Cómo archivar quickbooks archivos de la empresa

Cuando un archivo de compañía QuickBooks ha tenido muchas transacciones durante un largo período de tiempo, el espacio ocupado por los aumentos de software QuickBooks. Esto puede provocar retrasos extremos del proceso operativo de QuickBooks. La solución a esto es archivar los años anteriores de los archivos de la empresa. En las versiones anteriores de QuickBooks, este proceso se llama "archivado"- en las versiones más recientes, se llama "limpiar los datos de la empresa." Este proceso se condensa archivos de la empresa del año anterior mediante la eliminación de los detalles de cada transacción cerrada, dejando sólo los totales.

Crear y guardar una copia de seguridad

Inserte una unidad flash o un CD-ROM en el ordenador.

Clickea en el "Archivo" botón en la barra de menú superior, a continuación, seleccione "Guardar copia o de copia de seguridad." Se le preguntará dónde desea guardar esta Respaldo elegir la unidad flash o un CD-ROM.

Haga clic en el "Nombre de archivo" cuadro y el tipo "archivado" antes de la extensión. Hacer clic "DE ACUERDO," y el archivo se copiará en la unidad flash o un CD-ROM.

El archivo del expediente

Hacer clic "Archivo" en la barra de menú superior y seleccionar la "Utilidades" opción. Cuando se abre la siguiente ventana, haga clic "Datos Clean Up Company."

Seleccionar "Retire las transacciones a partir de una fecha específica." La fecha que elija será el cierre fecha- todas las transacciones antes de esa fecha se condensará y será eliminado los detalles de dichas transacciones.

Hacer clic "Siguiente" para abrir la siguiente ventana, donde podrá elegir criterios adicionales para la eliminación de las transacciones. Hay cuatro opciones: suprimir banco sin declarar y tarjeta de crédito Transacciones en eliminar las transacciones marcadas para ser quite printed- facturas y presupuestos marcados para eliminar sent- transacciones que contienen los costos no facturados o no reembolsables. Hacer clic "Siguiente."

Optar por eliminar los elementos que no tienen operaciones en la siguiente ventana que se abre. Estos artículos incluyen cuentas, clientes, proveedores, otros nombres, posiciones de factura y "Que hacer" notas.

Hacer clic "Comience limpieza." Guarde el archivo limpiada para el escritorio o disco duro externo para seguir trabajando en QuickBooks.

Propina

• comprobar Contadores típicamente archivo de datos de QuickBooks después del año fiscal ha terminado. Si usted tiene un número de transacciones que no han cerrado a cabo, es posible que desee considerar el archivo de las transacciones a partir de dos años antes.

Advertencia

• cerca Mantener el archivo de copia de seguridad en un lugar seguro en caso de tener que volver a una transacción específica para obtener más información sobre una transacción cerrada.

referencias

• enlazar Intuit QuickBooks Soporte: La Herramienta de datos de Limpieza de la empresa
• enlazar El Asesor de Tecnología CPA: Archivo de copia de archivos QuickBooks

Sobre el Autor

David Roberts ha estado escribiendo desde 1985. Ha publicado para varios sitios web, incluyendo las publicaciones de noticias de negocios en línea. Él tiene más de 11 años de experiencia en la preparación de impuestos y la consulta de la pequeña empresa. Él es también un examinador de fraude. Recibió una Maestría en Administración de Empresas por la Universidad Metropolitana de Florida en 2005.