Cómo convertirse en súper productiva por la externalización de sus tareas del día a día

Todos sabemos que una persona que parece deslizarse a través de la vida hacer más cosas en un día que la mayoría de nosotros podría posiblemente administrar en una semana. Pero al aprender qué usted puede subcontratar, además de algunos consejos ‘mejores prácticas` para la delegación de su día a día las tareas, que también puede convertirse en super-productivo.

En este artículo se explicará cómo elegir externalizar tareas en línea, se muestran algunos ejemplos, y le dará algunos consejos sobre cómo convertirse en un proveedor externo en línea eficiente y competente.

¿Cuál es la externalización?

En una palabra, delegación. Desde el lanzamiento (y posterior éxito) de libros y blogs como el de 4 horas a la semana, un gran número de personas conocedores de la tecnología se han convertido en sitios web como Elance, oDesk, y TaskRabbit muchas otras maneras de delegar tareas, tareas e incluso empleos enteras a los trabajadores independientes de todo el mundo.Los 5 mejores sitios web para encontrar un asistente virtualLos 5 mejores sitios web para encontrar un asistente virtualUn asistente virtual es una persona real que usted o su empresa apoya de forma remota desde su oficina en casa. Ellos pueden ser virtualmente en cualquier lugar y los servicios que prestan van desde administrativa profesional, técnico, personal o ...Lee mas

Al tener otra persona se haga cargo tareas que no se puede (o simplemente no quieren) hacer usted mismo, de repente tienen acceso a más (potencialmente mucho más) de 24 horas en un día.

¿Cómo sé qué externalizar?

Mucha gente ha considerado la contratación externa, pero se retiró hacia atrás en el último minuto debido a la creencia simplemente no es factible tener otra persona tome el control de ciertos aspectos de su vida, no importa cuán grande o pequeño que una parte puede ser.

Esto es un obstáculo que tuve que superar a mí mismo hace cuatro años, cuando subcontratado por primera vez, y aprendí que hay cinco preguntas para hacer de cada tarea de decidir si es o no debe ser subcontratada.

Vídeo: Cómo ser más Productivo (Buenos hábitos)

1. Pavor: ¿La idea de iniciar esta tarea me llenan de temor?
2. Falta de conocimiento: ¿Hay alguien más que pudiera hacer esta tarea mejor que yo?
3. Repetición: Estoy haciendo esta tarea una y otra vez, sin que la adición de un valor real a lo que estoy apuntando?
4. Dilación: ¿Estoy postergando, en lugar de comenzar esta tarea?
5. Hora: Podría mi tiempo mejor gastado haciendo otra cosa?

Si contesto sí a cualquiera de las preguntas anteriores, por lo general va optar por externalizar la tarea. La única vez que costumbre externalizar la tarea en estas situaciones es si la externalización será más difícil o requiere mucho tiempo de completar la tarea en realidad a mí mismo.

¿Qué tipo de tareas del día a día ¿Puedo realistas externalizar?

Cuando empecé la externalización, empecé pequeña, la contratación de profesionales independientes para las tareas de entrada de datos y la investigación básica, pero como he aprendido más y más acerca de cómo externalizar efectivamente, pronto me enteré de que los tipos de tareas que podía delegar sólo estaban limitadas por la imaginación .

Email

Puede que acabe estremeció ante la idea de entregar la responsabilidad de su bandeja de entrada con un tipo que acaba de contratar fuera de Internet que está trabajando a mitad de camino en todo el mundo. Confía en mí, lo entiendo. La bandeja de entrada es su santuario, ¿verdad? Así comenzar pequeño, sólo tiene que enviar el correo electrónico extraña a su profesional independiente para que puedan hacer frente a esa petición única (entrar en una cita en su agenda, por ejemplo), entonces usted puede construir poco a poco que mucho necesita confianza.

Vídeo: Como ser Más Productivo y Organizado - Súper Efectividad

A medida que aumenta la confianza en sus freelancer, se puede entregar a otras responsabilidades de correo electrónico, con el tiempo que les permite filtrar a través de toda la bandeja de entrada por lo que sólo necesita para responder a los mensajes más urgentes y productivas.

