Excel vs acceso - puede sustituir a una hoja de cálculo de una base de datos?

O ¿debería utilizar ambos? Access y Excel tanto las funciones de datos de filtrado, el cotejo y la consulta, pero el programa que se adapte a sus necesidades de trabajo, y ¿cómo se obtiene lo mejor de ambos mundos?

Entender lo que cada herramienta es para

La tabla anterior debe proveer de un esquema para las comparaciones entre el uso de claves de MS Access o MS Excel para sus necesidades de datos. En un mundo ideal todos usamos Excel y Access indistintamente, uno para sus cálculos matemáticos avanzados y las comparaciones estadísticas, el otro por su capacidad para organizar y mostrar las balsas de datos de una manera estructurada.

Las preguntas clave antes de su elección

Usted debe hacerse las siguientes preguntas clave antes de embarcarse con una pieza de software a través de la otra:

• ¿Cómo se desea organizar sus datos?

• Repetitivo? ¿Duplicación?
• Acción de seguimiento / gestión de eventos?

Excel es de Análisis de Datos

Excel sobresale en datos numéricos, su almacenamiento y las muchas permutaciones de análisis que usted pueda necesitar para descubrir cualquier patrones, tendencias o nombres inapropiados en sus datos. La curva de aprendizaje para Excel es bastante corto - en la que puede parecer muy desalentadora para empezar, pero usted será rápidamente doblar las tablas dinámicas para su propio uso en ningún momento a todos.Cómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el Análisis de DatosCómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el Análisis de DatosLa tabla dinámica es una de las únicas herramientas más poderosas en el repertorio de Excel 2013. Se utiliza con frecuencia para el análisis de datos de gran tamaño. Sigue nuestro demostración paso a paso para aprender todo sobre él.Lee mas

Las versiones más recientes vienen absolutamente atascado lleno de plantillas, atajos útiles y una interfaz gráfica de usuario muy amigable, pero hay consideraciones que hacer. Excel es una herramienta excelente cuando se utiliza un par de hojas de cálculo en un momento, pero cuando se empieza a ampliar el tamaño de su base de datos, por ejemplo, con un conjunto de datos del gobierno, Excel comienza a crujir bajo la tensión.

El mantenimiento de una hoja de cálculo de Excel masiva con miles, si no decenas de miles de entradas se hace cada vez más difícil y, como sus datos evoluciona la necesidad de actualizar sus fórmulas, los rangos de resumen y macros puede conducir a errores que aparecen en los datos.

Recursos de Excel

Aquí hay algunos excelentes recursos en línea, tutoriales y plantillas para darle la mano superior cuando Tener el control de Excel:

Vídeo: Excel 2010 Basico: 2.9 Buscar y Reemplazar Datos

• Aprender Excel sin gastar un centavo - lista de referencia para tutoriales de Excel, que cubre literalmente todo lo que necesita a través de uno de los enlaces
• Plantillas para Excel - la tienda de MS Office para plantillas de Excel. Excel 2013 tiene una lista ampliada cuando se abre el software - das un navegar para más opciones!
• Chandoo.org - toneladas de información gratuita que cubre todos los niveles de aprendizaje
• MrExcel - similar a Chandoo, tiene miles de manos-sobre cómo-a videos y tutoriales
• YouTube: Howcast Tech - serie de grandes introductoria, moviéndose hacia algunas herramientas intermedias Excel

Chandoo, MrExcel y la serie de YouTube desde Howcast Tech son particularmente buenos, cada uno proporcionando tutoriales pendientes que cubren prácticamente todas las herramientas que se puede encontrar en Excel, recursos brillantes para principiantes humildes derecho a través de los sabios de Excel entre nosotros.

El acceso se destaca en la Gestión de Datos

El acceso es una bestia ligeramente diferente a Excel. Cuando Excel mantiene un enfoque en, potencialmente secuencias de datos numéricos de una sola vez, Access proporciona una solución de almacenamiento de información que puede ser recordado y se hace referencia a través de múltiples lugares. Voy a admitir la curva de aprendizaje para el Acceso es problemático en algunos lugares, pero una vez que han aprendido los conceptos básicos del software, se encuentran aquellas habilidades relativamente intercambiables con casi cualquier software de base de datos.Una guía rápida para empezar a utilizar Microsoft Access 2007Una guía rápida para empezar a utilizar Microsoft Access 2007Lee mas

