El uso de microsoft word? Aquí es cómo llegar a ser un ninja de ahorro de tiempo

Con los años, Microsoft Word se ha convertido en uno de los mejores procesadores de texto en el mundo. Estoy seguro de que hay gente por ahí que no están de acuerdo - en particular la gente de Linux o Mac que sería realmente preferiría no dar tanto crédito Microsoft. Sin embargo, deja la cara él, Microsoft ha establecido un punto de apoyo muy grande en esta área, y han evolucionado de Microsoft Word lo largo de los años hasta el punto donde es extremadamente eficiente y fácil de usar.

El problema que tienen algunas personas con Microsoft Word derecho fuera de la caja es que puede no ser del todo eficaz o eficiente para ellos. Diferentes personas tienen diferentes hábitos a la hora de la escritura, y diferentes personas ciertamente no todos Palabra uso en la misma forma y por las mismas razones.

Ya sea que esté escribiendo cartas, artículos, un trabajo de investigación o próxima gran novela del mundo, Microsoft Word le puede ahorrar una gran cantidad de tiempo si se toma unos momentos para personalizar el software para sus hábitos y uso particular.

¿Qué quiero decir por personalizar? Bueno, aquí en MUO, hemos cubierto una serie de formas que se pueden personalizar Word para sus propósitos. Jim dio una visión general de cómo utilizar estilos, y no hace mucho tiempo, he mostrado cómo utilizar Microsoft Word correspondencia para automatizar su correspondencia. Estos son sólo dos ejemplos, pero hay montañas de otros ahorradores de tiempo de Microsoft Word cuando se está escribiendo documentos. En este artículo, te voy a mostrar las 5 maneras más rápidas que usted puede hacer esto.Cómo utilizar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajoCómo utilizar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajoLee mas

Mediante atajos de teclado

Uno de nuestros mejores artículos sobre el tema aquí en MUO fue el artículo de Dave en universal atajos de teclado para la edición de texto. David cubre sobre todo todos los accesos directos habituales que es posible que ya han oído hablar - cosas como Control + C y CTRL + V para copiar y pegar. Sin embargo, hay una serie de atajos de teclado muy interesantes que se pueden utilizar en Word que no están tan bien conocido, pero que se puede ahorrar un montón de tiempo en Microsoft Word.

Consulte el artículo de Dave para toda la lista, pero hubo tres que fueron fantásticos que son realmente vale la pena repetir aquí, especialmente cuando se aplican a Word. El primero es el uso de De cambio de velocidad o Cambio descendente para seleccionar líneas enteras a la vez. Mucha gente utiliza el Shift-izquierda o derecha para seleccionar una palabra a la vez en cualquier dirección, pero la selección de líneas enteras a la vez en lugar de tratar de hacer cada letra a la vez es un gran ahorro de tiempo.

Por supuesto, a veces puede que no desee para seleccionar una línea completa, pero todavía se puede ahorrar tiempo mediante la selección de palabras enteras a la vez, usando el atajo Shift-Cntrl-IZQUIERDA o Shift-Cntrl-DERECHO. Esto va a saltar el punto culminante de una palabra a la vez - que le permite seleccionar segmentos de oraciones en un parpadeo.

Por supuesto, si usted está tratando con grandes secciones de su documento y quiere cortar, copiar o pegar párrafos enteros a la vez, puede hacerlo con la ultra-cool Shift-Cntrl-UP o Shift-Cntrl-DOWN secuencia.

Si lo hace un montón de escritura, esto sin duda puede ahorrar mucho tiempo, pero si la edición se puede ahorrar aún más. Una vez que comience a usar estos atajos de teclado, se ahorrará mucho tiempo que se preguntará cómo ha podido pasar en Word sin usarlos.

Dominar la tecla F4

la función menos conocida la única cool de Microsoft Word que probablemente también tiene el potencial de salvar la mayor parte del tiempo es la tecla F4. F4 es una de esas “características no documentadas” Usted se preguntará por qué nadie le ha hablado. Básicamente, al igual que Control-Z para deshacer la última acción, o Control-Y va a rehacer la última acción, la llave mágica que rehacer toda una secuencia de comandos es F4.

