Copia de seguridad de mensajes de correo electrónico microsoft outlook hecho sencillo

Para mucha gente, el archivo y copias de seguridad de correo antiguo parece complicado e insuperable, pero en realidad no tiene que ser muy complicado, especialmente si usted es un usuario de Outlook.

Vídeo: SMART TIC TIPS (Copia Seguridad Correos Electronicos Microsoft Outlook)

Microsoft Outlook almacena mensajes de correo electrónico en un archivo de datos llamado ya sea un archivo PST u OST. PST es sinónimo de la tabla de almacenamiento personal, y OST significa Desconectado Tabla de almacenamiento. En ambos casos, estos archivos contienen todos los mensajes de correo electrónico que ha enviado o recibido de las cuentas cargadas en el cliente de Outlook.Una guía rápida para importar & Exportación de contactos de correo electrónicoUna guía rápida para importar & Exportación de contactos de correo electrónicoSería perdiendo sus contactos de correo electrónico sean una pesadilla? Mejor respaldarlos! Le mostraremos cómo para Outlook, Gmail y Thunderbird. El proceso de copia de seguridad de los contactos debe ser similar para otros clientes.Lee mas

Archivar y realizar copias de correos electrónicos es simplemente una cuestión de configurar Outlook para archivar mensajes de correo electrónico antiguos a un archivo especial, y luego configurar una programación para archivar los archivos a algún lugar seguro para el almacenamiento a largo plazo. En este artículo se verá lo simple es este proceso.

Exclusivamente mediante Outlook

Por supuesto que podría ir toda su vida simplemente utilizando clientes de correo electrónico en línea como Gmail y Yahoo, y nunca utilizar un cliente de correo electrónico de escritorio en absoluto. Sin embargo, si usted es una persona muy ocupada que no tiene mucho tiempo para limpiar las cuentas en línea, no va a tomar mucho tiempo para que la bandeja de entrada para contener miles de mensajes de correo electrónico.

La belleza de un cliente como Outlook es que se puede descargar esas cuentas en línea mediante la carga de todos los mensajes de correo electrónico a su cliente de Outlook. Estos son los beneficios de hacer esto:

• Si nunca abra su cliente de Outlook, mensajes de correo electrónico permanecen en su cuenta en línea, siendo accesible desde su dispositivo móvil.
• Al abrir mensajes de correo electrónico con Outlook, el correo electrónico se descarga y se almacena en el archivo de datos local.
• Una vez que los correos electrónicos están en Outlook, puede utilizar las funciones automatizadas de Outlook para archivar correos electrónicos importantes.

Vídeo: Respaldar correos con Outlook.

Esto puede liberar sus cuentas en línea como Google y Yahoo, que le impide golpear los límites de almacenamiento de datos y potencialmente tener que pagar para el almacenaje adicional.

Puede añadir estas cuentas a su cliente de Microsoft Outlook, haga clic en Archivo gt; Configuraciones de la cuenta, a continuación, haga clic Configuraciones de la cuenta opción que cae por debajo de ella.

En la ficha correo electrónico, se puede añadir tantas cuentas de correo electrónico como desee, siempre y cuando se conozcan todos los configuración POP3 o IMAP para la cuenta (o el servidor de Exchange). Configuración de todo eso en Outlook está fuera del alcance de este artículo, pero Brad recientemente cubierto cómo se puede configurar el cliente de Outlook para ser más eficaces con los correos electrónicos.¿Qué es POP & IMAP y que uno debe utilizar para su correo electrónico?¿Qué es POP & IMAP y que uno debe utilizar para su correo electrónico?Si ha establecido alguna vez un cliente de correo electrónico o aplicación, habrá sin duda venir a través del POP e IMAP términos. ¿Recuerdas cuál ha elegido y por qué? Si no eres...Lee mas

Crear archivos de correo electrónico automatizados

Asumiendo que tienes varias de sus cuentas de correo electrónico de alimentación mensajes de correo electrónico en el cliente de Outlook, el siguiente paso es asegurarse de que archive los archivos más antiguos.

En este ejemplo, voy a archivar todos mis correos electrónicos MakeUseOf que son más de un año de edad. Para ello, se crea el fichero de archivo en el que desea almacenar los mensajes de correo electrónico, dirigiéndose a Archivo gt; Configuraciones de la cuenta al igual que lo hizo anteriormente, pero esta vez haga clic en el Archivos de información lengüeta.

Haga clic en Añadir… y el nombre de su nuevo archivo de datos donde almacenar sus viejos correos electrónicos archivados.

Si desea proteger esos viejos mensajes de correo electrónico de modo que nadie puede venir a husmear y abrir el archivo, siga adelante y haga clic en la casilla de verificación para incluir la protección de contraseña. Esta es una buena práctica, especialmente si esos correos electrónicos contienen datos de negocio o información personal acerca de las personas que conoces.

Hay dos formas de configurar Autoarchivar para los viejos mensajes de correo electrónico. La primera forma es ir a Archivo gt; Herramientas de limpieza gt; Archivo…

Aquí puede seleccionar la bandeja de entrada en la que desea archivar mensajes de correo electrónico, definir la antigüedad a partir de la cual desea archivar y, a continuación, busque el archivo de datos de archivo que acaba de crear en el paso anterior.

El segundo enfoque es simplemente haga clic derecho en la bandeja de entrada justo dentro del cliente de Outlook, haga clic en propiedades, e ir a la Archivo automático lengüeta.

