En caso de utilizar pdf o documentos de oficina microsoft? Los pros y los contras

Todos nos encontramos con documentos PDF todos los días - es la salida al formato de estados de cuenta bancarios, manuales de instrucciones, informes en línea, y mucho más.

Pero es siempre el mejor formato? ¿Cómo sabes si debe realizarse utilizando un documento PDF o uno de los tipos de archivos de Microsoft Office?

Si estás en un dilema sobre qué formato utilizar para lo cual, sigue leyendo. En este artículo, voy a explicar los pros y los contras de la utilización de un PDF en comparación con DOC, XLS, PPT y archivos.

PDF: Los Beneficios

Vamos a empezar por la evaluación de las ventajas de los documentos PDF. ¿En qué circunstancia se debe utilizar siempre ellos?

Autónomo

Si va a la producción de contenidos para distribuir a otras personas - por ejemplo, presentaciones de ventas, notas de clase, o boletines de noticias - usted debe utilizar el formato PDF para enviar los archivos.

¿La razón? Los archivos PDF son independientes del ambiente. El archivo contiene en sí todos los diseños de formato, las fuentes y la disposición. Ellos hacen la misma manera cada vez sin depender del sistema operativo, hardware o software.

Cualquiera que haya abierto un documento de Microsoft Word en Google Drive sabe lo importante que es esto. Si envía un archivo DOC a otro usuario que no está utilizando la misma aplicación o no tenga las mismas fuentes instaladas, a menudo se va a parecer desordenado.

Impresión de alta calidad

Dado que los documentos PDF son autónomos, talleres de imprenta felizmente aceptan. A menudo no aceptarán documentos de Word u otros formatos de Microsoft Office.Cómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correctaCómo imprimir documentos de Microsoft Office de la manera correcta¿Parece a veces imposible imprimir documentos exactamente de la manera que usted quiere? ¡Podemos ayudar! Te mostramos todas las opciones de impresión y le ayudará a seleccionar los ajustes adecuados para documentos impresos perfectamente.Lee mas

Los archivos PDF son “lo que ves es lo que obtienes” - lo que la página se parece en su pantalla, puede estar seguro de que se verá de la misma manera en una copia física. Imágenes de alta resolución conservarán su aspecto y diseños de página profesionales no se verá comprometida.

Por lo tanto, si desea imprimir un lote de carteles, volantes, o incluso una presentación de diapositivas de PowerPoint, asegúrese de guardar el archivo como PDF antes de dirigirse a la ciudad.

múltiples formatos

Sí, puede importar los párrafos de texto en un archivo de PowerPoint o pegar una diapositiva de PowerPoint en Excel, pero el proceso requiere mucho juego si quiere hacer el documento acabado parezca respetable. Los diversos formatos de Office no están realmente diseñados para un sinnúmero de formatos y un montón de objetos embebidos.

Incluso si usted consigue su documento verse bien en la pantalla, si el archivo es grande, podría tomar mucho tiempo para abrir y / o guardar. Los documentos PDF pueden soportar fácilmente el texto, casi todos los tipos de imágenes, gráficos vectoriales, diapositivas, el código HTML, y mucho más.

Interactivo

archivos de Microsoft Office puede ser interactivo, pero los archivos PDF son una mejor opción para los formularios de solicitud, formularios de comentarios, y otras situaciones que requieren la entrada de datos. Este es el por qué:

• Los campos fijos - No hay posibilidad de que un usuario final para borrar accidentalmente un campo, de forma incorrecta interpretación de los datos que se necesite o se pierda una pregunta.
• Paso a Paso Guías - Los creadores pueden añadir notas al margen para guiar a los usuarios a través de formas complicadas.
• fórmulas - Se puede hacer un PDF añadir al instante impuesto sobre las ventas o calcular los tipos de cambio en una factura. Obviamente, Excel también le permite trabajar con fórmulas y ecuaciones, pero no hay manera de conservar las fórmulas al convertir de XLS a PDF.
• Firma - Algunos servicios, como por ejemplo Adobe Firme y DocuSign, que permiten añada su firma a los contratos y otros documentos personales de una manera fácil y segura.