Hasta que comience a usarlo, es muy difícil de describir cuán poderosa es esta tecla de función está en Word, pero me va a proporcionar un par de ejemplos.

Digamos que usted ha escrito un documento e incluyó los encabezados para cada sección, pero se olvidó de agregar formato, o tal vez de pegar el texto desde el Bloc de notas sin formato. ¿Quieres ir a través de su documento, resalte cada cabecera, y el formato de la manera que desee.

Se podría tomar el tiempo para hacer esto de ir a través del documento y la realización de los 3 o 4 clics que se necesita para realizar la tarea, o simplemente puede realizar esas tareas en una cabecera, a continuación, resaltar la siguiente cabecera y pulse F4. Esto se repite la secuencia de eventos que ha realizado en la última selección, pero con una sola pulsación de tecla. Ahora, todo lo que tiene que hacer es resaltar cada cabecera y pulse F4.

Multiplicar el tiempo que habría tomado usted para navegar por los menús por cabecera y se puede ver cuánto tiempo puede ahorrar.

He aquí otro ejemplo. Tiene una serie de imágenes en un documento y desea colocar una línea de borde alrededor de ellos. Normalmente, usted tendría que resaltar la imagen y haga clic en “formato de imagen“, Y seleccionar un color de línea continua.

Utilizando la técnica F4, sólo puede realizar esta acción en la primera imagen y, a continuación, haga clic en cada imagen y pulse F4 posterior. El mismo formato se produce en esas imágenes.

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Se puede imaginar cuánto más rápido es simplemente empezar a hacer clic en las imágenes y golpeando F4, en lugar de navegar por estos menús y otra vez por imagen.

hacer plantillas

Si usted nunca ha utilizado plantillas en Word, no hay mejor momento que ahora para probar. El uso de plantillas puede ahorrar un montón de tiempo, ya que permite crear las partes de los documentos que son los mismos para que pueda volver a utilizar esos documentos y no tener que volver a crearlos desde cero.

La gente realmente puede dejarse llevar por las plantillas. Los usuarios han creado calendarios, plantillas de gestión de proyectos, plantillas de recibos para los negocios, y mucho más. Incluso puede encontrar toneladas de plantillas gratuitas en línea, pero lo más importante, puede guardar sus propias plantillas. Un ejemplo del uso de esta sería la creación de una cabecera de carta que puede utilizar cada vez que necesite enviar correspondencia.3 excelentes sitios para Obtener plantillas de documentos gratuito3 excelentes sitios para Obtener plantillas de documentos gratuitoEn lugar de crear un nuevo documento desde cero, usted querrá comenzar con una plantilla que se puede personalizar. Encuentra plantillas profesionales libres en uno de estos sitios.Lee mas

Cree su plantilla, que es básicamente el mismo que crear un documento de Word, pero guardarlo con el tipo de archivo .dotx, y guardarlo en la carpeta de plantillas por lo que será capaz de encontrar fácilmente en el futuro.

Si uno se pone a pensar en todos los documentos que cree en una base diaria, echar un vistazo a las áreas del documento que son siempre exactamente el mismo. Considerar la creación de una plantilla para ese documento con todas las secciones comunes. La próxima vez, todo lo que tiene que hacer es abrir Microsoft Word, cargue el archivo de plantilla y luego rellenar las áreas que usted necesita para llenar - y ya está en una fracción del tiempo.

personalizar Autocorrect

¿Alguna vez ha sido escribir a lo largo, a continuación, intenta crear una lista de artículos que comienzan con las letras minúsculas, y Microsoft Word no le va a dejar? Esa es la magia de autocorrección. Molesta a legiones de usuarios de Microsoft Word, pero configurado y utilizado correctamente, Autocorrect puede hacer que el proceso de escribir un conjunto mucho menos doloroso - la fijación de todos los errores que comúnmente se hacen al escribir.

