8 Maneras sorprendentes que se pueden importar datos en microsoft word

Vídeo: Curso de Word 2016. 11.3. Formas y Gráficos Excel

Microsoft Word es el programa estándar de facto para documentos de Office, a partir de trabajos de investigación a informes profesionales. Pero a veces tiene datos en otro programa que debe referencia- podría ser en Excel, puede ser que sea un PDF, incluso podría ser otro documento de Word. Sabiendo cómo importar que los datos se pueden ahorrar mucho tiempo.Cómo crear informes profesionales & Documentos sobre la PalabraCómo crear informes profesionales & Documentos sobre la PalabraEsta guía analiza los elementos de un buen informe, así como revisar la estructuración, el estilo, y la finalización del documento.Lee mas

En este artículo, vamos a cubrir ocho maneras diferentes que puede importar información en su Palabra documentos- algunos será útil para cosas como informes, otros serán buenos para cartas modelo y proyectos similares, y otros sólo ahorrar tiempo en unos pocos específica situaciones en las que necesitan algo fuera de lo común.

Desde Excel es el recurso más versátil para importar datos desde, vamos a empezar allí.

Importar una tabla de Excel

Formato de tablas en Word es terrible. Es por eso que existe Excel, ¿verdad? Afortunadamente, Microsoft tuvo la previsión de dejar que se incluyen tablas directamente desde Excel en su documento de Word para que pueda hacer todo el formato en Excel, donde es mucho más fácil.8 Consejos de formato para las tablas perfectas en Microsoft Word8 Consejos de formato para las tablas perfectas en Microsoft WordUna tabla es más que una simple rejilla de celdas. En Word, las tablas no son sólo contenedores para datos, pero las herramientas esenciales de formato. Averiguar cómo manejar este papel dual con ocho sencillos consejos.Lee mas

Para comenzar, seleccione las celdas que desea copiar en Excel, golpeó Editar gt; Dupdo, y la cabeza hacia atrás a la Palabra.

Ir Editar gt; Pegado especial… (O haga clic derecho y seleccione Pegado especial…) Y seleccione Pegue el enlace en la barra lateral izquierda. En el Como… menú, seleccione Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto, después haga clic DE ACUERDO.

Ahora vamos a ver las celdas seleccionadas justo en el documento de Word. Y debido a que ha seleccionado Pegue el enlace en lugar de Pegar, esas células se actualizarán cada vez que hagas cambios en la hoja de cálculo Excel.

Si selecciona Pegar en lugar de Pegue el enlace, sus células no se actualizarán cuando se realizan cambios en la hoja de cálculo. Se tiene la ventaja, sin embargo, de trabajar si la hoja de Excel está presente o no. Así que si usted no va a necesitar actualizaciones - si va a imprimir, o vas a enviar el archivo a otra persona y tiene que mostrar los datos correctos, por ejemplo - es posible que desee utilizar Pegar.

Importar una sola celda de Excel

También puede utilizar el mismo método que anteriormente para las células individuales:

En este caso, en lugar de seleccionar Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto, Yo seleccioné Texto sin formato- es por esto que el número llega con el mismo formato que el resto del documento de Word. Todavía actualizada de la misma manera, pero usted no tiene que hacer frente a tratar de conseguir el cuadro de texto en el lugar correcto.

Se puede utilizar esta misma estrategia con una tabla entera, si se quiere mantener el formato compatible con el documento de Word, también. Si esto no funciona, o si necesita un comportamiento más complicado de su única célula, puede probar a usar Visual Basic para integrar los datos de Excel en el documento de Word.Cómo integrar datos de Excel en un documento de WordCómo integrar datos de Excel en un documento de WordDurante su semana de trabajo, es probable que haya un montón de veces en que sienta que copiar y pegar información de Excel en Word, o al revés. Así es como la gente a menudo producen informes escritos ...Lee mas

Importar un gráfico o tabla de Excel

Al igual que la importación de una mesa, puede ser muy conveniente para importar un gráfico o tabla de Excel en Word, por lo que se actualiza automáticamente cada vez que se realizan cambios en la hoja de cálculo Excel. Esto podría ser especialmente útil si usted tiene que crear informes periódicos que incluyen gráficos. Afortunadamente, Microsoft ha hecho este proceso muy fácil: sólo debes copiar y pegar el gráfico de Excel en Word.

