Cómo quitar datos personales ocultos en microsoft office

Cada vez que se envía un documento a un colega, que guarda, lo que lo corrija, corrija cualquier ortografía y / o errores gramaticales, y enviarlo. Es un gran hábito para entrar, y sin duda puede ahorrar tiempo y energía en la línea, si su trabajo es consistente y preciso. Los editores amarte (no es cierto ?!). Pero ¿qué pasa con la otra información que podría proporcionar, sin saberlo, cuando enviamos un documento?

microsoft Office crea y mantiene un archivo de metadatos adjunta al documento. Cada vez que lo envía, sus datos se transmiten hacia adelante para el receptor, y cualquier otro documento que se mueve hacia adelante a. Esto está bien en ciertas situaciones, pero en otras ocasiones puede ser útil para limpiar los documentos de todos los datos personales antes de liberarlos en el medio natural.¿Qué Office Suite es mejor para usted?¿Qué Office Suite es mejor para usted?Que será muy encontrar una ocupación que no requiere el procesamiento de textos o número de algún tipo. Y usted puede preguntarse, es Microsoft Office realmente la mejor solución? Estas son las opciones.Lee mas

Vamos a echar un vistazo rápido a cómo fregar sus documentos utilizando la función de inspector de documento de Microsoft Office.

Qué tipo de información estamos hablando aquí?

Microsoft Office almacena automáticamente varios tipos de información personal, junto con algunas otras formas de datos ocultos. Los datos no son inmediatamente obvias. No se muestra al lado de su documento- que vamos a tener que erradicarlo. documentos de Office pueden contener los siguientes tipos de información:

• comentarios, marcas de revisión de control de cambios, versiones, y las anotaciones de tinta. Si has colaborado en el documento, es probable que contenga marcas de revisión, comentarios y más de su proceso de trabajo. Estos fragmentos pueden permitir a otras personas a ver quién más se ha trabajado en el documento, así como los cambios que han hecho.
• Las propiedades del documento y la información personal. Las propiedades del documento se refieren a los metadatos del documento, como el autor, el asunto y título. Las propiedades del documento son en gran parte simplemente información Oficina genera y mantiene cada vez que se trabaja con un documento de forma automática. También puede incluir información relativa a las características específicas se utilizan con un documento. Por ejemplo, encabezados de correo electrónico, hojas de ruta, caminos de la impresora, y la información del archivo de la ruta son todos comunes.
• Encabezados, pies de página y marcas de agua. documentos de Word y libros de Excel pueden contener información en las cabeceras y pies de página. Igualmente, marcas de agua se pueden añadir y ocultos.
• Texto oculto. documentos de Word pueden contener texto oculto. Es decir, contenido que ha sido formato de texto oculto. Si no está seguro, el Inspector de documentos puede buscarlo.
• Ocultos filas, columnas y hojas de trabajo. En el mismo sentido que un documento de Word, libros de Excel pueden contener su propio contenido oculto.
• contenido invisible. y libros de Excel presentaciones de PowerPoint pueden contener artículos formateado como objetos invisibles. El Inspector de documento puede localizarlos para usted.
• Fuera de la diapositiva de contenido. presentaciones de PowerPoint también pueden contener objetos o contenido que no son visibles debido a que han sido arrastrados por el lateral de la corredera. Esto sucede a una amplia gama de objetos, incluyendo el arte, cuadros de texto, botones, y los gráficos.
• notas de presentación. Si eres el uso de todas las funciones de PowerPoint, es posible añadir notas meticulosamente adoptadas para su presentación. También puede ser que no desee enviar a aquellos a cualquier otra persona, o hacer que aparezcan durante su gran momento de presentación.
• las propiedades del servidor de documentos. El documento puede contener propiedades de los documentos adicionales si se utiliza un sitio de área de documentos o una biblioteca basada en servicios de SharePoint de Microsoft Windows.
• los datos XML personalizado. Su documento puede contener XML oculta datos, los Inspector de documento puede encontrar y retirarla.

Obviamente, esto es sólo un problema si lo considera uno. La mayoría de los individuos Creación y envío de documentos utilizando Microsoft Office no debería tener ningún problema con la información creada junto a su trabajo. Si usted necesita para librarse de cualquiera de la información anterior, sigue leyendo!

El inspector del documento

El inspector del documento es una amalgama de todos los diferentes servicios disponibles inspector de Microsoft Office. Sus funciones principales son para localizar y eliminar cualquier dato adicional de los documentos. Antes de utilizar el Inspector de documento, guardar el documento actual.10 Por defecto la configuración de Microsoft Word Puede Optimizar10 Por defecto la configuración de Microsoft Word Puede OptimizarA pocos pasos sencillos de optimización pueden amplificar su productividad con Microsoft Word. Le damos diez ajustes rápidos y fáciles para sus tareas diarias.Lee mas

Una vez hecho esto, dirigirse a Archivo gt; información. Se le presentará con una pantalla similar a la siguiente:

En la parte derecha se puede ver parte de la información generada por Microsoft Office: páginas, la cantidad de tiempo de edición, a mí mismo como el autor. Para eliminar esto, a la cabeza Compruebe si hay problemas gt; inspeccionar documento. A continuación, llegue al panel de opciones inspector de documento. Compruebe las opciones que requiera, seguido de Inspeccionar. Dependiendo del tamaño del documento, esto podría tomar un momento.

Una vez que el inspector del documento ha hecho su trabajo, usted será capaz de eliminar todos los datos ocultos que se encuentran. Mira hacia abajo la lista de documentos. prensa Eliminar todo en las secciones que desea borrar.

Una vez que haya limpiado la información oculta de su documento, puede guardarlo. Intente volver a abrir y escanear de nuevo para asegurar que todos los datos han sido eliminados. De lo contrario, ahora debería estar libre de cualquier información de identificación que puede haber enviado involuntariamente sucesivamente.

NÓTESE BIEN: En Office 2007, el Inspector de documento se puede encontrar en la partida de Botón de Office gt; Preparar gt; inspeccionar documento gt; Inspeccionar. Asegúrese guarda tu trabajo antes de hacer cualquier alteración.

Vídeo: Word 2010 (Comentarios)

¿Puedo evitar que suceda?

Sí - pero es un ajuste específico de documentos, lo que significa que tendrá que aplicar el ajuste a cada documento que haya creado. Para evitar Oficina de guardar los metadatos con cada documento, dirigirse a Archivo gt; opciones gt; Centro de confianza gt; Opciones de privacidad. En virtud de la configuración específica del documento, cheque Eliminar la información personal de las propiedades del archivo al guardar.

Como se ha mencionado, esto detendrá los metadatos desde el documento actual se salvan, pero se tendrá que aplicar de nuevo la próxima vez.

Inspector de documento Roundup

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Por lo menos, considerar dónde su documento podría terminar, y la información que se proporciona, sin saberlo, a la siguiente persona.

¿Se fregar regularmente sus documentos? ¿Cuál es tu razón para limpiarlas? Háganos saber de abajo!