Cómo convertir archivos de texto delimitados a hojas de cálculo excel

Usted no quiere ser el chico en la oficina que tiene que escribir todo en el tiempo y el tiempo de Microsoft Excel nuevo.

Así, llegará un momento en que hay que hacer frente a todo tipo de información almacenados en otros tipos de archivos y lo pongo en Excel. No se puede huir de un archivo de texto siempre presente. Apuesto a encontrar algunos de ellos todos los días.

Aquí hay algunos ejemplos cotidianos:

• Un análisis de las ventas de Excel o información sobre productos almacenados en un archivo de texto.
• El intercambio de datos entre dos programas diferentes (tal vez, a partir de una base de datos a una hoja de cálculo).
• Nombres, direcciones, y ID de correo electrónico almacenados en un programa de correo electrónico (por ejemplo, exportación de Outlook a Excel).

Excel le da todas las herramientas para conectarse a fuentes externas de datos. Vamos a hablar acerca de los archivos de texto delimitados.

Este es un archivo de texto delimitado

En esta captura de pantalla de un archivo de texto simple, los nombres y direcciones están separados por comas. Este es un simple archivo de texto delimitado por comas. Es fácil de crear en cualquier editor de texto.

Sin embargo, por sí solo, toda una serie de tales datos no sería tan útil en un archivo de texto si tiene que preparar una lista o un informe. Llevándola a una hoja de cálculo de Excel le ayudará a tomar un documento más profesional y hacer las operaciones más avanzadas de la información. Por ejemplo, se puede encontrar con gran facilidad direcciones duplicadas y eliminarlos. Entonces tú puedes utilizar la hoja de cálculo para crear etiquetas y combinación de correspondencia.Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y ExcelCómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel¿Todavía usa otras comunicaciones de masas personalizadas de copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación, o? Combinar correspondencia, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir las etiquetas en cuestión de segundos.Lee mas

La idea básica aquí es importar la información de un archivo de texto y dividir sus diversos elementos de información en columnas separadas, y el nombre de cada columna con una cabecera.

Veamos archivo de texto delimitado con más detalle ...

Los 3 diferentes tipos de archivos de texto delimitados

archivos de texto delimitados están diseñados para la exportación de los datos de un programa a otro. Hay tres tipos comunes de archivos delimitados por el camino a separar (delimitar) cada valor en el archivo de texto plano. Cualquier personaje puede ser utilizado para separar las entradas individuales en un archivo.

Por ejemplo: la tubería o un espacio simple. Usted encontrará estos tres sean los tipos más comunes de los separadores delimitados entre cada entrada de texto.

1. Valores Separados por Comas.
2. Tab valores separó.
3. valores separados de colon.

Del mismo modo que se nombra, el delimitador de texto mantiene cada valor separado de la siguiente. Cualquier valor que sigue al delimitador y precede a la siguiente aparición del delimitador se importa como un valor. Recuerde que el valor asignado entre el delimitador puede tener otro carácter delimitador, pero necesita un signo de comillas ( “) o un apóstrofo (‘).

¿Confuso? No tanto. Vamos a ver cómo con un ejemplo:

En un archivo de texto con los nombres de ciudades y estatales, puede haber algunos valores como “Albany, Nueva York”. Excel puede leer la coma (,) entre las dos palabras como un delimitador. Para el tratamiento de los nombres de ciudades y países como un valor e importarlos en una célula tenemos que utilizar comillas o un apóstrofo como un calificador de texto. Si no se especifica un carácter como el calificador de texto “Albany, NY” ha sido importada en dos células adyacentes como Albany y Nueva York.

En resumen, para retener cualquier valor en una columna tal y como es, se puede encerrar el valor entre comillas o un apóstrofo. Como veremos a continuación, Excel le da un control completo sobre el proceso de importación y un panel de vista previa para ver el formato de los datos antes de que se llene las células.

Convertir de un archivo de texto delimitado a una hoja de cálculo

Hay muchos convertidores en línea que puede tener un archivo de texto CSV prima y escupir una hoja de cálculo XLS. Zamzar y se convertió flotan en la parte superior de la página de búsqueda.Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas libresCómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas libresSi usted necesita para convertir un archivo, aquí está la lista definitiva de los sitios que debe acudir.Lee mas

Pero usted no tiene que buscar un convertidor en línea porque Microsoft Excel tiene una función nativa que hace el trabajo mucho mejor. Vamos a echar un archivo CSV de ejemplo y caminar a través de los pasos para convertir archivos de texto delimitados a las hojas de cálculo. La captura de pantalla muestra un revoltijo de valores separados por comas en un archivo de Bloc de notas.

Microsoft Excel puede ayudar a convertir esta mezcla confusa en filas y columnas ordenadas. A continuación, puede ir a trabajar en él y convertirlo en una informe de un formato atractivo o prepararlo para la impresión.Formatear automáticamente datos en Excel hojas de cálculo con formato condicionalFormatear automáticamente datos en Excel hojas de cálculo con formato condicionalfunción de formato condicional de Excel le permite formatear celdas individuales en una hoja de cálculo de Excel en función de su valor. Le mostramos cómo utilizar esto para diversas tareas cotidianas.Lee mas

Hay dos maneras de llevar los datos en una hoja de cálculo Excel 2016 desde un archivo CSV. Comience con la más fácil primero.

1. La importación automática

Haga clic en el Archivo pestaña, haga clic en Abierto.

Seleccione el archivo CSV que desea abrir. Excel abre el archivo de texto de forma automática y muestra los datos en un nuevo libro.

Esta es la ruta más directa (y más rápida) para abrir un archivo CSV. Excel utiliza los ajustes de formato de datos por defecto para leer e importar cada columna de datos. Sin embargo, la importación automática no le da la flexibilidad que desea. Por lo tanto, vamos a ver la segunda manera, que utiliza un asistente.

