Evolucionar su bandeja de entrada de gmail pesadilla en un sistema de mensajería optimizada

Tengo que admitir que cuando se trata de organizar correo electrónico, Estoy un poco perezoso. Cuando recibo un correo electrónico de alguien, por lo general sólo disparar una respuesta rápida y salir de la sesión de correo electrónico en mi bandeja de entrada. Cuando solía usar Yahoo Mail mucho, esto dio lugar a mi bandeja de entrada cada vez mayor de aproximadamente 3000 a 4000 mensajes. Ahora, ¿cómo exactamente se puede ir sobre la fijación de un escenario de pesadilla como esa?

La situación se vuelve aún más crítica cuando se empieza a trabajar de forma remota. Sus tareas de trabajo y las discusiones del equipo todo se producen a través de correo electrónico. Esto hace que la organización de correo electrónico y racionalizar aún más importante, ya que puede afectar la calidad de su trabajo y si usted viene a través como una persona bien organizada y altamente funcional o no.

En primer lugar, MakeUseOf es claramente el lugar al que acudir cuando se necesita ayuda con su gmail cuenta. Dos de mis artículos favoritos MUO que se centran en la racionalización de Gmail son impresionante lista de Angelina de maneras de utilizar Gmail como una herramienta multitarea- y también me gustó mucho el artículo de Ann Smarty con algunos ejemplos de cómo utilizar Gmail filtra para mejorar su productividad. En este artículo, voy a compartir tres maneras de gran alcance que puede obtener su bandeja de entrada de organizarse, en lugar de pasar horas tratando de reparar los efectos de su pereza en una sola sesión.Cómo dar vuelta a Gmail en una máquina multitarea (Parte 1)Cómo dar vuelta a Gmail en una máquina multitarea (Parte 1)Lee mas

La limpieza de su bandeja de entrada como un proceso evolutivo

Organizar y limpiar mi bandeja de entrada de Gmail es tan atractivo para mí como lavar la ropa o lavar los platos. Sin embargo, en lugar de organizar toda la bandeja de entrada y toda la pila de mensajes acumulados allí, se puede hacer un hábito de hacer sólo algunas cosas de manera diferente en movimiento hacia adelante. Estos “pocas cosas” el tiempo puede causar la bandeja de entrada para limpiar a sí mismo. Suena imposible? No es - es sólo una cuestión entrenamiento de su bandeja de entrada de Gmail para actuar de forma más inteligente y para ordenar sus mensajes para usted.

El primer paso de hacer una promesa a sí mismo para manejar los correos electrónicos entrantes Gmail contando cómo ordenar u organizar ellos. Al redirigir los correos electrónicos entrantes comunes, descubrirá que su bandeja de entrada limpia a sí misma muy rápidamente.

Por ejemplo, hace poco para instalar Google Calendar a mí emitir correos electrónicos de recordatorio para las tareas que he planeado hacer para el día. Si bien esta es una buena manera de hacer las cosas, también es una gran manera de enturbiar una bandeja de entrada en muy poco tiempo. He dejado que estos mensajes se acumulan, pero ahora estoy tratando con los correos electrónicos de notificación que acabo de recibir hoy y lo utilizan para ir retroactiva y reorganizar todos los que actualmente saturan mi bandeja de entrada. Mientras que usted tiene el mensaje abierto, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en “Más acciones” y luego seleccione “Filtrar mensajes como estos.

De esta manera, usted no tiene que averiguar cuáles son los criterios de filtro que debe usar para aplicar a este grupo de imágenes, el sistema de correo electrónico ya sabe la dirección de correo electrónico que el correo electrónico vino, y automáticamente rellena el campo “De” de tú.

Recuerde que, al tratar con este tipo de mensajes de correo electrónico a medida que entran en su bandeja de entrada de hoy, se le enseñando a su cuenta de correo electrónico cómo organizar su bandeja de entrada para usted. Esto puede tomar tiempo adicional hoy o mañana, pero después de un tiempo se dará cuenta de que su cuenta de Gmail es mantener limpia y organizada en sí! El verdadero secreto de “enseñar” a su cuenta de Gmail qué hacer con el mensaje viene en el siguiente paso de la configuración del filtro.

Si usted acaba de comenzar haciendo esto, entonces es probable que no tiene ninguna etiqueta listo para los mensajes que usted espera de organizar. No tenga ningún miedo - sólo tiene que utilizar el cuadro desplegable junto a “Aplicar la etiqueta” para seleccionar “Nueva etiqueta ...” Esto le permitirá asignar una etiqueta que describe muy bien este tipo de correo electrónico. Por ejemplo, en este caso, que se llama el tipo de correo electrónico “Calendar_Notifications”, y luego dije Gmail para aplicar esta nueva regla a los mensajes anteriores.

