Convertirse en un usuario de outlook pro evitando errores comunes

Si trabaja en un entorno típico de oficina, las probabilidades son bastante buenas que el sistema electrónico es una Sever Exchange y que el cliente de correo de elección es la de Outlook. Hemos cubierto de Outlook aquí en MUO desde unos pocos ángulos, incluyendo Diario de Outlook y copias de seguridad de sus datos de Outlook. Incluso hemos cubierto algunos scripts VBA fresco en Outlook donde se puede exportar su tareas en una hoja de cálculo de Excel.Realizar un seguimiento de correos electrónicos, llamadas telefónicas y tareas con Outlook DiarioRealizar un seguimiento de correos electrónicos, llamadas telefónicas y tareas con Outlook DiarioDesde Outlook es casi tan comunes como Word y Excel en la mayoría de los equipos de trabajo de todo el mundo, me gustaría compartir con ustedes algunos consejos acerca de cómo se puede utilizar el genial Diario ...Lee mas

En este artículo, voy a echar un vistazo más de cerca el propio cliente de Outlook y algunos de los errores de Outlook comunes que las personas a menudo son víctimas. Afortunadamente, hay algunos incorporado en las herramientas que se pueden utilizar para tratar de protegerse a sí mismo de hacer uno de esos errores en el trabajo que le llevará mucho tiempo para vivir abajo.

¿Cuáles son algunos de esos errores? ¿Qué hay de golpear “responder a todos”A uno de esos correos electrónicos en masa y hacer un tonto completo de ti mismo? ¿Cómo escribir algo rápidamente en el calor de la pasión a su jefe que te arrepientes por completo el momento de hacer clic en "enviar“? Hay tantas situaciones que la gente por ahí que pueden relacionarse con este tipo de situaciones, y mucha gente tiene sus propias historias de horror de correo electrónico. Por lo tanto, tiene sentido que Microsoft podría incorporar algunas herramientas importantes para ayudar a proteger contra los errores de Outlook comunes.

Los peligros de correo electrónico

Hay tres peligros de correo electrónico que voy a cubrir en este artículo - el envío de correo electrónico que te arrepientes que el momento en que lo envía, el envío de un correo electrónico a la persona equivocada, y, finalmente, que el viejo respuesta, todo error que tantas personas están culpable de.

El correo electrónico que le lamenta envío

Usted sabe lo que, todos tenemos esos días. Sin embargo, se obtiene otro correo electrónico de un jefe o compañero de trabajo que sólo le frota el camino equivocado. Usted ha tenido una mala mañana, o que no termine su primera taza de café, sin embargo, y de manera que pegarle respuesta y simplemente dar rienda suelta a toda su frustración y enojo en una, horrible de correo electrónico.

5 minutos y varias malas palabras-después, termine de que el correo electrónico y con apenas una pausa, se hace clic en “Enviar“. Entonces, después de estar sentado en la satisfacción presumida durante unos tres o cuatro segundos, comienza a abrirse paso en exactamente lo que acabas de hacer - y las posibles consecuencias. Uno se da cuenta, con una sensación de hundimiento de su estómago, que realmente no debería haber envió.

No tengas miedo, Outlook viene con una herramienta muy fresco sólo para este tipo de cosas - a menos que usted tiene que hacerlo por su cliente antes de que hace este error emocional, no después. Yo lo llamo el “seguro de correo electrónico de retardo”. Para activarlo, basta con hacer clic en “Información del archivo”Y hacer clic en“administrar reglas & alertas“.

Básicamente, lo que vamos a hacer aquí es crear una regla que retrasa todos sus correos electrónicos salientes durante 5 minutos. Esto le da un poco de seguro de “enfriamiento”, por lo que se puede evitar que esos errores suceda antes de que sucedan.

En la pantalla Reglas de correo electrónico, haga clic en “Nueva regla…”

A continuación, haga clic en “Aplicar la regla de los mensajes que envío“. Esto se aplicará el retraso a cada correo electrónico que envíe el momento de hacer clic en el “Enviar”Botón.

En el siguiente paso en el Asistente para reglas, usted tiene la opción de limitar el número de mensajes salientes esto se aplica a. Por ejemplo, puede ser importante sólo los mensajes, o con ciertas palabras en el cuerpo de su mensaje (tal vez la comprobación de ciertas palabras opción maldición que le gusta usar?)

En este ejemplo, voy a simplemente aplicarlo a todos los mensajes salientes, para que haga clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en “Sí” en el mensaje de advertencia.

Por último, seleccione “diferir la entrega por un número de minutos", clickea en el "un número”Enlace, y establecer el período de retardo a cualquier cantidad de tiempo que usted piensa que le tomará para refrescarse y cancelar el mensaje antes de que realmente se envía.

