6 Las mejores prácticas para las perspectivas de aumentar su flujo de trabajo

Si vas a gastar cualquier cantidad seria de tiempo utilizando Outlook, debe investigar su flujo de trabajo. Siempre se puede guardar pequeños fragmentos de tiempo considerando cómo utilizar mejor el software, que a través de procesamiento por lotes simplemente el grueso de su correo electrónico que envía en bloques designados, o permanecer al tanto de su bandeja de entrada cada vez mayor (estoy siempre tan culpable de no la adhesión a la última!).

El correo electrónico es una parte vital de las comunicaciones modernas - hacer que funcione aún más difícil para ti.Cómo arruinar a través de sus correos electrónicos en Microsoft OutlookCómo arruinar a través de sus correos electrónicos en Microsoft OutlookNo deje que sus mensajes de correo electrónico monopolizan su día, utilizar estos consejos de Outlook para recuperar el control de su bandeja de entrada.Lee mas

1. Clasificar

Outlook ha numerosas funciones integradas de la organización, pero que no tenga que volver loco a ser más eficiente. Esto puede funcionar como parte de una estrategia de doble enfoque, que es lo que yo uso.

En primer lugar, tendrá que crear un sistema muy simple:

• períodos de gestión de correo electrónico horario durante el día.
• Jefe de la bandeja de entrada, usando reglas y carpetas de acción.
• Eliminar en lo posible, lo más rápido posible.

Programar

Trato de revisar y responder a mis correos electrónicos en dos puntos a lo largo del día. Esto no funciona para todo el mundo, pero sin duda puede reducir el tiempo dedicado a analizar cuándo, quién, y qué responder a la primera. El aislamiento de los tiempos de correo electrónico funciona algo así como un proceso por lotes de archivos: todo lo que está a cargo de una sola vez, y que no dejan nada atrás. Más tarde durante el día, que haya completado el proceso por lotes de nuevo, y mantenerse en la cima de la cresta de correo electrónico.

Reglas

En segundo lugar, en la sección de organización categórica son sus reglas y carpetas Acción. Todos tenemos carpetas. Vas a tener ellos para los clientes, los temas y mensajes de correo electrónico personales. Tal vez incluso un par de carpetas específicas para las personas, para que no se pierda un correo electrónico de su jefe.

Importante para mantener el flujo de la bandeja de entrada a estas carpetas son “reglas”. Estos son pequeños si / es sentencias lógicas Outlook Runk periódicamente mientras el programa está abierto, se mueve automáticamente los mensajes de correo electrónico que se combina con los criterios de su casa recién designado.

Por ejemplo, recibo correos electrónicos de mis padres y hermanas, que, obviamente, utilizan diferentes direcciones de correo electrónico. En lugar de mover manualmente cada correo electrónico, he creado una regla que solicita la exploración de Outlook para sus respectivas direcciones de correo electrónico y, si lo encuentra, se moverán automáticamente en la carpeta de “familia”.

Para crear una regla, botón derecho del ratón el correo electrónico y busque Regla. Si recibe periódicamente mensajes de correo electrónico de esta única dirección, y usted es simplemente moviéndolo desde la bandeja de entrada a una carpeta llamada por separado, puede seleccionar Siempre se mueven a, a continuación, busque y seleccione la carpeta correspondiente.

Si tiene varios criterios de filtrado de correo electrónico, seleccione Crear regla. Desde aquí podrás seleccionar entre numerosas opciones, incluyendo la de un remitente especificado, utilizando la barra de tema, y ​​que se envía el correo electrónico a. Si abre la Opciones avanzadas, podrás ser capaz de filtrar en base a un correo electrónico que se encuentra en posición, sensible, o una acción que requiere, o incluso a palabras muy específicas utilizadas en el cuerpo del propio correo electrónico.

