¿Cómo mejorar la gestión de documentos con propiedades en microsoft office

Cada documento creado por una aplicación de Microsoft Office tiene una serie de propiedades del documento, incluyendo título, autor, tema, y ​​muchos otros. La mayoría de las veces, se ve éstos cuando se está mirando a través de sus archivos, pero ¿sabía usted que estas propiedades del documento en realidad puede ser muy útil para gestión de documentos?9 Debe tener aplicaciones moderna para visualizar, editar & Gestión de Documentos9 Debe tener aplicaciones moderna para visualizar, editar & Gestión de DocumentosEn un dispositivo de tableta o híbrido, toque primeras aplicaciones modernas puede ser grande! Incluso aquellos para el manejo de documentos. Veamos algunos de ellos.Lee mas

Así es como para ver, cambiar y tomar ventaja de las propiedades del documento en Microsoft Office.

La ventana Propiedades del documento

¿Cómo vamos a abrir la ventana de propiedades del documento depende de la versión de Office que está utilizando. En aplicaciones de Office 2007, se le hace clic en el botón de Microsoft Office, haga clic Preparar gt; propiedades gt; Propiedades avanzadas. En 2010 a 2016, le golpeó Archivo gt; información, y el panel de propiedades del documento aparecerá en el lado derecho del menú. Desde el propiedades desplegable, seleccione Propiedades avanzadas. En un Mac, usted sólo tiene que utilizar Archivo gt; propiedades.

Estas propiedades están disponibles en Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher, pero sólo se podrá utilizar para las tres primeras capturas de pantalla. El mismo proceso se puede utilizar en cualquiera de las otras aplicaciones.

Resumen del documento

Cuando la ventana se abre en primer lugar, verá la información básica que usted esperaría Excel, Word o PowerPoint para almacenar alrededor de su documento en la sección Resumen. Título, tema, autor, director, empresa, y así sucesivamente. Si usted está buscando para cambiar la hoja de cálculo Excel autor propiedad u otra propiedad básica, puede hacerlo desde esta primera ventana.

Estadísticas del documento

La siguiente pestaña, Estadística, contiene datos calculados de forma automática, como las fechas de creación y modificación, números de revisión, impresiones, caracteres, líneas, y así sucesivamente.

Vídeo: como cambiar el autor, el titulo, el asunto, la categoria y el estado de un documento en office

Las estadísticas que se recogen aquí dependen del programa que se está utilizando. PowerPoint, por ejemplo, tiene más detalles sobre las diapositivas, diapositivas ocultas, multimedia y notas.

Excel, por el contrario, no almacena tanto en la sección de estadísticas en absoluto.

Contenido del documento

La siguiente pestaña, Contenido, probablemente no contener nada para muchos de los documentos que actualmente está trabajando. Pero eso podría cambiar cuando se ve lo útil que es. Para mostrar lo que puede hacer, vamos a utilizar un documento que he creado, una historia de la música thrash en los años 1980. Esto funcionaría igual de bien con una Informe de investigación, plan de marketing, o una novela.Documentos de Google vs Microsoft Word: El fósforo de la muerte para la Investigación de escrituraDocumentos de Google vs Microsoft Word: El fósforo de la muerte para la Investigación de escrituraSoluciones en línea se están convirtiendo en la norma. Decidimos ver cómo Microsoft Word acumula en contra de Google Docs. ¿Cuál va a hacer el mejor trabajo de investigación?Lee mas

Ahora, vamos a echar un vistazo a la ficha Contenido de la ventana de propiedades.

Como se puede ver, la ficha Contenido le da una visión general de lo que está contenido en el documento. ¿De dónde obtiene esta información? De las partidas. Si utiliza estilos de encabezado de Microsoft Word (Que se puede personalizar en Ver gt; estilos), Que van a ser importados en la ficha Contenido para crear automáticamente un esquema. Si usted tiene un documento muy largo y desea tener una idea de lo que hay en ella, esto puede ayudar.Cómo utilizar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajoCómo utilizar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajoLee mas

Como era de esperar, las diferentes aplicaciones de Office aportan diferentes piezas de información en la ficha Contenido, también. Excel, por ejemplo, simplemente agarra los nombres de las hojas de trabajo que se han creado.