En el paso final, se puede aplicar excepciones a esta regla para que no retrasará los mensajes enviados a ciertas personas (como un ejemplo). Por ejemplo, sé que puedo escribir casi cualquier cosa que quiero a mi amigo Juan, y él no se va a enojar conmigo. Somos mejores amigos después de todo - así que voy a hacer una excepción para los mensajes con su dirección de correo electrónico en el campo “receptor”.

El nombre de su regla de retraso, y ya está bueno para ir (no se olvide de activar la regla).

Ahora, cada vez que envíe un correo electrónico, se sentará en el buzón de salida durante 5 minutos. Por lo tanto, si se decide después de un minuto o así que enviar el correo electrónico era en realidad un gran error, se puede entrar en la bandeja de salida y borrar el mensaje - y evitar una crisis mayor.

Verificar quién es su mensaje va a

Hay un error comunes que se cometen al enviar rápidamente mensajes de correo electrónico a la gente - es probable que haya experimentado por sí mismo. Uno va a enviar un correo electrónico a un amigo que se llama, por ejemplo, Ryan Dube por ejemplo. Por lo que el tipo de “ry” y tres nombres que coinciden con la lista de contactos mundial servidor de Exchange o desde su lista de contactos personales van a plantear.

Porque estás tan apurado, selecciona accidentalmente “Bryan Dube“, Y proceder a escribir sobre su escapada de fin de semana en Las Vegas. Usted detalle cuidadosamente todas las cosas que hizo allí - usted sabe, todas las cosas que se supone que permanecer en Las Vegas? Hace clic “Enviar", abre tu "Expedido”Caja para asegurarse de que fue a su compañero de bien, y luego te das cuenta de que ha enviado a la persona equivocada. Lo que es peor - Bryan Dube pasa a ser el presidente de la empresa que había enviado a algunos de correo electrónico masivo la semana pasada (por eso se presentó como contacto desplegable).

Sí, eso se llama ser atornillada.

En su lugar, hacer uso de un poco de pro-punta conocida como Control-K hacia la derecha después de escribir el primer par de letras del nombre de su amigo. Esto abre la “comprobar nombres”Herramienta y le permite seleccionar en realidad el nombre de la persona de la lista oficial de contacto.

Esto puede sentirse como un paso adicional en un primer momento, pero para aquellos mensajes especialmente sensibles, es un paso adicional muy importante. Se le permite confirmar y asegurar que el mensaje de su escritura va a la persona correcta.

Deje sugerencias de correo electrónico que le avise de los errores de Outlook Común

En lo personal, creo sugerencias de correo electrónico es uno de los grandes inventos jamás construido en Outlook. Sugerencias de correo electrónico le protege de una larga lista de temas por los que le advierte acerca de cosas como si el destinatario va a enviar un correo electrónico a es en realidad un grupo con un gran número de destinatarios (que le protegerá de la respuesta, todo error), ya sea que le estamos enviando un correo electrónico a alguien fuera de la compañía, y consejos informativos similares.

Para activar sugerencias de correo electrónico, sólo tiene que ir a Opciones de Outlook, seleccione “Correo”Y luego desplazarse hacia abajo hasta que vea el“Opciones de sugerencias de correo electrónico”Botón.

Vas a ver todas las cosas que hace por ti sugerencias de correo electrónico en este cuadro Opciones. Si te gusta todo lo que ves, confirmar que “mostrará automáticamente”Está seleccionado y haga clic en OK.

Sugerencias de correo electrónico realmente puede ser un salvavidas. Cuando los correos electrónicos críticos en rollo, obtendrá propina que este es uno es posible que desee responder. También le indica si se ha llegado a un sistema automatizado que reenvían automáticamente el correo electrónico a usted - una característica agradable para la gente de TI que han establecido reglas de reenvío automático de diferentes scripts que controlan los sistemas informáticos y servidores.

Sugerencias de correo electrónico también le aconsejará cuando se está tratando de enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico válida, o a una dirección que contiene un gran número de destinatarios. Sugerencias de correo electrónico puede salvarlo de cometer errores de correo electrónico común en demasiadas maneras a la lista aquí.

Sólo el uso de estas tres importantes pro-herramientas en Outlook podría salvar su vida - o por lo menos su orgullo. Habilitar y usarlos, y ahorrarse el dolor de cabeza de este tipo de errores de Outlook comunes. Incluso podría salvar su carrera!

¿Alguna vez ha cometido errores embarazosos de correo electrónico donde consejos como éstos os hubiera salvado? Compartir sus experiencias en la sección de comentarios!