Realizar un seguimiento de mensajes de correo electrónico, llamadas telefónicas, y tareas con la revista perspectiva

Una de las quejas más comunes de las personas con trabajos muy ocupadas es que no solo no parece ser suficiente tiempo en el día para todo. La única manera de hacer que el tiempo es para encajar de alguna manera más tareas en menos espacio.

Suena imposible, pero no lo es. Una gran cantidad de la gestión del tiempo se reduce a la tala de tiempo, y mediante el seguimiento de cómo se utiliza el tiempo, llegar a entender cómo se puede estar perdiendo el tiempo también. Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto una gran cantidad de herramientas y consejos que puede utilizar para realizar un seguimiento de su tiempo durante todo el día. Esto podría incluir la instalación software como Klok a, literalmente, “reloj” cada segundo del día, o podría incluir el uso de algo así como la más avanzada herramienta Chrometa que Dave cubierto.Capturar el tiempo que falta en su horario de trabajo con el seguimiento Klok TiempoCapturar el tiempo que falta en su horario de trabajo con el seguimiento Klok TiempoEn los últimos meses, he descubierto un fenómeno muy extraño arrastrando en mi horario de trabajo. Me parece que mantener el tiempo de perder. ¿Cómo se pierde el tiempo? Es más fácil de lo que parece. Usted obtiene...Lee mas

Sin embargo, si está trabajando en una oficina típica, las probabilidades son bastante buenas que usted tiene instalado en el equipo un paquete de Microsoft Office. Las probabilidades son también buenos que el software de Office que tiene incluye Microsoft Outlook. Y si ese es el caso, entonces aunque no lo crean ya tiene una aplicación de seguimiento de tiempo muy fresco integrada en el conjunto de herramientas de Microsoft Outlook.

Desde Outlook es casi tan comunes como Word y Excel en la mayoría de los equipos de trabajo de todo el mundo, me gustaría compartir con ustedes algunos consejos acerca de cómo se puede utilizar la herramienta genial Diario de Microsoft Outlook para realizar un seguimiento de su día - incluyendo todas las tareas , cada correo electrónico, cada llamada telefónica y todo lo que haces durante todo el día. Este es un clic de un sistema de gestión del tiempo que late más o menos casi cualquier otra cosa que usted puede descargar de forma gratuita.

Utilizando el Diario de Outlook Entra su día

Lo que es sorprendente es que un montón de gente utiliza Outlook y ni siquiera se da cuenta de que esta pequeña herramienta está disponible. La gente está tan acostumbrada a usar el calendario, lista de tareas, y el cliente de correo electrónico que no siquiera se molestan en mirar hacia abajo en la esquina inferior derecha de la barra de navegación izquierda. Hay un pequeño icono pequeño cuaderno verde - que es la aplicación Diario.

Vídeo: 2MP 029 Convertir mensajes en citas y tareas en Outlook

Al abrir esta pequeña aplicación, se dará cuenta rápidamente que no es tan pequeña en absoluto. Si deja el Diario abierta en una esquina de la pantalla, se puede usar durante todo el día para realizar un seguimiento de todas sus actividades con sólo hacer clic en un botón - la entrada del diario.

Vídeo: Cuidado con correos electrónicos y mensajes de texto: aumentan estafas y robos

Cuando se inicia una nueva entrada en el diario, que acaba de dar un nombre (sujeto), elegir un tipo de entrada como una llamada telefónica, un correo electrónico o una tarea que se está trabajando en y, a continuación, haga clic en el botón “Hora de inicio” . Eso es. Simplemente ir a trabajar. Puede escribir una descripción del trabajo para que después cuando ve su diario, tendrá un registro detallado de lo que hizo en ese día, pero realmente el valor de esta herramienta es la capacidad de mantener un registro diario de sus actividades con muy poco esfuerzo. Sólo tiene que abrir y haga clic.

Desde el interior de la entrada del diario, también se puede poner rápidamente de cualquier otra aplicación de Outlook como un mensaje de correo electrónico, una cita, una tarea nueva y más. En otras palabras, este hecho hace que la herramienta Diario el mejor centro de gestión de proyectos para cada uno de los proyectos en los que podría estar trabajando en en su trabajo. ¿Qué mejor manera de mantener un registro de las horas totales que ha dedicado a cada proyecto, además de tener la capacidad de vincular todas sus actividades como tareas, mensajes de correo electrónico y mucho más, directamente al registro del proyecto?

Si desea ver la cantidad de tiempo que ha dedicado al proyecto, o si su proyecto está comprendido en la línea de tiempo proyectado asignado por su jefe, basta con hacer clic en el icono de “línea de tiempo” y verá las entradas de diario establecidas a lo largo de una línea de tiempo del calendario.

También puede centrarse en la línea de tiempo y verlo por horas, no sólo por el día.

Lo mejor de todo, si su jefe sigue preguntando lo que has estado trabajando, todo lo que tiene que hacer es click derecho en el Diario proyecto y seleccione la opción “Compartir”. Simplemente compartir el Diario de su jefe, y él o ella puede controlar rápidamente su progreso y cuánto se está dedicando al proyecto, sin la necesidad de mantener molestando acerca de lo que está trabajando a tiempo. Una buena relación jefe-empleado realmente se reduce a la apertura y la comunicación, por lo que ofrece este tipo de colaboración y la visibilidad con su jefe sería anotar fácilmente algunos puntos bastante grandes.

Por supuesto, usted no tiene que ver sus entradas durante un largo línea de tiempo. Si lo que desea es una mirada rápida instantánea en todo lo que has estado trabajando últimamente, sólo puede cambiar a la vista “Lista de entradas” y ordenar por fecha.

Una vez que su lista de entradas de diario recibe exageradamente largo, no tengas miedo - se puede simplemente haga clic derecho en la lista de línea de tiempo o entrada y seleccione “Ir a fecha ...” Esto le da la capacidad de ver todas las entradas que ha realizado en un determinado día.

Así que la próxima vez que su colega dice: “Oye, ¿te acuerdas de ese proyecto que estábamos trabajando en febrero pasado?” - Sólo puede voltear abrir su super-práctico Diario aplicación, ir a esa fecha, y recordar todas sus notas y actividades a partir de ese momento. Usted va a volar a todo el mundo con su capacidad de recordar todo lo que has hecho, y cada proyecto que has logrado.

Esa es la aplicación Diario menos en teoría. Cómo las personas ponen en práctica es otra historia. Y cómo se pone en práctica es totalmente suya, pero acaba de ser conscientes de que la herramienta está ahí por si alguna vez lo necesita.

¿Alguna vez ha hecho uso de la herramienta de Diario de Outlook en Outlook? ¿Cómo se ha hecho más fácil su trabajo? Compartir sus experiencias en la sección de comentarios!