El sistema a toda prueba para planificar y gestionar múltiples proyectos

Vídeo: Planificación y programación de proyectos. Caso práctico.

Tener varios proyectos tanto en el trabajo y el hogar es como un moho que crece en las paredes de los cubículos. Un moho que rezuma la ansiedad y consternación a medida que caen en picado más atrás, perdiendo la pista de donde estás hasta y lo que queda por hacer. Afortunadamente, hay un sistema relativamente simple que se ofrecen para aclarar que el moho, fiable dirigir los proyectos de nuevo en marcha, y que siga siendo así.

Introduzca completa Horizonte de planificación

Este sistema se llama “Full Horizonte de planificación” (FHP), un término acuñado e ilustrado por el profesor de matemáticas y salvia productividad, Cal Newport. FHP es un sistema de flujo de trabajo que se lleva en gran medida su inepto lista de tareas, y lo transforma en algo que es más manejable y más respetuoso de su tiempo. Es también magníficamente irrompible cuando se trata de aquellos garantizados, las distracciones diarias.4 consejos populares de productividad que debe ser ignorada4 consejos populares de productividad que debe ser ignoradaAlgunas de las ideas de productividad que nos venden son a veces carecen de fundamento, ya menudo errónea. Vamos a desenmascarar algunos de estos mitos de productividad, demostrando que lo opuesto puede tan probable ser verdad.Lee mas

Cuando Newport habla de sistemas de flujo de trabajo, que define estos como un “conjunto de hábitos y herramientas utilizadas para organizar lo que trabaja lo hace y cuando lo hace. Y cuando [él] dice ‘eficaz`, [que es] refiriéndose a la cantidad de valor que produce”.

A partir de esta definición, está claro FHP no está siendo promovido como el sistema para descartar todos los sistemas. Puede que no sea adecuado para su propio puesto de trabajo, pero definitivamente vale la pena considerar. En resumen, es una alternativa, con semejanzas con otros sistemas, como David Allen Terminar las cosas, monotasking, y bloqueo de tiempo. Horizonte de planificación completa es a la vez una aglomeración y despojar de partes de estas ideas. Permítanme parafrasear la explicación de Newport.Organizar 2015: aprender el arte marcial de hacer las cosas [la materia que hay que vigilar]Organizar 2015: aprender el arte marcial de hacer las cosas [la materia que hay que vigilar]Alguna vez se preguntó por qué los, el exceso de los grandes triunfadores siempre parecen tener la cabeza fría?Lee mas

• Cada proyecto estás en medio de debe ser categorizado como latente, o activo.
• proyectos inactivos deben ser presentadas fuera del camino, pero revisados ​​regularmente.
• Cuando un proyecto es promovido a activo estado, un plan detallado deberá introducirse por cuánto se completará ese proyecto.

Vídeo: 6. PAUTAS PARA PLANIFICAR PROYECTOS Y METAS

Cuando se trata de la planificación activo proyectos, que no deberían estar tratando de abstracciones, sino “directamente con el aspecto físico bruta de tiempo”. Esto significa:

Vídeo: Webinar Gestión del Alcance de un Proyecto

“A nivel mensual, sé lo semanas voy a trabajar en el proyecto, y sólo cuando llegue a esas semanas planeo qué día voy a trabajar en él, y sólo cuando llegue a los días específicos puedo averiguar qué horas se va a consumir “.

Este enfoque hace que sea mucho menos probable que overcommit, lo que le permite planificar de manera más eficaz, y obtener más provecho de su tiempo.

Hay demasiadas personas que planean exactamente qué tareas se completarán, en qué días específicos, tal vez incluso meses de antelación. Esto no deja espacio para la vida real. Con sólo un par de días de enfermedad o funciones adicionales, todo el sistema puede caer en mal estado.

Creo que un ejemplo está en orden. Voy a usar capturas de pantalla de Trello (lea nuestro reportaje) Para mostrar cómo se puede organizar este sistema de flujo de trabajo dentro de una plataforma de este tipo.Trello - Un único, simple & Potente Sistema de Gestión de Proyectos Desde un buen hogarTrello - Un único, simple & Potente Sistema de Gestión de Proyectos Desde un buen hogar¿El nombre Joel Spolsky significa algo para usted? Si es así, usted va a querer leer este post, ya que presenta mejor y más nuevo proyecto de Spolsky. Y si no, usted debe saber que esto es ...Lee mas

Configurar la Junta Trello

Esto es de ninguna manera la única manera de establecer Trello para este sistema, pero es uno que ha estado trabajando para mí. Establecer cuatro “listas”.

