Cómo configurar un correo electrónico de respuesta oficina antes de ir en un viaje

¿No le gustaría ir de vacaciones sabiendo que no tienen que comprobar su correo electrónico? Si no puede depender de un asistente para tender a su comunicación digital mientras está fuera, un mensaje de ‘fuera de la oficina` es la segunda mejor opción.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo configurar una respuesta automática con Gmail y lo que debe tener en cuenta.

Reducir la carga antes de irse

Asegurate que limpiar su bandeja de entrada y responder a las solicitudes de abrir antes de salir. Se comunica que va a estar fuera. Por ejemplo, puede agregar las fechas de su hora programada de distancia a su firma de email para una o dos semanas antes de su viaje. De esa manera sus contactos son menos propensos a inundar su bandeja de entrada cuando no estás.6 maneras de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico6 maneras de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico¿Hay algo más que es tan útil, prevalece, y frustrante como un buzón de correo electrónico? Ha sido por siglos y lo sigue usando, y mientras mantenemos el uso de ella, la gente como yo se ...Lee mas

Si aún no dispone de un sistema para la gestión de su correo electrónico, este es el momento para familiarizarse con la Bandeja de entrada cero del organigrama. En pocas palabras, eliminar mensajes de correo electrónico que no son relevantes, delegar tareas que no puede resolver usted mismo, resolver tareas de inmediato si toman menos de dos minutos, o ponerlos en su lista de tareas si se tarda más tiempo que eso.

También puede ser que desee no a los boletines de correo electrónico, si va a estar ausente por un período prolongado.Limpiar su bandeja de entrada: Darse de baja rápidamente a partir de múltiples boletines de noticias con estas herramientasLimpiar su bandeja de entrada: Darse de baja rápidamente a partir de múltiples boletines de noticias con estas herramientasDarse de baja de los boletines es algo más que spam. La mayoría de los boletines de noticias que llenan nuestra bandeja de entrada no está vendiendo la medicina o la oferta de premios de dinero - son boletines genuinos de empresas de confianza que nosotros suscribimos ...Lee mas

Prepare a su mensajes automáticos

No importa lo bien que se comunica sus vacaciones programado, la gente seguirá intentando ponerse en contacto con usted. Una respuesta automática les recordará su ausencia. Siga esta estrategia:

• Añadir información para asuntos urgentes en contacto con a su respuesta automática. Esta podría ser la dirección de correo electrónico de un colega de confianza o un número de teléfono en virtud del cual se le pueda localizar en caso de emergencia.
• Configurar el autoresponder sólo para las personas en su lista de contactos. Esto evita que la gente al azar de hacerse con su número de emergencia u otros datos de contacto.
• Preparar hacia delante para correos electrónicos importantes. Si usted está esperando escuchar de alguien específico o sobre un tema en particular, asegurarse de que los correos electrónicos importantes se encaminan a un colega que puede responder de forma inmediata.

Configurar el Servicio de respuesta automática de Gmail

Usted puede encontrar de Gmail Respondedor de vacaciones en los ajustes generales. Haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha de la bandeja de entrada y desplazarse a la parte inferior de la General lengüeta. Elegir las fechas, redacta el mensaje WYSIWYG (/ Formato de texto enriquecido) o Texto sin formato, y gire la respuesta automática sucesivamente. Para evitar que los extraños o los spammers de apoderarse de la información de contacto adicional o aprender que su cuenta de correo electrónico está activa, seleccione a Sólo enviar una respuesta a las personas en sus contactos. Gmail permite establecer un primer y un opcional último día, lo que significa que no tendrá que recuerde a su vez la respuesta automática cuando vuelvas.

Reenviar correos electrónicos seleccionados a través de Gmail Filtros

La respuesta automática es un mensaje estándar que - mientras esté activo - se envía a cualquier persona (en su lista de contactos) que le envía un correo electrónico. Como se mencionó anteriormente, algunos mensajes de correo electrónico pueden requerir una respuesta inmediata y personal. Aquí es donde los filtros de Gmail vienen en.