Las carpetas de acción

Las carpetas de acción forman el segundo nivel de la colocación de correo electrónico, y funciona muy bien con volúmenes ligeramente inferiores de correo electrónico. Para cada carpeta principal, puedo crear tres subcarpetas, denominadas Que hacer, Pendiente, y Finalizado. Cuando un nuevo correo electrónico entra en la carpeta principal, responder de manera apropiada, y decido donde entonces debe dirigirse a:

• Que hacer: Comunicación / situación en curso, ninguna acción inmediata
• Pendiente: Han respondido, a la espera de respuesta o acción adicional
• Finalizado: Comunicación / situación ha terminado, el correo electrónico a la espera de su eliminación o archivo

2. Los colores y banderas

Categorización realmente es clave para la productividad de Outlook. Aparte de la gestión de su carpeta real, puede hacer que su bandeja de entrada mucho más fácil de mantener mediante el uso de categorías codificadas por colores y marcas de seguimiento.25+ de Outlook atajos de teclado para hacer más productivo25+ de Outlook atajos de teclado para hacer más productivoOutlook es uno de los clientes más populares de correo electrónico de escritorio en uso hoy en día. Si usted es uno de esos muchos usuarios de Outlook, las siguientes combinaciones de teclas son seguro para ahorrar un montón de tiempo.Lee mas

Categorías de color

Las categorías de color se pueden utilizar para dar más definición inmediato a su bandeja de entrada, pero sugeriría teniendo que sea relativamente fácil. Usted no quiere que su bandeja de entrada parece el camino del arco iris!

Tenga en cuenta que las categorías de color tienen un problema importante: son sin el apoyo de las cuentas IMAP. Esto significa que usted tiene que crear un correo electrónico POP3 separada cuenta para usar, o alternativamente, crear un “solamente este equipo” carpeta, ninguno de los cuales es ideal.¿Qué es POP & IMAP y que uno debe utilizar para su correo electrónico?¿Qué es POP & IMAP y que uno debe utilizar para su correo electrónico?Si ha establecido alguna vez un cliente de correo electrónico o aplicación, habrá sin duda venir a través del POP e IMAP términos. ¿Recuerdas cuál ha elegido y por qué? Si no eres...Lee mas

Para comenzar su sistema de clasificación de los colores, la cabeza a la Casa pestaña, y localizar el Etiquetas sección. Aquí usted debe ser capaz de navegar a Clasificar por categorías gt; todas las categorias, que abrirá una lista de categorías de activos. Ahora se puede editar los colores, nombres, y teclas de atajo como veas conveniente.

Si ya tiene una cuenta POP3, pero no se puede utilizar categorías de color, puede ser que necesite para encenderlos. Localizar la dirección de correo electrónico en la barra lateral. Haga clic en el nombre de la cuenta y seleccione Propiedades del archivo de datos. En la parte inferior del panel de propiedades debería ser una opción para Asciende a Categorías de color.

Dependiendo del tamaño de la bandeja de entrada existente, esto podría tomar algún tiempo, pero una vez completado tendrá acceso a toda la gama de categorías de color.

Si estás desesperado por categorías de color utilizando una cuenta IMAP, puede utilizar una Sistema automático de formato para cambiar los colores de mensajes entrantes y las fuentes en base a sus remitente, asunto y receptores, y vamos a explorar que en más detalle en un artículo de seguimiento.

banderas

Banderas actúan como un sistema de prioridades. A medida que llegan los mensajes de correo electrónico, puede asignarles un nivel de prioridad, añadiendo automáticamente a una dinámica lista de tareas que cura a medida que trabaja. Prioridades van desde Hoy a través de Sin fecha, con una opción para Personalizado… banderas. También puedes usar Agregar recordatorio para establecer una notificación oportuna.

Acceder a la lista dinámica haciendo clic Seguir sobre el Menú lengüeta. Puede buscar todas las banderas, sólo ciertos niveles de prioridad.

3. Configuración Elementos rápidos, use el programador

Estas dos características son a veces el más alto, pero pueden eliminar algunos de los momentos más tediosos de sus comunicaciones por correo electrónico.

