¿Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y listas de tareas pendientes en los correos electrónicos

Correo electrónico de sobrecarga es un gran problema en estos días. Además, el correo electrónico no es sólo la comunicación, se dicta también en gran parte de su lista de tareas. Además, las notificaciones constantes pueden ser una distracción. Todos necesitamos una manera de dominar correo electrónico.

Trucos para evitar una bandeja de entrada desbordante están a la orden del día. ¿Quién mejor para hablar de ello que un hombre que ha estado buscando para dominar Gmail desde 2006? Andy Mitchell es el fundador de ActiveInbox, una aplicación para organizar su bandeja de entrada de Gmail.3 maneras fácil dejar de sobrecarga de correo electrónico de golpear a su bandeja de entrada3 maneras fácil dejar de sobrecarga de correo electrónico de golpear a su bandeja de entradaEl correo electrónico tiene una gran reputación como un asesino de la productividad. Gestión de correo electrónico también puede ayudar a mantener su bandeja de entrada limpia, pero ¿no sería grande si usted tiene menos de él para empezar?Lee mas

Correo electrónico en la mañana: ¿Es algo que debe hacer, o si usted acaba de solucionar el problema para más adelante? lo que es la mejor estrategia para hacer frente a correo electrónico cuando se despierta?

Andy: He luchado con esto durante años.

Vídeo: CALMA, MICHAEL ACTON-SMITH (BOOKTRAILER)

• Si lo hace un correo electrónico a primera hora, te absorben y te perder una mañana entera (un poco como ver un video en YouTube a continuación, siguiendo los relacionados con el agujero del conejo).
• Pero si pospone, es probable que se pierda algo crítico, o quedar atrapado en otra cosa y nunca volver a ella.

La respuesta es hacer ambas cosas! Aunque en dos bocados fáciles.

Primero, lograr la bandeja de entrada cero utilizando el enfoque de David Allen, para cada correo electrónico:5 pasos de acción para curar su bandeja de entrada de correo electrónico Cero Frenesí5 pasos de acción para curar su bandeja de entrada de correo electrónico Cero FrenesíBandeja de entrada cero es una de las palabras de moda más populares. Para resolver realmente los problemas de correo electrónico es necesario ir más allá de la bandeja de entrada cero y hacer frente a los problemas subyacentes.Lee mas

• Es basura? Bórralo.
• Puede contestación en 2 minutos? Y luego hacerlo & bórralo.
• De lo contrario, la acción para más tarde. Gmail (con ActiveInbox) o Outlook le permitirá especificar un estado de prioridad. (Es posible que desee para responder a todos los correos electrónicos críticos de inmediato)

¿Por qué ir a la bandeja de entrada cero? En palabras de Merlin Mann ...

‘Eso cero?` No es cuántos mensajes hay en la bandeja de entrada: es la cantidad de su propio cerebro está en esa bandeja de entrada. Especialmente cuando no se quiere que sea “.

Se le da una salida limpia a seguir con su día.

Elemento de acción: Recoger varios puntos de baja energía más tarde en el día para obtener los mensajes de correo electrónico hecho. Abogo por la media hora de sueño después del almuerzo, y justo antes del final del día. Deje caer en su lista de correos electrónicos accionados, y el zoom a través de ellos.

Debe ser algo que correo electrónico y comprueba todo el tiempo o de forma periódica?

Andy: Creo que, si se sigue el enfoque de la bandeja de entrada por encima de cero, se puede comprobar cada hora o así para mantenerse al tanto de las cosas urgentes, pero diferir algo que lleva tiempo en bloques más periódicos.

Por supuesto, si usted trabaja en apoyo de ventas o de atención al cliente no tiene otra opción, el correo electrónico es su vida!

¿Cómo se realiza una clasificación correos electrónicos entre tareas, información importante, y otros trabajos?

Andy: En primer lugar, sólo hay dos grandes categorías que importan: Es una tarea, o se trata de material de referencia? Cada otro correo electrónico, simplemente se elimina.

A continuación, las tareas se pueden agrupar por el estado. P.ej. alta prioridad, prioridad baja, y “Waiting For”.

El “Waiting For” lista es el más poderoso, por todo lo que está bloqueado mientras espera a que alguien más para hacer algo. Estos correos electrónicos son normalmente los que se hunden en las profundidades de nuestro cliente de correo electrónico, y se olvidan por completo durante el seguimiento.

Elemento de acción: En Gmail, mantener una etiqueta-en Outlook o guardar un FLAG y cuando se envía un correo electrónico que usted necesita definitivamente una respuesta a, marcarlo. Luego, una vez a la semana, se puede soltar en su lista de espera para y hará un seguimiento a todos los que no ha respondido.

Vídeo: OneNote - Seguimiento de pendientes desde Outlook.

Debe de correo electrónico puede utilizar como una lista de tareas pendientes?

Andy: ¡Sí!

Si las tareas que ya están entrando en su bandeja de entrada, ¿cuál es la alternativa? Habría que copiar & pegarlos desde su correo electrónico en otro sistema.

