Cómo importar datos en hojas de cálculo excel de la manera ordenada y fácil

Excel es la rey de hojas de cálculo, pero a veces es necesario abrir un documento que no haya sido formateada específicamente para programas de Microsoft. Y otras veces, tendrá que guardar el documento en un formato diferente para que las personas que no usan Excel pueden usarlo.Hojas de Excel vs Google: ¿Cuál es mejor para usted?Hojas de Excel vs Google: ¿Cuál es mejor para usted?Lo que realmente necesita Excel? Ambas soluciones de escritorio y en línea tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Hojas de cálculo para la gestión de sus hojas de cálculo, permítanos ayudarle a decidir.Lee mas

La importación y exportación de datos en Excel parece ser un proceso complicado, pero en realidad es bastante fácil una vez que usted ha hecho un par de veces. Esto es lo que necesita saber.

Cómo importar datos en Excel

No importa qué tipo de datos que está importando, comenzará el proceso de la misma manera. Golpear Archivo gt; Importar para iniciar. Verá esta ventana emergente, que le permite elegir el formato del archivo original que desea importar:

Este diálogo le ofrece la opción de importar valores separados por comas (CSV), FileMaker Pro, HTML y archivos de texto. Si desea importar otro tipo de archivo de hoja de cálculo, la mejor opción es exportar la hoja de cálculo en un formato diferente al programa original. La mayoría de los programas no deben tener ninguna dificultad para exportar a CSV o texto. Voy a estar utilizando un archivo CSV en este ejemplo porque es un formato de datos común, que se utiliza para todo, desde los datos de investigación para hojas de cálculo de contacto de medios de comunicación social.Cómo realizar una copia de seguridad de sus contactos de Facebook a cualquier cuenta de correo electrónico [Consejos semanal Facebook]Cómo realizar una copia de seguridad de sus contactos de Facebook a cualquier cuenta de correo electrónico [Consejos semanal Facebook]Facebook hace que muchos aspectos de su vida más cómoda. Es una manera fácil de mantenerse en contacto, le recuerda los cumpleaños de sus amigos, y se puede sincronizar sus contactos y eventos de Facebook a su ...Lee mas

Asistente para importar texto de lanzamiento

Hacer clic Importar, y verá el Asistente para importar texto:

Texto de Excel Asistente de importación hace todo lo que pueda para que este proceso sea fácil, y en su mayor parte, funciona muy bien. La mayoría de las veces, se le acaba de golpear Siguiente gt; hasta que el asistente desaparece y sus datos se muestra en la hoja de cálculo. Como se puede ver en la imagen superior, el asistente del determinó que este archivo está delimitado-cada célula está separada por una coma. Debido a que esto es correcto, sólo puede golpear Siguiente gt; para seguir adelante con la importación (si no es así, siga leyendo para obtener consejos sobre la importación de ancho fijo).

Conjunto de datos delimitadores

El segundo paso le permite elegir un número de diferentes opciones relacionadas con la delimitación que ayudarán a asegurarse de que sus datos se importan correctamente:

En primer lugar, se puede elegir el delimitador. Los datos que aquí estoy importando utiliza comas para separar las células, así que voy a dejar Coma seleccionado. Lengüeta También es seleccionado, y no tiene un efecto adverso sobre esta importación, así que voy a dejarlo solo. Si la hoja de cálculo utiliza espacios o puntos y comas para diferenciar entre células, sólo tiene que seleccionar esa opción. Si desea dividir los datos en otro carácter, como una barra o un punto, se puede introducir en el que el personaje Otro: caja.

los delimitadores consecutivos como a uno cuadro hace exactamente lo que dice-en el caso de las comas, que tiene dos comas en una fila crearía una única célula nueva. Cuando la casilla no está marcada, que es el valor por defecto, que crearían dos nuevas células.

los calificador de texto es un cuadro de uno importante cuando el asistente importa una hoja de cálculo, este será tratado algunas de las células como números y algunos como texto. El carácter de este cuadro de Excel le dirá que las células deben ser tratados como texto. Normalmente, habrá comillas (”“) alrededor del texto, por lo que esta es la opción por defecto. Los calificadores de texto no se mostrarán en la hoja de cálculo final. También puede cambiarlo a comillas simples ( ‘‘) o ninguno, en cuyo caso todas las citas permanecerá en su lugar cuando se importan en la hoja de cálculo final.

Formatos de datos establecidos

Una vez que todo se ve bien, golpeó Siguiente gt; ir a la etapa final, que le permite configurar los formatos de datos para las células importados:

El valor por defecto para el Formato de datos de la columna es General, los cuales se convierte automáticamente los datos a los formatos numéricos, de fecha y de texto. En su mayor parte, esto va a funcionar muy bien. Si tiene necesidades específicas de formato, sin embargo, puede seleccionar Texto o Fecha:. La opción de fecha también le permite elegir el formato que la fecha ha sido importada. Y si desea omitir columnas específicas, se puede hacer eso también.

