¿Cómo integrar datos de excel en un documento de word

Durante su semana de trabajo, es probable que haya un montón de veces en que sienta que copiar y pegar información de Excel en Word, o al revés.

Así es como la gente a menudo producen informes escritos sobre la base de datos que se acumulan y se actualizan en una hoja de cálculo de Excel. Hemos ofrecido una gran cantidad de consejos muy interesantes y herramientas para Excel largo de los años, como el artículo de Saikat en la producción de gráficos de aspecto profesional, y el artículo de Steve en fresco plantillas de Excel para la gestión de proyectos.Cómo crear atractivos gráficos de aspecto profesional utilizando la tabla de herramientas del MS Word 2010Cómo crear atractivos gráficos de aspecto profesional utilizando la tabla de herramientas del MS Word 2010Gráficas, como una forma ilustrada de mostrar datos y cifras aburridas, siempre ha ayudado a embellecer documentos de Word profesionales. lectores de cartas de ayudar a comparar los datos y entender las tendencias con un solo vistazo. Pero, ¿cómo crear ...Lee mas

En este artículo, voy a bucear un poco más en el fondo de VBA scripting que le permite conexiones entre los datos que pueden ser almacenados en un archivo de Excel y documentos de Word en el que puede estar produciendo informes en realidad el programa.

De hecho, es sorprendentemente fácil de integrar los datos de Excel en Word una vez que sabes cómo agregar las referencias adecuadas, y cómo diseñar la sintaxis del fondo del código VBA.

Integración de datos de Excel en su documento de Word

En este ejemplo, voy a empezar con una maniobra sencilla hoja de cálculo Excel. En realidad, el archivo de Excel puede consistir en múltiples hojas de cálculo con gran cantidad de datos, no importa.

Siempre y cuando usted sabe dónde residen los datos en la hoja de cálculo, usted será capaz de alcanzar y agarrar usando VBA.

Esto es lo que muestra una hoja de cálculo se parece. Es una lista de los gastos totales que se han calculado a lo largo de todo el año.

Ahora, digamos que usted tiene un gerente que le gustaría ver un informe con un formato agradable que describe los gastos, la agrupación de las partidas que y poniéndolo todo en un diseño que es un poco más agradable a la vista (y más fácil para los grandes arriba comprender).

Usted puede hacer esto mediante la incorporación de objetos como cuadros de texto o etiquetas en el documento de Word. Cuando estás en Word, haga clic en el Desarrollador pestaña del menú, y luego seleccione “Modo de diseño”En la caja de controles. Utilizar el Herramientas heredadas icono desplegable para encontrar donde se puede insertar etiquetas en el documento.

Una vez que tenga la etiqueta colocada en el documento donde desee (no siempre es una tarea fácil), ya está listo para programar la fuente de datos. Pero primero tendrá que nombrar la etiqueta para que la VBA puede identificarla. Haga clic derecho en la etiqueta y entrar en propiedades. Encuentra el "(Nombre)" campo y lo llaman algo que recordará.

Ahora, agregue un botón de comando de la lista desplegable Herramientas misma Legacy, colocarlo en el documento y haga doble clic para abrir el editor de VBA. Al llegar a su código de trabajo posterior, puede modificarlo para que el código se ejecuta en el evento de Documento Abierto (). Verá que en los cuadros desplegables objeto en la ventana del editor.

Para empezar a conectar Palabra a Excel, tendrá que hacer referencia a Excel. Haga clic en Herramientas, y entonces referencias. Desplazarse por la lista hasta que vea el “Microsoft Excel 12.0 Object Library”Y seleccionarlo.

Una vez hecho esto, el resto es sólo una cuestión de escribir un ridículamente simple script de VBA para introducir datos desde una hoja de cálculo Excel y actualizar automáticamente el título de la etiqueta con los datos. He aquí cómo funciona.

Vídeo: Excel 2013 - Cómo pasar datos de un documento Word a una tabla Excel.

Private Sub CommandButton1_Click () Dim objExcel Como Nueva Excel.ApplicationDim exWb Como Excel.WorkbookSet exWb = objExcel.Workbooks.Open ("c: temp expenses.xls") ThisDocument.yrTotal.Caption = exWb.Sheets ("sheet1") .Cells (12, 2) exWb.CloseSet exWb = NothingEnd Sub

Ver cómo funciona? El objeto de la aplicación “exWb” Excel abre el archivo de Excel en la ruta de acceso que proporciona, y que va a ir a la derecha en el número de hoja y celda específica, extraer los datos, y lo coloca en la propiedad Caption de la etiqueta que usted nombró “yrTotal“.

Aquí está la macro VBA en acción.

La parte más difícil de tratar con etiquetas en Word es que a veces es difícil para alinearlo al final de una frase o junto con cualquier otro texto.

Una forma de superar que es en realidad incorporando parte del texto junto con los datos en el mismo código VBA. Como se puede ver aquí, he puesto el texto estático a la derecha en la Leyenda cuando se crea la propia etiqueta.

Ahora, todo lo que tiene que hacer es incluir ese texto cuando se actualiza la etiqueta con la secuencia de comandos de VBA, y simplemente añadir los datos del archivo de Excel al final de ese texto. Esto es lo que ese tipo de código se vería así.

Dim objExcel Como Nueva Excel.ApplicationDim exWb Como Excel.WorkbookSet exWb = objExcel.Workbooks.Open ("c: temp expenses.xls") ThisDocument.yrTotal.Caption = exWb.Sheets ("sheet1") .Cells (12, 2) ThisDocument.totHotels.Caption = "hoteles: " & (exWb.Sheets"sheet1") .Cells (5, 2) ThisDocument.TotDining.Caption = "Comer fuera: " & (exWb.Sheets"sheet1") .Cells (2, 2) ThisDocument.totTolls.Caption = "peajes: " & (exWb.Sheets"sheet1") .Cells (3, 2) ThisDocument.totFuel.Caption = "Combustible: " & (exWb.Sheets"sheet1") .Cells (10, 2) exWb.CloseSet exWb = Nada

Puede utilizar la concatenación de cadenas “&”Símbolo para colocar conectar el texto estático con los datos extraídos de la hoja de cálculo de Excel. Esto es lo que los resultados finales se ven como en el documento de Word actualizada.

Vídeo: COMO APRENDER A MANEJAR EXCEL: INSERTAR UN TEXTO DESDE WORD A EXCEL

De nuevo, si usted no quiere tener un botón grande, feo gris comando en el documento de Word, simplemente tener la secuencia de comandos de actualización de datos se ejecutan en Document.Open (), y todo va a tener lugar detrás de las escenas.

De hecho, en muchos casos se puede crear el documento inicial una vez, y entonces nunca tenga que crear de nuevo. Todo lo que tiene que hacer es abrirlo, y todas las etiquetas se actualizará automáticamente para usted con los datos del archivo de Excel actualizada. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en Imprimir y envíe el informe a su gerente. Un informe de 30 minutos solo se convirtió en una copia impresa 1 minuto!

¿Puede pensar en otros usos interesantes para esta técnica de integración de datos con VBA? Compartir algunas de sus propias ideas y pensamientos en la sección de comentarios.

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