Automatizar la oficina con la combinación de correspondencia para crear etiquetas de dirección, insignias profesionales de nombre y más

¿Todavía usa copia&pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación, o documentos personalizados de otra manera? Permítanos mostrarle un sencillo la automatización de Microsoft Office herramienta que le ahorrará horas!Cómo utilizar Microsoft Word para automatizar los correos Los correos electrónicosCómo utilizar Microsoft Word para automatizar los correos Los correos electrónicosSi bien hay un montón de cosas que no me gustan de Microsoft Word, hay muchas más cosas que me gustan de él. En particular, me encanta la capacidad de automatizar muchas de las tareas que los ...Lee mas

Unificación de correo es una técnica de Microsoft Office para transferir automáticamente los nombres y las direcciones individuales de una tabla en una plantilla personalizada para producir documentos como tarjetas de identificación y etiquetas de dirección. Ya sea que esté el envío de invitaciones a una fiesta familiar o enviar por correo los nuevos datos de contacto a una gama de clientes en el trabajo, no hay mejor manera de automatizar el proceso mediante el uso de la combinación de correspondencia.

Preparar el Documento Original

En primer lugar, se necesita un grupo de contactos a la fuente de sus datos. Vamos a crear una hoja de cálculo Excel para hacerlo, con columnas individuales para cada pieza de información que desea tener acceso. Voy a estar utilizando Excel y Word de la suite Office 2007, pero el proceso es básicamente el mismo en las versiones más recientes de Office. Para mis propósitos, he elegido nombre, compañía, dirección, ciudad, estado y código postal - pero dependiendo del tipo de proyecto que está trabajando, es posible que también desee incluir diferentes detalles.

Lo crucial es que la información de cada persona está dividida en columnas separadas, con el tipo de información contenida en cada columna añadida como un título en la fila superior. Esto nos permitirá elegir qué credenciales que utilice - por ejemplo, puede ser que sólo se necesita saber el nombre de una persona y la compañía de una tarjeta de identificación, sino que requieren toda su dirección si luego queremos imprimir una etiqueta de dirección más tarde.MovingLabelKit: Descarga gratis para imprimir etiquetas en movimiento MovingLabelKit: Descarga gratis para imprimir etiquetas en movimiento Lee mas

Seleccionar datos de origen

El siguiente paso es poner de relieve todas las celdas que contienen información, y luego para seleccionar definir nombre en el fórmulas lengüeta.

Puede hacer que el nombre que usted quiera, sólo asegúrese de que es algo que recordará más tarde. Si se trata de información que es muy probable que mirar hacia atrás a meses y años la línea, podría valer la pena poner una breve descripción en el Comentario campo para refrescar la memoria en una fecha posterior.Cómo construir un cerebro-Impulsar Hábito En 2015Cómo construir un cerebro-Impulsar Hábito En 2015En 2015, dar a su cerebro un impulso. Es más fácil de lo que piensa y toma sólo unos minutos de su vida de cada día - algo que puede fácilmente convertirse en un hábito.Lee mas

Una vez hecho esto, guarde la hoja de cálculo y la cabeza a la Palabra de abordar el siguiente paso de la combinación de correspondencia.

Vídeo: Combinar correspondencia en Word: Modificar los formatos de los campos numéricos y de fecha.

Configuración de Mail Merge En Word

En Word, vaya a la ficha correspondencia y seleccione Iniciar Combinar correspondencia, a continuación, elegir el tipo de documento que va a crear - en mi caso, una etiqueta.

Seleccione una plantilla Matching

Si eres trabajando en un sobre o una etiqueta, usted va a imprimir en papel no estándar, por lo que se le presentará con una pantalla que tiene más opciones para el tipo seleccionado de documento. Asegúrese de que está utilizando la bandeja predeterminada de la impresora - a menos que esté utilizando una bandeja diferente intencionalmente - y luego elegir el número de productos de la etiqueta o el tamaño y el diseño de la envolvente que va a utilizar, por lo que la Palabra puede aplicar la plantilla correcta para el documento.

