7 Consejos de eficiencia correo electrónico para obtener más correo electrónico a cabo, más rápido

La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación destinado a hacer su vida más fácil. En lugar de tener que escribir una carta o tratar de atrapar a alguien en el teléfono o en persona, puede escribir rápidamente unas pocas líneas y estar sobre ella.

Pero el correo electrónico también puede ser un sumidero de tiempo significativo. Esto suele ocurrir cuando se utiliza de manera incorrecta. Muchas personas que envían mensajes de correo electrónico que no es necesario, con líneas de asunto que no reflejan el contenido, y en más palabras de las necesarias. Pero también puede ser su propia culpa, por ejemplo, si no procesa mensajes de correo electrónico correcta o abusar de su bandeja de entrada como una lista de tareas o leer. El hecho es que se puede obtener a través de sus mensajes de correo electrónico más rápido mediante la mejora de sus hábitos y adoptar rigurosamente algunos consejos clave de eficiencia de correo electrónico.

Tiempo programación del correo electrónico

Si usted teme que tiende a su correo electrónico o si pasan regularmente demasiado tiempo la limpieza de la bandeja de entrada, trate de comprometerse con un programa. Algunas personas recomiendan hacer correos electrónicos durante un tiempo determinado dos veces al día. programación de tiempo es inteligente, ya que crea el marco de tiempo y en el espacio de la mente a concentrarse en la tarea realizada. Además, se darán cuenta de la cantidad de tiempo que pasas con los correos electrónicos.

Revisar el correo electrónico sólo dos veces al día no funciona para todo el mundo. Si tiene que permanecer en la cima de las cosas y consultar su correo electrónico varias veces durante el día, dese unos minutos cada hora, además de comprobar y procesar mensajes de correo electrónico en la mañana y la tarde. Esas carreras cortas de correo electrónico son una oportunidad para responder a los correos electrónicos urgentes o responder a un correo electrónico que primero necesitaba a buscar la información para.

La idea es que ...

• crear un límite de tiempo al programar el tiempo de correo electrónico,
• tener la ambición de permanecer dentro de ese límite,
• vuelto más rápido, y
• liberar gradualmente el tiempo en su horario.

Este modo de pensar le ayuda a concentrarse y ser más eficientes. Combine eso con todos los otros consejos de eficiencia de correo electrónico en este artículo y que pronto se acelerará a través de sus mensajes de correo electrónico como nunca antes.

Procesar cada correo electrónico que abre

Cada correo electrónico se abre se requiere para actuar de un modo u otro. Hacer esto ahorra tiempo de forma inmediata, ya que no tendrá que hacer frente a ese correo electrónico nuevo. También limpiar la bandeja de entrada al menos una vez al día, que es una sensación liberadora.

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Para cada correo electrónico se abre, actuar de inmediato si es posible o programar una tarea si es necesario, a continuación, archivar o borrar el correo electrónico. Actuar de inmediato puede significar que usted responda con rapidez, hacer una breve llamada telefónica, las fechas de transferencia a su calendario, agregar tareas a su lista de tareas, mensajes de correo electrónico de archivos o cualquier contenido para leer más tarde. Siempre que no esté en condiciones de responder o actuar de inmediato, redactar una respuesta y programar una tarea para hacer frente a lo que sea que lo que necesita hacer. En cualquier caso, obtener todos los mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada.

Tenga en cuenta que en Gmail, cada correo electrónico tiene una dirección URL única. Ahora no usarlo para marcar sus mensajes de correo electrónico! En su lugar, añadir el enlace a la tarea respectiva en su lista de tareas pendientes o entrada de calendario. Es mucho mejor que hacer el seguimiento de los mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada.¿Sabía usted puede crear un marcador específico de los mensajes de Gmail? Aquí es cómo & Por qué¿Sabía usted puede crear un marcador específico de los mensajes de Gmail? Aquí es cómo & Por quéMuchos casos se han hecho de por qué Gmail es un cliente de correo web ingeniosa. Ahora a pesar de que es casi trivial para encontrar mensajes de correo electrónico en Gmail, sabiendo que se puede encontrar no significa que se ...Lee mas

Para sacar el máximo provecho de su tiempo ...

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• actuar en cada correo electrónico se abre,
• transferir tareas y fechas para su lista de tareas o calendario y
• añadir URL de correo electrónico para referencia,
• responder inmediatamente, si es posible,
• redactar una respuesta, si es necesario,
• archivar o eliminar todos los correos electrónicos que se abrió y,
• proceso de carpeta de borradores y la lista de tareas una vez al día.

