10 Maneras de cavarse de retrasos de tareas

Todos hemos estado allí. El medio escribir la lista de tareas que se extiende la longitud de su brazo. Las notificaciones incesantes pidiendo nuestra atención. La sensación de ahogarse en una lista de tareas sin fin - desde un ordenador a la espera de ser configurado, sin jugar a un juego, a una bandeja de entrada terriblemente ocupado. La cartera de pedidos, tenemos miedo, está aquí para quedarse. Pero aquí son 10 consejos para arañando su camino para salir de esta situación.

La mente volcado de las tareas

El punto de un vertedero de la mente es lograr tabula rasa. Una pizarra en blanco. Un tablero de partida limpia que proporciona la claridad para continuar con menos estrés y más productividad. En resumen, establece un tiempo de lado (una o dos horas debería ser suficiente) para eliminar ese retraso mental, mediante el vertido de todas las tareas que posiblemente puede pensar en un documento de Word, una hoja de papel o una pila considerable de notas post-it. Tenga en cuenta, el número de tareas a menudo será muy muy deprimente. Lo hice hace unos meses, y la lista era bastante más de 200 artículos de largo.

Antes de volcar estas tareas de su mente, que, naturalmente, recibe todos los días / hora / minuto de recordatorios hora de su cerebro que añaden tensión a su vigilia (y dormir) la vida.”Llegaron a cortar el césped esta noche!”. “Prometí Steve me gustaría llamar la semana pasada”. “Todavía no he fijado que la lámpara”. “Tengo que aclarar que la cartera de pedidos de correo electrónico”. Naturalmente, esto es agotador y te distrae de las cosas que usted debe concentrarse en. Por lo tanto, vaciar su mente, y anotar cada cosa que tiene que hacer, no importa cuán pequeño. A partir de aquí, se puede empezar a organizar, en lugar de tener que persistente voz constante en la parte posterior de su mente, y en el último inicio para hacer las cosas!

Organizar su lista de tareas pendientes

No soy uno de abogar mente-dumping y escribir listas bajo el supuesto falso de que este es “productivo” en sí mismo, sino por tener una amplia a la lista que está organizado de una manera que es útil hacer para ti, usted generalmente estará en una posición para comenzar a martillar a través de esos elementos en una lejos de manera más eficiente que simplemente va a ciegos.

Cuando se trata de organizar una lista de cosas por hacer, sin embargo, no hay manera correcta, pero hay una serie de opciones. Todo depende de usted para decidir qué es mejor para usted. Es posible que desee dividir su lista en personal, laboral, social, etc. Cada una de estas listas se pueden organizar de diferentes maneras. Algunos de ellos se basan en:

Contexto
Clasificar sus elementos de tareas en función de dónde y cuando estos se deben hacer. Por ejemplo, los elementos “fuera de línea” se puede hacer cuando no es capaz de conectarse a Internet. artículos “tiempo libre” se puede hacer cuando estás en casa, en lugar de ver la televisión. “Ciudad” elementos pueden ser tareas como ir al banco, recogiendo / devolución de artículos de varias tiendas. artículos “trabajo” son, así, naturalmente, hecho en el trabajo.

Guarde cada una de estas listas en una aplicación recordatorio / lista que le permite clasificar, tales como Trello o Apple recordatorios y acceder a ellos desde cualquier lugar. Así que cuando se llega a casa del trabajo, sólo tiene que comprobar su lista de “libre” para ver si hay algo que pueda trabajar en sin recordar la cantidad horrible de las tareas que aún quedan por hacer en el trabajo.

Fecha DueOrganise la lista de tareas a partir de elementos más antiguos primero nuevos artículos de última, para que pueda ponerse al día con el incumplimiento de plazos tan pronto como sea posible. Algunos artículos pueden no tener una fecha de vencimiento específica pero se puede usar una aplicación como Any.do para etiquetar estos como debido ‘hoy`,‘mañana`, ‘próximo` o‘algún día`.

Vídeo: Que hacer cuando un niño se retrasa en la lectura y escritura

Prioridad
Algunos artículos tendrán una mayor prioridad que otras. Por lo tanto, la lucha contra la más alta prioridad en primer lugar puede ser la mejor solución para usted. Al dividir las tareas en “Urgente”, “Algo urgente”, y las listas de “no urgentes” le ayudará a elegir qué tarea se debe abordar en primer lugar (es decir, a menudo el más difícil, la tarea más importante).