PowerPoint, por el contrario, le dará información sobre qué fuentes ha utilizado, el cual tema de la presentación está utilizando actualmente, y los nombres de las diapositivas.7 Consejos para crear plantillas profesionales de PowerPoint7 Consejos para crear plantillas profesionales de PowerPointNadie se beneficia de una presentación de PowerPoint aburrido. Siga estos consejos para asegurarse de que sus esfuerzos siempre se agarran a su público.Lee mas

Propiedades del documento personalizado

La última pestaña es donde las propiedades del documento se ponen realmente útil. Si desea grabar (o encontrar) absolutamente ninguna información acerca de un documento, aquí es donde usted puede hacerlo. La pestaña personalizada es la misma para Word, Excel y PowerPoint, así que voy a estar utilizando Word para capturas de pantalla.

Aquí está la lista de todas las propiedades integradas de documento:

• Revisado por
• Cliente
• fecha de terminación
• Departamento
• Destino
• Disposición
• División
• Número del Documento
• Editor
• con interés
• Grupo
• Idioma
• Parada electrónico
• Importar
• Oficina
• Propietario
• proyecto Editorial
• Propósito
• Recibido de
• Grabado por
• fecha de grabación
• Referencia
• Fuente
• Estado
• Número de teléfono
• Mecanógrafo

Record que trabajaron con el Documento

Lo que hace que esta lista especialmente útil es que se puede añadir varias piezas de información a cualquier propiedad. Digamos que usted desea todos en su equipo para comprobar un documento. En lugar de tener personas a las que el correo electrónico, dejar una nota en el documento, o utilizar otro método para indicar que se ha mirado el documento, simplemente pueden modificar el Revisado por propiedad para añadir su nombre.

Si queremos que todos tengan su nombre en una línea separada, se puede aprovechar la capacidad de la Oficina para agregar propiedades personalizadas haciendo clic en el Nombre caja y la adición de una nueva propiedad. Revisado por, Revisado por 2, Revisado por 3, y así sucesivamente, que le permiten tener el nombre de todos en una línea diferente.

Vídeo: Office 365 - Integración de Flow en Bibliotecas de Documentos Modernas

Estas propiedades tienen un potencial aparentemente ilimitado. Si desea grabar las personas que usted ha consultado sobre este documento, se puede añadir un número de Fuente propiedades. Quiere asegurarse de que usted recuerda quién le envió el documento? Añadir su nombre en Recibido de. Asegúrese de que usted no envía el documento al cliente mal? Agrega un Cliente entrada. Con estas 26 propiedades, puede agregar una gran cantidad de información útil para el documento.

Registro de información personalizada en el documento

La posibilidad de agregar propiedades personalizadas a la pestaña personalizada es una de las cosas más útiles que puede hacer por la gestión de documentos en Microsoft Office. Quieren un registro detallado de quien editó el documento y cuando? Sólo tienes que escribir “Editado” en el Nombre de campo y, a continuación, añadir un nombre y una fecha en el Valor campo, así:

Ahora todo el mundo puede añadir su nombre y la fecha en que el documento editado para que pueda realizar un seguimiento. Quisiera que cada uno de opinar sobre lo bien que piensan que el documento es? Tipo de “Clasificación” en el campo Nombre, cambie el Tipo campo para Número, y todo el mundo se puede decir de forma rápida y fácilmente lo bien que piensan que el doc es.

Que sólo está limitado por su imaginación, cualquier tipo de información que podría ser útil para las personas que trabajan con el documento puede ser añadido a las propiedades del documento personalizado.

Mantener un mejor control sobre sus documentos

La ventana de propiedades del documento en la suite de oficina es una de las mejores formas de gestionar sus documentos, especialmente si estás trabajando en un equipo y mover los archivos de un lado a. Desde cambiar el autor de una hoja de cálculo de Excel para registrar la edición de un conjunto de diapositivas de PowerPoint, puede hacerlo todo desde dentro del documento, lo que significa que no tiene que utilizar algún otro tipo de sistema complicado. Una vez que domine la ventana de propiedades del documento en Microsoft Office, serás una verdadero maestro Oficina!Equipo de trabajo: 10 consejos para una colaboración eficaz en tiempo real en líneaEquipo de trabajo: 10 consejos para una colaboración eficaz en tiempo real en líneaLee mas

¿Utiliza las propiedades del documento? Cuáles le resultan más útiles? ¿Qué más se puede utilizar para: Comparte en los comentarios abajo!