Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecta (respaldada por los datos)

Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus mensajes de correo electrónico para llevar a cabo aún mejor, tener en cuenta las siguientes reglas de la ciencia respaldados.

En el pasado, hemos enumerado 12 razones por las cuales la gente sigue haciendo caso omiso de sus mensajes de correo electrónico. Incluso le hemos dado instrucciones paso a paso sobre hacer que la gente ocupada para responder a sus mensajes. Pero ahora es el momento de compartir algunos consejos aún más específicas y procesables - respaldadas por datos.12 razones por las que la gente todavía está haciendo caso omiso de sus correos electrónicos12 razones por las que la gente todavía está haciendo caso omiso de sus correos electrónicos¿A menudo tienen dificultades para lograr que la gente responda a sus correos electrónicos? Le mostramos qué la gente puede ignorar sus correos electrónicos y cómo hacerlas aviso y reaccionan a su mensaje.Lee mas

Cada uno de estos consejos no sólo mejora las posibilidades de que sus correos electrónicos se leen, sino también de que recibir una respuesta positiva de los correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en el mundo de los negocios. Al conocer cómo elaborar mensajes de correo electrónico eficaz, usted se da una clara ventaja sobre sus colegas.

1. Obtener el nombre de pila

Esto suena obvio, pero si realmente quiere la gente preste atención cuando reciben un correo electrónico de usted, utilice su nombre. Y utilizar más de una vez.

La investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro “muestran una mayor activación para el propio nombre”, proporcionando evidencia de que “escuchar el nombre propio tiene la activación de la función cerebral única”.

Usando el nombre de su destinatario en el asunto del correo electrónico y Por lo tanto, el cuerpo de correo electrónico es un truco psicológico que puede captar la atención. Cerrando con “la esperanza de oír de usted pronto, Stan” es mucho más eficaz que simplemente “Esperamos oír de usted pronto”.

2. Abrazo El Efecto aureola

Las personas se ven influidas por las personas de su confianza. Si un administrador le aconseja que se ponga en contacto con el director de su empresa, el nombre de ese gestor de correo electrónico en su introducción. correos electrónicos fríos son horribles para recibir. Mostrando que tiene el apoyo de alguien confía en sus receptores, por tanto, es extremadamente importante.

Esto se debe en parte a una teoría llamada Efecto aureola. Se trata de un tipo de sesgo de confirmación. En este caso, el sesgo es probable mejorar la impresión general del director de tú simplemente debido a su impresión favorable del gerente que lo refirió.

Usted no tiene que pegarse a los superiores de mención, sin embargo. Sobre la base de las opiniones e ideas de los expertos, clientes, amigos en común, y las multitudes también puede fortalecer su correo electrónico, siempre que el receptor valora las opiniones de las personas a las que hacen referencia a.

3. Ser enojado o feliz. Pero nunca es neutral

Cuando Bumerang, una aplicación Gmail líder, analizó sus datos, encontraron algo increíblemente interesante. “Uno de los factores más importantes en la determinación de las tasas de respuesta es como positivos (palabras como grandes) o negativos (palabras como mala) las palabras en el mensaje son”.

Tanto moderadamente positiva y correos electrónicos recibidos negativos 5-15% más respuestas que los correos electrónicos neutros. Habiendo dicho eso, correos electrónicos extremadamente hostiles Apenas recibido ninguna respuesta. Excesivamente correos electrónicos favorecedores no realizaban mucho mejor, tampoco. En otras palabras, conseguir a través de sus sentimientos, pero no reaccionar de forma exagerada.10 Email extremidades para ocuparse de enojado, troll, o correos electrónicos Rude10 Email extremidades para ocuparse de enojado, troll, o correos electrónicos RudeEs muy frustrante para comprobar su bandeja de entrada de correo electrónico sólo para encontrar un mensaje de odio por completo. ¿Por qué en el mundo qué las personas actúan así? Dicho esto, usted debe aprender a defenderse a sí mismo tiempo ...Lee mas

4. Que sea corto (Pero ¿Cómo corto?)

Sé que sé. Habrá excepciones a esto. Uno de mis sitios favoritos cerebrales, Cosechas cerebro envía mensajes de correo electrónico increíblemente largas que son una delicia para leer. Pero, en conjunto, los datos sugieren que usted debe evitar largos correos electrónicos.

