Cómo organizar su google drive como un profesional

Google Drive puede ser un fantástico y la productividad herramienta de colaboración. Una vez que comience a usarlo mucho, sin embargo, puede ser difícil de mantener todo organizado. Afortunadamente, Google previó este problema y hace que sea fácil encontrar lo que estás buscando y asegurarse de que no se pierda de nuevo.Iniciar Google Drive In & Intercambio de archivos de forma fácilIniciar Google Drive In & Intercambio de archivos de forma fácilGoogle Drive es un servicio de almacenamiento en la nube y de oficina en línea que viene con 15 GB de almacenamiento gratuito y opciones de colaboración ingeniosas. Le mostramos cómo acceder a ella y compartir documentos con otros.Lee mas

1. Configuración básica de Google Drive y Adición de archivos

Al igual que los exploradores de archivos estándar, Google Drive le permite organizar sus archivos en carpetas, lo cual es útil si usted está trabajando en varios proyectos distintos. Lo que lo hace un poco más complejo es que sus archivos pueden proceder de hasta tres fuentes diferentes, que se enumeran en la barra lateral bajo drive.google.com: Mi unidad, Comparte conmigo, y Google Fotos.

Si usted está buscando un archivo, que potencialmente podría estar en cualquiera de estas categorías, por lo que es difícil de navegar su camino a un archivo. Para hacerlo más fácil, se puede añadir cualquier archivo o carpeta a su propia unidad. Si hace clic y arrastra un archivo en la unidad, que elimina el archivo desde su ubicación actual y se traslada a la unidad.

Para evitar confundir a otras personas al hacer que sus archivos y carpetas desaparecen, utilice el Añadir a Mi unidad opción en el menú del botón derecho. Adición de un archivo en la unidad esencialmente agrega un acceso directo al archivo o carpeta para el nivel superior de la unidad. De esta manera, usted puede encontrar que es más rápido, pero usted no tiene que moverse fuera de su ubicación original,

2. Ordenar por diferentes factores

Esta es una muy básica, pero vale la pena explicar porque no es inmediatamente claro dónde encontrar esta opción. los opciones de clasificación botón se encuentra en el lado derecho de la barra de herramientas, y muestra las letras A y Z entre dos flechas. Haga clic en ese icono y se le dará la opción de ordenar por nombre, fecha de última modificación, modificada por última vez por mí fecha y última vez que abrió por mí fecha.

Parece muy simple, pero puede ser muy útil!

3. Seleccione los archivos más rápido

Otro consejo muy simple, pero ¿sabía usted que pueda SHIFT + clic o hacer clic y arrastrar para seleccionar varios archivos en Google Drive?

Algunos servicios en línea no son compatibles con esta funcionalidad, pero Google Drive hace, y que le permite seleccionar los archivos y hacer operaciones por lotes en ellos mucho más rápidamente, que si se hubiera tratado de hacer cambios en cada uno de ellos individualmente.

4. Uso de la búsqueda avanzada Herramientas

Búsqueda de un archivo usando la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla es sin duda la mejor manera de encontrar algo que se ha perdido, y el uso de las herramientas avanzadas que sólo un par de clics de distancia hará que sea aún más eficaz.

Al hacer clic en la barra de búsqueda, verá que puede hacer clic en cualquier tipo de archivo para limitar la búsqueda a ese tipo de archivo. Al hacer clic en él, “Tipo: [tipo de archivo]” aparecerá en la barra de búsqueda, y verá una lista de todos los tipos de archivos que tiene almacenado en su disco. Desplazándose a través de esta lista es un buen lugar para empezar a buscar.

También puede introducir “[el término de búsqueda] Tipo: [tipo de archivo]” para buscar un documento, hoja de cálculo, PDF, presentación, o cualquier otro tipo de archivo para hacer su búsqueda más rápida.

Además de la búsqueda por tipo de archivo, puede hacer clic Más herramientas de búsqueda en la parte inferior del menú de selección de tipo de archivo para tener acceso a más opciones de búsqueda avanzada, como fecha modificado, palabras contenidas en el archivo, propietario, y se comparten con.

Estas opciones serán de mucha ayuda para las personas que almacenan una gran cantidad de archivos en Google Drive, sobre todo si se mantiene muchos tipos de archivos diferentes en todo (los estudiantes que usan Google Drive pueden encontrar estas herramientas útiles).7 Nuevo Google Drive Características Cada estudiante debe saber7 Nuevo Google Drive Características Cada estudiante debe saberLa escuela está en sesión y Google está listo para hacer las cosas más fáciles para los estudiantes con Google Drive. Las nuevas características se han introducido y los antiguos refinado. Tenemos los detalles.Lee mas

5. Utilizar los colores y las estrellas para crear categorías

Puede crear complejas jerarquías de carpetas, pero a veces es más fácil tener un sistema más visual. Al hacer clic derecho sobre una carpeta, puede seleccionar Cambiar color y seleccione un nuevo color para la carpeta.

En lugar de la norma (y bastante aburrida) gris, ahora tendrá una carpeta de color brillante que usted será capaz de encontrar entre las masas de otras carpetas en su unidad.