Puede encontrar el área para establecer Autocorrect haciendo clic en el botón de Windows y seleccionando “Opciones de Word“.

En el menú Opciones, haga clic en “impermeabilización”En el menú de navegación, y luego haga clic en el“Opciones de autocorrección”Botón.

En autocorrección, puede activar o desactivar todas esas características que, o bien molestan o le ayudan. A mucha gente no le gusta cuando la palabra en mayúscula la primera letra de una oración. Apágalo. Pero tenga en cuenta los errores que comúnmente se hace y habilitar estas características, porque realmente pueden ayudar. También echa un vistazo de cerca a la lista de “reemplazar texto" artículos.

Personalizar la lista para la reparación automática el tipo de símbolos y palabras que se utilizan comúnmente. Esto le ahorrará mucho tiempo si lo haces bien. Por ejemplo, escribí un montón de artículos sobre las agencias gubernamentales como el FBI y la CIA. Sé que parece insignificante, pero tener que mantener pulsada la tecla de mayúsculas mientras escribo los nombres de agencias sopa de letras se vuelve un poco tedioso. Puedo salvar el tipo mediante la adición de una regla de auto-reemplazar de manera que “cia” se convierte automáticamente en “CIA”.

Probablemente hay un montón de palabras o acrónimos que se utilizan en su propio trabajo o por escrito que tiene constantemente para capitalizar o formatear una manera determinada. Utilice el texto función de auto-reemplazar para que Word hará todo el trabajo duro por usted, mientras que usted puede volar a lo largo de escribir tan rápido como sea posible.

Personalizar la cinta & Barra de acceso rápido

No hace mucho tiempo, Saikat escribió un gran artículo sobre la personalización de la barra de la cinta Palabra. Te recomiendo la lectura a través de ese artículo para aprender todas las maneras en que puede personalizar el menú Word.Personalizar la cinta de MS Word 2010 añadiendo su propia pestaña con comandos de uso más frecuentePersonalizar la cinta de MS Word 2010 añadiendo su propia pestaña con comandos de uso más frecuenteHemos visto un buen número de maneras de modificar MS Office 2010 para nuestros propios fines productivos. Por supuesto, toda la suite de MS Office es una herramienta de productividad para empezar, pero todavía hay alguna llave ...Lee mas

El ejemplo que se muestra a continuación es una de las maneras más fáciles de ahorrar un montón de tiempo en la Palabra, y eso es mediante la adición de los comandos más utilizados de los enlaces de la barra rápida.

Se puede llegar por entrar en Opciones de Word de nuevo, y haga clic en el “personalizar”Opción en la barra lateral. Se puede ver la zona de la izquierda donde se puede añadir o eliminar comandos de cada uno de los elementos de la barra de la cinta como se muestra Saikat en su artículo, pero también puede utilizar las opciones de la derecha para seleccionar los comandos específicos que desea agregar a la bar-enlace rápido.

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La barra de Vínculos rápida aparece en cada página de menú, no importa qué página del menú seleccionado en la barra de la cinta. Eso hace que los Quick Links bar el lugar más rápida de encontrar aquellas características de Word y comandos que se utilizan con más frecuencia, por lo que cargarla por completo, y cargarla con prudencia.

Siempre parece que hay algo nuevo que aprender acerca de Microsoft Word. Con suerte los cinco consejos que se ofrecen en este artículo ayudan a hacer un uso mejor y más rápido de esas características. La escritura es un proceso que puede durar el tiempo suficiente como es, no hay razón para que el procesador de textos que utilice debe ponerse en el camino. Lo único que debe hacer es hacer sus tareas de escritura más rápida y sencilla.

¿Te ha parecido interesante ahorradores de tiempo de Microsoft Word? ¿Qué tipo de atajos y trucos interesantes que han descubierto para hacer la escritura más fácil? Compartir sus propios consejos en la sección de comentarios.