Cómo asegurarse de que su firma de correo electrónico no dar la impresión equivocada

Decir adiós es tan difícil de hacer, ¿verdad? Es incómodo, ya veces es difícil. Bueno, puede que no haya ninguna instrucción para esas situaciones, pero al menos podemos ofrecer algunas instrucciones de cómo se puede decir adiós en un correo electrónico sin sentirse incómodo.

Un firma de email es para todos los efectos, su “adiós”. No es si abrazas a alguien o les da un apretón de manos. No es si sólo se les da su nombre, o les entrega su tarjeta de visita con toda su información de contacto incluida. Es la forma de hacer una impresión. O no.Usted también puede beneficiarse del poder de firmas de correo electrónicoUsted también puede beneficiarse del poder de firmas de correo electrónicoUna firma que dice algo acerca de una personalidad. Del mismo modo que dos personas apenas se escriben igual, sino que también firman de forma diferente. Así es como el "ciencia" de Grafología entró en vigor. Pero la era digital y el correo electrónico ...Lee mas

En este artículo, voy a compartir las cinco lecciones más importantes que he aprendido en el par de décadas que he estado comunicando con la gente en Internet. Curiosamente, los dilemas implicados con firmas de correo electrónico han existido desde que los primeros mensajes de correo electrónico fueron enviados a través de BitNet y FidoNet o incluso sistema de correo CTSS del MIT en la década de 1960, pero estoy divagando.

El correo electrónico ha estado con nosotros durante mucho tiempo. Entonces, ¿cómo hacer las cosas bien? ¿Cómo se inscribe sin mirar como un snob, sino también ofrecer información suficiente para que la gente sepa quién y qué son? Empecemos. En el momento en que estamos a través, usted tendrá una idea bastante clara de lo que quiere hacer con su propia firma de correo electrónico.

Lo que una firma de correo electrónico se supone que debe hacer

En estos días, en el proceso de envío por correo electrónico de personas, tengo 3 “niveles” diferentes de firma de correo electrónico. ¿Por qué? Bueno, hay tres niveles de relaciones para cubrir - todo, desde una breve nota a un amigo, todo el camino a un mensaje de correo electrónico de negocios formal de una empresa. Tres variaciones es realmente todo lo que necesita, y el propósito de estos deben ser los siguientes:

1. Una rápida sonrisa - Esta versión de la firma continúa correos electrónicos rápidos a amigos o colegas que envías correos electrónicos constantemente, varias veces al día.

2. La sonrisa y un apretón de manos - Esta versión de la firma va en mensajes de correo electrónico más largos para los compañeros de trabajo, donde su correo electrónico tiene que ser sólo un poco más formal.

3. Un apretón de manos firme y tarjeta de visita - Esto es para aquellos momentos en que necesita para escribir un correo electrónico formales relacionados con la empresa y proporcionar su título y toda su información de contacto.

Hay reglas no escritas a cada uno de estos tipos de firmas de correo electrónico. Rotura de los mismos, y no va a ser el fin del mundo. Si desea hacer una especialmente buena impresión, sin embargo, entonces usted querrá tomar la atención de algunos de estos consejos para cada tipo de correo electrónico que envíe.

La sonrisa Firma rápida

No siempre se necesita una firma de correo electrónico. Al menos, no siempre se necesita uno formal. Esto es igual que cuando estás caminando por un colega en el pasillo. Se les ve varias veces al día. Usted asiste a las mismas reuniones. Lo que realmente necesita para darles la bienvenida en el pasillo con un apretón de manos? No- mayoría de las veces se trata de una rápida “Hey Fred” y una sonrisa, si nada en absoluto. El que se traten de forma rápida a un colega para pedir consejo o por un consejo, puede que ni siquiera necesita una firma en absoluto. Si lo hace sentir la necesidad de cerrar la sesión, se puede llevar a mi enfoque, sólo su nombre precedido de un guión. No hay necesidad de cotizaciones floridas o títulos elaborados. La persona sabe quién eres, lo que eres, y cualquier cosa más allá de su nombre sería incómodo. Considerarlo como una conversación básica por el enfriador de agua, que por lo general acaba de terminar con algo como “bien, Nos vemos luego entonces!” Y una ola rápida. No se necesita nada más.

La sonrisa y un apretón de manos

El otro tipo de firma es una especie de híbrido entre formal e informal. Esta es la pregunta difícil de hacerlo bien. Estos pueden ser colegas que desea enviar por correo electrónico con solicitudes de negocios semi-formales, pero no quiero que piensen que está viniendo a través como un rígido. Que necesitan para apreciar la importancia del correo electrónico, pero no quieren que se preguntan si en realidad estás siendo amigos. Aquí es donde la firma sutil entra en juego. Estos por lo general se reducen en tamaño y casi imperceptible en el pie del propio correo electrónico. Uno de los mejores enfoques para esto es una firma que llamo el “one-liner”.

