Los 5 mejores consejos de administración de proyectos para principiantes

¿Usted apenas está entrando en la fuerza de trabajo o un nuevo trabajo con su compañía existente como un jefe de proyecto? Hemos aprendido mucho en la universidad y con programas para este puesto.

Sin embargo, muchas partes de ser un jefe de proyecto se aprenden a lo largo del camino y mediante la experiencia. Si usted está tomando un papel de director del proyecto por primera vez, aquí son sólo cinco consejos de administración de proyectos para ayudar a empezar.

1. Utilizar las herramientas adecuadas

Recogiendo la derecha herramientas de gestión de proyectos es extremadamente importante. Estas aplicaciones se convertirán en sus mejores amigos a lo largo de la vida de sus proyectos. Si no está todavía en el aire con los que elegir, aquí están las características que debe buscar y sugerencias que se pueden explorar.Cómo puede utilizar Microsoft OneNote para la Gestión de ProyectosCómo puede utilizar Microsoft OneNote para la Gestión de ProyectosOneNote es la herramienta de colaboración para guiar los proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente libre. Vea cómo OneNote puede ayudar a sus proyectos de despegar!Lee mas

Facilidad de uso

El uso de una herramienta que es intuitivo en su diseño y características es más importante de lo que parece. Debe utilizar una aplicación que es fácil para que usted entienda la derecha de la puerta.

Accesibilidad multiplataforma

Mantenerse al día con las tareas y los proyectos de estados es muy sencillo con herramientas que puede utilizar tanto en el ordenador y el dispositivo móvil.

Funciones útiles

Algunas aplicaciones son robustos y con todas las funciones. Ellos le permiten crear diagramas de Gantt, calendarios-específica del equipo, listas de tareas, líneas de base, automatismos, y mucho más. Para los administradores de proyectos profesionales, herramientas que todo lo abarca son convenientes. Esto incluye aplicaciones como Microsoft Project, Smartsheet y Zoho Projects.

Otras aplicaciones pueden no contienen todas las campanas y silbatos como herramientas similares, pero podría ser más fácil de aprender e incluyen las características exactas que necesita. Por esta situación, echa un vistazo a las aplicaciones como Trello, Wrike, y Asana de tareas, colaboración y seguimiento sencillo.

La conclusión es que se debe determinar las características que necesita y desea más, y luego echa un vistazo a varias herramientas para averiguar cuál es el mejor para usted.

2. Use plantillas

Usted no sólo tiene que prepararse para el proyecto, pero el “papeleo” involucrado con el manejo de la misma. Desde la planificación de reuniones con los informes de estado para actualizaciones por correo electrónico, se preparan para su proyecto mediante la recopilación de plantillas útiles, que permiten ahorrar tiempo.

Plantillas vienen en todas las formas y tamaños, y más comúnmente para aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. MakeUseOf tiene cubierto con una variedad de artículos de plantilla para todas sus necesidades del proyecto.

3. Esté preparado para el Cambio

Sería maravilloso si cada proyecto fue exactamente como estaba previsto desde el principio hasta el final. Por desgracia, este no suele ser el caso. Abordar molestias de proyectos como la corrupción del alcance son parte del trabajo. Sin embargo, es probable que otras cosas pop-up que están fuera de su control.

Crédito de la imagen: Gustavo Frazao través Shutterstock.com

Es posible que tenga un miembro del equipo que no pueden completar sus tareas debido a una enfermedad o emergencia. Esto podría requerir que actuar con rapidez para traer a un nuevo miembro del equipo para terminar las tareas o incluso llevarlos consigo mismo, en algunos casos.
Es posible que tenga un problema del sistema a corto plazo que impide que todo el equipo de la realización de tareas. Esto podría requerir a todos a trabajar horas extras para compensar el tiempo y permanecer en la pista.
Usted puede tener un supervisor que se requiere para hacer los cambios solicitados por el cliente en el centro del proyecto. Esto dará lugar a una evaluación de impacto y los ajustes de tareas y plazos.

Así que prepárate para manejar el cambio por ser flexible y adaptable cuando surgen problemas.

4. Conozca su equipo

Dependiendo de su empresa y la industria, es posible que tenga un equipo permanente o uno que se ensambla con cada nuevo proyecto. De cualquier manera, llegar a conocer su equipo es una parte importante de su gestión para el éxito del proyecto. Pero esto puede ser difícil si se está uniendo a una nueva empresa o departamento diferente.

Crédito de la imagen: Imágenes de Monkey Business a través de Shutterstock.com

Escuchar y participar

Cuando se va a reunir con su equipo de proyecto, prestar atención al lenguaje corporal, la actitud y el interés de los asistentes. Escuchar lo que tienen que decir, hacer preguntas, y fomentar la interacción. Hay que ser profesional, pero no tenga miedo de lanzar en su sentido del humor un poco para romper el hielo.5 consejos para ayudarle a sacar el oído absoluto a su jefe o equipo5 consejos para ayudarle a sacar el oído absoluto a su jefe o equipoPresentar a su jefe puede ser una experiencia intimidante. Éstos son algunos consejos para asegurarse de que su tono es perfecto.Lee mas

Hacer anotaciones

Hacer un seguimiento de las tareas y los plazos de los miembros del equipo es parte de ser un jefe de proyecto. Sin embargo, hacer notas acerca de los miembros del equipo también puede ayudar a conocer mejor.

Bill es siempre a tiempo proporcionar a sus actualizaciones de estado para usted?
Carol no tiene dificultad para hablar cuando ella necesita ayuda?
Marcos es malo en el cumplimiento de sus plazos?

Trate de tomar notas durante las reuniones, después de las conversaciones uno-a-uno, o durante la lectura de correos electrónicos de los miembros del equipo. Esto definitivamente le ayudará con la corriente, así como los proyectos futuros con ellos.

5. Mantener comunicación

Como jefe de proyecto, que espera la comunicación de su equipo. ¿Quieres actualizaciones de estado proporcionadas y preguntas o inquietudes comunicadas a usted. Al mismo tiempo, usted debe planear para comunicarse artículos específicos a su equipo como su jefe de proyecto.

Llevar a cabo regularmente a las reuniones

Para mantener a su equipo en la pista y en la misma página, programar reuniones periódicas de los proyectos. La mejor manera de hacer esto es encontrar el día y la hora que funciona mejor para el equipo y crear una reunión periódica semanal. Esto le permite a su equipo saber la rutina y preparar en consecuencia.

Seguimiento Después de discusiones

Después de cada reunión, se debe enviar un seguimiento de su equipo. Su correo electrónico debe incluir las actas de las reuniones y puntos de acción resultantes de la discusión. Esto es cuando esas plantillas terribles pueden ser muy útiles.

Proporcionar actualizaciones de estado

A medida que el director del proyecto, es probable que los informes de progreso a su supervisor inmediato y posiblemente en la cadena al equipo ejecutivo. Cuando se requieren cambios de los de arriba, solicitudes proceden en parte del cliente, o su equipo se limita a recibir elogios por su trabajo, asegúrese de compartirlo con ellos.

¿Tiene Consejos para administrar el proyecto para agregar?

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¿Qué cosas has aprendido hasta ahora en su función de gestión de proyectos? ¿Hay habilidades interpersonales, profesionales o personales que se encuentran ayudarle al máximo en esa posición? Por favor, comparta sus sugerencias y consejos con otros que son nuevos en este papel comentando a continuación.