Compatibilidad

Hay ventajas para el uso de ambos navegadores y lectores de PDF especializadas.PDF Reader vs Navegador: ¿Qué visor de PDF es mejor para usted?PDF Reader vs Navegador: ¿Qué visor de PDF es mejor para usted?Un lector de PDF es a menudo una de las primeras herramientas de la gente instala en su nuevo equipo. No es glamoroso o sexy, pero es una herramienta vital en su arsenal de la productividad. ¿O es eso?Lee mas

En última instancia, sin embargo, siempre y cuando el receptor tiene un navegador instalado en su sistema, que será capaz de abrir su archivo. No es el caso si se envía un archivo en el DOC, XLS o PPT. No todos los paquetes de oficina pueden manejar todos los formatos.

PDFs: Inconvenientes y Alternativas

A pesar de estos beneficios aparentes, todavía hay momentos en un formato PDF no es adecuado. Voy a mirar algunas de esas situaciones, y aconsejarle lo que debe utilizar en su lugar.

Texto componer

documentos PDF carecen de las poderosas herramientas de formato de Microsoft Word y otros procesadores. No puede editar diseños de página, fuentes y otras cuestiones estilísticas importantes.

Por otra parte, no tienen correctores ortográficos, correctores gramaticales, y otras ayudas de escritura. Debe utilizar un procesador de textos tradicional para componer el texto. Solamente guardar el archivo en formato PDF cuando esté seguro de que haya terminado.

edición de contenidos

También los archivos PDF no son una buena opción cuando alguien necesita editar o añadir más detalles a su documento. Por ejemplo, si usted es responsable de añadir texto a un documento y en una etapa posterior en el proceso de otra persona es responsable de añadir imágenes, no es prudente para enviar el archivo en formato PDF.5 herramientas gratuitas para editar archivos PDF5 herramientas gratuitas para editar archivos PDFLos archivos PDF son universalmente útil. Sin embargo, se quedan cortos cuando se trata de edición. Estamos aquí para mostrar las mejores herramientas gratuitas para editar sus archivos PDF.Lee mas

El formato no es editable por naturaleza. Los archivos PDF son simplemente una imagen de un documento existente, en lugar de ser un documento original en su propio derecho. A lo sumo, la mayoría de los lectores de PDF sólo se permitirá editar unas pocas palabras a la vez.

imágenes

Si es posible que necesite volver a utilizar las imágenes de un documento en una fecha posterior, se adhieren a las aplicaciones de Office. Usted encontrará que es más difícil - si no imposible - para extraer las imágenes incrustadas de un documento PDF.

Si es absolutamente necesario para extraer una imagen de un PDF, puede tomar una impresión de pantalla y editar la imagen en Paint - pero no es un flujo de trabajo eficiente, y es probable que pierda algo de la calidad de la imagen.

Colaboración

aplicaciones de creación de PDF no tienen herramientas para la colaboración. Algunas herramientas de pago que presentan características los mejores de libre distribución no incluyen, pero el proceso es engorroso.Los 6 mejores lectores de noticias para WindowsLos 6 mejores lectores de noticias para WindowsLa mayoría de las personas no se detienen a pensar en el lector de PDF que se instalan - que acaba de instalar Adobe Reader. Lector de PDF de Adobe no es la única opción, aunque - hay un buen número de alta calidad, libre de PDF ...Lee mas

La mayoría de los paquetes de productividad como Microsoft Office 365 y aplicaciones de Google Drive ahora permiten en tiempo real la colaboración en documentos. Una vez más, se puede hacer todo su trabajo utilizando una suite tradicional, entonces sólo se ahorra en PDF una vez que el documento sea completa.

Comparta sus opiniones

Espero que te he dado una amplia introducción sobre cómo los documentos PDF se comparan con los formatos de archivos de Office suite típicos, así como explicar cuándo utilizar archivos PDF y cuándo evitarlos.

Me encantaría escuchar lo más que le añada a esta lista. ¿Me he perdido ningún pros? He pasado por alto ningún desventajas significativas? Usted puede dejar sus pensamientos y opiniones en el apartado de comentarios a continuación.