1. Una lista de todos los proyectos activos e inactivos.
2. Una lista de lo que tiene que ser la lucha contra el próximo mes, y las semanas en las que ciertas cosas necesitan completar (no añaden ninguna información a este, sin embargo).
3. Una lista de lo que necesita para estar haciendo esta semana, y en qué días.
4. Una lista de tareas que hay que completaron hoy.

Una vez añadidos todos sus proyectos a la lista de “Proyecto”, marque las que son activo con una “etiqueta” de color. También la activación de dichos proyectos para asegurar que se destacan.

Escribe vistas generales del proyecto

A continuación, haga clic en el primero de sus proyectos activos, y escribir un comentario detallando lo que tiene que hacer, en términos amplios, prácticos, y más o menos cuándo. En este ejemplo, estoy suponiendo que cada proyecto tiene una duración de varios meses. Esto permite que usted pueda comprender realmente lo que se necesita de ustedes, y se puede empezar a entender cómo se puede mejor la estructura de las tareas. Haga esto para cada uno de sus proyectos activos.

Nota: Este es el primer nivel de granularidad. No es necesario asignar determinadas semanas, días u horas a estas tareas, sin embargo.

Planificar este mes (una vez al mes)

Usted debe tratar de hacer esto al comienzo de cada mes. Sobre la base de las observaciones que acaba de escribir para cada uno de sus proyectos activos, debe ser capaz de ver lo que se necesita completar antes de finales de esta mes.

Coloque cada uno de estos hitos como un “mosaico” por separado en esta lista y la etiqueta de estos con el color correspondiente (el mismo color que la tarea activa se refiere a), para que pueda ver fácilmente qué proyecto que la tarea está tratando. Decidir ahora qué semanas durante este mes que va a trabajar sobre estos hitos individuales.

No dude en duplicar la tarea, o dividirlo en sub-tareas, si usted va a estar trabajando en él durante un número de semanas de este mes.

Ahora, al comienzo de cada mes, ya sabes más o menos tareas que tendrá que hacer al final de cada semana. Si usted no cumple con cualquiera de estos hitos, sólo tiene que mover las cosas un poco para que todavía se puede lograr el proyecto global de la fecha límite final.

Planificar esta semana (una vez por semana)

La primera cosa en la mañana del lunes, el registro de la semana en cuestión en la lista de “Este mes” para ver lo que tiene que ser hacer frente a lo largo de los próximos días.

Aprovechar este momento para arrastrar cada una de estas tareas a través de la lista de “Esta Semana”, y decidir sobre el cual días se le dedicar tiempo a estos artículos.

Una vez más, si es necesario dividir las tareas en sub-tareas, o duplicarlos, adelante. Si has encontrado a cabo al final de la semana pasada que tenía un curso de formación para asistir el miércoles, por ejemplo, ahora se puede estructurar su horario en torno a esta facilidad.

Plan de Hoy (una vez al día)

Al comienzo de cada día, pasar 10-15 minutos de planificación, en función de las tareas en Esta semana cómo se va a gastar su tiempo para asegurarse de llegar a esos hitos. Así, de nuevo, arrastre los elementos pertinentes de la Esta semana lista, a la Hoy lista.

En esta etapa de granularidad, las cosas pueden cambiar rápidamente, así que tenga esto en cuenta, y estar preparados para alterar su plan en base a esas distracciones. Sin embargo, mediante el establecimiento de lado intencionadamente bloques específicos de tiempo, y tener la auto-disciplina para seguir con el calendario medida de lo posible, que es mucho más probable para completar lo que hay que completar.

En el ejemplo anterior, se puede ver que todo el trabajo del día ha sido planeado, incluyendo reuniones, llamadas, y respondiendo a mensajes de correo electrónico. La tarea clave se ha dividido en dos bloques separados de tiempo.

Al final de cada día, desactive la Hoy lista. Al final de cada semana, desactive la Esta semana lista. Y al final de cada mes, desactive la Este mes enumerar, y comenzar de nuevo mediante la revisión de sus proyectos.