Filtrar & Los correos electrónicos de la etiqueta

Mucha gente guarda mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada, ya que no saben de una mejor manera de hacer un seguimiento de ellos. Contribuye al desorden y con el tiempo que realmente hace que sea más difícil encontrar las cosas. En Gmail, se puede encontrar fácilmente cualquier correo electrónico utilizando el potente función de búsqueda. Como alternativa, puede etiquetar correos electrónicos para encontrar rápidamente si es necesario mantenerlos en su bandeja de entrada o clasificarlos en carpetas para recuperarlos más tarde.5 Gmail Búsqueda Avanzada Los operadores que debe saber5 Gmail Búsqueda Avanzada Los operadores que debe saberGmail es un cliente de correo web ingeniosa con muchas características impresionantes. Al ser un servicio de Google, uno de sus puntos fuertes, obviamente, es la búsqueda. Y esto es exactamente cómo Google revolucionó correo electrónico. En Gmail que realmente no tiene ...Lee mas

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En lugar de clasificar manualmente correos electrónicos, puede configurar filtros para automáticamente correos electrónicos de procesos que reciben regularmente, incluyendo notificaciones, suscripciones, digiere, sino también los correos electrónicos de personas específicas. En lugar de crear un nuevo filtro para cada fuente individual, crear un alias de correo electrónico para este tipo de mensajes de correo electrónico (por ejemplo, las notificaciones del foro o suscripciones a boletines y correos electrónicos) de filtro en base a lo dirección de correo electrónico que se envían a. Al dirigir esos mensajes de correo electrónico a su propia carpeta dedicada, nunca obstruir su bandeja de entrada, que no perderá el tiempo de procesarlas, y todavía se puede leerlos cada vez que tenga tiempo.

La mejor manera de manejar su correo electrónico es para ...

• aprender a buscar su correo electrónico,
• etiqueta y
• correos electrónicos ordenar,
• idealmente con filtros automatizados, cuando sea posible, y
• los hacen pasar por alto su bandeja de entrada si nunca tiene que tratar con ellos de inmediato.

Reducir el correo electrónico entrante

Cuando se inicie la limpieza de la bandeja de entrada sobre una base diaria, se dará cuenta de los correos electrónicos que no es necesario. En lugar de crear filtros para mensajes de correo electrónico que usted realmente no quiere recibir o nunca tendrá el tiempo para leer, actuar. Esto puede significar que se da de baja de un boletín de noticias que nunca leer, decir a un amigo No reenviar los dibujos animados que nunca más, o pedir a un colega que sólo le CC en los correos electrónicos importantes.

En dirección email cortos, innecesarios, darse de baja rigurosamente, y filtrar a la basura si es necesario.

Dé un buen ejemplo: mantener sus propios email Borrar & Breve

Se necesita tiempo para componer un correo electrónico elaborado. Y se necesita tiempo para leer y procesarla. Ahorrarse tiempo y otros y aprender a mantener sus correos electrónicos clara y breve.

Esto comienza con una buena línea de asunto. Asegúrese de que refleja claramente el contenido de su correo electrónico. Esto se hace más fácil si se adhieren a un solo tema por correo electrónico. Por último, mantenga su breve correo electrónico. No recomendaría una política de condena, pero los correos electrónicos de trabajo diario debe ser breve. Hacer el pensamiento y extraer la esencia de lo que se quiere comunicar antes de enviarlo.

Sus destinatarios les encantará su correo electrónico si contienen ...

• una línea de asunto claro,
• un tema por correo electrónico,
• ideas fundamentales expresadas claramente en
• no más de 1-5 frases.

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Utilice respuestas prediseñadas

Si recibe una gran cantidad de correos electrónicos que requieren más o menos una y la misma respuesta, crear una plantilla y crear una respuesta enlatada. Esto puede ahorrar mucho tiempo y es muy fácil de hacer con Gmail. Hemos dedicado un artículo completo sobre cómo correo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadas.correo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadascorreo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadas¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. Necesitará algo de comida para acampar que no va mal? Fácil, conseguir algo de comida enlatada. Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de mensajes de correo electrónico en lata! Pensar...Lee mas

Utilizar métodos abreviados de teclado

La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen atajos de teclado. Gmail por ejemplo, tiene acceso directo para responder (a), borrar (SHIFT + 3), o archivar un correo electrónico (a). Hemos recopilado un resumen de PDF útiles atajos de Gmail aquí. Tenga en cuenta que puede que tenga que activar los atajos de teclado. Pasar unos minutos para aprender atajos de teclado para su cliente de correo electrónico de elección, y usted procesar mensajes de correo electrónico mucho más rápido todos los días.

Aquí están algunas más consejos de eficiencia de correo electrónico para ayudarle a utilizar el correo electrónico de manera más eficaz.10 consejos para ayudarle a correo electrónico sea más eficiente 10 consejos para ayudarle a correo electrónico sea más eficiente El mejor consejo que he oído sobre el correo electrónico y el correo electrónico es la productividad - no responder a correos electrónicos a primera hora de la mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ...Lee mas

Conclusión

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que debe servir, no controlar su vida. Sea claro lo que quiere lograr con esta herramienta de comunicación, la forma en que desea invertir su tiempo y automatizar o eliminar cualquier cosa que se interpone entre usted y el procesamiento de su correo electrónico rápidamente. Si se hace bien, la limpieza de la bandeja de entrada no necesita tomar mucho tiempo. Y una vez que tenga una buena rutina, usted no tendrá que preocuparse por no revisar sus correos electrónicos durante unas horas o un día como lo hace el trabajo más importante. Usted sabrá que su rutina le permitirá arar a través de una bandeja de entrada inundada en ningún momento.

¿Tiene algún consejo de procesamiento de correo electrónico que he perdido?