Como algunos artículos más alta prioridad se terminan y cruzadas de su lista, usted debe sentirse menos estresado por el retraso.

Motivación
Organizar sus listas para que tenga ciertas tareas que se saber se puede hacer frente cuando estás lleno o energía. Tiene otra lista de tareas para hacer frente cuando se sienta aletargado después de un día duro en la oficina, o una pesada noche en la ciudad. A menudo, cuando las personas se sienten cansados, se pueden evitar a toda costa el trabajo, pero si usted sabe que hay algunas tareas que se pueden realizar sin ejercer mucha energía mental en absoluto, es más probable que se vuelva a aquellos en vez de volver a Netflix.

Recuerde que debe mantener siempre estas listas hasta la fecha. Cuando una nueva tarea llega, añadirlo a la etiqueta / lista de la derecha tan pronto como sea posible para que no consigue ese atraso mental de la construcción de una vez.

Proceso por lotes de tareas similares

Pasar de una tarea a otro completamente distinto se cobra su peaje. Algunos incluso dicen multitarea puede reducir su productividad en un 40%. Así, en lugar de cambiar constantemente de una tarea a otra con la vana esperanza de que ser “ocupado” es lo mismo que ser “productivo”, trata de procesamiento por lotes tareas similares juntos para llegar a todos ellos fuera del camino de un solo golpe.

Por ejemplo, leer artículos / blogs durante un período de tiempo asignado, en lugar de todo el día. Utilizar herramientas como Instapaper para guardar artículos para leer más tarde, y Digg Reader para mantenerse al día con sus blogs favoritos en un momento conveniente (por ejemplo, durante su viaje). Mediante la organización de sus tareas como esto (por el contexto, como se detalla más arriba), se puede entrar en un estado de euforia y el arado a través de tareas similares a la vez y conseguir que la sensación ultra-satisfacción de rayar rápidamente de una serie de elementos pendientes de todo al mismo tiempo.

A lo largo de una línea similar, toma “justo a tiempo” de aprendizaje, en lugar de “por si acaso” lectura, para ahorrar tiempo ahora. Esto significa ahorro de artículos útiles que utilizan herramientas como Evernote Web Clipper de sólo lectura cuando los necesite en lugar de leerlos por si acaso que necesita el conocimiento en el futuro.

Retire las distracciones

Cuando se enfoca en su cartera de pedidos de trabajo, eliminar tantas distracciones como sea posible. Informe a su familia para que no le moleste durante las próximas horas. Apaga tu teléfono. Si eso no es posible, al menos convertirlo en modo silencio, ni lo desconecte de Internet. Muchas tareas requieren su atención. De acuerdo con un estudio Basex, interrupciones cuestan a las empresas estadounidenses $ 588 mil millones por año, haciendo alusión a cuánto tiempo se desperdicia si se abre la puerta a estas distracciones.

Acatar la regla de dos Minuto

Cuando usted tiene su completa lista de tareas pendientes en frente de usted, o va a través de su bandeja de entrada, trate de cumplir con la regla de 2 minutos. En pocas palabras, si sólo va a tomar de 2 minutos o menos, hazlo ahora. No lo posponga. No ordenar en una lista separada. Hazlo ahora. Al pasar por una bandeja de entrada de más de 150 correos electrónicos no leídos, usted se sorprenderá de cómo muchos de estos mensajes pueden ser tratados en dos minutos o menos. Cuando se da cuenta de esto, alcanzando Bandeja de entrada cero se convierte en mucho menos desalentadora.4 pasos sencillos para Lograr & El mantenimiento de la bandeja de entrada cero en Gmail4 pasos sencillos para Lograr & El mantenimiento de la bandeja de entrada cero en GmailLee mas

La regla 2 minutos también es increíble para conseguir que en el estado de ánimo adecuado para hacer frente a una tarea mucho más grande. Si usted tiene un informe difícil de escribir, convencerse a pasar sólo 2 minutos en el informe. La inercia se va a construir a menudo a partir de estas dos minutos será suficiente para seguir jugando durante 30, 90, 120 minutos o incluso más tiempo. Si usted está tratando de dominar un nivel en un determinado juego, tratar sólo por dos minutos. Si usted tiene una decisión difícil de tomar, agarrar un lápiz y papel, y una lluvia de ideas para sólo 2 minutos. Esta dos minutos a promesa a sí mismo es a menudo suficiente para empezar a trabajar y avanzar en los artículos que puede haber permanecido en su lista de tareas, sin tocar, para meses.