También puede hacer clic y arrastrar el gráfico de Excel a Word para incrustarlo en el archivo. De cualquier manera que vaya, el gráfico ahora actualizar automáticamente cada vez que se realizan cambios en la hoja de cálculo original.

Combinar correspondencia desde Excel

Una combinación de correspondencia le permite crear un gran número de cartas, etiquetas, sobres, o casi cualquier otra cosa en Word con datos de Excel. El artículo de Brad de cómo combinar correspondencia con Excel y Word abarca el tema con más detalle de lo que jamás podría, pero la versión corta es que vamos a usar Herramientas gt; Administrador de combinación de correo para seleccionar el origen de datos y crear la plantilla en Word.Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y ExcelCómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel¿Todavía usa otras comunicaciones de masas personalizadas de copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación, o? Combinar correspondencia, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir las etiquetas en cuestión de segundos.Lee mas

Si está utilizando una versión anterior de Microsoft Office, este combinación de correspondencia tutorial de uso de Office 2007 podría ser de utilidad, e incluso se puede utilizar combinación de correspondencia de mensajes en masa en Outlook. Se puede tomar un tiempo para conseguir la caída de la utilización de la combinación de correspondencia, pero una vez que lo consigue, será una de las herramientas más útiles en su arsenal de oficina.

Importación de archivos PDF

Unas palabras de advertencia: al importar un archivo PDF en Word, que básicamente viene como un archivo de imagen, y no en texto. Si usted quiere ser capaz de seleccionar o modificar el texto, tendrá que copiar y pegar desde el archivo PDF. Sin embargo, si lo que desea es incrustar un archivo PDF en un documento de Word, golpeó Insertar gt; Objeto, a continuación, seleccione Desde el archivo… y elegir el formato PDF.

Usted va a terminar con el PDF incrustado como esto:

No es muy bueno para archivos PDF basados ​​en texto, pero si hay imágenes en el archivo, es más fácil de copiar y pegar o encontrar una manera de convertir el PDF en un archivo de imagen para insertarla en el documento de Word.

Importación de forma automática texto de otros documentos de Word

Si tiene que escribir lo mismo sobre una base regular, usted podría ser capaz de ahorrar tiempo al ponerlo en un documento de Word y simplemente referencia a él desde otro documento.

Digamos que usted tiene un montón de cartas modelo que usted necesita para enviar que toda la necesidad de incluir su nombre y la empresa para la que trabaja, pero los cambios del patrón en una base regular. Usted no quiere cambiar cada letra cada vez que reciba un nuevo contrato, por lo que sólo puede almacenar su visto bueno en un solo documento y tener toda la actualización de los demás cada vez que realice un cambio.

Yendo a través de un ejemplo ayudará a hacer esto más claro. He aquí un documento de “texto actualizable” que he salvado:

Quiero incluir cada uno de ellos - un fin de conexión, información de contacto, y una cita - en cada una de las letras. Para ello, voy a crear un marcador en cada uno. Para crear un marcador, seleccione el texto que desea vincular en otros documentos, a continuación, en Insertar gt; Marcador.

Escriba el nombre de su marcador y haga clic Añadir.

Ahora, guarde el archivo y hacer una nota de la ruta completa donde se guarda. Para insertar el texto guardado, ir a otro documento de Word y pulsa Insertar gt; Campo. Seleccionar IncluirTexto desde el Nombres de campos menú.

Ahora, en el cuadro de texto debajo del menú, escriba “INCLUIRTEXTO‘[ruta del archivo]’[nombre del marcador]”. Cuando he escrito ella, se veía así:

INCLUIRTEXTO "Macintosh HD: Usuarios: dralbright: Los documentos: actualizable-text.docx" cerrar sesión

(Si está utilizando Windows, tendrá que utilizar la notación estándar para los caminos, que comienza con. “C: ” Tenga en cuenta que es necesario incluir dos barras invertidas entre cada sección en lugar de uno.) Ahora pulse DE ACUERDO, y verá el texto inserta en el documento.

