Cómo utilizar formularios de google para crear un flujo de trabajo interactivo

Formularios de Google es la interfaz de flujo de trabajo de oficina que no sabía que necesitaba.

Formularios de Google no es más que otra herramienta simple encuesta. En su forma más simple, se trata de una herramienta de recolección de datos sin. Con un poco de conocimiento, puede dar rienda suelta a la potencia combinada dentro de las formas de Google, Hojas de cálculo, y complementos para crear algunos flujos de trabajo de gran alcance para ayudarle a hacer más cosas en la oficina.Cómo crear un estudio gratuito y recoger datos con ExcelCómo crear un estudio gratuito y recoger datos con Excel¿Está cansado de tener que recoger manualmente y consolidar los datos, de varias personas, en la hoja de cálculo de Excel? Si es así, es probable que todavía tiene que descubrir Encuesta Excel.Lee mas

Cosas que puedes hacer con Formularios de Google

Fuera de la caja, Formularios de Google le permite recoger los datos y almacenar cada respuesta como una fila en una hoja de cálculo. Aquí vamos a mostrar cómo se puede usar la misma forma que para trabajar con los datos recogidos para añadir información a una fila existente, o desencadenar un proceso.

Vídeo: Crear Formularios en Google Drive - 2017

Esto es útil en cualquier situación en la que necesita para tomar una decisión sobre los datos que recopila, en lugar de sólo informar al respecto. Un ejemplo de esto es cuando se utiliza un formulario para recoger una solicitud de un servicio que requiere una respuesta, aprobación, o alguna otra acción. En lugar de manipular manualmente cada nuevo pedido en la hoja de cálculo, puede volver a abrir la solicitud en su forma de realizar el siguiente paso en su proceso.

El diseño de su flujo de trabajo

Para demostrar el concepto, considere un escenario en el que es necesario crear un proceso estructurado para recibir, documentar, respondiendo, e informar sobre las solicitudes de ayuda presentadas a su equipo.

Sí, se puede utilizar una herramienta de gestión de incidencias sofisticado para este tipo de solicitudes. Sin embargo, esto puede no ser factible en una pequeña empresa, o simplemente puede ser una manera de lidiar con el tipo ad-hoc de situaciones que realmente no requieren ese nivel de sofisticación (o cinta de color rojo).

Para gestionar esta tarea de una manera sencilla, puede crear una solución con Formularios de Google que logra lo siguiente:

1. Crea un nuevo pedido y captura los datos en una hoja de Google.
2. Envía un correo electrónico al solicitante, reconociendo que la solicitud fue recibida.
3. Envía un correo electrónico al equipo de apoyo, se les notifica de una nueva solicitud que requiere una acción.
4. Permite que el equipo de apoyo para editar el registro con la información de resolución.
5. Envía un correo electrónico al solicitante con la información de resolución.
6. Registra toda la información en la Hoja de Google para permitir la presentación de informes.

Construir su Formulario

• Para crear un nuevo registro en el Formulario Google Google Drive: https://drive.google.com
• Seleccionar Nuevo gt; Más gt; Formas de Google

Asegúrese de que su Formulario de captura todos los datos que se requieren para apoyar su proceso. Debido a que estará enviando un correo electrónico notificaciones, es importante que la captura de la información de contacto para cada usuario, además de los datos de solicitud de ayuda.

Vídeo: Usando Forms para crear exámenes interactivos (01) - ¿Cómo crear un formulario de Google?

Añadir una lógica ramificada

Página ramificación es el componente clave en este proceso de flujo de trabajo de formularios. Se le permite saltar a una sección específica del formulario, basado en una respuesta que proporcione. Ya que esta forma será la interfaz tanto para las nuevas peticiones y actualizaciones, esta pregunta se hará en el principio, para que pueda dirigir al usuario a la sección correspondiente. Un solicitante sólo se somete nuevas solicitudes y el personal de apoyo usarán el Solicitud de Actualización (Sólo Admin) opción.

Para añadir la página ramificación haga lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de menú en la parte inferior derecha de la sección
2. Seleccionar Ir a la sección sobre la base de la respuesta
3. Haga clic en el menú desplegable junto a la pregunta y seleccionar el destino de la página adecuada

Añadir validación de entrada

Obviamente, tendrá que impedir que los no administradores del acceso a la Sólo administrador sección de la forma. Aquí es donde la validación de entrada viene muy bien. Selección de la Las solicitudes de actualización (Sólo Admin) opción le dirigirá a una pregunta de seguridad - en este ejemplo se llama código de acceso. La validación de entrada en esta cuestión sólo se establece para aceptar una respuesta que contiene una cadena específica.

