Cómo utilizar perspectiva para tarea sencilla y gestión de proyectos

Si está trabajando en un proyecto pequeño, en forma independiente o en una empresa con pocos empleados, Outlook 2016 puede ayudarle gestionar sus proyectos y las tareas sin necesidad de software fuerte. Con personalizaciones simples a la sección de tareas, puede establecer recordatorios y las fechas de vencimiento, asignar las tareas pendientes, y controlar el tiempo con facilidad.Convertir Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNoteConvertir Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNoteOneNote puede hacer más de lo que cree. Le mostraremos cómo convertir su Outlook para hacer la lista en una potente herramienta de gestión de proyectos usando el plugin para Outlook OneNote.Lee mas

¿Por qué utilizar Perspectivas para proyectos y tareas?

Para grandes proyectos, directores de proyectos y empresas más grandes utilizan el software profesional, como Microsoft Project o Basecamp, algunos de las mejores herramientas de gestión de proyectos para hacer el trabajo. Ofrecen las amplias características necesarias para organizar y gestionar proyectos con éxito.

Vídeo: Vídeo 5 "Las 4 perspectivas del Balanced Scorecard".

Sin embargo, para proyectos pequeños, autónomos, o equipos de uno o dos, Outlook tiene las características esenciales necesarias para tener éxito en cualquier situación de tamaño insuficiente. Éstas son sólo algunas de las características básicas que contiene:

• campos de tareas personalizables
• Asignable a-dos
• recordatorios útiles
• Tomando Quenta de tiempo
• Actualizaciones de estado
• Priorización y categorización
• función de exportación

¿Cómo pueden utilizarse aquellas características de Outlook?

Personalizar con campos que necesite

Usted puede agregar fácilmente y eliminar campos dentro de la sección de tareas. Por ejemplo, para medir el tiempo puede agregar el trabajo real y el trabajo total. Para el seguimiento de estado puede agregar ciento de estado completo y personalizado.

Para elegir sus campos, haga clic en una de las columnas y seleccione Selector de campos. Después, simplemente arrastrar y soltar los campos que desee a la zona de la columna.

Vídeo: Ejercicio usando la Herramienta de Perspectiva en Ilustrador

Asignar tareas fácilmente

Si trabaja con un socio o un empleado, la asignación de tareas a los demás es simple. Abra la tarea y en el panel de navegación superior seleccione asignar tareas. Haga clic en el A botón para abrir la lista de contactos, seleccione el cesionario, y haga clic en el A botón en la ventana emergente. Esto insertará su contacto en la tarea y una vez que haga clic Enviar, la tarea será en su camino al cesionario.

También puede incluir un campo para equipo de Trabajo que incluye marcas de verificación simples y una Asignado a campo para ver de un vistazo cuyo responsable.

Configurar recordatorios

Al igual que con cualquier aplicación de tareas, recordatorios son herramientas esenciales. Outlook le permite personalizar los recordatorios mediante la selección de la fecha, hora, y un sonido específico, si quieres. Las opciones de la fecha son en formato de calendario y las opciones de tiempo son en incrementos de 30 minutos.

Tiempo de pista

Para los trabajadores independientes u otros que cobran a los clientes por hora, el tiempo de seguimiento es una necesidad. Con Outlook puede utilizar tanto Trabajo actual y trabajo total campos o sólo uno de ellos, en función de sus necesidades exactas. Por ejemplo, puede utilizar Trabajo real para la cantidad facturable y Trabajo total durante todo el tiempo empleado en la tarea. Ambos campos tiempo récord en horas decimales.

Actualizar Statuses

Outlook incluye tanto por ciento campos completos y de estado para mantener sus proyectos y tareas en pista. Al igual que con el tiempo de seguimiento, puede usar ambos o sólo uno, dependiendo de su preferencia.

La ventaja de utilizar juntos es que si se marca una tarea como 100 por ciento completo, por ejemplo, el campo de estado mostrará automáticamente Terminado y la tarea se rascó través.

El campo de estado también incluye opciones para En curso, en espera de otra persona, y diferido, cada uno de los cuales puede ser muy útil para permanecer en la pista.

