Convertirse en un jefe en el correo electrónico: no dejar que tome todo el día

182,900,000,000 correos electrónicos.

182,9 mil millones.

Eso es más de 25 correos electrónicos por cada mente humana en el planeta.

Y eso es justo lo que enviamos en un día (PDF).

Dada la increíble cantidad de correos electrónicos que se envían y reciben todos los días, no es de extrañar que esta comunicación electrónica se ha vuelto demasiado difícil de manejar para muchos de nosotros. Pero no se preocupe, aquí están algunos secretos de productividad que pueden ayudarle a dominar a la bestia.

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Utilice respuestas prediseñadas

No puedo enfatizar la importancia de éste. Es probable que, responde a muchos correos electrónicos de la misma manera, si se trata de un rechazo de una presentación, reconociendo los esfuerzos de un colega o un simple saludo. Lo único que tienen una necesidad imperiosa de hacer es crear respuestas enlatadas para sus correos electrónicos más frecuentemente utilizadas.

Es muy fácil configurar respuestas enlatadas en Gmail o cualquier otro cliente de correo electrónico. No importa lo rápido que un mecanógrafo usted es, usted no es más rápido que dos clics del ratón, ¿verdad? Ahorrar un poco de tiempo y hacer esto ahora.correo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadascorreo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadas¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. Necesitará algo de comida para acampar que no va mal? Fácil, conseguir algo de comida enlatada. Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de mensajes de correo electrónico en lata! Pensar...Lee mas

Configurar filtros & Etiquetas / carpetas

La mejor manera de hacer frente a una sobrecarga es ordenar primero hacia fuera. Eso significa que el uso de filtros y etiquetas / carpetas en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas, Gmail tiene etiquetas, y ambos tienen filtros puede configurar para auto-dirigir su correo electrónico a estas carpetas y etiquetas. Puede configurar filtros avanzados en Gmail de acuerdo a sus necesidades personalizadas. De hecho, Gmail ofrece automáticamente poner orden en su correo electrónico con su nueva bandeja de entrada de prioridad.

Se toman algún tiempo para establecer y clasificar bien, y el primer mes de entrada constante requiere de usted. Pero merece la pena su tiempo en el largo plazo. No se limite a poner las cosas a toda prisa bajo las etiquetas y los filtros, pensar en ello y clasificar bien porque esta es la automatización de la bandeja de entrada utilizará para el resto de su vida.

Me parece que lo mejor es hacer a un cheque de 3 pasos antes de filtrar un correo electrónico:

1. Pregúntese cuál es el mejor nombre de la etiqueta / carpeta (ya sea existente o no) sería para este mensaje.
2. Comprobar si ese nombre ya existe, y si no, lo crea.
3. Preguntarse si ese nombre debe ser una entidad o sub-clasificarse en una de las carpetas existentes separada.

Haga esto periódicamente y su bandeja de entrada será mágicamente más limpio.

Lleve su lista de tareas pendientes En otros lugares

Repite conmigo la gente: “Tu bandeja de entrada no es su lista de tareas.” De Google Vivek Haldar escribió sobre esto hace un tiempo y no podía estar más de acuerdo. Aquí está la toma de Haldar:

El correo electrónico es un lugar terrible para una lista de tareas. Realmente no entiendo cómo se puede virar en GTD al correo electrónico. Un correo electrónico no es susceptible de recurso. Una vez que lo lea y lo entienda, es posible terminar con una acción clara, pero su bandeja de entrada no es el lugar para empujarlo.

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Su correo electrónico es acerca de la comunicación, de modo que sea por eso. Hay un montón de fantásticas aplicaciones para listas de tareas pendientes, y lo recomiendo mucho Any.do o Wunderlist.Wunderlist - El Mejor aplicación Lista de tareas en el iPhone [iOS]Wunderlist - El Mejor aplicación Lista de tareas en el iPhone [iOS]Wunderlist es una de las formas más sencillas de realizar un seguimiento de lo que tiene que hacer. Cuenta con una interfaz de usuario elegante que sólo tiene sentido. Cualquiera puede recogerlo y averiguar cómo ...Lee mas

Darse de baja de basura

No vas a creer la cantidad de boletines de noticias y otra de correo electrónico no deseado está obstruyendo su bandeja de entrada, a pesar de un filtro de spam. Y una vez que el desorden comienza a construir hacia arriba, puede salir rápidamente de control.To detenerlo en sus pistas, es necesario comenzar a darse de baja y hay un truco muy fácil de hacer eso.

En su cliente de correo electrónico, sólo la búsqueda de la palabra “baja”. Se añade al final de cada boletín de noticias, por lo que pronto va a ver una lista de todos los correos masivos en su bandeja de entrada. Ahora sólo les abrir uno por uno y darse de baja. Recomiendo el uso de la Vista previa de Gmail cuando se hace esto para acelerar las cosas.

También hay complementos y servicios a darse de baja rápidamente de las listas de correo o montón para arriba en resúmenes de correo electrónico.Limpiar su bandeja de entrada: Darse de baja rápidamente a partir de múltiples boletines de noticias con estas herramientasLimpiar su bandeja de entrada: Darse de baja rápidamente a partir de múltiples boletines de noticias con estas herramientasDarse de baja de los boletines es algo más que spam. La mayoría de los boletines de noticias que llenan nuestra bandeja de entrada no está vendiendo la medicina o la oferta de premios de dinero - son boletines genuinos de empresas de confianza que nosotros suscribimos ...Lee mas

La pregunta de oro preguntar a cada correo electrónico

Este es el biggie y es lo que me ha ayudado a mantenerse en la cima de mi bandeja de entrada de sobrecarga durante el año pasado. Futuro de la BBC Tom Stafford ofreció una pregunta de oro que preguntarse al abrir cualquier mensaje:

“Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, me gustaría ir en busca de ella?”

Si la respuesta es no, no golpear la réplica y pulse borrar sin siquiera abrirlo. Es así de simple. No, no se va a perder en cualquier cosa enorme - que he estado haciendo durante un año y que realmente funciona. Aquí está la explicación de Stafford para ello:

En ninguna parte es esto más evidente que el correo electrónico de grupo y la avalancha de respuestas que se produce invariablemente. Contraataca recordándose que no todo el correo electrónico tiene de recibir una respuesta, que muchas de las cuestiones serán - y debe ser - tratado por otras personas. Pregúntese: “Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, me gustaría ir en busca de ella?” La mayoría de las veces la respuesta es probablemente “no”, y eso es una señal de que alguien está controlando su atención.

Comparta sus Hacks de correo electrónico

Cada uno tiene sus propios trucos de correo electrónico para gestionar el desorden y la mejor manera de aprender es mediante el intercambio de ellos. También tenemos nuestro propio Guía de Gmail para todos. Esto ayuda, al igual que el asesoramiento de los usuarios profesionales. Si Stafford no había escrito ese artículo, todavía estaría ahogando en los mensajes y estoy eternamente agradecido por eso.

Así que dime, ¿cómo manejar su la sobrecarga de correo electrónico? No hay respuestas incorrectas aquí, amigos.3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico Gmail En [Mostrar & Contar]3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico Gmail En [Mostrar & Contar]La mayoría de nosotros sufre de sobrecarga de información. Ser abrumado con los correos electrónicos privados puede no ser un gran problema y haciendo caso omiso de la mitad de los mensajes de correo electrónico en realidad es aceptable hasta cierto punto. En una vida profesional, sin embargo, ...Lee mas