lo que la entrada que estoy viendo.

En la siguiente pantalla, decida si desea ver la vista detallada con todos los campos de cada registro, o simplemente un resumen. A continuación, seleccione Finalizar para terminar el proceso. Se le presentará con los datos que ha seleccionado, y se puede usar el menú desplegable en la cabecera de la columna a cosas delgados aún más. Busco libros escritos en la década de 1970, así que voy a hacer clic en el menú desplegable Año de lanzamiento a continuación, vaya a número Filtros gt; Entre.

entonces me puse un límite superior e inferior para mis datos, y fue presentada con una lista de los libros que se publicaron entre 1970 y 1980. El mismo método se puede utilizar, por supuesto, para que coincida con cadenas de texto, casillas de verificación o cualquier otro tipo de información que se podría haber entrado en su base de datos.

¿Tiene algún consejo para empezar con acceso? ¿Usted está luchando con un aspecto particular de la creación de bases de datos y necesita un poco de ayuda? Háganos saber acerca de su consejo y problemas en la sección de comentarios.