10 Consejos para la gestión de archivos compartidos en google drive

Este es uno de esos momentos en los que quiero que saltar a la derecha a la parte inferior de la página.

Google Drive estaba en el trabajo con los tres autores de tres esquinas de los EE.UU.. Los tres autores tuvieron una hora para escribir y colaborar a través de una historia corta. Lo lograron. Eso es colaboración en tiempo real en su máxima expresión.Como herramientas de escritura colaborativa facilitarle la vidaComo herramientas de escritura colaborativa facilitarle la vidaGracias a Internet, colaborando en un proyecto de escritura debe ser una brisa. Si alguna vez ha coproducido uno, sabes que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta adecuada.Lee mas

Compartiendo con plataformas en la nube de colaboración como Google Drive no es nueva ya. Gigantes del mundo de la tecnología están luchando contra las guerras por las empresas y los consumidores. El polvo no va a resolver en el corto plazo. Es una buena noticia para nosotros los consumidores a medida que mejoramos nuestra jornada de trabajo con los archivos compartidos, carpetas y equipos.

Por lo tanto, tengo que preguntarle - ¿Sigue siendo muy fácil de compartir archivos con Google Drive? O todavía recibiendo la caída de ella? De cualquier manera, estos diez consejos le ayudará a gestionar los archivos compartidos sólo un poco mejor a partir de hoy.

Los fundamentos de uso compartido

Se trata de crear el tipo correcto de permisos de recurso compartido y el nivel de uso compartido. Puede compartir cualquier archivo o carpeta en Google Drive. El video de dos minutos resume el proceso.

Como propietario, puede dar a otros la propiedad completa de un archivo, o un cierto nivel de visualización y edición de acceso.

• Poder editar: La hoja de cálculo de colaboración que se está trabajando con su equipo.
• Puede comentar: El proyecto de libro que está escribiendo. Otros pueden ver y añadir comentarios al archivo, pero no pueden editarla. Las carpetas no tienen comentarios.
• Puedo ver: El partido de fin de semana que acaba de hacer la invitación con la presentación.

Aquí hay una tabla que compara el acceso para un espectador, comentarista, editor o propietario:

Fuente: asistencia de Google

1. Cómo deshabilitar copiar, descargar e imprimir archivos compartidos?

Puede no permitir la descarga, impresión y copiado de archivos compartidos. La característica avanzada de gestión de los derechos de información elimina estas opciones en el menú del espectador. Este es otro nivel de control sobre sus documentos.

Abre Google Drive. Seleccione el archivo compartido y haga clic en el Compartir icono en la parte superior derecha.

Sobre el Comparte con otros cuadro de diálogo, agregue el nombre del colaborador y haga clic en el Avanzado opción se encuentra en la parte inferior derecha.

Selecciona el Desactivar las opciones para descargar, imprimir y copiar los comentaristas o lectores caja. Hacer clic Salvar cambios.

Los espectadores verán un “discapacitado Opciones de exportación” notificación en la parte superior del archivo y editar menús para las específicas documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Ten en cuenta que los que tienen permisos de “editar” todavía será capaz de descargar, imprimir y copiar su archivo, incluso si este ajuste está activado.

2. compartir una carpeta con no usuarios de Google

Sus amigos y colegas no necesitan una cuenta de Google para ver una carpeta de Google Drive o documento. Esta es una de las pequeñas capacidades conocidas de Google Drive. Puede enviar una invitación a su dirección de correo electrónico. O utilizar un enlace para compartir.

Escoger entre Puedo ver o Poder editar o pueden comentar. Haga clic en el botón Guardar.

Puede entrar en el Avanzado compartir configuración y elegir otras opciones para compartir. La persona que recibe la invitación no tiene que registrarse y acceder al sistema con una cuenta de Google para ver el archivo. Sin embargo, necesitarán una cuenta de Google para editar un archivo o hacer comentarios.

Compartir a través de un enlace es una riesgo de seguridad para documentos sensibles porque cualquier persona con el enlace puede acceder al archivo.Cuán seguros son sus documentos en Google Drive?Cuán seguros son sus documentos en Google Drive?Lee mas

3. Descargar una carpeta compartida Todo

Google Drive le permite descargar todo el contenido de una carpeta compartida como un archivo ZIP. Esto es útil para guardar copias locales de documentos compartidos. La estructura de la carpeta con sus subcarpetas se conserva en el archivo.