Importación de datos Fuente

Después, es el momento de comenzar a importar los contactos desde la hoja de cálculo se configura para empezar. Haga clic en Seleccionar destinatarios en el Envío ficha y, a continuación, seleccione Usar lista existente. Se le presentará con una ventana del explorador - sólo tiene que navegar a donde guardó la hoja de cálculo. Cuando se selecciona el archivo de Excel, se le solicitará que seleccione la tabla que desea usar-elegir el que se ha definido anteriormente en el proceso.Hack Windows Explorer para aumenta la eficienciaHack Windows Explorer para aumenta la eficienciaExplorador de Windows - conocido como el Explorador de archivos en Windows 8 - es una aplicación que es probable que pase una buena cantidad de tiempo en Incluso los frikis de Windows que evitar el uso de cualquier otro programa de Microsoft tienden ....Lee mas

En este punto, vale la pena hacer clic en Asignar campos en el Escribir & Insertar campos cinta para asegurar que toda la información contenida en la hoja de cálculo se ha identificado correctamente. campos que se utilizan comúnmente como Nombre y Dirección es probable que se han recogido de forma automática, pero vas a ser capaz de remediar algo más complejo o inusual aquí, si es necesario.

Vídeo: Combinación de Correspondencia Word 2010 - 05 Creando Etiquetas

Insertar datos en la plantilla

Ahora se puede empezar a aplicar la combinación de correspondencia. Seleccionar Bloque de dirección o Línea de saludo desde el Escribir & Insertar campos cinta y se le dará opciones en cuanto a lo que la información de su documento incluirá. Desde que estoy creando una etiqueta, no necesito un saludo para ser incluido, por lo que he seleccionado Bloque de dirección.

Si hubiéramos elegido para introducir nombres en la hoja de cálculo inicial, como nombre, apellido y similares por separado, el Insertar el nombre del destinatario en este formato de diálogo nos daría una gran cantidad de opciones en cuanto a la manera de presentar esta información. Esto es estrictamente opcional, pero si desea más opciones en esta etapa entonces vale la pena considerar. Por encima, he anula la selección de la Inserte nombre de la empresa opción porque mis etiquetas son para un correo personal.

Si usted está buscando un poco más control sobre el diseño del documento, en lugar de seleccionar Bloque de dirección, puede insertar pieza a pieza utilizando la información Insertar campo de combinación y seleccionar qué información en particular que desea añadir a su documento. A continuación, puede seleccionar Vista previa de resultados a echar un vistazo a su producto final - si estás la creación de una hoja de etiquetas, recuerde hacer clic Las etiquetas de actualización en el Escribir & Insertar campos la cinta para que su página entera refleja su trabajo.

formato de Documento

Ahora, todo lo que queda por hacer es hacer que su documento tenga el aspecto que desea - se puede jugar con los tipos de letra, tamaños de fuente y similares tal como lo haría cualquier otro documento de Word. Si se trabaja con etiquetas, sólo tiene que editar la Palabra Label- superior izquierda hará que los cambios en el resto de las entradas en el documento como siempre que se recuerde que volver atrás y hacer clic Las etiquetas de actualización en el envíos pestaña vez que haya terminado.

Finalizar el documento

Cuando esté satisfecho con el aspecto de su documento, regresa al envíos pestaña y seleccione Terminar & Unir. Se le dará la opción de editar los documentos de forma individual, imprimirlas de inmediato o exportarlos a una aplicación de correo electrónico para ser enviados electrónicamente.

Combinar correspondencia tiene muchas aplicaciones

Una vez que esté familiarizado con el proceso básico de combinación de correspondencia, puede crear correos más complejos utilizando los mismos conceptos clave. Una base de datos bien cuidada lleno de información de contacto se puede utilizar una y otra vez para producir estos documentos - y usted puede ahorrar una gran cantidad de tiempo en el proceso.Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?¿Qué herramienta se debe utilizar para gestionar los datos? Access y Excel tanto función de filtrado de datos, comparación y consulta. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades.Lee mas

¿Tiene una punta de combinación de correspondencia que nos perdimos? Otra forma de producir un correo que ahorra aún más tiempo? Háganos saber en la sección de comentarios.