Administrar su buzón de correo electrónico microsoft outlook como un jefe

No deje que su bandeja de entrada de correo electrónico arrastrar hacia abajo.

Outlook tiene una gran cantidad de grandes características que le permiten administrar su bandeja de entrada, que le da un mayor control y ahorro de tiempo. Puede filtrar automáticamente mensajes de correo electrónico utilizando reglas y el formato condicional, velocidad-encontrar lo que necesita el uso de accesos directos y de búsqueda, y deshacerse de todo lo que el uso de los filtros de spam no deseado. Le mostraremos cómo hacer mejor uso de las herramientas de productividad de Outlook.

Si usted tiene sus propios consejos para compartir cuando se trata de administrar su bandeja de entrada de Outlook, asegúrese de háganoslo saber en los comentarios.

Con gestionar Reglas

Reglas en Outlook son muy potentes y se puede guardar un montón de tiempo a administrar su bandeja de entrada. Cualquier mensaje que llega a su bandeja de entrada obedecerá las reglas que contorno. Por ejemplo, se puede marcar cualquier mensaje de su gerente a ser marcado y reproducir un sonido. Como alternativa, puede mover los mensajes que contengan la palabra clave “noticias” en la basura.

Para ponerse en marcha, seleccione la Casa pestaña de la cinta superior y seleccione Reglas gt; Crear una regla. Si usted tenía un correo electrónico seleccionado a continuación, usted notará algunos campos están precargados, pero se puede cambiar estos términos como desee.

Para conseguir realmente la personalización en sus reglas que querrá hacer clic Opciones avanzadas… Aquí se puede establecer cualquier número de condiciones que han de cumplirse, además de lo que ocurre con los mensajes que coinciden con ellos.

Para una guía completa sobre la creación y gestión de reglas, leer nuestro guían a dejar que las reglas de Outlook gestionar su bandeja de entrada.Vamos reglas de Outlook administrar el correo electrónico bandeja de entradaVamos reglas de Outlook administrar el correo electrónico bandeja de entradaalertas y filtros inteligentes pueden ayudarle a mantenerse en la parte superior de la bandeja de entrada de correo electrónico. escritorio de Outlook y Outlook.com ofrecen una característica llamada "reglas" y le mostraremos cómo configurarlo.Lee mas

Dominar los accesos directos

Si desea administrar su bandeja de entrada con la eficiencia, entonces usted necesita para dominar todos los atajos de teclado disponibles a su alcance.

Uno de los mejores es presionar Alt + H, que a su vez pone de relieve la cinta con la tecla correspondiente para que presione. Otros ejemplos incluyen Ctrl + E para saltar al cuadro de búsqueda, Ctrl + 1-6 para moverse entre los diferentes puntos de vista (como correo, calendario y contactos), y Insertar a marcar un mensaje.

Por supuesto, estos sólo la punta del iceberg. Para una lista más completa, asegúrese de navegar por nuestro guiar a los atajos de teclado de Outlook.25+ de Outlook atajos de teclado para hacer más productivo25+ de Outlook atajos de teclado para hacer más productivoOutlook es uno de los clientes más populares de correo electrónico de escritorio en uso hoy en día. Si usted es uno de esos muchos usuarios de Outlook, las siguientes combinaciones de teclas son seguro para ahorrar un montón de tiempo.Lee mas

Utilice el filtro de basura y el desorden Carpeta

El spam es la pesadilla de la bandeja de entrada. No pierda su tiempo tratando de encontrar mensajes de correo electrónico que desea leer- en cambio, deja de Outlook cuidar de él utilizando el filtro de basura y la función Clutter.

El filtro de la chatarra tiene diferentes niveles de protección, dependiendo del grado de rigurosidad que quiere que sea. Para cambiar la configuración, vaya a la Casa pestaña en la cinta y seleccione Basura gt; Correo electrónico no deseado Opciones ...

Aquí puede seleccionar Bajo para filtrar basura obvia, Alto para coger el más deseado, pero con la posibilidad de algunos correos electrónicos normales también pueden ser capturados, o Sólo listas seguras recibir sólo de los remitentes que haya aprobado.

De la misma ventana, utilice el remitentes seguros y Los remitentes bloqueados pestaña a la lista las direcciones de correo electrónico o dominios que haces y no van a recibir desde, respectivamente.

Office 365 para usuarios de negocios también puede utilizar una nueva característica llamada desorden. Mediante el análisis del remitente, el contenido del mensaje, y sus hábitos de lectura, Outlook se moverán ciertos mensajes de correo electrónico fuera de su bandeja de entrada y en desorden. Se puede mover manualmente un correo electrónico a desorden y ayudar al sistema aprender por botón derecho del ratón el mensaje y seleccionar Movimiento gt; Mover a Clutter.

El desorden está activado por defecto, pero se puede apagarlo a través de la versión web de Outlook. Haga clic en el icono de rueda dentada y vaya a opciones gt; Correo gt; El procesamiento automático gt; Desorden y untick elementos independientes identificados como el desorden, a continuación, haga clic Salvar.