Ir Comparte conmigo En Google Drive. Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Descargar.

También puede utilizar el icono de puntos triples en la barra de herramientas para descargar la carpeta.

Si se descarga un documento de Google, hoja, o una presentación, se descargará como un documento de Office. Todos los demás archivos se descargarán en su formato nativo.

4. Transferencia de posesión de archivos a otra persona

Hay muchas razones para la transferencia de la propiedad de los documentos a otra persona. Tal vez alguien se hace cargo de un proyecto. Tal vez alguien le disparó. En una nota mejor, se va de vacaciones y sólo quiere entregar la responsabilidad de los documentos compartidos. El proceso de “entregar” digitalmente documentos y carpetas de Google Drive es fácil.

Abre Google Drive. Seleccione la carpeta compartida o un archivo de documentos, hojas o diapositivas y haga clic en el Compartir icono en la parte superior derecha. Cuando el titular presunto no tiene acceso de la parte ... invitar escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo “Invitar a la gente”. Entonces Salvar.

Hacer clic Avanzado en la esquina inferior derecha de la caja de compartir. Haga clic en el menú desplegable que aparece junto al nombre de la persona que desea poseer el archivo o carpeta. Seleccionar Es dueño. Hacer clic Hecho.

Su papel se cambia de un propietario de un editor después de transferir la propiedad.

No Nota: No se puede transferir la propiedad de un archivo sincronizado o subido (como un PDF o un archivo de imagen).

5. ¿Cómo solicitar el acceso a los archivos compartidos?

Cuando se intenta acceder a un archivo a través de un enlace compartido, es posible que aparezca un mensaje que dice “Se necesita permiso.”

A veces, los propietarios comparten un enlace antes de que se han fijado los permisos. Además, es posible que desee abrir el archivo con un suplente ID de Google. Es fácil solicitar el acceso con un solo clic.

En el escritorio:

• Abrir un enlace al archivo.
• Haga clic en Solicitar acceso.

En Android:

Con la aplicación Drive para Android puedes solicitar el acceso con un solo toque cuando el “No se puede acceder al documento” mensaje aparece. solicitando permiso enviará un correo electrónico al propietario del interior de la aplicación. propietarios de archivos reciben inmediatamente una notificación en Android y iOS. La aplicación móvil se ha actualizado con esta característica recientemente.

6. Buscar un colaborador

Compartir un documento con 10 miembros es fácil. Compartiéndolo con 50 llamadas para más planificación. La gestión de los archivos compartidos también significa seguimiento que el colaborador está trabajando en qué documento.

Ir Ver detalles (Haga clic en el icono “I” en la barra de herramientas). navegar por la Actividad pestaña para ver rápidamente los archivos que han compartido, recientemente.

Haga clic en Comparte conmigo en el menú de la izquierda de Google Drive. Usted obtendrá una lista de todos los documentos que comparten el acceso a.

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Utilice el cuadro de búsqueda en la parte superior de Google Drive. de búsqueda de Google Drive también busca en el cuerpo del documento. Puede buscar las primeras 100 páginas de cualquier documento de texto o archivos PDF basados ​​en texto que hayas subido. También puede buscar un texto que se encuentra en las primeras 10 páginas de los PDF de imagen. En lugar de excavar a través de carpetas utilizar esta característica poderosa para llegar rápidamente a un archivo.

Mientras que en Google Drive pulse el barra diagonal colocar a la derecha del cursor en el cuadro de búsqueda. Haga clic en la pequeña flecha desplegable en el cuadro de búsqueda para revelar los filtros de búsqueda básica. Aprender algunos parámetros manuales le puede ahorrar tiempo.

Por ejemplo: Para buscar documentos que compartieron con el uso a alguien a: [email protected].

Ayuda de Google tiene la lista completa.

7. Simplificar el intercambio mediante la creación de grupos de contactos

Con los grupos de contactos de correo electrónico que no tiene que configurar los permisos de documentos individuales para los miembros de su equipo.

Iniciar sesión en Google Contacts. En la barra lateral izquierda, haga clic Nuevo grupo.