También puede protagonizar elementos seleccionando Añadir estrella en el menú del botón derecho, y todos los archivos y carpetas que has destacado se mostrará al hacer clic Sembrado de estrellas en el menú de la izquierda.

Es igual que el uso de estrellas en Gmail, si está familiarizado con esa práctica.

6. Documentos preliminar que desea escanear rápidamente

Si no está seguro de lo que el documento se llama, o lo que desea un rápido recordatorio de lo que hay en un archivo, se puede hacer un buen uso del botón de vista previa - está en la barra de menú en la parte superior y se ve como un ojo.

Haga clic en un archivo, pulsa el botón de vista previa del, y obtendrá un rápido vistazo a lo que está en el archivo, que le da un recordatorio de lo que hay en ella. No es la velocidad del rayo, pero podría ser más rápido que tener que abrir el archivo en una nueva pestaña para ver si es el que usted está buscando.

Si sólo necesita un pequeño vistazo a su documento, puede utilizar la vista de cuadrícula para ver imágenes en miniatura de cada documento en su unidad (el Vista en cuadrícula botón está al lado de la opciones de clasificación botón en la barra).

Probablemente no sea tan útil como la vista de lista, pero sabiendo que está ahí podría ahorrar algo de tiempo si se encuentra con una situación en la que podría ayudar.

7. Comprobar Revisión y edición de Historias de Mi unidad

Una rápida botón derecho del ratón se puede demostrar que tiene las revisiones realizadas y cuando los hechos en cualquier documento, incluso si no es un documento de Google Docs. (En esta imagen, estoy usando esto en un PDF ¿Sabías que Google Drive es también ideal para trabajar con archivos PDF?)10 consejos para hacer más con su archivos PDF en Google Drive10 consejos para hacer más con su archivos PDF en Google DriveDesde la gestión de sus archivos para colaborar en Docs, Drive es una suite de oficina totalmente funcional. Lo que muchas personas no se dan cuenta es su capacidad para hacer mucho más que solamente ver archivos PDF.Lee mas

Para ver esta información, simplemente haga clic derecho y seleccione Administrar revisiones ...

Para ver el historial de edición para un documento de Google, haga clic derecho y golpear Ver detalles. Esto abrirá el panel de detalles en el lado derecho de la pantalla:

Ahora puede seleccionar otros archivos para ver sus historiales de revisión y editar o haga clic detalles para ver cosas como las fechas de creación y modificación, tamaño, ubicación, propietario y quién tiene acceso al archivo.

8. Añadir los artículos a varias carpetas

Google Drive solía tener una función de etiquetas que le permiten encontrar archivos relacionados, incluso si no se almacenan juntos. Se eliminó esa funcionalidad. Sin embargo, puede ser sustituida por una aplicación de Google Drive que le permitirá añadir un solo archivo a varias carpetas.

Vídeo: ¿Cómo organizar archivos en google drive?

Para conectar esta aplicación, haga clic en cualquier archivo, puntero del ratón sobre Abrir con, y seleccione + Conectar más aplicaciones. Utilice la barra de búsqueda para encontrar multifolder, y añadirlo a tu Google Drive. Ahora, sólo haga clic en un archivo o una carpeta, pulse Abrir con gt; multifolder, y podrás añadirlo a varias carpetas.

9. Aplicaciones de uso para ayudarle a organizar

Además de multifolder, una serie de otros grandes Google Drive complementos y las aplicaciones pueden ayudarle a mantenerse organizado - La elección de cuáles usar sólo depende de lo que estamos tratando de hacer. Por ejemplo, FileThis es una aplicación muy útil que se tire automáticamente extractos bancarios, facturas y facturas de servicios públicos en una carpeta de Google Drive.5 Google Drive complementos que necesita para utilizar5 Google Drive complementos que necesita para utilizarGoogle Docs y Google hoja de cálculo son ambas increíbles servicios gratuitos, pero cuando se incluyen algunos de los complementos mencionados aquí, se puede insuflar nueva vida a estas herramientas.Lee mas

La cuenta gratuita de FileThis.com le permite conectar hasta seis cuentas y los actualiza una vez por semana.

Otra aplicación potencialmente útil se llama carpeta oculta, y que le permite evitar que otras aplicaciones de ver archivos específicos en su unidad. Google Drive es muy seguro, pero esta aplicación añade otro nivel de seguridad, en caso de que pierda su dispositivo móvil.Cuán seguros son sus documentos en Google Drive?Cuán seguros son sus documentos en Google Drive?Lee mas

Vídeo: Empieza a crear tu entorno de trabajo con tus alumnos con Google Drive

Hay todo tipo de útiles aplicaciones de Google Drive por ahí - sólo hay que encontrarlos. Golpear + Conectar más aplicaciones y explorar un poco para ver cuáles podrían ayudarle!

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Entre todas las grandes estrategias para organizar Google Drive, cuáles son sus favoritos? ¿Cómo asegurarse de que puede encontrar los archivos que necesita en Google Drive? ¿Usted utiliza otras aplicaciones, o simplemente un sistema de organización sólida?

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