El uso de priorización y categorización

Usando el campo de prioridad es otra gran herramienta para la visualización sus artículos más importantes a simple vista. elementos de alta prioridad mostrarán un signo de exclamación rojo y los de baja prioridad mostrará una, flecha hacia abajo de color azul. También puede agregar una prioridad personalizada terreno si es necesario.El 3-Strike System: Cómo dar prioridad a su lista de tareas pendientesEl 3-Strike System: Cómo dar prioridad a su lista de tareas pendientes¿No estás recibiendo a través de su lista de tareas pendientes? El problema puede que no sea su productividad, que sólo podría ser sus prioridades. Vamos a aprender cómo dar prioridad a la lista de cosas por hacer, y hacer las cosas.Lee mas

La función de la categoría en Outlook también es útil para detectar determinados tipos de tareas de un vistazo. Por defecto, las categorías se denominan así por su color, pero cambiándolos a nombres más significativos es útil. Por ejemplo, es posible utilizar la categoría verde para todas las tareas de finanzas y el nombre como tal. Usted puede crear sus propias categorías y elegir el color también.

Exportar sus datos

Si a ti te gustaría exportar sus tareas a una hoja de cálculo, Es un proceso simple. Para comenzar, selecciona Archivo gt; Abierto & Exportar gt; Importación y exportación. Cuando la siguiente ventana se abra, seleccione Exportar a un archivo en la lista de opciones. A continuación, puede elegir entre dos tipos-archivo Valores separados por comas (.csv) o Archivo de datos de Outlook (.pst).Cómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBACómo exportar sus tareas de Outlook a Excel con VBAIndependientemente de si usted es un fan de Microsoft, una buena cosa que se puede decir acerca de los productos de MS Office, al menos, es lo fácil que es integrar cada uno de ellos entre sí ....Lee mas

La opción Valores separados por comas es una opción común de usar. Se le permite mapear los campos para una transición limpia y el archivo puede ser cargado o importado en las bases de datos y hojas de cálculo. Si quieres crear una copia de seguridad sencilla de sus tareas de Outlook, el archivo de datos de Outlook puede ser elegido.

En el siguiente paso, seleccione la Tareas carpeta de la lista de opciones y haga clic Siguiente. A continuación, puede ajustar el nombre de archivo y la ubicación si es necesario. A continuación, finalizar su exportación. Puede hacer clic en el Asignar campos personalizados botón en primer lugar, si es necesario, lo que le permitirá modificar los campos de su archivo- Este paso es opcional. Hacer clic Terminar y se le pedirá que introduzca un intervalo de fechas para las tareas para exportar.

Otras características prácticas

Para facilidad de uso, las tareas en Outlook ofrecen características convenientes y útiles adicionales para ayudar con sus proyectos y tareas pendientes.

• Ordenar por cualquier columna.
• Arrastrar y soltar para reorganizar las columnas.
• Enviar un informe de estado de una tarea individual con un solo clic.
• Ver la sección de detalles de la tarea durante horas, información de facturación, y compañía.
• Filtrar todas las tareas por palabra clave, el estado, o el tiempo.

Está disponible la aplicación móvil Sincronización?

Actualmente, la aplicación móvil de Outlook no incluye una característica de tareas. Pero, si es necesario sincronizar las tareas de Outlook en cualquier lugar, por suerte existen aplicaciones que pueden conectarse para Android o iOS.

• Recuerde la leche (versión Pro), Android y el IOS, $ 39.99 al año
• Tareas & Notas para MS Exchange (requiere cuenta de Exchange), Android, $ 4.99
• SymTasks - Tareas de Outlook Sync, Android, $ 6.99
• TaskTask para Outlook y Tareas de Google, iOS, $ 4.99
• Tareas Todo cambio (requiere cuenta de Exchange), IOS, $ 9.99

¿Has probado las tareas de Outlook para Pequeños Proyectos?

Usando la función de tarea de Outlook no funciona para todos o cada proyecto. Sin embargo, si usted ya es un usuario de Outlook y sólo necesita una herramienta sencilla, entonces funciona bien.

¿Has probado las tareas de Outlook para el tiempo de seguimiento, la asignación de tareas, o mantenerse al día con los proyectos? ¿Cuáles son sus pensamientos sobre las características disponibles? Por favor comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.