Partes rapidas

Si normalmente reutilizar las frases normalizadas que hacen que los dedos lloran con su repetición, esto ahorrará su mente se deteriore más.¿Qué es la expansión del texto & ¿Cómo puede ayudar a ahorrar tiempo?¿Qué es la expansión del texto & ¿Cómo puede ayudar a ahorrar tiempo?Si usted podría ahorrarse incluso una pequeña fracción del tiempo que pasa en la fórmula se podría ahorrar horas de su tiempo cada semana. Eso es exactamente lo que la expansión del texto es para.Lee mas

Guarde sus frases cansadas como una parte rápida, poniendo de relieve el texto dentro de la ventana del editor, cambiar a la Insertar pestaña, haga clic en el Partes rapidas menú desplegable y seleccione Guardar la selección a la galería de elementos rápidos.

En el futuro, al empezar a escribir la frase, es pop-up como una sugerencia de autocompletar. Ahora sólo tendrá que leer la maldita cosa de nuevo. Y otra vez. Y otra vez.

Vídeo: Stimulus Preference Assessment Procedures

Programador

El planificador es otra característica excelente, y tengo que admitir que yo apenas he empezado a utilizar. Me di cuenta de lo útil que era esto durante un combate de la enfermedad del niño. Dando cuenta de que no iba a estar en casa para enviar algunos correos electrónicos específicos de trabajo debido a una fecha determinada, he creado el correo electrónico, adjunta los archivos relevantes, y prevista para la fecha requerida.Cómo detectar un adjunto de correo electrónico peligrosoCómo detectar un adjunto de correo electrónico peligrosoLos correos electrónicos pueden ser peligrosos. Leer el contenido de un correo electrónico debe ser seguro si usted tiene los últimos parches de seguridad, pero los archivos adjuntos de correo electrónico puede ser perjudicial. Busque las señales de advertencia más comunes.Lee mas

Escriba su correo electrónico, a continuación, cambiar a la opciones lengüeta. Hacer clic Entrega atrasada. Debajo Opciones de entrega, comprobar No entregar antes, e introduzca sus requerimientos, seguido de Cerca.

Ahora, si usted está utilizando un servidor de Exchange, puede seguir adelante y cierre Outlook. Sin embargo, si usted está utilizando una cuenta IMAP o POP, Outlook debe permanecer funcionando hasta que se cumpla el tiempo de programación del correo electrónico.

4. Crear una carpeta de búsqueda

En lugar de escribir constantemente a cabo la misma búsqueda utilizando la barra de búsqueda de Outlook, puede crear una carpeta de búsqueda. Se puede especificar la carpeta de búsqueda para buscar una variedad de criterios, utilizando una de las plantillas de Outlook, o crear una búsqueda personalizada para satisfacer sus necesidades.

Vídeo: Next Generation Scania

Cara a la Carpeta pestaña y bajo Nuevo seleccionar Nueva carpeta de búsqueda. Esto abrirá el panel de criterios Nueva carpeta de búsqueda. Perspectivas de plantillas de tareas regulares completos, como mover el correo Marcado, o por correo de personas específicas, pero si desea más control, la carpeta de búsqueda personalizada proporciona una amplia gama de opciones detalladas para la personalización.

5. Haga su bandeja de entrada su propio

Por sorprendente que el correo electrónico es, puede ser una distracción indudable. Especialmente en las grandes organizaciones, las personas pueden llegar a ser incluido en las cadenas de correo electrónico más largos, aunque el tema no tiene nada que ver con ellos.Cómo activar un correo electrónico en Outlook después de que lo envióCómo activar un correo electrónico en Outlook después de que lo envió¿Alguna vez se pulse enviar y arrepentirás momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer enviar. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío de Gmail.Lee mas

Si le ocurre esto, puede utilizar reglas personalizadas para filtrar cualquier correo electrónico que no le incluye como remitente directo a una carpeta separada para su posterior inspección. Sobre el Menú pestaña, seleccione Reglas, Crear regla, seguido por Opciones avanzadas. Ponga una marca al lado donde mi nombre está en el cuadro CC y seleccione Siguiente. Ponga una marca al lado moverlo a la carpeta especificada, y haga clic en el enlace para definir una carpeta.