Haciendo de esto un hábito

Como se espera que puedan ver, este es un sistema construido para aquellos que siguen una variedad de proyectos relativamente complejas. Es para las personas que deben cumplir una serie de plazos sin encerrarse en una rutina preestablecida y el horario semanas que ha dictado, o incluso meses, con antelación.

Una vez que llegue a familiarizarse con esta rutina durante un par de semanas, usted aprenderá rápidamente ya sea para usted. Si te gusta este sistema, ese marco de tiempo debería ser suficiente para que se modifique el sistema como se ha indicado anteriormente, por lo que funciona de manera eficiente para sus necesidades específicas. Sólo entonces se hundirá en un hábito.

otras configuraciones

Cuadernos físicos

Si no les gusta usar Trello, o prefiere utilizar este sistema en otro entorno, hay algunas opciones. Newport mismo utiliza una selección de cuadernos. Usar la pluma y la física papel realmente puede contribuir más de lo que parece a su productividad. Cada cuaderno representa un diferente nivel de granularidad: meses, semanas, días, por lo que puede garabatear rápidamente cambios en sus horarios, siempre y cuando se necesitan.6 razones simples por las de papel todavía puede ser tu asesino Productividad App6 razones simples por las de papel todavía puede ser tu asesino Productividad AppEl papel puede ser una herramienta más potente para la productividad de un ordenador o un dispositivo táctil, y no debe ser inmediatamente despedidos. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las que el papel sigue siendo relevante.Lee mas

Evernote & Una nota

Otra alternativa son herramientas como Evernote o Una nota. Puede configurar esto exactamente de la misma manera que Newport utiliza cuadernos físicos. Configurar un nuevo portátil para cada nivel de granularidad que necesita (ver más abajo). A continuación, siga los pasos, de forma similar a los anteriores, para mantener a éstos hasta la fecha. Mi único problema con este enfoque es que hay un montón de hacer clic en ida y vuelta entre diferentes ordenadores portátiles, por lo que yo prefiero usar Trello, donde la mayor parte de la información se puede ver a simple vista, y se puede mover alrededor con mucha facilidad.

Sobresalir

Si usted es un tipo de persona Excel, una posible solución es volver a crear el diseño que hemos creado en Trello. Esto funciona, pero moviéndose tareas alrededor y cambiando su orden es más difícil cuando se tiene células para moverse, en lugar de simplemente arrastrando y soltando. Si prefiere tener menos información en una sola página, siempre se puede configurar para nuevas pestañas Proyectos, este mes, de la semana, y Hoy.Ahorro de tiempo con operaciones de texto en ExcelAhorro de tiempo con operaciones de texto en ExcelExcel puede hacer magia con los números y caracteres que puede manejar igualmente bien. Este manual demuestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto en hojas de cálculo. Estos elementos básicos se permitirá realizar transformaciones complejas.Lee mas

Vídeo: Planeamiento de Proyectos / Calidad al Día #233 - 4 de noviembre 2015

FHP podría trabajar para usted?

Planificación completa Horizon es un sistema de flujo de trabajo que significa que puede gestionar múltiples proyectos sin necesidad de comprometer a los horarios que o bien no se puede predecir, o no puede controlar.

No hay duda de que este “sistema requiere una inversión más adelantado de la energía mental que dando tumbos desde la fecha límite de la fecha límite, y ciertamente no iba a funcionar para todo tipo de puestos de trabajo”. Pero ha sido un importante contribuyente a la propia productividad notable de Newport en el mundo académico, los blogs, y la autoría, garantizando al mismo tiempo que rara vez funciona 17:00 pasado sin quemarse a cabo.Programación Burnout: Cómo recuperar su motivación perdidaProgramación Burnout: Cómo recuperar su motivación perdidaEscribir todas esas líneas de código puede ser física y emocionalmente agotador. Todo lo que necesita para obtener una copia de seguridad es la conciencia de que la motivación puede ser recuperado.Lee mas

Cree usted que este es un sistema de flujo de trabajo que podría hacer uso de? ¿Cómo se tienen que adoptar a su propia carrera? ¿O hay una sistema que funciona con mayor eficacia ¿para ti?