Cómo utilizar los correos de microsoft word para automatizar mensajes de correo electrónico

Vídeo: Cómo programar el envío de correos electrónicos desde Gmail

Si bien hay un montón de cosas que no me gustan de Microsoft Word, hay muchas más cosas que me gustan de él. En particular, me gusta la flexibilidad son las herramientas de dibujo, las plantillas incluidas para cosas como las cartas y hojas de vida, y sobre todo, me encanta la capacidad de automatizar muchas de las tareas que se hacen a menudo. Una de esas tareas es el envío de informes o mensajes de correo electrónico.

La mayoría de nosotros nos enfrentamos a un trabajo donde se tiene que enviar un informe a todo un equipo de personas. Lo que es peor es que a veces tienes que enviar correos electrónicos adaptados individualmente a cada persona con información concreta respecto a ellos. Tal vez del 80 al 90% de la verborrea es la misma, pero que el 10 o el 20% específico para la persona es único - por lo que se encuentra pasando horas redacción de correo electrónico después de correo electrónico.

El envío de correos electrónicos automatizados

En el pasado, Escribí acerca de cómo usted podría automatizar Google Analytics para enviar informes programados, que luego podría transmitir a su jefe o cliente. Pero la forma de automatización que voy a mostrar hoy es un poco diferente. En lugar de producir los datos para usted, la palabra va a llenar automáticamente los datos de la persona en su lista de contactos, mientras que le permite llenar rápidamente en los datos o la información que desea enviar a esa persona. Esto hace que el correo electrónico se siente personal y directo, pero al mismo tiempo no se están gastando horas escribiendo hasta decenas o cientos de correos electrónicos personales y directos.Cómo poner Google Analytics para trabajar para usted con los informes de correo electrónicoCómo poner Google Analytics para trabajar para usted con los informes de correo electrónicoLee mas

Para empezar, en Word (en mis ejemplos es la Palabra 2007), haga clic en “envíos”Y luego en“Iniciar Combinar correspondencia.”

El asistente no es necesario, pero es bueno porque le ayuda a recordar todo lo que tiene que hacer. En primer lugar, elegir una plantilla que desea utilizar para su informe genérico.

Palabra tiene un montón de buenos estilos y diseños. Una vez que elija su plantilla, basta con hacer clic en OK. Ahora toda su informe está escrito para ti, todo lo que tiene que hacer es llenar en el texto. Cuando se trata de la fecha, asegúrese de elegir “hoy” para que el documento utiliza siempre la fecha de hoy cada vez que se vuelve a crear más tarde.

Cuando se elige la lista de destinatarios para recibir estos mensajes de correo electrónico, puede utilizar los contactos de Outlook actuales, una lista de contactos actual que ha exportado desde otro lugar, o crear una nueva lista de contactos.

En mi ejemplo, he seleccionado los destinatarios de mis contactos de Outlook actuales.

Ahora que tiene sus destinatarios seleccionados, que va a decir el documento de información que debe retirarse de la información de contacto y automáticamente integrar en el informe. Esto se hace haciendo clic en el “Insertar campo de combinación”Botón.

Por ejemplo, estoy creando un informe sobre un sitio web específico para un cliente, por lo que he definido ese sitio web en sus datos de contacto, y aquí estoy contando Palabra de utilizar esa URL en el informe.

Si está utilizando Outlook, no se olvide de que los contactos de Outlook ofrece Campos de usuario, donde se puede insertar cualquier información que desee para esa persona.

Esto es útil cuando la información que desea incrustar para esa persona no se encuentra en los campos de la lista de contactos.

La cosa más fresca sobre la palabra correspondencia de Microsoft es que, básicamente, crear campos de “relleno” para las partes del informe que son únicos para cada persona.

Así como se está escribiendo el mensaje genérico y se llega a un lugar donde se tiene que escribir algo que tendría datos específicos correspondientes a esa persona, basta con hacer clic en “Reglas" y elige "Fill-in“. Esto le permite definir la cuestión inmediata y una respuesta por defecto. Lo que sucederá es cuando se carga hasta su documento automatizado, se le pedirá que rellene cada uno de los campos de relleno para cada destinatario.

Una vez que haya terminado de crear su correo automatizado, el documento constará de algunos campos que rellenar automáticamente en base a los datos del destinatario del contacto, y otros campos se llenará en la base de lo que has especificado para obtener información.

Para cada documento, puede enviar rápidamente el informe de correo electrónico desde Word haciendo clic en el botón de Outlook en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionando “Enviar correo electrónico”(O enviar como archivo PDF adjunto), y ya está!

Usando esta técnica, se le reduces tu trabajo correspondencia por lo menos el 50% o más. En la delantera él se puede tomar algún tiempo para obtener el documento establecido perfectamente, pero todas las semanas o meses que tiene que emitir el informe, que será muy feliz de que usted pone en el esfuerzo.

Dar Microsoft Word correspondencia una oportunidad y háganos saber cómo ha ido. ¿Se le ahorrará tiempo? Compartir sus propias experiencias con él en la sección de comentarios!