3 Consejos rápidos de productividad cada usuario microsoft outlook debe comenzar a usar

Perspectivas siguen siendo una de las plataformas de correo electrónico más populares en el lugar de trabajo, y que viene con un montón de grandes herramientas de productividad que le puede ahorrar un montón de tiempo. Si estás en la búsqueda de más consejos para agregar a su arsenal de Outlook, aquí hay tres formas que puede utilizar el cliente de correo electrónico para mantener el rumbo.

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1. Marcar como correos electrónicos Lea inmediatamente

Al hacer clic en un correo electrónico no leído en Outlook y eliminarlo sin mover a otro mensaje, permanece sin leer. Esto es particularmente molesto porque vas a terminar pensando que hay mensajes no leídos en su basura.

Ir Archivo gt; opciones gt; Correo. Debajo paneles de outlook haga clic en el Panel de lectura botón y un cuadro de diálogo aparecerá con algunas opciones. El único ajuste que necesita cambiar está Marcar artículos como leídos cuando se ve en el panel de lectura. Asegúrese de que la casilla está marcada, e introduzca 0 para el número de segundos de espera antes de marcar un elemento como leído.

Haga clic en OK en el cuadro de diálogo, y de nuevo en la configuración de correo. Ahora bien, cuando se hace clic en un correo electrónico en Outlook, se marcará leer al instante.

2. Cree de forma instantánea Nuevos correos electrónicos con texto copiado

Si ha copiado el texto de su navegador, un documento, de otro correo electrónico, o de cualquier otro lugar en el equipo, puede crear al instante un nuevo correo electrónico con ese texto en el cuerpo de su correo electrónico con sólo pulsar la combinación de teclas Ctrl + V en cualquier lugar en Outlook.

Para mensajes de correo electrónico, tendrá que estar en la ficha Correo. Si estás en las pestañas Calendario, Contactos o Tareas, el texto aparecerá en un nuevo cuadro de diálogo elemento de esa pestaña respectiva.

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3. Desactivar notificaciones con excepciones

Si es necesario centrarse y notificaciones de correo electrónico de Outlook que está distrayendo, puede desactivarlas. Pero si quiere seguir manteniendo un ojo hacia fuera para los correos electrónicos relacionados con el proyecto que estamos trabajando desde, o de individuos específicos, puede crear excepciones a la regla.

Primero vaya a Archivo gt; opciones gt; Correo. Debajo la llegada de mensajes asegurarse de que todas las opciones para las notificaciones están desactivadas, a continuación, haga clic en Aceptar.

A continuación, usted va a querer crear excepciones para contactos específicos. Hay varias maneras de hacer esto.

Si usted está interesado sólo en las notificaciones para contactos específicos, la forma más fácil de hacer esto es para navegar a un correo electrónico de ellos, haga clic en él y seleccione Reglas gt; Crear regla. En el cuadro de diálogo que aparece, asegúrese de que bajo Cuando recibo un correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas el De opción está marcada. por Haz lo siguiente Asegúrate de eso Mostrar en la ventana Nuevo elemento de alerta está chequeado. Si lo desea, también puede activar la notificación de sonido, y también ir en Opciones avanzadas para más condiciones tales como texto en la línea de asunto y el nivel de importancia.

Si lo desea, puede elegir entre más condiciones además del remitente, pero para esto vas a tener que ir al menú de pestañas en la parte superior de la pantalla, haga clic en el Reglas botón y vaya a Administrar reglas y alertas. Haga clic en el Nueva regla botón. Debajo Estar al día clic en la opción Mostrar mensajes de alguien en la ventana Nuevo elemento de alerta y haga clic Siguiente.

Encontrará una lista de varias condiciones para los tipos de mensajes de correo electrónico que recibe: por remitente (una persona o un grupo), por medio de palabras específicas en el asunto, sólo a ti, marcado como importante o de marca, con palabras específicas en el cuerpo, con archivos adjuntos, y mucho más.

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Marque la casilla de la condición que desea utilizar en el paso 1, y en el paso 2 verá texto vinculado para cada elemento. Haga clic en cada enlace y sigue las instrucciones con respecto al tipo de contenido para entrar. Una vez que haya hecho todas sus opciones, haga clic Siguiente.

A continuación, puede seleccionar su acción. Para las notificaciones, puede configurarlo para que Outlook muestra un mensaje de alerta específica de su elección, a las notificaciones de escritorio, y / o reproducir un sonido. Una vez que haya hecho su selección, haga clic Terminar. Usted verá la regla aparece en la lista de reglas y alertas.

Si terminado de enfoque y que desee activar las notificaciones de nuevo, sólo tiene que ir de nuevo aArchivo gt; opciones gt; Correo y túnder la llegada de mensajes desactivar las notificaciones de nuevo.

¿Qué consejos Outlook y trucos que utiliza para mantener la productividad? Compartirlos con nosotros en los comentarios.