Esta es una enorme fuente de pérdida de tiempo y confusión, con tareas que se duplican en diferentes sistemas. Por esta razón, David Allen defiende “bordes duros” (un elemento debe aparecer en una sola lista) para mantener su cerebro despejada y libre de estrés.

Por supuesto, el principal inconveniente con clientes de correo electrónico regulares es que ellos no son buenos en el manejo de las tareas de correo electrónico. Por lo tanto, la idea original de ActiveInbox era que los correos electrónicos son tareas. No hay separación o duplicación.

Elemento de acción: [Nota del editor] Puede convertir Gmail en un tablero tarea Trello-como con SortD, que le da la comodidad de su buzón de entrada habitual y añadiendo una lista de tareas pendientes de la piel en el proceso.Convertir Gmail en un tablero de tareas Trello-como con SortDConvertir Gmail en un tablero de tareas Trello-como con SortDEn la fuerza de trabajo moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en su lista de tareas. Bueno, ahora usted puede conseguir la organización de estilo Trello justo en Gmail con una nueva extensión de Chrome, SortD.Lee mas

¿Cuáles son algunas maneras eficaces de utilizar el correo electrónico para anotar las tareas?

Andy: Si desea agregar una tarea que no se inició como un correo electrónico, basta con enviar un correo electrónico a ti mismo! Luego hay que marcarla como una tarea.

Con ActiveInbox, puede reemplazar el asunto del correo electrónico con un nombre de la tarea, establecer un estado de & fecha de vencimiento, añadir una lista de verificación & notas, y que sea parte de un proyecto. Resulta Gmail en un administrador de tareas completa.

Elemento de acción: En Gmail, puede marcar un correo electrónico con estrellas- con la bandeja de entrada de Google que pueda añadir recordatorios o posponer un correo.Google Bandeja de entrada Comentario: Un soplo de aire frescoGoogle Bandeja de entrada Comentario: Un soplo de aire frescoGmail es un nombre muy conocido en el departamento de correo electrónico, pero Google no estaba contento con ella. Conoce Google Bandeja de entrada, una nueva manera de acercarse correo electrónico.Lee mas

¿Tiene nuestra bandeja de entrada como una lista de tareas se convierten en más que otro sistema de competir por la atención?

Andy: Seguro que es un sistema que compiten por nuestra atención, pero nuestra bandeja de entrada ya está haciendo eso. Por lo que no es otro. El hecho de que la bandeja de entrada es una lista de tareas ya, sin que sobre todo deseando que sea, es precisamente por eso que debe hacer que su lista de tareas central.

Siempre es más fácil de nadar con la corriente. Se podría tratar de mantener una lista de tareas en otro lugar, pero si la mayoría de sus tareas están viniendo de correo electrónico, ¿quiere seguir luchando, copiarlo & pegar mensajes de correo electrónico en su otro administrador de tareas y gritando a los colegas que guardan enviando un correo electrónico? No luchar contra él! Hacer un correo electrónico el núcleo de su lista de tareas.

Elemento de acción: [Nota del editor] Si aún desea utilizar una lista de tareas externa, Todoist y Any.do que permiten añadir tareas directamente desde Gmail.

Vídeo: Importancia de asumir las capacitaciones sin tareas pendientes

Es la eficiencia de correo electrónico una responsabilidad de colaboración o individuo? Cuál es la etiqueta que todos debemos seguir?

Andy: Cuando se trata de la etiqueta, la respuesta es, sin duda, sin duda colaboración. Al igual que con todo lo demás en la sociedad, se trata de respetar a los demás tanto como a ti mismo. [Nota del editor: Del mismo modo, hay algunos correos electrónicos garantizados para ofender, ira o molestar a los destinatarios]6 maneras de garantizar ofender, ira & Molestar con cada correo electrónico que envíe6 maneras de garantizar ofender, ira & Molestar con cada correo electrónico que envíeLos correos electrónicos son difíciles. Es realmente difícil de conseguir a través de lo que realmente quiere decir en un correo electrónico, y la mitad de las veces la gente casi siempre te malinterpreten. Una gran parte del problema viene ...Lee mas

A pesar de ser aparentemente amable, creo que los correos electrónicos que acaba de decir “gracias!” O “ok!” Son una pérdida de tiempo, y por lo tanto el mal.

Vídeo: Barra de tareas pendientes

Sin embargo, cuando se trata de herramientas de colaboración, eso es un asunto diferente. El correo electrónico es una experiencia por sí solas. Al menos para coordinar el horario de un equipo, que aún necesita su jefe de proyecto, herramienta de CRM y la mensajería instantánea.

Elemento de acción: Soy un fan de 3Sentences. La brevedad ahorra tiempo todo el mundo, incluso cuando tenga que volver a escanear el correo electrónico en el futuro. Mientras que los correos electrónicos Waffling son perezosos y grosero.

Andy preguntar a sus preguntas relacionadas con correo electrónico!

Andy Mitchell va a leer los comentarios y responderá a cualquier pregunta que tenga acerca de cómo hacer frente a su correo electrónico. Ahora es su oportunidad de conseguir ese molesto problema resuelto!