No utilizar papel: ventajas, desventajas y soluciones digitales

los oficina sin papel parece estar alcanzando el fin. En parte, esto puede ser debido a la aún más idea popular del minimalismo. Pero es todo un nirvana de ahorro de árbol o una pesadilla de proporciones A4?El futuro está aquí - Su Guía para Tener una vida sin papel HoyEl futuro está aquí - Su Guía para Tener una vida sin papel HoySin papel - un término que se utiliza muy a menudo ahora días. Pero, ¿qué significa? Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos seguimos utilizando papel en cierto grado a pesar de los avances ...Lee mas

Investigamos los pros y los contras, junto con el asesoramiento procesable, para que pueda hacer su propia mente y manos a la obra de inmediato.

Las ventajas de una oficina sin papeles

Primero vamos a echar un vistazo a las ventajas de decir adiós al papel.

Deshacerse de la máquina de fax que ha sido superado

A pesar de la máquina de fax de haber sido convertido en un dispositivo arcaica, todavía hay algunos que insisten en aferrarse a ella por sus uñas. Estas son las personas que tienen su número de fax de manera destacada en su tarjeta de visita. Estas son las personas que no pueden aceptar que algo llamado “e-mail” fue inventado, y como resultado, se están ahogando bajo un mar de papel de fax.

Si alguien así insiste absolutamente que algo debe ser enviado por fax a usted, entonces hay formas de acomodarlos, sin tener que lidiar con los atascos de papel y árboles caídos en su conciencia. Numerosos servicios en línea se puede asignar un “número de fax virtual” y la otra persona puede enviar por fax a ese número. El fax se convierte entonces en un archivo adjunto de correo electrónico y se le enviará a través de los interwebs.

La desventaja es que los planes gratuitos para estos sitios son muy limitantes. Para conseguir cualquier servicio decente, lo que tendría que pagar por un plan mensual.

Algunos más que mirar incluyen Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, y FreeFaxtoEmail.

Tener más espacio para Tango

En este momento, tengo varias cajas llenas de documentos que se remontan a 15 años. Están sentados en mi oficina esperando a ser explorado por lo que finalmente puede triturar los originales en papel. Mientras tanto, mientras que mi mejor amiga Procrastine se queda conmigo, estoy constantemente tropezar con las cajas, golpeando mis caderas contra ellos, y por lo general toma de posesión de mi cabeza en ellos.

Cuando por fin consigo alrededor de escanear el documento, voy a tener una gran fiesta de trituración y una bebida cada vez que un documento pasa por la trituradora (al final, voy a ser totalmente sin patas). Pero lo que realmente estoy soñando está teniendo una gran cantidad de espacio en mi oficina. Puedo utilizar este espacio para comenzar a bailar, o luchar con el perro. Y recuerdo a mí mismo qué color es mi piso.

Si usted es una empresa de gastar mucho dinero en el espacio de almacenamiento para sus documentos, sólo pensar en cuánto va a salvar, el escaneo de los documentos y la quema de la totalidad del lote. moral de los empleados se van por las nubes.

Salvar el medio ambiente de Nosotros Mismos

La ventaja más obvia es por supuesto el medio ambiente. Demasiados árboles están siendo talados y la selva amazónica está desapareciendo, en parte para alimentar la industria de pulpa y papel. Todo lo que podamos hacer para reducir la velocidad hacia abajo que es obviamente una buena noticia para el planeta en que vivimos. Imprimimos papel demasiado y demasiado poco aprovechado. Al cambiar a un entorno sin papel, que puede hacer algo por la madre naturaleza.

Si tu Debe imprimir algo, entonces hay maneras de minimizar la cantidad de papel y tinta que utiliza. Los servicios tales como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, y La Printliminator le ayudará a eliminar cualquier elemento innecesario desde una página antes de imprimirla, tales como anuncios. Sin embargo, siempre que sea posible, escanear y correo electrónico.Consejos & Herramientas para ayudarle con la impresión de páginas webConsejos & Herramientas para ayudarle con la impresión de páginas webNo importa lo difícil que tratar de ir sin papeles, a veces sólo tiene que imprimir esa página web. Puede ser que sea por direcciones, un artículo para la clase, un folleto para una reunión en el trabajo, etc. Como ...Lee mas

Papel no dura para siempre, pero Archivos digital

Es un hecho de la vida que el papel no dura para siempre. La Carta Magna, probablemente, no se ve tan fresco como lo hizo cuando fue escrito por primera vez. El diario de Ana Frank se empiece a dorar y el rizo en los bordes. Papel simplemente con el tiempo comienza a romperse, ha pasado suficiente tiempo determinado.

