Cómo arruinar a través de sus mensajes de correo electrónico en microsoft outlook

Los correos electrónicos se supone que es un método conveniente para la comunicación, pero muchos de nosotros pasan mucho más tiempo del que nos gustaría tratar de dar sentido a nuestra bandeja de entrada. Sin organización adecuada, puede encontrarse con que los correos electrónicos que están costando más tiempo de lo que ahorran.

Microsoft Outlook contiene una serie de características que pueden ayudar a aliviar este problema, pero muchos usuarios simplemente no son conscientes de la funcionalidad que está escondido en el programa. Utilizar estos bits de funcionalidad para asegurar que la bandeja de entrada es tan bien cuidado como sea posible, para que pueda centrarse en asuntos más importantes.Convertir Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNoteConvertir Outlook en una herramienta de gestión de proyectos con la integración de OneNoteOneNote puede hacer más de lo que cree. Le mostraremos cómo convertir su Outlook para hacer la lista en una potente herramienta de gestión de proyectos usando el plugin para Outlook OneNote.Lee mas

Encuentra una vista que más le convenga

Uno de los primeros pasos para convertirse en una usuario experto de Outlook está adaptando el programa a su flujo de trabajo. Casi todo el mundo utiliza el correo electrónico en estos días, pero eso no quiere decir que todos hacemos exactamente de la misma manera. Lo que funciona para otra persona puede no funcionar para usted, y es por eso que es una buena idea para modificar el diseño predeterminado de Outlook para adaptarse mejor a su uso.

Cara a la Ver pestaña para ver qué opciones están disponibles para usted. los botón Cambiar vista en el Vista actual sección le dará algunas opciones diferentes, pero merece la pena excavar en el Arreglo y Diseño sección para entrar en el meollo de la cuestión de personalización.

Por ejemplo, es posible que desee cambiar Mostrar mensaje a 3 Líneas, que le dará una vista previa más detallada de una menor cantidad de mensajes de correo electrónico en cualquier momento. O bien, es posible que desee establecer el Panel de lectura a Apagado, lo que le ahorrará un poco de espacio en la pantalla muy necesaria a favor de abrir correos electrónicos individuales como una nueva ventana cuando se quiere leer a través de ellos.

La clave aquí es simplemente para averiguar qué es lo que mejor se adapte a la forma en que utiliza Outlook. Probar las cosas - es tan fácil como cambiar estos ajustes a sus valores predeterminados si encuentra que no funcionan tan bien como esperaba.

Reglas utilizar para automatizar el proceso

Las reglas son un gran primer paso hacia la organización de sus mensajes de correo electrónico, ya que una vez que están en su lugar, ellos se ocuparán de una gran parte del trabajo, incluso antes de comprobar su bandeja de entrada. Para empezar con las reglas, dirigirse a la Casa pestaña en Outlook y navegue hasta Reglas gt; administrar reglas & alertas.

A partir de aquí, haga clic en Nueva regla. Vas a ver una selección de plantillas, así como opciones para empezar desde cero. Por el momento, lo mejor es seguir con las plantillas que se ofrecen - habrá una amplia oportunidad de personalizar la regla a su gusto en la siguiente pantalla. A los efectos de esta demostración, vamos a seleccionar Mover mensaje de alguien en una carpeta.

Ahora, es el momento de hacer la regla sirven a un propósito. Quiero establecer un sistema en el que se envía todo el correo que recibo de otro autor MakeUseOf directamente a una carpeta prioridad. Para ello, marque la casilla en la ventana de condiciones que lee con palabras específicas en la dirección del remitente. A continuación, haga clic en palabras específicas en la sección de abajo - me puse a hacer uso de por lo que sólo sería responder a mensajes de correo electrónico enviados desde una cuenta de correo electrónico desde el sitio, pero es evidente que esto puede ser lo que quieras - y luego seleccionar una carpeta sensata haciendo clic especificado y navegando a la misma.

A continuación, elige lo que quiere hacer con los mensajes que esta Regla deja a un lado, y considerar cuidadosamente si desea o no a detener el procesamiento de más reglas. Dependiendo de lo que otras reglas que tienes activa, manteniendo esta opción marcada podría causar problemas de organización más adelante. A continuación, seleccione sus excepciones, y estará listo para el nombre de su Regla y activarlo. De ahí en adelante, será automáticamente ordenar a través de su correo hasta que apagarlo.

