Cómo gestionar las tareas utilizando la técnica kanban japonés

Ya sea que esté trabajando como parte de un equipo grande, o simplemente tratando de manejar una multitud de tareas por sí mismo, es fácil para una gran cantidad de puestos de trabajo más pequeños para transformarse en una tarea inalcanzable. Si esto suena familiar, trate de introducir Kanban en su flujo de trabajo para ver si se aligera la carga.

Al romper puestos de trabajo hacia abajo paso a paso y que pone a cabo visualmente, Kanban ayuda a la gente a entender el progreso que están haciendo y establecer donde hay margen de mejora. A pesar de tener sus raíces en la fabricación de automóviles, los conceptos básicos detrás de esta estrategia se puede aplicar a una amplia gama de entornos de trabajo.

Es relativamente fácil de configurar, y podría tener un marcado efecto positivo en su vida de trabajo del día a día. Use esta guía para configurar su horario y comenzar a implementar Kanban.

¿Cuál es Kanban?

Kanban es una prácticas comerciales que se estableció en la década de 1940 por Taiichi Ohno, que era ingeniero industrial intentar racionalizar el flujo de trabajo diario en el gigante automotriz japonesa Toyota. Mirando el proceso de pensamiento detrás de la repoblación de los estantes de los supermercados, Ohno desarrolló un método de uso de un proceso lineal con límites claramente definidos a controlar el efecto de los cuellos de botella de productividad.

La configuración básica de un programa de Kanban divide el proceso dado en sus etapas componentes. Las tareas individuales - normalmente representados por notas Post-it o un equivalente digital - movimiento de izquierda a derecha a través de columnas que están etiquetados con el nombre de cada paso y un número.

Este número, determinado por el programador, representa la cantidad de tareas que el equipo o individuo responsable de esa etapa de la producción, se pueden manejar en un momento dado. Tareas en cada columna se separan en dos grupos: en progreso, o completa. Cuando una tarea se ha completado, la siguiente etapa de producción puede afirmar y moverlo a la columna siguiente - pero sólo si hay suficiente capacidad para hacerlo.

Un tablero Kanban pública da todo su equipo una visión general del proyecto de principio a fin, en lugar de tener su conciencia de flujo de trabajo encasilladas a su propia etapa de la producción. Desde una perspectiva de gestión, esto puede ayudar asignar personal a donde más se necesitan, sino que también ayuda a las personas a determinar dónde se requiere asistencia de manera más informal, en curso.

Vídeo: ¿Cómo me organizo? Organizar tus trabajos en equipo y tareas con el Método Kanban - Sonia Alicia

La creación de un Programador de Kanban Usando Trello

Si acaba de empezar con Kanban - y sobre todo si se está presentando a un grupo no están familiarizados con el concepto - lo mejor es asegurarse de que las herramientas que está usando son tan simple y accesible como sea posible. A pesar de que sufre de algunas limitaciones que podrían poner fuera puristas Kanban, gestión de proyectos y más Trello herramienta es una gran elección para hacer las cosas de la tierra.10 aplicaciones únicas de Gestión de Proyectos Que Trello Otros10 aplicaciones únicas de Gestión de Proyectos Que Trello OtrosTrello es una delicia para los amantes de la lista. Su enfoque de estilo Kanban no estaba destinado sólo para la gestión de proyectos. No nos creen? Mira estos diez usos únicos de Trello.Lee mas

Para empezar, registrar una cuenta de Trello. Una vez hecho esto, crear una nueva tabla y comenzar a crear listas. Cada lista representará una columna de su flujo de trabajo Kanban, por lo que el nombre de cada después de una etapa en el proceso que se está supervisando. Para mi ejemplo, he utilizado los diversos pasos hacia la creación y publicación de un artículo, pero estos se pueden intercambiar para cualquier proyecto que podría estar trabajando.

La clave está en los números de suma importancia en la cabecera de cada columna. Siente libre de poner en marcadores de posición para empezar y ajustar como se obtiene una idea de su proceso - lo más probable es que realmente no se sabe cuánto puede fluir a través de cada etapa del proyecto en cualquier momento hasta que haya trabajado con Kanban por poco tiempo, sobre todo si se está utilizando la estrategia como parte de un equipo.

Una vez que estén en su lugar, puede crear tarjetas que representan las tareas individuales, que luego serán transferidos de una lista a otra según sea apropiado. Es crucial que cualquier persona que utilice el tablero mantiene estas tarjetas organizadas, y se pega a los números estipulados para cada etapa del proceso.Cómo mantener Trello Listas más organizada con cubiertas de tarjetasCómo mantener Trello Listas más organizada con cubiertas de tarjetasTrello organización puede salir rápidamente de la mano, pero se puede hacer la vida más fácil mediante el uso de imagen de la tarjeta cubre como señales visuales.Lee mas

Sin embargo, para que el sistema funcione como se pretende, es necesario que haya un método de tareas distintivas que han completado una etapa particular del proceso de los que todavía están en curso. En Trello, las etiquetas son la forma más sencilla de realizar un seguimiento de esto: He usado una etiqueta verde para indicar que una tarea está listo para la siguiente etapa, y uno amarillo para indicar que todavía está siendo trabajado en - asegurarse de que sólo uno etiqueta se aplica a cualquier tarjeta dada para evitar confusiones.