Tenga en cuenta que esto no es un método muy seguro, pero hace el trabajo para los casos de uso sencillos. Sólo asegúrese de que no se está recopilando datos sensibles. Además, asegúrese de no utilizar su contraseña actual, el por contraseña usted no quiere ser hackeado!7 errores contraseña que probablemente le conseguirá Hacked7 errores contraseña que probablemente le conseguirá HackedLas peores contraseñas de 2015 han sido puestos en libertad, y son bastante preocupante. Pero muestran que es absolutamente crítico para fortalecer sus contraseñas débiles, con sólo unos simples ajustes.Lee mas

La potencia de su Hoja de Google con los complementos

Ahora que se construyó su forma, estableció el flujo de trabajo de notificación utilizando una Hoja de Google complemento denominado formMule. formMule le permite enviar correos electrónicos personalizados y estructurados, con base en factores desencadenantes, como el formulario de envío. Asegúrate de echa un vistazo a los otros complementos que se adapte mejor a sus necesidades específicas del proceso.

Vídeo: [ La Guía Definitiva ] Crear Formularios en Google Drive 2017

Para agregar a su formMule Google Hoja clic Complementos gt; Consigue complementos y encontrarlo en la lista.

Crear sus plantillas de correo electrónico

Para configurar formMule, haga clic Complementos gt; formMule - Email Merge Utilidad gt; Preparar y siga las instrucciones. Para esta aplicación, es importante que se habilita la envíe el formulario de envío de gatillo así como seleccionar la opción de registrar la URL de edición de cada envío del formulario.

Usted va a utilizar 3 plantillas de correo electrónico para este ejemplo. Las plantillas se deben nombrar lógicamente, para que sea más fácil para editar en el siguiente paso.

Utilice el cuadro desplegable para cambiar entre las diferentes plantillas y crear el correo electrónico personalizado que desea enviar, para cada uno de los pasos de flujo de trabajo, que se esbozaron en el inicio:

• Reconocer
• Notificar
• Responder

La magia aquí viene en el Combinar las etiquetas, formMule que ofrece. Todos los campos de datos que la forma capturado se encuentran disponibles en las etiquetas, que le permiten crear las plantillas personalizadas. Además de los datos del formulario, formMule también añade una etiqueta llamada Formar Editar URL. Esta URL es un enlace que abre de nuevo que la respuesta específica de su forma original. Esta es la clave para atar todo junto. Cuando se crea la Notificar plantilla de correo electrónico, asegúrese de incluir esta etiqueta, por lo que los administradores de apoyo pueden actualizar la solicitud a través de la misma forma que ha creado!

No se olvide de darles el código de acceso que creó anteriormente, para que puedan utilizar la sección de solicitud de actualización del formulario.

Google Guión y activadores de eventos

Cuando usted está pensando en otras maneras de utilizar formularios de Google para resolver sus necesidades de proceso, tenga en cuenta que también puede crear sus propias acciones que se desencadenan el formulario de envío mediante el uso google script.3 maneras seguras para aumentar su productividad con los comandos de Google3 maneras seguras para aumentar su productividad con los comandos de GoogleEs posible hacer todo tipo de automatismos muy interesantes con comandos de Google, y usted ni siquiera tiene que crearlos desde cero. Aumentar la productividad de una manera grande.Lee mas

Prueba de su trabajo

Usted ha hecho mucho trabajo en las formas, hojas, y complementos. Antes de ir a vivir con su nuevo proceso impresionante, asegúrese de hacer una vuelta completa a través de su flujo de trabajo. Validar que cada paso está funcionando como fue diseñado.

Comparte Tu Forma

Usted está listo para impresionar a su jefe y compañeros de trabajo! Para compartir su proceso, abra el formulario y haga clic en el Enviar botón. Usted tiene un par de opciones para compartir el formulario, escoger el que mejor se adapte a su situación, y lo envía a su público objetivo.

Ver sus respuestas

Después de su enlace formulario ha sido enviado, se puede iniciar la supervisión de la hoja de cálculo para las respuestas y el análisis de los resultados. Los datos se almacenan en la hoja de cálculo que la encuesta está vinculado.Cómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el Análisis de DatosCómo utilizar una tabla dinámica de Excel para el Análisis de DatosLa tabla dinámica es una de las únicas herramientas más poderosas en el repertorio de Excel 2013. Se utiliza con frecuencia para el análisis de datos de gran tamaño. Sigue nuestro demostración paso a paso para aprender todo sobre él.Lee mas

Hacer más con las formas de Google

Como hemos demostrado anteriormente, Formularios de Google puede hacer más que ayudarle a recoger datos. Proporciona una excelente interfaz para procesos simples y flujos de trabajo también. Y no se olvide, la adición de Google Apps Script para el evento “en la forma de enviar” le da posibilidades casi ilimitadas para la automatización.

¿Qué tipos de flujos de trabajo se puede imaginar la construcción con Formularios de Google? ¿Cómo se implementa un proceso con Formularios de Google en su lugar de trabajo? Por favor, comparta en los comentarios!