Cómo imprimir etiquetas con la combinación de correspondencia en microsoft word y excel

Combinar correspondencia le puede ahorrar tiempo y esfuerzo, por lo que aprender el proceso de principio a fin con esta guía.

Casi todo el mundo que está familiarizado con la suite de Office ha oído hablar de la combinación de correspondencia, pero muchos no saben exactamente cómo se lleva a cabo el proceso. Es más fácil de lo que piensa - siempre y cuando que esté claro sobre cómo configurar sus documentos de antemano, y fusionarlos en Word.

Una vez que esté en funcionamiento, que va a utilizar esta función para crear todo, desde fichas personalizadas a un correo masivo en su lugar de trabajo. Combinar correspondencia sólo es desalentador, por primera vez, y se puede demostrar que por sí mismo trabajando a través de este tutorial.Cómo hacer tarjetas de índice en Microsoft Word 2016Cómo hacer tarjetas de índice en Microsoft Word 2016fichas son una de las mejores herramientas de organización de la información y las ayudas para la memoria debido a su simplicidad. El diseño de su propia con Microsoft Word y estos consejos.Lee mas

Hemos usado la nueva Oficina 2016 para esta guía, pero el proceso se aplica a las versiones anteriores de Microsoft Word y Excel.

Cómo configurar el documento Fuente

Combinación de correspondencia obras de poblar campos especificados en un documento con datos de otra fuente, típicamente una base de datos u hoja de cálculo. El primer paso hacia una combinación de correspondencia con éxito es la creación del documento de origen, y la garantía de que está formateado de manera que Word puede entender.Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?Vs. Excel Acceso - ¿Puede una hoja de cálculo Reemplazar una base de datos?¿Qué herramienta se debe utilizar para gestionar los datos? Access y Excel tanto función de filtrado de datos, comparación y consulta. Le mostraremos cuál es el más adecuado para sus necesidades.Lee mas

Dado que es el uso más común de esta técnica, nuestro ejemplo se centrará en la colocación de los nombres y las direcciones individuales en un correo masivo genérico. Los campos que vamos a incluir son nombre, compañía, dirección, ciudad, estado y código postal - pero estos detalles no son esenciales, siempre y cuando usted está siguiendo el proceso general.

Uso de Excel

Si está utilizando Excel para construir el documento de origen, sólo hay que producir una tabla de toda la información pertinente que podrían incluirse en esta combinación de correspondencia, o un envío futuro.

La idea básica aquí es dividir su mercancía en piezas de información en columnas separadas, y dar a cada uno una cabecera. Esto hace que sea fácil de escoger y elegir entre los detalles más adelante, por lo que es posible utilizar el mismo documento de origen para crear cualquier cosa, desde una tarjeta de identificación para una etiqueta de dirección.MovingLabelKit: Descarga gratis para imprimir etiquetas en movimiento MovingLabelKit: Descarga gratis para imprimir etiquetas en movimiento Lee mas

A continuación, seleccione todos los datos (incluyendo los encabezados de columna), vaya a la fórmulas pestaña y seleccione definir nombre.

Se le pedirá un nombre para el conjunto de datos, así que elige algo apropiado. Si es probable para supervisar varios proyectos de combinar correspondencia para diferentes envíos, es aconsejable añadir algo reconocible para diferenciarlos más abajo en la línea. Una vez hecho esto, guarde su trabajo y cierre la hoja de cálculo.

El uso de la palabra

También puede utilizar un archivo de Word como documento de origen, pero requiere un esfuerzo poco más. Tendrá que establecer una mesa para mantener las cosas reglamentada, para que la cabeza a la Insertar pestaña, encontrar el Mesas sección y haga clic en el menú desplegable. Estipular el tamaño de la tabla requerida para su proyecto, y luego comenzar a llenar con sus datos.8 Consejos de formato para las tablas perfectas en Microsoft Word8 Consejos de formato para las tablas perfectas en Microsoft WordUna tabla es más que una simple rejilla de celdas. En Word, las tablas no son sólo contenedores para datos, pero las herramientas esenciales de formato. Averiguar cómo manejar este papel dual con ocho sencillos consejos.Lee mas

No hay necesidad de preocuparse demasiado acerca del formato aquí, ya que este documento está destinado exclusivamente para actuar como un archivo fuente para la combinación de correspondencia. Sin embargo, la precisión es clave, así que asegúrese de que todos los datos hayan sido colocados en las columnas correctas y debidamente titulado. Cuando haya terminado, guarde el documento y cerrarlo por el momento.