2. El Asistente para importar texto

El Asistente para importar texto le permite controlar la estructura de los datos que desea importar. Se inicia automáticamente al importar archivos de texto (es decir, un archivo con la extensión TXT). Abra Excel y buscar un archivo de texto. El proceso de tres pasos le ayuda a controlar el formato de los datos que desea importar.

Paso 1

Esto es lo que el Asistente para importar texto se ve como en el primer paso.

Sin embargo, como se vio anteriormente, el Asistente para importar texto no se inicia automáticamente para los archivos CSV (es decir, un archivo con la extensión CSV). Abrir el Asistente para importar texto manualmente y controlar el formato de las filas y columnas. Para iniciar el Asistente para importar texto ...

Ir a la Datos lengüeta de la cinta. En el Obtener datos externos grupo, seleccione A partir del texto. En el Importación de archivos de texto cuadro de diálogo, seleccione el archivo de texto CSV que desea importar. El Asistente para importar texto aparece con las opciones que se pueden configurar ahora.

El asistente le guiará a través de tres pantallas y ayudar a poner a punto los datos que está tratando de poner en la hoja de cálculo.

Seleccionar delimitada - Cuando los elementos en el archivo de texto están separados por pestañas, dos puntos, punto y coma, espacios u otros caracteres.

Vídeo: Cómo convertir una hoja de cálculo de Excel 2010 a un documento de Word

Seleccionar Ancho fijo - Cuando todos los elementos tienen la misma longitud y bien estructurado en columnas separadas por espacios.

A veces, los datos en bruto pueden tener una fila de encabezado. Por ejemplo: ["nombre de pila","apellido","nombre de empresa","dirección","ciudad","condado"].

Utilizar Iniciar importación en la fila para seleccionar la fila desde donde comenzará la importación.

los origen del archivo se puede dejar en su defecto para la mayoría de los casos.

los Avance muestra los valores tal y como aparecerán cuando se delimitan en columnas en la hoja de trabajo.

Hacer clic Siguiente.

Paso 2

Elegir el delimitadores para su archivo (coma, en nuestro caso). Para algún otro carácter, comprobar Otro e introducir el carácter en el pequeño campo. los vista previa de datos ventana que da una idea de los datos en columnas.

Selecciona el delimitadores consecutivos como a uno cuadro de comprobar si los datos contienen un delimitador de más de un carácter entre los campos de datos o si los datos contienen múltiples delimitadores personalizados. Por ejemplo, esto le ayuda a manejar los archivos que pueden tener un espacio extra antes o después de otro delimitador. Puede ayudar a identificar el espacio como otro delimitador y marque esta casilla.

Utilizar el calificador de texto desplegables para seleccionar el carácter que encierra valores en el archivo de texto. Hemos hablado anteriormente cómo un calificador de texto puede ayudarle a importar algunos valores en una celda en lugar de juegos independientes.

Utilizar el vista previa de datos ventana para comprobar el aspecto. Haga clic en Siguiente.

La pantalla del asistente cambia cuando la importación de datos de ancho fijo. los vista previa de datos ventana puede ayudarle a establecer anchos de columna. Utilice la barra superior de la ventana para establecer un salto de columna representada por una línea vertical. Arrastre un salto de columna para aumentar o disminuir la anchura. Haga doble clic en un salto de columna para eliminarlo.

En un archivo de ancho fijo, no hay delimitadores se utilizan para separar los valores en el archivo. Los datos se organizan en filas y columnas, con una entrada por fila. Cada columna tiene un ancho fijo, especificado en caracteres, que determina la cantidad máxima de datos que puede contener.

Paso 3

Las ventanas de presentación preliminar se vuelven más importantes en esta pantalla porque se puede ajustar el formato de datos que va en cada campo con el Formato de datos de la columna. De manera predeterminada, Excel importa datos en el formato general. Seleccione la columna en la ventana de vista previa y establecer el formato apropiado.

Por ejemplo, puede seleccionar ...

• Texto para los campos de texto.
• Fecha y el formato de fecha para cualquier columna que contiene fechas.
• General para la conversión de monedas al formato Excel de divisas.

Utilizar el Avanzado botón para especificar el tipo de decimales y separadores de miles de datos numéricos. Por ejemplo, si desea mostrar los 100.000 como 1.00.000. Excel muestra los números de acuerdo con el formato establecido en la configuración regional de su equipo.

Hacer clic Terminar. Una última Datos de importacion cuadro de diálogo aparece.

No se preocupe demasiado ahora. Se le da algunas opciones para insertar los datos en la hoja de cálculo o crear una conexión con una base de datos externa. La inserción de los valores de texto delimitado como una tabla en la presente hoja de trabajo es la configuración predeterminada.

A tan sólo tres pasos fáciles de Excel Hechicería

Algunos dominio practicado de Microsoft Excel puede ayudarle a lidiar con grandes cantidades de datos. Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas. No deje que los grandes volúmenes de datos que asustan. Si el temor de hojas de cálculo todavía se pone a usted, mire estos consejos para aprender Excel con rapidez.Necesidad de aprender Excel? 10 Los expertos le enseñará de forma gratuita!Necesidad de aprender Excel? 10 Los expertos le enseñará de forma gratuita!Aprender a usar las funciones más avanzadas de Excel puede ser difícil. Para que sea un poco más fácil, hemos rastreado las mejores gurús de Excel que pueden ayudar a dominar Microsoft Excel.Lee mas

Por lo tanto, wsombrero tipo de problemas tienen que enfrenta al exportar archivos de texto delimitados? Vamos a solucionar por sí en los comentarios.

Originalmente escrito por Saikat Basu el 8 de noviembre de 2009.