Una guía rápida para empezar a trabajar con microsoft access 2007

Hay ideas conflictivas acerca de lo difícil que es hacer uso de Microsoft Access. Una escuela de pensamiento sugiere que es difícil, complejo, y más allá de la gente normal. La otra es que es tan fácil de usar como Excel.

Estoy aquí para decirle la verdad. Y que se encuentra en algún lugar entre los dos. El acceso requiere más esfuerzo para familiarizarse con que una hoja de cálculo, pero no es difícil, y es muy poderoso.

Puede empezar aquí. Después de esta introducción de Microsoft Access tutorial, voy a seguir con puestos en las distintas partes que componen acceso, y que muestran cómo ahorrar tiempo y esfuerzo.

Un acceso Tutorial de Microsoft: Comenzando por el principio

En primer lugar, una teoría poco aburrido. Voy a hacerlo lo más rápido que pueda, y espero que no le dolía demasiado.

Microsoft Access es un RDBMS (Relational Database Management System). A menudo se llama una base de datos, que ese término se refiere a la información que tenga en ella. Es como la diferencia entre una hoja de cálculo Excel y el propio particular.

Como un RDBMS va, el acceso es decididamente en el extremo más pequeño de la escala. No es ideal para las bases de datos más grandes que cerca de 2 GB, y no hacer frente terriblemente bien con una base de usuarios simultánea de más de alrededor de media docena.

Pero dentro de estos límites, es difícil encontrar algo más integral para el precio, y muchas personas ya tienen el producto, si tienen una versión aplicable de Microsoft Office.

Para aquellos de ustedes que han utilizado Excel, o casi cualquier otra hoja de cálculo, hay algunas diferencias fundamentales para entender, y luego aprovechar.

En primer lugar, los datos y la pantalla están separados en Access. Es decir, no da formato a los datos para verte bien, o para ser fácil de entrada. En lugar de ello, se estructura que tenga sentido, y luego diseñar formularios e informes separados para enviar los datos.

En segundo lugar, no lo hace (en general) los cálculos de las tiendas. Almacenar los datos en bruto, y realizar cálculos cuando los necesite.

Vídeo: Completo Tutorial Microsoft Access 2010 HD

En tercer y último por ahora. Es muy fácil en Excel para hacer frente a una excepción. Por ejemplo, si usted tiene una columna que está llena de valores numéricos, es bastante simple en una sola fila, para decidir que poner la palabra “~Jim` en la celda vez tiene más sentido. No se puede hacer eso en cualquier base de datos Access con sensatez diseñado, por lo que la planificación es más importante.

Para conseguir su cabeza alrededor de esto, algunas breves resúmenes de las distintas partes de Acceso. No todos deben tener sentido la primera vez que pasa. Voy a cubrir cada uno de estos en profundidad con postes separados pronto.

Hay una suposición de todo el camino a través de esta serie de mensajes que usted tiene cierta familiaridad con Excel o algo similar. Si usted ha pasado las últimas décadas bajo una roca, pasar algún tiempo encontrar una posición cómoda con Excel primero. Te gracias a mí más tarde. También voy a suponer que desea crear una base de datos local para los usuarios de Windows, a pesar de acceso también puede construir bases de datos web.

Hemos escrito algunos útiles artículos de Excel antes, así que no dude en tomar un paseo a través de ellos. Nosotros le podemos ayudar con calendarios, presupuestos, gráficos y impresión. Incluso escribí una pieza corta sobre el uso de la llenar mango Para ganar tiempo.Cómo hacer una plantilla de Calendario En ExcelCómo hacer una plantilla de Calendario En ExcelSiempre se necesita un calendario. Le mostramos cómo crear su propia plantilla personalizada gratis con Microsoft Excel.Lee mas

Mesas

Estos son los bloques de construcción básicos de una solicitud de acceso, y la parte que funciona más como una hoja de cálculo.

La planificación se requiere, sin embargo, porque hay que decidir cómo todas las columnas van a trabajar antes de empezar.

Aquí hay algo para trabajar a través de su mente antes de que volvamos a esto en detalle más adelante en este tutorial de Microsoft Access. En su mayoría, con Excel, que está tratando con una sola hoja de cálculo.

En Access, por lo general, implican una serie de tablas. A veces, un número significativo. Las tablas de acceso pueden ser unidos entre sí, de manera que tengan sentido en términos de la forma en que la información está relacionada. Ahí es donde el “~R` en RDBMS viene, y ese es el poder detrás de Acceso.

consultas

Esta es la forma de preguntas de acceso. Usted puede diseñar sobre la marcha, y guardarlos para su uso posterior. En un sentido general, las respuestas no se guardan. Sólo las consultas que proporcionarán las respuestas. Eso está muy bien, porque la próxima vez se hace la pregunta, si los datos se ha actualizado, que obtendrá una respuesta diferente.

formas

Estos son los componentes visuales que hacen que la introducción de datos y visualización en pantalla fácil.

No todo el mundo va a ser cómodo introducir datos directamente a las tablas que cree, y es posible que desee tener más control sobre cómo funciona esa entrada. Las formas son la respuesta.

También puede establecer estas arriba para una visión más práctica de los datos de las tablas o consultas en pantalla.

Vídeo: CURSO DE MICROSOFT ACCESS 2007 / Introducción ¿Qué es Access 2007?

Informes

A veces uno no quiere ver las cosas en la pantalla. que desea imprimir, o enviarlas por correo electrónico a su jefe.

Es posible que desee pasar información a alguien que no puede utilizar el acceso a sí mismos. Usted puede diseñar con facilidad y crear informes adecuados para la mayoría de las situaciones.

Macros y módulos

Aquí es donde las cosas se ponen un poco más compleja. Lo mejor es tener una buena comprensión de todos los componentes anteriores antes de gastar tiempo con ellos.

Ambas opciones son maneras de automatizar las tareas de acceso, con macros ser la opción más fácil, y los módulos VBA ser el más capaz. Ambos tienen sus usos, y vamos a volver a ellos más tarde.

Resumen

El acceso es complejo, pero no es difícil. Desde una perspectiva de Excel, tablas de Access son como hojas de cálculo, pero más estructurado. Todo lo demás se trata de manipulación de dichas tablas para cuestionar, ver, informar y automatizar.

La complejidad vale la pena, debido a la potencia de acceso que da a lograr más. Me vuelvo con un post todo sobre las tablas.

Mientras tanto, encontrar una hoja de cálculo que le gustaría reemplazar con una base de datos. Echar un vistazo a las hojas, y ver si puede encontrar cualquier inconsistencia. Es necesario poner en orden a los que van a utilizar los datos de acceso.

Cómo se utiliza el acceso a todos? ¿Ha tenido problemas? ¿Qué tipo de problemas tiene? Házmelo saber en los comentarios.