Cambiar el nivel de filtro de correo electrónico no deseado

panorama tiene su propio filtro de spam, Gracias a dios. Pero no siempre tomar un poco de la basura salta a la vista que viene a través de nuestras bandejas de entrada, y hacer frente a esta basura, literalmente, toma distancia minutos de nuestras vidas. Por defecto, el Filtro de correo no deseado está activada, pero ajustado a bajo.¿Está correo basura a sus contactos de correo electrónico? Cómo averiguar & Arreglar el problema¿Está correo basura a sus contactos de correo electrónico? Cómo averiguar & Arreglar el problemaEl spam es molesto, pero qué sucede cuando su cuenta de correo electrónico está enviando el cabo? Averiguar cómo reconocer los signos y distender el problema.Lee mas

Cambiar el nivel de protección de correo electrónico no deseado, la cabeza a la Correo pestaña, donde se encuentra el Borrar Opciones. Seleccionar Basura, seguido por Opciones de correo electrónico no deseado. Ahora puede seleccionar el nivel de filtrado que estime apropiado para su bandeja de entrada, sobre una base de cuenta por cuenta, si es necesario.

Como se ha señalado dentro de Outlook, la configuración del filtro de correo basura a Alto podría resultar en algo de su correo regular siendo sifón desde la bandeja de entrada, así que asegúrese de comprobar regularmente su correo basura!

Si moverlos no es suficiente, hay una opción para Eliminar definitivamente el correo electrónico no deseado sospechoso en lugar de mover a la carpeta de correo basura casilla de verificación. Tenga en cuenta que cuando se utiliza con una Alto cualquier nivel de filtro electrónico legítimo accidentalmente se trasladó a esa carpeta será irrecuperable.

Vídeo: CONTABILIDAD ( AMPLIACION DE CAPITAL )

6. Crear copias de seguridad

Outlook contiene más datos de lo que solemos pensar. Probable es que haya varios correos electrónicos importantes que acechan en su cuenta en alguna parte que se mantiene a lo que significa copias de seguridad en un lugar seguro, pero no han logrado bastante, sin embargo. Pues bien, os digo que hacerlo ahora!Copia de seguridad de correos electrónicos de Microsoft Outlook Made SimpleCopia de seguridad de correos electrónicos de Microsoft Outlook Made SimpleCopia de seguridad de correo antiguo puede parecer complicado, pero no tiene que ser, sobre todo si está utilizando Microsoft Outlook. Le mostramos cómo es simple el proceso de archivado y almacenamiento de mensajes de correo electrónico pueden ser.Lee mas

La exportación es extremadamente fácil en Outlook. Seleccione la cuenta que desea hacer copia de seguridad y la cabeza a Archivo gt; Abierto & Exportar gt; Importación y exportación. Seleccionar Exportar a un archivo, seguido por Archivo de datos de Outlook (.pst). A continuación, deberá seleccionar en qué carpeta (s) que desea hacer copia de seguridad, o puede realizar una copia de seguridad de toda la raíz del directorio de correo electrónico. Por último, elegir dónde guardar la copia de seguridad. Utilizar las opciones avanzadas si solo deseas para respaldar los aspectos específicos de su cuenta.

La mejor práctica de todos

La mejor práctica de todos está haciendo todo lo anterior (o no, parecería)! Algunas de las prácticas aquí se adapte a algunos lectores, otros no, pero la gestión y mantenimiento una bandeja de entrada eficiente, libre de estrés usted puede ayudar a un día libre de distracciones.4 consejos populares de productividad que debe ser ignorada4 consejos populares de productividad que debe ser ignoradaAlgunas de las ideas de productividad que nos venden son a veces carecen de fundamento, ya menudo errónea. Vamos a desenmascarar algunos de estos mitos de productividad, demostrando que lo opuesto puede tan probable ser verdad.Lee mas

Asegúrese de comprobar de nuevo a nuestro artículo sobre automático y Formato condicional para su bandeja de entrada de Outlook!

¿Tiene las mejores prácticas para compartir? ¿Cómo puede mantener su bandeja de entrada como automatizado y eficiente como sea posible? Háganos saber de abajo!