Tenga en cuenta que en Gmail Sólo puede reenviar correos electrónicos a direcciones de correo electrónico confirmados. Si desea reenviar mensajes de correo electrónico a un colega, que necesita su ayuda. Haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha de la bandeja de entrada de Gmail, seleccione ajustes, y cambiar a la Reenvío y correo POP pestaña / IMAP. Haga clic en el Añadir una dirección de reenvío botón, introduzca la dirección de correo electrónico y haga clic en el reenvío Siguiente para activar el correo electrónico de confirmación. Su colega recibirá un código e instrucciones sobre cómo confirmar la solicitud. Si se reenvía el correo electrónico, también puede introducir el código de confirmación a sí mismo para verificar su dirección de correo electrónico.

Para configurar el filtro, ampliar las opciones de búsqueda por encima de la bandeja de entrada de Gmail. Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente en el de campo o palabras clave en el tema o tiene las palabras campo. Puede agregar varias direcciones de correo electrónico y utilizar los operadores de búsqueda para conectar varias palabras clave.Mejorar en encontrar cosas en motores de búsqueda: Búsqueda lógica booleana ExplicaciónMejorar en encontrar cosas en motores de búsqueda: Búsqueda lógica booleana ExplicaciónSólo se necesitan miles de servidores de Google medio segundo para consultar unos 50 mil millones de páginas indexadas, se tarda mucho más tiempo para analizar sólo la primera página de resultados de búsqueda. Además de eso, ...Lee mas

Hacer clic Crear un filtro con esta búsqueda en la parte inferior derecha y en la siguiente ventana elija su acción. En el ejemplo se muestra a continuación, he seleccionado una dirección de correo electrónico de reenvío y se aplica una etiqueta al correo electrónico reenviado. Si usted hace lo mismo, se puede identificar rápidamente los correos electrónicos enviados en función de su etiqueta una vez que regrese de sus vacaciones.

En lugar de mensajes de correo electrónico de reenvío, también puede configurar una respuesta personalizada en lata para los remitentes o temas específicos. Yaara explicó anteriormente exactamente cómo funciona.correo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadascorreo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadas¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. Necesitará algo de comida para acampar que no va mal? Fácil, conseguir algo de comida enlatada. Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de mensajes de correo electrónico en lata! Pensar...Lee mas

Las preparaciones finales antes de salir

Sería bastante decepcionante si su sistema de cuidado de configuración falla. Imaginar el estrés a su regreso. Es esencial que pruebe su salida de mensajes de oficinas y hacia delante antes de salir. Usted puede utilizar su propia dirección de correo electrónico secundaria y ficticias filtros para probar respuestas automáticas, filtros y hacia delante.

Lo que sería igual de vergonzoso es si su respuesta automática se mantuvo activo mucho tiempo después de haber regresado a casa. Si usted tiene una lista de tareas o un calendario, crear una tarea o programar para activar la respuesta automática y / o filtra fuera a su regreso.

He aquí un pequeño resumen de todo el procedimiento de Steve Dotto:

¿Qué hacer cuando regresa

Con suerte, el sistema funcionó y todos los correos electrónicos urgentes haber sido tratado por su colega cómodo. Cuando esté listo para hacer frente a su bandeja de entrada, siga estos pasos:

• Apagar la respuesta automática.
• Desactivar los filtros de vacaciones específica & hacia adelante.
• Ir a través de su bandeja de entrada utilizando la Bandeja de entrada estrategia de Cero resaltado arriba.
• Revise su carpeta de Enviados o una etiqueta que utilizó para ver qué mensajes se han transmitido o recibido una respuesta enlatada.
• Póngase en contacto con colegas que manejan los correos electrónicos urgentes y pedirles que traerá a la velocidad.
• Seguimiento cuando sea necesario.
• Volver a suscribirse a boletines de noticias si es necesario.

Esto se puede hacer en otros clientes de correo electrónico?

Ciertamente. Usted puede configurar los filtros de respuesta automática en Thunderbird, lo que hemos cubierto anteriormente. Outlook también le permite configurar las notificaciones de oficina.Cómo configurar Mozilla Thunderbird para auto-Respuestas & Los correos electrónicos programadosCómo configurar Mozilla Thunderbird para auto-Respuestas & Los correos electrónicos programadosSi el correo electrónico se siente abrumadora, puede ser hora de configurar respuestas automáticas y correos electrónicos programados. Aquí es cómo hacer esto en Mozilla Thunderbird, la multiplataforma, libre y de código abierto cliente de correo electrónico de escritorio.Lee mas

¿Está utilizando otro cliente de correo electrónico o tiene más consejos para el manejo de respuesta automática de correo electrónico? Por favor, hablar y compartir sus preguntas o ideas en los comentarios!