En esta versión, toda la información se divide con un carácter “|”. Esto podría ser tan simple como una dirección o correo electrónico, números de teléfono, el número de células o lo que sea. Debe ser breve, incluir sólo un poco de la información necesaria, y eso es todo. Incluso he visto algunas personas hacen de esta firma en una fuente que es más débil que el resto del correo electrónico - tal vez en gris. Otro enfoque que he incluido es una muy breve de dos forro. Básicamente, un nombre y una forma de contacto que podría ser un único número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
Obviamente, esta es para los beneficiarios que ya saben lo que eres, lo que la empresa que trabaja, y sólo les envía uno de los muchos mensajes de correo electrónico de correspondencia. Proporciona la “sensación” de un correo electrónico amable, pero si la persona necesita ponerse en contacto con usted y no puede mantener su número en su Rolodex (qué la gente todavía utiliza los ...?), Luego está su información de contacto al pie del correo electrónico, derecho a su alcance.

Un apretón de manos formal

Por supuesto, existen aquellos momentos en los que se traten fuera de la empresa, o tal vez que se traten en el interior de la empresa acerca de algo oficial que requiere la conversación que ser formal. Es como usar un traje formal, al asistir a una ceremonia de premios para sus colegas. Antes de cubrir lo que debe hacer en estos casos, es más educativo para cubrir lo que no se debe hacer en primer lugar. Sí, usted debe proporcionar información de contacto, como su nombre de la empresa, sitio web y dirección de correo electrónico, pero no es necesario exagerar. ¿Hay realmente una necesidad de proporcionar cuatro números de teléfono diferentes, incluyendo una máquina de fax?

No, proporcionará suficiente información de contacto para que hay varios métodos para comunicarse con usted - e-mail, teléfono, o tal vez incluso a través de un sitio web - pero no se deje llevar. Proporcionar una lista de números de teléfono hace que parezca que eres tan móvil que usted nunca está en su oficina y demasiado difícil entrar en contacto.

Otro error común es aparentar ser un promotor de sí mismo. La gente como esta se sobrecargue sus firmas de correo electrónico con sus cuentas de redes sociales hasta el punto donde la firma tiene más de 10 líneas de largo y sobre todo lleno de libre comercialización.

Otra manera de dar un horrible impresión es utilizar todo tipo de colores de moda y fuentes en su dirección de correo electrónico. Es difícil de lograr algo así fuera, ya que los colores deben coincidir, y las fuentes tienen que mirar a la derecha. Desafortunadamente, muchas personas no tienen idea de cómo hacer coincidir los colores adecuadamente, y su firma de correo electrónico termina pareciéndose a algo salido de una fábrica de Willy Wonka.

Esta especie de payaso-firma es poco profesional y cualquiera lo envía a pensará que no tiene idea de lo que estás haciendo, no importa en qué campo que se encuentra. Por lo tanto evitar colores extravagantes. Mantenlo simple.

Lo que puede hacer la derecha

Entonces, ¿Cómo es una buena firma de correo electrónico formal, como si quiere hacer una buena impresión? Ir con la información básica requerida, mantener el formato y el estilo simple, y don`g exagerar con la información.

He aquí un ejemplo. Éste incluye 4 líneas - nombre, compañía, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Eso es.

Esta persona utiliza texto sin formato, y mantenerlo a sólo cuatro líneas hace que sea encontrado tan elegante y profesional.

Con mi propia dirección, voy un poco más en mantener la firma modesta mediante el uso de la cursiva y la decoloración que a gris oscuro. Mantener un tono más claro que el propio texto del correo electrónico le dice al receptor que se tiene en cuenta su propia información secundaria al mensaje en sí mismo. Es un sutil toque de humildad.

Además, los títulos sólo se deben utilizar cuando son relevantes para la conversación en la mano. En la mayor correspondencia relacionada con mi propio sitio web, la gente necesita saber que soy el propietario del sitio, por lo que el título es importante. Sólo suficiente información se incluye para el contacto rápido - de correo electrónico y número de teléfono, eso es todo.

Otro ejemplo es la firma que utilizo para ambos correspondencia interna y externa de MakeUseOf.

Aquí, en realidad waffled entre usar el título o no. Por lo general, sólo es importante en las comunicaciones de correo electrónico externas y marginalmente importante en algunas comunicaciones internas. Empecé a cabo utilizando dos versiones - una para externo y otro para uso en interior - pero cansé de cambiar manualmente entre los dos, que decidí seguir con la anterior. A riesgo de aparentar ser auto-importancia, que sigue apareciendo difuminada y secundaria. También hace uso del carácter “|” se mencionó anteriormente, un pequeño toque de color para hacer que el nombre del sitio web se destacan, y decidí ser valiente y añadir una quinta línea para una cotización.

Dar con la firma de correo electrónico perfecta que representa lo que eres, lo que haces y cómo ponerse en contacto se puede tomar un poco de ensayo y error, pero una vez que lo haga bien, se siente bien saber que usted está poniendo su mejor pie adelante en todos los correos electrónicos que usted envía.6 consejos para sacar más provecho de firmas en Gmail6 consejos para sacar más provecho de firmas en GmailLee mas

¿Cuáles son sus consejos para una mejor firma de correo electrónico? ¿Qué cosas te gusta o disgusta de otras firmas que has visto? Compartir sus pensamientos en la sección de comentarios!