De hecho, junto con la información sobre los tipos de palabras que puedes usar en sus mensajes, Boomerang también encontró la longitud “ideal” de un correo electrónico. Con base en su análisis de 40 millones de mensajes de correo electrónico, que se encuentran los que contienen no más de 50-175 palabras tenían más probabilidades de recibir una respuesta (49-50%). Esto también es apoyado por los resultados de un estudio del MIT 2010.

Este es un consejo sabio, pero no siempre es práctico. Pero la lección es mantener sus correos electrónicos concisa. Una forma de hacer esto es suscribirse a la filosofía cinco frases, y nunca enviar correos electrónicos en cinco frases de longitud. Como inversor y autor Guy Kawasaki dijo Entrepreneur.com, “menos de cinco frases es a menudo brusco y desagradable, más de cinco frases pierde tiempo.”

5. Usar la palabra “Porque”

Si usted tiene la audacia de pedir a alguien que haga algo para que, al menos él o ella dirá por qué. Hemos sabido esto desde los años 70, cuando el profesor de Psicología en la Universidad de Harvard, Ellen Langer publicó un estudio que destaca la importancia de la palabra ‘porque’.

Tenemos demasiada frecuencia recibimos mensajes de correo electrónico que acaba de exigir algo ( “¿Me puede enviar el informe de 14:00?”), Sin explicar por qué. Sin embargo, con la introducción de la palabra “porque” en nuestra solicitud ( “¿Me puede enviar el informe de 14:00, ya que necesita ser corregido por 17:00), las posibilidades de aumentar el cumplimiento.

De acuerdo con ese estudio, esto podría deberse a que “la gente va de un comportamiento‘automático` ... como una forma de una heurística, o atajo. Y escuchar la palabra ‘porque` seguido por una razón (no importa lo cojo la razón es), nos lleva a cumplir“.

6. No ofrecen más de 3 opciones

La paradoja de la elección es donde tenemos una gran cantidad de opciones que nos paralizamos por ejemplo. Para garantizar que sus mensajes de correo electrónico no dan lugar a una paradoja de la elección, trate de no ofrecer más que tres opciones.

La mente humana ama la magia de tres. Es por eso que damos tres medallas en los Juegos Olímpicos. Analizamos las cosas en términos de optimista, realista y pesimista (o alta, media y baja). Y es por qué los mercados económicos menudo maduran a casa sólo tres competidores principales.

En cuanto a la toma de decisiones, también nos gusta depender de tres razones, o tres opciones. Esto se demostró a través de investigación titulado Cuando tres encantos sino cuatro alarmas, realizado por dos científicos de la conducta. Aplicado a un correo electrónico, si usted está organizando una reunión o una llamada, sólo se tratará de dar tres opciones de hora y fecha. Alternativamente, se puede utilizar una herramienta de encuentro de programación como Doodle, que hemos revisado en el pasado.Doodle Elimina la frustración de Programación de reuniones o eventosDoodle Elimina la frustración de Programación de reuniones o eventosA menudo, la programación de una reunión o evento para un grupo de personas para acordar puede ser tan frustrante y consume mucho tiempo como encontrar a sus hijos perdidos en un centro comercial ocupado. La aplicación Web en línea sondeo, ...Lee mas

7. escribir al nivel de tercer grado

El nivel de grado de lectura de mensajes de correo electrónico puede tener un efecto enorme en sus tasas de respuesta. De acuerdo con Boomerang, mensajes de correo electrónico escritos en un nivel de lectura de la universidad tuvieron una tasa de respuesta de sólo el 39%. El grado de lectura más efectivo fue de tercer grado, que logra una tasa de respuesta del 53%.