De vez en cuando, se le escriba algo mal, y obtendrá un error, como éste:

Para solucionarlo, haga clic en cualquier lugar en el error y seleccione Activar o desactivar códigos de campo - esto le permitirá ver y editar los códigos desde el interior del documento. También puede utilizar esto en los campos que están funcionando correctamente si es necesario hacer un cambio.

A partir de aquí, se puede hacer todos los arreglos que necesita. En este ejemplo, hay un signo de igual adicionales firmar al principio del código.

Tras la eliminación del signo igual, el campo funciona correctamente.

Para hacer un cambio a través de todos los documentos que ha asociado a su marcador, vaya de nuevo a su archivo de texto común, y simplemente hacer los cambios. Aquí, he reemplazado la cita Groucho Marx con uno de Oscar Wilde.

En sus otros documentos, haga clic en el campo que se ha actualizado, y seleccione Actualizar campos.

Vídeo: Microsoft Word 2013, Como organizar y agrupar elementos de dibujo, Curso avanzado español, cap 25

Y, ahí lo tienes, las actualizaciones de campo con la nueva información.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero si usted tiene que escribir las mismas cosas sobre una base regular, que le podría ahorrar una gran cantidad de tiempo en el largo plazo. Se necesita algún tiempo de configuración en la parte delantera, pero se podrán ver la conveniencia de este sistema inmediatamente. No se olvide de revisar otra automatizaciones Oficina útiles con IFTTT para ahorrar tiempo, también.Cómo automatizar tareas de Microsoft Office con ifttt RecetasCómo automatizar tareas de Microsoft Office con ifttt RecetasIFTTT, el servicio de automatización que completar una acción, una vez que se cumpla otra condición, que ahora tiene 50 recetas de tareas para Microsoft Office. Le mostramos cómo funciona y ofrecemos una selección de recetas.Lee mas

Para importar texto desde un archivo de texto o documento de Word

Si desea obtener el texto de un archivo de texto o documento de Word, pero no quieren abrirla, seleccionar todo, copiar, volver a su documento, y pégala (esto puede llevar mucho tiempo si tiene cientos de páginas de texto), puede importar directamente. Solo pega Insertar gt; Archivo y seleccione el archivo de texto o documento de Word que desea importar texto desde.

Después de seleccionar el archivo (puede que tenga que cambiar el Habilitar desplegable para Todos los documentos legibles), Verá el texto completo del documento de Word.

Para importar texto desde una página Web

Si desea mantener una copia actualizada de una página web en un documento de Word, se puede hacer eso también! Digamos que yo quiero un archivo de texto en línea que contiene Un cuento sobre dos ciudades en mi documento. Voy a usar el mismo campo INCLUDETEXT, pero en lugar de utilizar una ruta local, voy a utilizar la URL:

Actualizando el campo trae todo el libro en mi documento.

Usted obtendrá los mejores resultados con un sitio web de mucho texto. Se puede ver lo que sucede cuando trato de usar INCLUIRTEXTO traer a la página principal de MakeUseOf:

Si usted tiene una necesidad de importar el texto actualizado de un sitio web en el documento, éste es sin duda vale la pena jugar con. Es posible que tenga que experimentar un poco, pero potencialmente podría ser una herramienta muy útil.

Qué hacer Tú Importar en Word?

Hemos cubierto ocho cosas diferentes que se pueden importar en Word aquí - pero probablemente hay más opciones que hay. ¿Qué ha importado en Word? Compartir las cosas más útiles que he sido capaz de importar, por lo que todos podemos ayudarnos unos a otros por ahorrar algo de tiempo convertirse en amos de palabras!10 Esenciales de Microsoft Word rutinas que tienes que saber10 Esenciales de Microsoft Word rutinas que tienes que saberLa palabra "rutina" es la imagen misma de aburrido. Excepto cuando se trata de una aplicación de productividad como Microsoft Word. Cada segundo salvado suma a la comodidad de su uso para nuestras necesidades diarias.Lee mas