Si lo que busca consejos de filtrado de correo no deseado más, lea nuestra guía sobre cómo evitar el correo no deseado de Outlook.Cómo evitar el correo basura de Outlook y correo electrónico desordenCómo evitar el correo basura de Outlook y correo electrónico desordenSi usted lucha para conseguir a través de su correo electrónico, usted amará estas características de Outlook. Ellos pueden ayudarle a filtrar y priorizar todo el correo entrante.Lee mas

Utilizar parámetros de búsqueda

Probablemente se podría salirse con la no clasificación de la bandeja de entrada en absoluto, si usted fuera tan inclinado, y sólo tiene que utilizar la búsqueda de gran alcance dentro de Outlook. Mediante el cuadro de búsqueda instantánea en la parte superior de sus listados de correo electrónico, usted puede buscar a través de todas sus carpetas y buzones seleccionándolo de la buzón actual desplegable.

Dentro del cuadro de búsqueda en sí sólo tiene que empezar a escribir algo y Outlook a tratar de encontrarlo en cualquier campo, como el nombre del remitente, asunto o cuerpo del mensaje. Puede ser más específico mediante el uso de operadores lógicos como Y, O, y NO. También se puede utilizar como parámetros de, tema, y recibido, seguido de dos puntos y su término. Una lista completa de estos se puede ver en la página correspondiente de soporte de Outlook.

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda, aparecerá la Buscar lengüeta de la cinta, donde puede seleccionar muchos de estos parámetros de la interfaz.

Con estilo de formato condicional

El formato condicional le permite aplicar un estilo particular a los mensajes que coinciden con un conjunto de reglas. Por ejemplo, se puede cambiar el color de la fuente de los correos electrónicos recibidos hace más de una semana o poner mensajes de correo electrónico que contienen una palabra clave en una categoría.

Para establecer el formato condicional, vaya a la Ver pestaña en la cinta y haga clic Ver configuraciones gt; Formating condicional ... Hacer clic Añadir para crear una nueva regla, darle una Nombre, y establecer una Fuente si lo desea. Cuando esté listo, haga clic Condición…

Es desde esta ventana que se puede perfeccionar los detalles más finos de la regla. Por ejemplo, utilice De… para especificar los remitentes de la regla se aplicará a o Hora aplicar sobre la base de la fecha. Asegúrese de revisar las otras fichas como Más elecciones y Avanzado, el primero de los cuales le permite establecer categorías de color.

Cuando haya terminado, haga clic DE ACUERDO y DE ACUERDO de nuevo. Para obtener más información acerca de todo esto, lea nuestra guiará en el marcado de correo electrónico con formato condicional.Cómo marcar la bandeja de entrada de Outlook con formato condicionalCómo marcar la bandeja de entrada de Outlook con formato condicionalCada correo electrónico es una distracción potencial. Le mostraremos cómo utilizar formato condicional bandeja de entrada - reglas, banderas prioritarios, y categorías de color - en Outlook para mantener su bandeja de entrada claro y su mente libre de desorden.Lee mas

Recordar un correo electrónico enviado

¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico que desea que usted podría revertir? Eso podría ser posible. Usted necesita utilizar una cuenta de Exchange y el destinatario tendrá que estar en el mismo servidor. Además, si el correo electrónico original se ha leído o movido a otra carpeta entonces la retirada se producirá un error.

Para intentar recordar, ir a su Elementos enviados y abra el mensaje que desea recuperar. Selecciona el Mensaje lengüeta de la cinta en la parte superior, a continuación, en el Movimiento grupo, haga clic Comportamiento y entonces Recuperar este Mesage ...

Desde la nueva ventana que se abre, decidir la acción que desea tomar. Ya sea Eliminar las copias no leídas de este mensaje para eliminar el correo electrónico de la bandeja de entrada del destinatario o Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje enviar un nuevo correo electrónico en lugar del original.

Tictac Dime si tiene éxito o no recuerdo para cada destinatario le enviará un correo electrónico para informarle del resultado de cada intento de recuperación, cuyo resumen se puede ver haciendo clic en el Rastreo icono de la cinta.

Hacer clic DE ACUERDO cuando esté listo para tratar de recuperar el mensaje. Para obtener más información sobre este proceso, junto con todos los factores de recuperación y algunas otras alternativas, visita nuestra Recordando guía de correo electrónico.Cómo activar un correo electrónico en Outlook después de que lo envióCómo activar un correo electrónico en Outlook después de que lo envió¿Alguna vez se pulse enviar y arrepentirás momentos después? Todos hemos estado allí, deseando poder deshacer enviar. Le mostramos cómo recuperar un correo electrónico en Outlook o retrasar el envío de Gmail.Lee mas

Jefe de su bandeja de entrada

Se estima que 205 mil millones de mensajes de correo electrónico se envían diariamente. Afortunadamente, sólo una pequeña parte de ellos caerá en su bandeja de entrada, pero es a menudo una molestia para llegar incluso a través de ellos. Asegúrese de utilizar todos nuestros consejos para convertirse en un profesional en la gestión de la bandeja de entrada.

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