El nivel de lectura se calcula principalmente por mirar “número de sílabas en las palabras y el número de palabras en sus oraciones.” Para mejorar su tasa de respuesta a continuación, mantener tanto sus oraciones y sus palabras cortas. Para comprobar el grado de lectura de sus propios mensajes de correo electrónico, copiar y pegar en herramientas tales como legibilidad-Score, o el editor de Hemingway.

8. corregir su texto

Para mensajes de correo electrónico más largos no hace falta decirlo, pero para los correos electrónicos más cortos, corrección de pruebas a menudo se pasa por alto. Esta es una mala idea.

Vídeo: Trucoteca - La Fórmula para escribir el Asunto Perfecto en tus correos

En un estudio de 2001, Larry Beason mostró que los errores en la escritura (incluyendo la ortografía y errores gramaticales, así como errores lógicos) tienen varios efectos negativos en la percepción del escritor.

Cuando un lector se da cuenta de un error, que automáticamente hacen suposiciones sobre el escritor. En este estudio, los supuestos más comunes fueron que el escritor era un pensador defectuosa, no una persona detallada, un comunicador pobre, y / o mal educado.

Estos son algunos de los atributos bastante perjudiciales que puede evitar que se piense que, simplemente por corrección de pruebas cada uno de sus correos electrónicos.Gramaticalmente Lite - una extensión del navegador para todas sus necesidades Corrección [Chrome, Firefox, Safari]Gramaticalmente Lite - una extensión del navegador para todas sus necesidades Corrección [Chrome, Firefox, Safari]¿Cómo ve actualmente corrija lo que escribe en su computadora? Escriba en Google? Pegarlo en Word? ¿O se utiliza un sitio web de corrección que se pega el texto en? Definitivamente estoy ...Lee mas

9. Números de visualización como numerales

Si los números como las estadísticas, datos, fechas, horarios, etc. son importantes en su mensaje, mostrar estos como números en lugar de escribir a cabo (12, en lugar de doce).

Los estudios de seguimiento ocular han demostrado que los ojos de un lector en general, escanear a través de texto, mientras que “los números a menudo dejan el ojo errante”. Esto se debe a que “los números representan hechos”. Los números son datos duros que la mente puede recoger rápidamente. La mente del lector asume esos números son una parte importante del mensaje.

Tener esto en cuenta cuando se formulan sus propios mensajes de correo electrónico. Si los números son una parte importante de su mensaje, mostrar estos números como para que su lector puede filtrar lo importante de lo irrelevante.

Haciendo Email trabajo para usted

En la mayoría de los puestos de trabajo, mensajes de correo electrónico son una parte crucial de la forma en que nos comunicamos con nuestros colegas. Tanto si envía 10 o 100 correos electrónicos por día, sabiendo cómo elaborar mensajes eficaces es una habilidad que necesita aprender.

Como se puede ver desde arriba, esto no es difícil. Los pequeños cambios, como hacer sus correos electrónicos más sucinta, corrección, o el cambio de la emoción de su escritura puede tener un gran impacto. Y con las herramientas de mejora de correo electrónico gratuito para ayudar, no hay excusa.5 herramientas que pueden ayudar a escribir mejor correos electrónicos5 herramientas que pueden ayudar a escribir mejor correos electrónicosTodo el mundo está todavía tratando de resolver el problema de correo electrónico. Por lo tanto, también vamos a hablar sobre el hábito más básico de todos - el arte de escribir mejores mensajes de correo electrónico. Con la ayuda de algunas herramientas interesantes.Lee mas

Estas posibilidades no sólo puede hacer que sea más probable que sus mensajes de correo electrónico serán notadas y atendidas, pero también ayudarán a cultivar una imagen profesional mejorada de sí mismo.

¿Qué cambios ha hecho a la manera de escribir mensajes de correo electrónico que han mejorado su eficacia? Nos gustaría escuchar!