Citas y Reservas

Tener un asistente independiente que se puede hacer y gestionar sus citas y reservas para usted no sólo ahorra tiempo y esfuerzo. También hace que tu experiencia mejor.

El año pasado, mi asistente independiente reservado un hotel para mi novia y yo para alojarse. La noche antes de la estancia, llamó a la recepción y se aseguró de que todo estaba bien para la reserva (también mencionó que era el cumpleaños de mi novia). Cuando llegamos al día siguiente, supongo que el personal del hotel debe haber pensado que yo era un poco de hot-shot (tener mi propio asistente, y todo), y llegamos a una habitación superior, con una botella de vino y una escrita a mano tarjeta de la izquierda junto a la cama.

Si mi ayudante no había llamado con antelación, esto probablemente nunca habría sucedido. Usted puede tener sus asistentes programar llamadas, hacer citas médicas, reserva de vuelos, comprar entradas para conciertos - lo que usted necesita!

Las compras en línea

Una vez oí Ramit Sethi hablar acerca de cómo se ha simplificado sus compras en línea. En el pasado se encontraría hablando con un amigo que recomienda un libro, una película o álbum. Él, al igual que la mayoría de nosotros, anote el nombre de la recomendación, continuar la conversación, y nunca realmente moverse a hacer la compra. Así que ahora cuando recibe una recomendación, envía un correo electrónico súper rápida a su asistente:

Comprar libro: El gran Gatsby

A partir de las instrucciones anteriores, su ayudante sabe exactamente qué hacer, es decir, la forma de elegir qué edición a comprar, cuánto se le permite pasar, en el que el libro debe ser entregado. Este es un método de externalización que he adoptado recientemente, y me gustaría que sólo lo había hecho antes. Y se puede extender a otras formas de compras, como la comida o la ropa (siempre y cuando se ha enseñado su asistente lo que te gusta).

Internet navegación

¿Cuántas veces te has encontrado sin rumbo navegar por la web con la esperanza de que algo va a despertar su interés? ¿Cuántas horas a la semana que los residuos lengüeta de apertura después de pestaña mientras está sentado en el tren, o mientras ve la televisión, sólo para cerrarlos de nuevo sin leer una sola palabra en la página?

Al enseñar a su asistente sobre sus intereses, el tipo de cosas que le gustaría leer sobre, o mantenerse al día sobre, puede omitir la etapa de sentido surf, y en lugar de saber que siempre tendrá un flujo constante de contenido que realmente será de interés para usted.

Para mí, mi asistente encuentra el contenido que va a disfrutar (o sobre temas que tengo que aprender sobre), y los guarda en mi cuenta de Instapaper, para que pueda acceder a ellos en mi teléfono, iPad o portátil, me ayuda a ahorrar incontables horas de deambular sin sentido en línea.Administrar los marcadores & Lista de lectura con InstapaperAdministrar los marcadores & Lista de lectura con InstapaperLee mas

transcripción

Supongo que ha perdido la cuenta de las reuniones que ha estado en y completamente dividido en zonas de espera, falta un trozo decente de una conversación importante. También probablemente ha llegado a salir de una reunión con la intención de escribir algunas notas y puntos de acción, sólo para ser dejado de lado, olvidando por completo lo que estaba destinado a escribir en el primer lugar.

Para evitar este problema, intente grabar sus reuniones, y enviar el archivo de audio a un profesional independiente que puede transcribir la conversación, o simplemente podrían anotar puntos importantes para que pueda escanear a través de ellos en el futuro.

Hay cientos de otras tareas que se pueden externalizar, ya sean personales o de negocios relacionados. Desde el diseño web, consultoría y la escritura, a la moda asesoramiento, planificación de viajes e incluso la solicitud de empleo. Lo que decida externalizar debe basarse en las cinco preguntas que aparecen en la parte superior de este artículo para asegurarse de que está invirtiendo su tiempo en las tareas más alto apalancamiento.