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Por encima, se puede ver mi ejemplo tablero de Trello en acción - cuenta de que la tarea en la columna de la escritura todavía no se ha trasladado al otro lado, ya que no hay más capacidad en la etapa de edición. Cuando otra de las tareas marcadas de color amarillo se completa y re-etiquetados en consecuencia, que la tarea a continuación, se mueve a través y han modificado su estado.

El uso de Kanban como un equipo

A pesar de que se puede utilizar de forma individual, la implementación original de Kanban era como un método de grupos que aseguran podrían funcionar como una unidad cohesiva. Puede sonar como un consejo muy gastado, pero la comunicación y el trabajo en equipo son dos de los aspectos más importantes de hacer esta estrategia un éxito en su lugar de trabajo.5 Google Sheets configuración esencial para el trabajo en equipo5 Google Sheets configuración esencial para el trabajo en equipoGoogle Sheets tiene más características para apoyar la entrada de datos y el procesamiento colectiva de lo que piensa. Le presentaremos a Google Hojas de funciones y características que son esenciales para proyectos de grupo.Lee mas

La mayoría de los medios digitales de la ejecución de un flujo de trabajo Kanban, incluyendo Trello, cuentan con algún método de dejar comentarios o mensajes a otros usuarios. Mientras que el uso excesivo puede dar lugar a un mar de ruido blanco, es importante que los trabajadores de todo el proceso de sacar el máximo provecho de las herramientas de comunicación ofrecen estas plataformas.

Esto alimenta en la importancia crucial del trabajo en equipo. El quid del sistema Kanban es que da a cualquiera que busque en el calendario una idea inmediata del lugar donde se está formando un cuello de botella. Aquí es donde vale la pena tener colegas que trabajan en múltiples modalidades, si una etapa del proceso de producción se desacelera, reasignar algunos de su equipo para ayudar.

Dependiendo de cómo su lugar de trabajo se presenta, la mejor manera de transmitir esta información podría ser a través de un cliente de mensajería instantánea. Slack es una herramienta poderosa para cualquier oficina, y es aún mejor cuando está equipado con los robots que puede automatizar ciertos procesos.14 mejores robots automatizados que necesita para su canal Slack14 mejores robots automatizados que necesita para su canal SlackSi está ejecutando un negocio, puede configurar Slack y tienen los robots que realizan las tareas domésticas 24/7 mientras que usted consigue con las cosas más importantes, como la conquista del mundo.Lee mas

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Usando Kanban como un individual

El uso de Kanban mientras está volando en solitario tiene una calidad reflexiva, así como ayudar a evitar los cuellos de botella más importantes en el flujo de trabajo. En lugar de centrarse en donde sus recursos se están implementando como puede ser que con un grupo, en su lugar debe buscar en el que las etapas de su trabajo tienden a ralentizar el proceso global.

Una de las ventajas de trabajar con Kanban por sí mismo es que no está limitado por un programador digital - estas opciones son grandes cuando se está trabajando en colaboración, pero la comodidad de un horario física puede ganar si usted es el único que se necesita acceso.

Usando una combinación de un cuaderno y algunas notas Post-it - o incluso un tablón de anuncios que se puede colocar en la pared de su oficina para una fácil referencia - elimina las complicaciones técnicas de los principios de Kanban. No es para todos, pero una solución de lápiz y papel a veces es preferible por razones de simplicidad.6 razones simples por las de papel todavía puede ser tu asesino Productividad App6 razones simples por las de papel todavía puede ser tu asesino Productividad AppEl papel puede ser una herramienta más potente para la productividad de un ordenador o un dispositivo táctil, y no debe ser inmediatamente despedidos. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las que el papel sigue siendo relevante.Lee mas

Otras herramientas de Kanban

Trello es una buena manera de conseguir un proceso básico de Kanban en marcha y funcionando, pero es posible que desee expandirse una vez que haya encontrado su equilibrio. LeanKit es una de las soluciones que ofrece una prueba gratuita de 30 días, y se especializa en el apoyo a la metodología Kanban, así como otras estrategias como la siempre popular técnica de Scrum.

Opciones-Kanban específico también están ahí fuera. Kanbanery ofrece una interfaz de usuario inteligente con muy poco para distraer de su trabajo, con planes libres disponibles para equipos con menos de dos miembros, organizaciones benéficas o proyectos de código abierto. Mientras tanto, KanbanFlow ofrece herramientas móviles integrales y una potente integración Pomodoro para mejorar un producto básico muy fuerte.

¿Ha tenido éxito la implementación de Kanban en su lugar de trabajo? ¿Usted apenas está aprendiendo acerca de la estrategia para la primera vez y tiene más preguntas? Compartir sus experiencias y sus consultas en la sección de comentarios.