Darle un nombre descriptivo de acuerdo con el proyecto de equipo. O cualquier otra cosa que hace que sean fáciles de recordar. Usted puede grupos de nombres por los permisos para que sean fáciles de recordar.

Por ejemplo: [email protected] o [email protected].

Poblar el nuevo grupo con las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo.

Utilice estos grupos de contactos específicos en la configuración de uso compartido de archivos o carpetas.

8. Ver El Contador de un documento compartido

Google mantiene un historial de versiones, pero no hay manera de ver cuántas veces un documento compartido ha sido visto. Tengo la respuesta a esta pregunta de una discusión Pila de Exchange.

Envíe su enlace al documento https://goo.gl servicio de acortamiento de URL y compartir sólo eso URL. Este servicio proporciona información sobre cuántas veces se hizo clic en ese enlace, que es lo más cerca que actualmente puede llegar a saber cuántas veces se accedió a su documento.

Esto es útil en los casos en que es posible que desee compartir un documento públicamente y comprobar la respuesta. Tenga en cuenta que documentos y archivos públicos aparezcan en los resultados de búsqueda.

Algunas ideas para compartir públicamente:

• Subir y compartir un libro electrónico.
• Prueba de la respuesta inicial a un producto creativo.
• Liberar una presentación de diapositivas para la exhibición pública (como SlideShare).
• Encuentra contenidos educativos abiertos.

Propina: Se puede utilizar una simple búsqueda en Google del sitio para buscar documentos públicos. P.ej. El sitio de palabras clave: drive.google.com

9. Compartir con holgura

Slack es el nuevo lugar de trabajo o enfriador de agua digital de la oficina. Si no está trabajar con holgura sin embargo, es el momento de introducir a su equipo. Hay muchas maneras de hacer que sus servicios favoritos trabajan con holgura. la integración de Google Drive es uno de los más populares.Hace holgura Grupo de Comunicación más rápida y sencillaHace holgura Grupo de Comunicación más rápida y sencillamensajes de correo electrónico de grupo puede realmente matar a la productividad. Es hora de poner los clientes de correo para descansar y utilizar servicios de colaboración como Slack recién lanzado.Lee mas

Holgura permite importar archivos de Google Drive y compartirlos a través de la holgura. Todos los archivos de Google Drive importados también son indexados por Slack para facilitar la búsqueda y referencia. Los archivos no se almacenan en Slack - continúan a permanecer en sus carpetas de Google Drive. Slack actúa como un conducto.

Un pequeño ejemplo: pegar un vínculo a un documento de Google en la sala de chat Slack. Holgura muestra un fragmento del contenido del archivo siguiente enlace una vez que se integra. Esto es más útil que un simple intercambio de enlaces ocultos.

Holgura Centro de ayuda muestra cómo se puede conectar a Google Drive a la holgura en dos formas sencillas.

10. Compartir Google Docs desde Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word podría ser una pelea diaria de dos suites de oficina, pero las dos potencias finalmente están jugando bien. Ahora puede abrir Word, Excel y PowerPoint almacenada en el disco, trabajar en ellos en Microsoft Office y compartir de nuevo a través de Google Drive. Es todo gracias a un práctico plug-in de eso es tan imaginativo nombre - Google Drive plug-in para Microsoft Office.Documentos de Google vs Microsoft Word: El fósforo de la muerte para la Investigación de escrituraDocumentos de Google vs Microsoft Word: El fósforo de la muerte para la Investigación de escrituraSoluciones en línea se están convirtiendo en la norma. Decidimos ver cómo Microsoft Word acumula en contra de Google Docs. ¿Cuál va a hacer el mejor trabajo de investigación?Lee mas

El plug-in funciona con Microsoft Office 2007, 2010, 2013, y 2016.

Instalar el complemento y darle permiso para acceder a las carpetas de Google Drive. El complemento aparece como una pestaña extra en la cinta de opciones y, como una nueva ubicación en la pantalla Guardar.

documento de Office almacenada en el disco también el control de versiones. Puede realizar un seguimiento de las versiones anteriores de un archivo de Office, o volver a una versión anterior. Cuando se desea trabajar en un documento de Google, se abrirá en el programa de Google Drive apropiada en otra ventana del navegador.

no está compartiendo maravilloso!

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