Así, en otras palabras, es una forma terrible para almacenar información a largo plazo. Nunca se puede estar seguro de cuándo va a marrón, estafa, se desvanecen, rizo, o simplemente tomar una taza de café tirado por todas partes. Sin embargo, un archivo digital? Siempre y cuando se mantenga en un formato popular como PDF o TXT y hacer copias de seguridad periódicas, que siempre estará ahí cuando lo necesite. En veinte o treinta años, todavía tendrá el mismo aspecto que la primera vez lo hizo.5 Datos de copia de seguridad básica de Windows Cada usuario debe saber5 Datos de copia de seguridad básica de Windows Cada usuario debe saberNunca nos cansamos para recordarle que debe hacer copias de seguridad y mantener sus datos seguros. Si se pregunta qué, con qué frecuencia, y donde debe hacer una copia de seguridad de sus archivos, tenemos sencillo respuestas.Lee mas

Los empleados pueden trabajar de forma remota

El problema con el papel es que en un entorno de oficina, si quieres colegas en otras ubicaciones geográficas para tener una copia, es necesario enviarlo por correo a cabo por correo. Eso lleva tiempo (más aún si la oficina de correos se pierde). Tiempo en muchos casos significa dinero perdido, oportunidades de retraso, y la frustración de montaje.

Si se digitalizaron los archivos, sin embargo, se pueden poner en línea en una empresa intranet o wiki. O pueden ser enviadas por correo electrónico o poner en una carpeta de almacenamiento en la nube. Esto permite a los colegas en la otra oficina para obtener su copia de inmediato, sin necesidad de esperar. Si el documento se carga en un sitio de colaboración tales como Google Docs o Dropbox, entonces todo el mundo en cualquier sitio pueda comenzar a dejar de retroalimentación en tiempo real.Instale rápidamente su propia casa intranet con ocPortalInstale rápidamente su propia casa intranet con ocPortal¿Alguna vez has pensado en lo que podría ser como tener una "página de portal" para su familia, al igual que muchas empresas ofrecen a los empleados? ¿No sería conveniente disponer de un repositorio basado en web central ...Lee mas

Vídeo: El papel reciclado y su contribución en el mundo

Los contras de una oficina sin papeles

Pero ir sin papel no siempre es el paraíso que se hacía pasar por una. Tecnología al rescate!

Cada escanear. Soltero. Pieza. De. Papel.

De buenas a primeras, esto es lo más molesto de toda la empresa. Encontrar la energía y la inclinación para sentarse y analizar cada pieza de papel. Es tedioso, consume tiempo, y francamente, sería mucho más estar viendo reposiciones de vigilantes de la playa en TV.

Pero hay algunas cosas que puede hacer para hacer el trabajo un poco más fácil. En primer lugar, revisar cada hoja de papel, y lo puso en una de las tres pilas - Definitivamente escanear, tal vez scan, y desgarrar. los desgarrar cosas ... bueno ... .shred y deshacerse de él.

Es probable que pueda deshacerse de las facturas pagadas, recibos de las cosas en que la garantía ha expirado larga, manuales de instrucciones (más probable es que el fabricante ha subido una versión PDF en su página web), fichas de depósito bancarias (pero no los estados), y así sucesivamente. Sólo una mirada crítica sobre ella y decidir “¿Es realmente necesario para mantener esto?“.No se puede encontrar un manual de usuario para su equipo? Buscar los siguientes sitios web Especialista No se puede encontrar un manual de usuario para su equipo? Buscar los siguientes sitios web Especialista El tipo meticuloso con previsión será escanear un manual de usuario y guardar una copia software en su ordenador, o buscar una copia de software que está generalmente disponible en formato PDF en el sitio del fabricante. Hay una tercera ...Lee mas

tal vez escaneado es por cosas que no está seguro del todo y que no quiere precipitarse en la decisión. Mantener los a un lado.

Encontrará a continuación, que la definitivamente Scan pila es probablemente más manejable. Ahora crear carpetas en el ordenador (Impuestos, seguros, recibos de pago, etc), y cuando se escanea un documento, inmediatamente moverlo a la carpeta correspondiente y agregar un nombre descriptivo.