A partir de la combinación de correspondencia

Abra Word y cree un nuevo documento. Cara a la envíos ficha y haga clic en el Iniciar Combinar correspondencia desplegable para seleccionar el proyecto deseado.

Aquí es donde el proceso puede diferir un poco, dependiendo de lo que está buscando para hacer. Si estuviera haciendo una etiqueta, o cualquier otra cosa que pueda ser impreso en papel no estándar, que se presentaría con otra pantalla que me ha permitido estipular algunas opciones de impresión adicionales.

En este caso, elegir el Defecto la bandeja, a menos que tenga razón para no hacerlo, y luego seleccione el número del producto apropiado, tal que Word puede aplicar la plantilla correcta.

Importación de datos de origen

Con esas bases establecidas, ahora podemos empezar a importar información que entramos en el documento de origen al comienzo del proceso. Cara a la envíos pestaña, una vez más, haga clic en Seleccionar destinatarios y elige Usar lista existente.

Vaya a su documento de origen, ya sea que se creó en Word o Excel - suite de Office de Microsoft será trabajar muy bien juntos en la mayoría de las situaciones. Si está utilizando una hoja de cálculo, se le pedirá que confirme la tabla que está seleccionando, y usted debe asegurarse de que la casilla marcada Primera fila de datos contiene encabezados de columna está marcada. Ahora la cabeza a la Escribir & Insertar campos sección de la envíos ficha y haga clic en Bloque de dirección (O lo que tiene sentido para su proyecto).Cómo integrar datos de Excel en un documento de WordCómo integrar datos de Excel en un documento de WordDurante su semana de trabajo, es probable que haya un montón de veces en que sienta que copiar y pegar información de Excel en Word, o al revés. Así es como la gente a menudo producen informes escritos ...Lee mas

Aquí, podrás afinar exactamente qué campos son transferidos desde el documento de origen a su correo finalizado. Para aún más opciones en esta etapa, que podríamos haber añadido las primeras, medias y apellidos de los destinatarios como columnas individuales, lo que ampliaría la lista de opciones disponibles en el Insertar el nombre del destinatario en este formato campo. Sin embargo, esto es estrictamente opcional.

La herramienta de bloque de direcciones es ideal para todos aquellos que buscan acelerar a través de su combinación de correspondencia, pero si usted quiere estipular exactamente cómo se presenta el documento, considerar el uso de la Insertar campo de combinación bajo la opción Escribir & Insertar campos sección para colocar cada campo con la mano. Una vez que haya insertado sus campos en el documento, puede utilizar Vista previa de resultados para ver cómo se imprimirá una vez poblada.5 maneras para despojar a los de formato al copiar & Pegar texto5 maneras para despojar a los de formato al copiar & Pegar textoLlevar todo el formato de texto enriquecido a lo largo de al copiar y pegar texto es irritante. Aquí hay varias maneras de evitar eso.Lee mas

Ahora es el momento de hacer ningún ajuste de formato que puede que tenga que perform- cambiar el tipo de letra, ajustar la manera en cada campo se sentará en la página y florituras estéticas que desee agregar. Una vez hecho esto, vaya a la ficha correspondencia una vez más y haga clic Terminar & Unir bajo la Terminar sección. Sus documentos completos deben estar listos y esperando para que usted pueda imprimir y enviar por correo.

¿Tiene una punta de combinación de correspondencia que desea compartir con los demás? O usted está buscando ayuda con un problema? De cualquier manera, ¿por qué no unirse a la conversación en la sección de comentarios?