Esto es lo que agiliza sus esfuerzos. En vez de ir hacia atrás y la reorganización de sus miles de correos electrónicos antiguos, puede dejar que sus esfuerzos con el nuevo correos electrónicos que entran en consecuencia en una limpieza de la pila existente de correo de una variedad de estorbar encima de su bandeja de entrada.

Utilice Superstars a marca los correos electrónicos rápidamente

Si eres como yo, puede obtener mensajes de correo electrónico que vienen de todo el lugar - correos electrónicos informativos de su banco u otras organizaciones que hace negocios, los correos electrónicos de los compañeros de trabajo o personas con las que gestionar, o mensajes importantes de los miembros del equipo que usted` volver a trabajar. Si se trata de un flujo masivo de correo electrónico, entonces es una idea muy inteligente para iniciar “marcar” sus mensajes de correo electrónico con las estrellas.

Por lo general, protagonizada por un mensaje indica que el mensaje es muy importante, pero también es una gran manera de romper esos mensajes de correo electrónico “importantes” en subcategorías para la búsqueda rápida y fácil en el futuro. Usted puede hacer esto al permitir que los “Superstars” Gmail Labs característica.

Esta característica le permite utilizar hasta 12 iconos únicos estrellas, así que no sólo se puede separar los mensajes importantes del resto de la pila de la bandeja de entrada, pero se puede solucionar esos mensajes importantes en su propio tipo especial. Usted necesitará saber el nombre del icono de búsqueda, por lo que en la página de configuración de Gmail, simplemente pasa el ratón sobre el icono para el nombre del icono. Cuando estás leyendo un nuevo correo electrónico y desea marcarla como importante y ordenarla - puede hacer clic en la opción “estrella” y haga clic varias veces para cambiar el tipo de estrella. En este caso, he hecho clic cinco veces para marcar el mensaje como un importante correo electrónico informativo sobre mis planes de viaje Orbitz.

Más tarde, cuando se desea recuperar esos mensajes importantes desde el interior de la pila de la bandeja de entrada de mensajes de correo electrónico, simplemente realizar una búsqueda para el tipo escribiendo “tiene: azul-info” o cualquiera que sea el nombre del tipo de icono es - y sólo aquellos mensajes que `ve marcado logrará devuelto. Por ejemplo, aquí están todos los mensajes que he marcado como importantes correos electrónicos informativos.

Esto hace que sea muy fácil de encontrar rápidamente los mensajes que solían tener que buscar a través de su bandeja de entrada - ahorrando tiempo y evitando un gran dolor de cabeza.

Los correos electrónicos críticos, marca con Quick Links

Otra forma importante de organizar y realizar un seguimiento de los correos electrónicos críticos que usted sabe que tendrá que lidiar con el primer momento que puedas es habilitando la característica Quick Links en Gmail Labs. Esto establece cuentan con un simple Quick Links en el panel de menú izquierdo de su cuenta de Gmail.

Cuando se recibe un correo electrónico que usted sabe que va a tener que regresar y encontrar más tarde, simplemente haga clic en “Añadir enlace rápido” y Gmail registrará automáticamente la dirección URL de la imagen y añadirlo a la lista de menú de la izquierda. Se puede dar el texto del enlace cualquier título que desee.

Esta lista los enlaces de correo electrónico en la barra de menú de la izquierda con los títulos que ha elegido. Esta es una manera muy útil para evitar la necesidad de excavar en busca de esos correos electrónicos que tienen información importante como el número de teléfono de alguien que te han enviado por correo electrónico. Cuando es el momento de llamar a ellos, todo lo que tiene que hacer es clic en el enlace - no hay necesidad de tamizar a través de todos sus otros mensajes de correo electrónico para encontrar que la información importante.

Observe que hay opciones “X” junto a cada enlace rápido. Esto se debe a que esta característica es para salvar rápidamente la información que va a necesitar en el corto plazo. Una vez que usted ha utilizado la información, que es una muy buena idea para eliminar el vínculo rápido para que pueda mantener su lista de Quick Links tan cortos como sea posible. Se trata básicamente de un bloc de notas rápida para realizar un seguimiento de los correos electrónicos críticos que usted sabe que tendrá que volver a otra vez pronto.

¿Sabe usted de cualquier otros consejos útiles para ayudar a organizar y racionalizar la bandeja de entrada? Compartir sus propias ideas y consejos en la sección de comentarios.