Hay aplicaciones que pretenden acelerar el proceso para usted (los resultados se mezclan en mi opinión). Evernote tiene Scannable, que detecta los bordes del documento al apuntar la cámara del smartphone en él. También hay Photomyne, si está escaneando fotos. AlternativeTo tiene algunas buenas alternativas a Escaneables si usted está buscando algo más. Me gusta especialmente ScanBot.7 de las mejores aplicaciones para escanear, Pista, & Manejo de Recibos7 de las mejores aplicaciones para escanear, Pista, & Manejo de RecibosGestionar sus recibos para usted o su negocio puede ser difícil, pero estas siete aplicaciones hacen que sea mucho más fácil.Lee mas

Recordando a hacer copia de todo lo que hasta

Cuanto más se escanea, el más importante es que se respaldamos todo esto. Porque si el equipo decide suicidarse o de autodestrucción, al no tener copias de seguridad significa no tener absolutamente ningún archivo. Y en muchos casos, que puede ser un desastre absoluto (especialmente si usted ha perdido el papeleo de impuestos). Muchas compañías en mi experiencia copias ofrecer el reemplazo de documentos por un precio, y que bien puede decidir hacer eso. Pero se puede dormir mejor por la noche si usted tiene una solución de copia de seguridad cercana o remota (o ambos).

Por lo menos, usted debe tener una unidad de disco duro portátil (obtener al menos 1 terabyte de espacio). Si usted tiene un PC con Windows, descarga y uso SyncToy, una herramienta de copia de seguridad extremadamente fácil. Los usuarios de Mac probablemente a gravitar Máquina del tiempo. Lo que decide utilizar, es necesario establecer algún tipo de sistema automatizado para realizar copias de seguridad de los archivos en la misma hora todos los días, sin falta.La Guía de copia de seguridad de datos Ultimate Windows 10La Guía de copia de seguridad de datos Ultimate Windows 10Windows 10 hace copias de seguridad de datos sin esfuerzo. Hemos resumido cada copia de seguridad nativa, restaurar, la recuperación y la opción de reparación que encontramos en Windows 10. Utilice nuestros consejos simples y nunca la desesperación por la pérdida de datos de nuevo!Lee mas

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Idealmente, también debe tener una copia de seguridad remota, por si acaso su lugar se inunda o se incendia. Pero antes de enviar sus archivos valiosos fuera en la nube, asegúrese de encriptación de las mismas en una carpeta especial primero. WinRAR y WinZip pueden cifrar archivos, como puede veracrypt, y su predecesor obsoleta, TrueCrypt. posibilidades de nube incluyen Dropbox, Google Drive, Box, y SkyDrive.

La búsqueda de una base de datos con OCR-Tecnología Tipo

Una vez que haya explorado todo, se puede ir a la ruta de tener carpetas y subcarpetas ordenados en la fecha y categoría mes (e incluso carpetas día, así, si usted realmente desea conseguir precisa). O la puerta número dos es encontrar algún tipo de base de datos con La tecnología de tipo OCR.4 Free Online OCR Herramientas puesto a la prueba definitiva4 Free Online OCR Herramientas puesto a la prueba definitivaCon los avances en la tecnología OCR, conversión de texto e imágenes de su documento PDF escaneado en los formatos de texto editables es más fácil. Hemos probado algunas herramientas gratuitas de OCR en línea por lo que no tendrá que hacerlo.Lee mas

OCR consta de reconocimiento óptico de caracteres, y es la tecnología que lee el texto impreso en una página y es capaz de convertir ya sea que el texto en texto copia-poder, o puede devolver resultados a usted, basado en palabras clave que le des. Esta es la tecnología que impulsa Evernote, y es lo Proyecto Gutenberg utiliza para escanear todos los textos de dominio público en los libros electrónicos. Texto en ambos documentos e imágenes se pueden encontrar, reconocido, y traído a usted en los resultados de búsqueda cuando se introduce esa palabra.

Para los efectos de la consulta de los documentos escaneados, necesita claramente que encontrar una manera de ser fácilmente capaz de tirar de lo que necesita de inmediato. Así que si vas a la ruta de OCR, tiene que decidir. ¿Vas a pagar una cuota anual de Evernote y confiar en ellos con sus documentos sensibles? ¿O vas a descargar algo en su lugar y mantener todo en su ordenador.

¿Eres una perito del papel o un desviado digital?

Siempre hay pros y los contras de todo, pero algunas personas pueden tolerar una estafa más que otros. Por lo tanto, todo se reduce a lo que están dispuestos a aceptar.

Vídeo: Con y sin gestion documental

Ahora, está explorando todo lo inútil y una pérdida de tiempo? O es la digitalización de la forma del futuro? Lo que usted dice, los lectores?