Algunos consejos

No se puede negar que la externalización puede ser desalentador. Después de todo, mediante la contratación de una persona que se haga cargo de algunas de sus actividades del día a día, se convierte automáticamente en un gerente. Estos son algunos consejos para ayudar a mantener el rumbo:

contratar cuidadosamente

Al publicar un trabajo en Elance de oDesk, es probable que reciba al menos 30-40 propuestas, y es su trabajo para encontrar a la persona que sea adecuado para usted. antes de tomar cualquier decisión final, elabora una lista restringida de unos 3-7 solicitantes y les establecer una tarea sencilla. Asegúrese de proporcionar instrucciones muy claras y una fecha límite. Hágales saber cómo le gustaría recibir la información que ha solicitado. Si usted quiere que hagan llamadas telefónicas para que en el futuro, pida que le envíen un archivo de audio responder un par de preguntas para que pueda escuchar su ‘voz del teléfono.

Configurar un documento ‘Sobre Mi`

La última cosa que quiere hacer es estar repitiendo sus necesidades a su asistente una y otra vez. Cada vez que se les proporcione nueva información (tiendas que te gusta, el tipo de hoteles que les gusta estar en, sus necesidades al reservar un vuelo, las veces que estás disponible para las llamadas, etc.) tienen que introducir esta información en un documento compartido. Este documento será su primer punto de referencia si tienen alguna pregunta acerca de una tarea que las plantes (lo que reduce la cantidad de trabajo de repetición que tiene que hacer), más si alguna vez empezar a trabajar con un asistente diferente, simplemente se les puede entregar este documento y que será capaz de aprender acerca de usted y sus preferencias con mucha más rapidez.

Se específico

Con cada tarea de delegar, ser lo más específico posible. En lugar de escribir instrucciones paso a paso, puede ser más efectivo grabar un video de captura de pantalla para enviar a su asistente para que puedan ver cómo tú sería realizar ciertas tareas. Asegúrese de dejar siempre su asistente sabe cuánto tiempo pueden dedicar a una tarea (y / o su presupuesto), la fecha límite, y responder a cualquier pregunta que puedan tener antes de que surgen para reducir el correo electrónico hacia atrás y hacia adelante envío de ese puede sobrevenir si no está lo suficientemente claro.Ashampoo Snap 7 Revisión: Fácil de pantalla y captura de videoAshampoo Snap 7 Revisión: Fácil de pantalla y captura de videoBuscando un fácil & solución completa de captura de escritorio? Snap 7 ofrece opciones de pantalla avanzadas, incluyendo múltiples disparos y de captura de vídeo. Pero, ¿es un valor de 20 dólares? Leer nuestra revisión y prueba usted mismo con el ...Lee mas

Sé justo: Muchas personas contratan a los trabajadores independientes, pensando que pueden contratar a alguien para llevar a cabo la tarea después de la tarea de $ 3 por hora. Por favor, sea justo con lo que la demanda y el precio por hora que ofrecen. La justa se encuentre, los mejores resultados que va a recibir.

Como espero que se puede ver, las posibilidades de cómo el outsourcing puede ayudar con lo que le ahorra tiempo y energía es enorme, aunque para obtener el máximo provecho de la contratación externa, debe ver esto como una inversión a largo plazo que dará sus frutos más y más como su asistente (s) aprender más acerca de usted, y cómo pueden ayudarle.

Si todavía no estás convencido, que debe salir de esta entrevista con Dan Andrews de Tropical MBA de cómo se las ha arreglado para externalizar la mayor parte de un negocio de millones de dólares. Si eso no te Sway, nada lo hará!

En este artículo se centra en en línea externalización, pero hay un montón de tareas también se puede externalizar fuera de línea. Herramientas como TaskRabbit se han construido para ayudar con las tareas diarias como la limpieza y lavado de ropa, incluso las compras de alimentos frescos.

¿Usted ha externalizado cualquiera de sus tareas del día a día? Si es así, como fue?

Crédito de la imagen: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)