Quizás la única diferencia más grande entre Access y Excel es el método para la retención de registros. registros de acceso son libres para su modificación en cualquier momento. La imagen superior muestra Acceso (parte superior) y Excel (abajo) para la comparación. Tenga en cuenta, cuando se utiliza el acceso cada registro individual se le asigna un número de identificación específico - la primera columna - que permitirá ordenar, filtrar y consultar su base de datos. Y su base de datos es sólo eso - una tienda digital de la información. La adición de más información, modificar, suprimir, filtrando y consulta que no tienen impacto en el registro existente, ni las fórmulas, los rangos de resumen, tablas e informes que ya ha configurado. Cuando se utiliza un conjunto de datos masiva en Excel, existe la posibilidad de que la realización de cualquiera de las tareas mencionadas podría romper algo, en alguna parte.¿Qué es una base de datos, de todos modos? [Explica MakeUseOf]¿Qué es una base de datos, de todos modos? [Explica MakeUseOf]Para un programador o un entusiasta de la tecnología, el concepto de una base de datos es algo que realmente puede darse por sentado. Sin embargo, para muchas personas el concepto de una base de datos en sí es un poco extraño ....Lee mas

Más allá de Excel One Step

El acceso va un paso más allá de Excel en términos de almacenamiento de datos pura, con herramientas internas específicas para garantizar la calidad de los datos:

• Utilizar listas de consulta y reglas de validación para campos individuales a nivel de tabla
• Los formularios pueden añadir reglas adicionales a la tabla de Access durante la entrada de datos

• En respuesta a la selección del usuario y eventos predefinidos

Agregaciones de enormes bases de datos son relativamente simples en Access, también. Consulta y filtrado puede tener lugar independientemente de su modo de almacenamiento con acceso proporcionar potentes soluciones de análisis de datos - pero ninguna tabla dinámica!

acceso a recursos

Al igual que en nuestra oferta de Excel, aquí están algunas grandes recursos en línea, tutoriales y plantillas para darle la mano superior cuando Tener el control de acceso:

• Fácil acceso con plantillas - oficial de MS Office tutorial para el uso de plantillas de acceso para acelerar su trabajo
• Introducción a Access 2010 Plantillas - una introducción a seleccionar e implementar plantillas de acceso
• GCF Aprender libre - 14 parte tutorial de introducción de datos que abarca a la presentación de datos y mucho más
• Todo acceso - absolutamente masivo lista de preguntas de acceso y tutoriales
• Grupo Baycon - tutoriales en profundidad que van desde la introducción de sus datos para las tablas de consultas avanzadas

Y el ganador es…

¡Ninguno!

Oh, lo que una salida fácil, lo siento ... pero espero que hemos ilustrado cada pieza de software para que su próxima decisión / análisis de almacenamiento de datos será más fácil. Puede importar datos de Access a Excel y viceversa en un número de maneras, infinitamente expandir el potencial de ambas piezas de software. Las soluciones aportadas por Access y Excel proporcionan un espectro de técnicas de gestión de datos que evolucionan junto a nuestro requerimiento de datos.

La barra superior muestra las opciones de importación y exportación disponibles a través del Acceso gt; Datos externos lengüeta. La segunda muestra las opciones de exportación similares por el Excel gt; Datos lengüeta. Ambas pestañas de datos proporcionan a los usuarios una funcionalidad transversal ampliada que permite lo mejor de ambos mundos: cálculos matemáticos supremo, el formato y las tablas, junto con una excelente gestión de datos, análisis y reportaje.

lectores deseosos de ojos notarán la falta de una pestaña de exportación a Excel. El intercambio de datos entre Excel y Access suele ser una calle de sentido único, es decir, no hay conexión de datos permanente establecido entre las dos plataformas de MS Office cuando se pasa de Excel a Access. Usando el acceso “Importar & Enlace”ficha, tablas o cuadros específicos dentro de Excel se pueden seleccionar, vinculada y referencia dentro de su base de datos, pero los datos numéricos deben actualizarse en la fuente es decir, dentro de Excel. Su mesa dentro de Access se actualizará constantemente con su entrada de Excel, pero una vez que cierre Excel, cerrar el enlace de datos (pero mantener sus datos!). Para todo lo demás, siempre hay CTRL + C o CMD + C!Los accesos directos de WindowsLos accesos directos de WindowsLee mas

Entendimiento justo lo que cada herramienta puede hacer por usted y por sus datos pueden hacer una enorme diferencia, por lo tanto utilizar a su ventaja por leer y ver algunos de los tutoriales para ganar un poco de experiencia práctica con estas herramientas de datos de gran alcance.

¿Nos hemos perdido algo? ¿Cuáles son sus alternativas de acceso y Excel favoritos? Háganos saber de abajo!