En esta ventana, también se puede configurar cuando para archivar los mensajes de correo electrónico en el buzón de entrada, dándole un umbral en meses. Seleccionar Mover elementos antiguos a ... y busque el archivo de datos que creó en el paso anterior.

Archivar una cuenta recién importado

La primera cosa que alguien va a hacer después de leer lo anterior es instalar de inmediato Outlook, agregar todas sus cuentas favoritas para el cliente, y la importación de miles y miles de correos electrónicos que se han acumulado en esas cuentas en línea a través del tiempo.

¡Estupendo! Excepto ... no va a funcionar.

Aquí está la cosa: Autoarchivar está destinado a todos los correos electrónicos que recibe desde el momento de configurar Autoarchivar en adelante. Esto se debe a que Outlook utiliza la fecha “modificar” del correo electrónico. Y adivinar lo que sucede al importar esos 10.000 correos electrónicos desde sus cuentas en línea. Lo has adivinado, cada correo electrónico que recibe una fecha “modificado” de hoy en día.

Entonces, ¿qué hacer con respecto a los correos electrónicos? Bueno, puede moverlos en el archivo de datos de archivo de forma manual.

Sólo tienes que ir a la Bandeja de entrada en el que tiene todos esos viejos mensajes de correo electrónico que desea archivar, resalte todos ellos y, a continuación, simplemente haga clic y arrastre sobre ellos en el archivo que ha creado para ellos.

Podría tomar un tiempo muy largo, dependiendo del número de mensajes de correo electrónico que está tratando de archivo. Pero verá una ventana de estado como la de abajo, por lo que sólo tiene que ir a tomar una taza de café y darle un poco de tiempo.

Administrar sus Archivos

Una vez que haya terminado de archivar los mensajes de correo electrónico, hay varias opciones que tiene disponibles, dependiendo de cómo desea organizar sus archivos de correo electrónico.

• Opción 1: Al asignar un nombre de archivos comprimidos, darles el nombre del año pasado. Al final de cada año, cerrar el archivo (véase más adelante), y crear un nuevo archivo de almacenamiento.
• opcion 2: Crear un archivo único, configure Autoarchivar para mantener el archivo de nada más de 6 meses a ese archivo, y luego olvidarse de él.

Hay pros y los contras de cada enfoque. La segunda opción es ideal para cuando se archiva solamente algunos correos electrónicos ya que simplemente puede establecer y olvidar. Se va a volver en tu contra, sin embargo, si te quedas sin espacio de almacenamiento para el archivo de almacenamiento. Con la primera opción, usted tiene que recordar todos los años hacer clic derecho sobre el archivo del archivo en el cliente de Outlook y cierre el archivo.

A continuación, puede mover el archivo PST a otro lugar para su custodia. La ubicación predeterminada de los archivos de datos de Outlook se encuentra en el / Documentos / Archivos de Outlook / carpeta.

Usted podría mover el archivo de almacenamiento cerrado a / Documentos / Archivos de Outlook 2014 / Archivos / - o, mejor aún, copiar esos viejos correos electrónicos archivados en alguna ubicación de almacenamiento de la nube fuera de sitio como Dropbox o cuenta de Google Drive. Esta es una opción aún mejor porque en el caso de un incendio (o si el disco duro del PC de otro modo se destruye), no has perdido esos viejos correos electrónicos.

Si alguna vez necesita recordar esos archivos de datos llenas de correos electrónicos archivados, sólo tiene que copiarlos de nuevo en el / Documentos / Archivos de Outlook / directorio, vaya a Outlook, y de la misma Archivos de información pestaña en la que creó los archivos de datos, se puede utilizar el Añadir.. botón para navegar a ese archivo archivo comprimido almacenado y poner de nuevo en el cliente de Outlook, donde se puede navegar a través de todos sus viejos mensajes de correo electrónico nuevo.

Sólo una copia de seguridad En correo electrónico es un correo electrónico seguro

La clave aquí es conseguir que sus cuentas en línea bajo control, y Outlook puede ayudar. La primera fase es conectar el cliente de Outlook a esas cuentas en línea. La siguiente fase consiste en copiar manualmente todos esos viejos mensajes de correo electrónico que ha estado almacenando lejos en un fichero de archivo, y almacenar el archivo algún lugar seguro.Combinar sus cuentas de correo electrónico en un buzón de entrada Individual: Aquí es cómoCombinar sus cuentas de correo electrónico en un buzón de entrada Individual: Aquí es cómoMalabarismo varios buzones de correo electrónico puede ser una molestia, pero por suerte con todos los principales proveedores de correo electrónico - Gmail, Outlook (Hotmail) y Yahoo - puede combinar todas sus cuentas de correo electrónico en una sola bandeja de entrada, y ...Lee mas

La última y última fase consiste en configurar Autoarchivar en su cliente de Outlook para mantener su bandeja de entrada limpia y su cliente que opera así, al archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico de más edad en un archivo de datos diferente. Trabajando fuera de un archivo de datos más pequeño mantiene su bandeja de entrada rápida y eficiente.

¿Ha usado Outlook como cliente de correo electrónico principal? Ahora que ya sabe lo fácil que puede ayudar a realizar copias de seguridad más importantes correos electrónicos, guardados, tendrá que considerar dar un ir? Compartir sus pensamientos con nosotros en la sección de comentarios!