Cada una de estas opciones se aplica a una sola columna o varias columnas si shift-clic para seleccionar más de uno. Se puede tomar un largo tiempo para pasar por todas las columnas de esta manera si usted tiene una hoja de cálculo gigante, pero puede ser que le ahorrará tiempo en el largo plazo si todos sus datos está formateado correctamente la primera vez que lo importa.

La última opción en este cuadro de diálogo es la Avanzado menú, que le permite ajustar los parámetros utilizados para el reconocimiento de los datos numéricos. El valor por defecto utiliza un punto como separador decimal y la coma como separador de miles, pero esto se puede cambiar si sus datos tiene un formato distinto.

Después de estos ajustes se marcan a su gusto, simplemente pulse Terminar y la importación se realiza.

Utilice ancho fijo En lugar de Delimitado

Si Excel lleva sus datos delimitando mal, o que va a importar un archivo de texto sin delimitadores, se puede elegir Ancho fijo en lugar de delimitada en el primer paso. Esto le permite separar sus datos en columnas en base al número de caracteres de cada columna. Por ejemplo, si usted tiene una hoja de cálculo completo de celdas que contienen códigos de cuatro letras y cuatro números, y desea dividir las letras y números entre diferentes células, se puede elegir Ancho fijo y establecer la división después de cuatro caracteres:

Para ello, seleccione Ancho fijo y haga clic Siguiente gt;. En el siguiente cuadro de diálogo, puede indicar a Excel, donde para dividir los datos en diferentes celdas haciendo clic en los datos mostrados. Para mover una división, basta con hacer clic y arrastrar la flecha en la parte superior de la línea. Si desea eliminar una fracción, haga doble clic en la línea.

Después de seleccionar sus divisiones y golpear Siguiente gt;, obtendrá las mismas opciones que tendría en el delimitada de importaciones puede seleccionar el formato de datos para cada columna. A continuación, pulse Terminar y obtendrá la hoja de cálculo.

Además de importar archivos no delimitado, esta es una buena manera de dividir texto y números a partir de archivos que está trabajando. Sólo tiene que guardar el archivo como un archivo CSV o de texto, importar ese archivo, y el uso de este método para dividirlo lo que le apetezca.Cómo extraer un número o texto desde Excel con esta funciónCómo extraer un número o texto desde Excel con esta funciónMezclar números y texto en una hoja de cálculo Excel puede introducir desafíos. Le mostraremos cómo cambiar el formato de sus células y números distintos de texto.Lee mas

La importación de HTML es la misma que la importación de CSV o texto Files- seleccionar el archivo, vaya a través de las mismas opciones que el anterior, y su documento HTML se transformará en una hoja de cálculo que se puede trabajar con (es posible que encuentre útil si desea descargar tablas HTML de una página web, o si los datos de formulario web se guarda en formato HTML).

Exportación de datos de Excel

La exportación de datos es mucho más simple que los importa. Cuando esté listo para exportar, golpeó Archivo gt; Guardar como… (O utilizar una práctico atajo de teclado Excel), Y se le presentará con una serie de opciones. Sólo tienes que elegir el que necesita.35 Combinaciones de teclas Todos los días Microsoft Excel para Windows & Mac35 Combinaciones de teclas Todos los días Microsoft Excel para Windows & MacAtajos de teclado se puede ahorrar mucho tiempo! Utilizar estos accesos directos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac.Lee mas

He aquí un desglose de algunos de los más comunes:

• .xlsx / .xls: Formatos estándar de Excel.
• .XLT: Plantilla de Excel.
• .xlsb: Un formato de Excel escrito en binario en lugar de XML, lo que permite el ahorro de extremadamente grandes hojas de cálculo más rápido que los formatos estándar.
• .csv: Valores separados por comas (como en el primer ejemplo de importación usado anteriormente puede ser leído por cualquier programa de hoja de cálculo).
• .TXT: Una serie de formatos ligeramente diferentes que utilizan fichas para separar las células en la hoja de cálculo (en caso de duda, seleccione Texto delimitado por tabulaciones en lugar de otra opción .txt).

Cuando se selecciona un formato y pulse Salvar, puede recibir una advertencia de que se parece a esto:

Si usted está mirando para guardar el archivo como algo distinto de .xls .xlsx o, es probable que esto suceda. A menos que hay características específicas que realmente necesita en su hoja de cálculo, simplemente pulse Continuar y se guardará el documento.

Un paso más cerca a Excel Dominio

En su mayor parte, la gente sólo tiene que utilizar hojas de cálculo con formato Excel, y es muy fácil de abrir, modificar y guardar ellos. Pero de vez en cuando que obtendrá un diferente tipo de documento, como uno extraído de la web o generado en una diferente suite de Office. Sabiendo cómo importar y exportar diferentes formatos pueden facilitar el trabajo con este tipo de hojas mucho más conveniente.¿Qué Office Suite es mejor para usted?¿Qué Office Suite es mejor para usted?Que será muy encontrar una ocupación que no requiere el procesamiento de textos o número de algún tipo. Y usted puede preguntarse, es Microsoft Office realmente la mejor solución? Estas son las opciones.Lee mas

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