Divide y vencerás con Categorías

Mientras que las reglas son una gran manera de hacer frente a la mayor parte de su correo electrónico, ciertas tareas de organización requieren de un ojo humano. el uso estricto de las categorías puede ayudar a simplificar este proceso, lo que le permite clasificar el correo de forma rápida y precisa. Para configurar sus categorías, a la cabeza Etiquetas sección de la Casa pestaña en Outlook y navegue hasta Clasificar por categorías gt; todas las categorias.

A continuación, verá un resumen de todas las categorías actualmente en vigor. Ellos por defecto a un sencillo sistema de colores, por lo que es posible que desee simplemente editar esas entradas, para empezar. Para que sean un poco más útil, haga clic en una categoría para resaltarlo, cambiarle el nombre a algo pertinente para el tipo de correo que va a recibir y asignarle una tecla de acceso directo que recordará en el menú desplegable.

Con estos ajustes en su lugar, podrás rápida y fácilmente podrá organizar sus mensajes de correo electrónico a medida que los recibe. Simplemente selecciona un mensaje en particular en la bandeja de entrada y utilizar el acceso directo apropiado que acaba de asignar. Ahora será capaz de ver todos los mensajes etiquetados bajo una categoría en particular, simplemente introduciendo el nombre de esa categoría en la barra de búsqueda de Outlook.La navegación de Windows con el teclado SoloLa navegación de Windows con el teclado SoloUsted puede saber un montón de atajos de teclado, pero ¿sabía usted podría conseguir alrededor de Windows sin el puntero del ratón? Así es cómo.Lee mas

Utilizar la barra de búsqueda

El secreto para mantener sus correos electrónicos organizados es la planificación anticipada - un poco de trabajo antes de tiempo puede prevenir los dolores de cabeza que surjan más adelante. Sin embargo, no están obligados a haber momentos en que un correo electrónico se extravía y no hay rastro de ella en cualquiera de sus carpetas o categorías cuidadas. En ese caso, es aconsejable un llamado a la barra de búsqueda.

la funcionalidad de búsqueda de Outlook es tan ágil como lo es exhaustiva. Introduzca un término de búsqueda en el campo por encima de la bandeja de entrada, y se presentará de forma rápida todas las instancias de esa palabra que se pueda encontrar, ya sea en un encabezamiento de materia o el cuerpo de un correo electrónico. Esto puede ser especialmente útil si usted puede recordar un detalle particular de un correo electrónico específico que no se puede encontrar a través de medios normales.

Vale la pena recordar que las velocidades de búsqueda van a frenar con una bandeja de entrada llena. Si esa es la situación que está trabajando, podría valer la pena carpetas particulares que buscan, en lugar de todos los correos electrónicos de Outlook solo tiene acceso. Para ello, utilice el menú desplegable en la parte derecha de la barra de búsqueda para obtener mejores lugares de interés. Para más ajustes en profundidad, la cabeza a la Refinar sección de la Buscar lengüeta.

Recuerde que debe utilizar Outlook.com

La versión en línea de Outlook puede no tener todas las campanas y silbidos de la versión de escritorio, pero el hecho de que es fácilmente accesible desde cualquier dispositivo con un navegador web significa que no debe pasarse por alto. Si necesita acceder a su correo electrónico en cualquier momento cuando estás lejos de su puesto de trabajo, es una opción perfectamente aceptable.Cómo configurar un correo electrónico de respuesta Fuera de la oficina En OutlookCómo configurar un correo electrónico de respuesta Fuera de la oficina En Outlook¿Qué ocurre cuando se combinan dos semanas de vacaciones con una vida de trabajo ocupado? Vas a tener un proyecto gigante cuando regrese a casa: mensajes de correo electrónico! Espera - ¿por qué no automatizar algunas de ella para usted?Lee mas

Sin embargo, hay más a la perspectiva basada en la Web que sólo consultar el correo electrónico. Al hacer clic en el ajustes de cremallera en la esquina superior derecha de la pantalla, también podrá acceder a un conjunto muy amplio de opciones que puede ser muy útil cuando se está de viaje. Además, el mismo menú desplegable le dará acceso a su Reglas y categorías.

Saber que se puede acceder a sus mensajes de correo electrónico de Outlook desde cualquier lugar se puede combinar con una Regla para ayudarle a adelgazar la bandeja de entrada, incluso mientras estás lejos de su computadora. Si usted tiene un trayecto regular, puede ser que sea posible transformar el autobús o el tren en un momento conveniente para evaluar la bandeja de entrada antes del día se pone en marcha.

¿Tiene un gran consejo para el uso de Outlook para mantener sus correos electrónicos organizada? Háganos saber acerca de ello en la sección de comentarios.