Declarar la bancarrota de correo electrónico

Si uno de sus grandes dolores de cabeza es una bandeja de entrada sin cesar desbordante que está siempre lleno hasta el borde y no muestra signos de mayor moderación, tiene dos opciones. En primer lugar, limpiar sus suscripciones de correo electrónico utilizando un servicio como Unroll.me. Usted puede ir fácilmente a través de una vida de suscripciones a boletines y bien darse de baja, o añadir a un ‘rollo`(un, correo electrónico diario agregada) en cuestión de minutos, con el fin de reducir el número de mensajes de correo electrónico innecesarios que aterrizan en su bandeja de entrada cada día.

Si esto simplemente no es suficiente, puede ser el momento de declarar la quiebra de correo electrónico. Michael Hyatt dice:

Usted sabe que es hora de que la quiebra de correo electrónico cuando:

Vídeo: ¿Cuáles pueden ser las causas del retraso menstrual?

• Tiene más de quinientos mensajes de correo electrónico no leídos en su bandeja de entrada.
• Sus colegas se quejan de su falta de capacidad de respuesta.
• Usted ha tenido a alguien decir más de una vez en la última semana, “¿Usted consiguió el correo electrónico que envié a usted? No he recibido noticias de que “.
• Se siente ansioso o abrumado cuando se piensa en correo electrónico.

A partir de aquí, puede ir con la opción extrema de la selección de todos los correos electrónicos sin leer sola (?-Una en el Mac o Ctrl-A en el PC), o se puede optar por utilizar el enfoque de Michael Hyatt y ordenar los mensajes de correo electrónico por su nombre, responder a algunos e-mails importantes, pero después de 15-30 minutos, deje de responder, seleccionar todo, y archivarlo todas. Cada. Soltero. Email.

El punto aquí es, si algo es realmente importante, usted simplemente recibirá otro correo electrónico recordatorio de ello. Si no lo es, usted ha ahorrado un montón de tiempo. Disfrutar de la vista de una bandeja de entrada vacía por completo. Es un poco la vista. A partir de ahora, el objetivo de mantenerse en la cima de estos mensajes de correo electrónico y nunca permita que el retraso de correo electrónico para llegar a tales extremos de nuevo!

Acatar Su ritmos naturales

Todos tenemos horas productivas en los que sentimos motivados, con energía y listo para asumir nuestros proyectos más difíciles. También tenemos horas en los que sentimos como cualquier cosa pero la televisión sin sentido va a hacer. Al aprender acerca cuando estas horas se producen en nuestras vidas, podemos organizar nuestra lista de tareas que les rodea para que podamos asegurar que lo que hay que hacer, se hace.

Por un poco de un fondo, nuestros cuerpos se ejecutan en varios ritmos circadianos y ultradianos. Los ritmos circadianos generalmente duran alrededor de 24 horas (es decir, responde a la luz del día y la noche). ritmos ultradian son mucho más cortos, por lo general los ciclos de ondas cerebrales 90-120 minutos.

Al aprender acerca de los ritmos de su propio cuerpo, puede tomar ventaja de sus “altibajos” naturales. Por ejemplo, cuando se siente un estado de alerta naturales te ha pasado, es probable que el inicio de su ritmo ultradiana. Tomar ventaja de esto, pero mantener un ojo en el reloj. Cuando alrededor de 90 minutos más o menos se ha terminado, y se empieza a sentir más somnoliento, tomar un descanso. Es durante este periodo que es más probable que posponer las cosas y cometer errores. Para ayudar a que junto con esto, probar algunas de estas aplicaciones Pomodoro para recordar cuándo tomar descansos cortos, y cuándo tomar descansos largos.Corte a través de la dilación con estas aplicaciones Técnica Pomodoro & SoftwareCorte a través de la dilación con estas aplicaciones Técnica Pomodoro & SoftwareLa dilación es una enfermedad que invade a los estudiantes y los trabajadores en todos los rincones del mundo y que infecta a los aficionados y profesionales por igual. Como escritor, sufro de la dilación sobre una base diaria. Algunas personas...Lee mas

Ernest Rossi dice de este tema:

La idea básica es que cada hora y media más o menos se necesitan tomar un descanso - si no puede estar bien en su camino hacia el Síndrome de Estrés Ultradiana: se cansa y pierde su concentración mental, se tiende a cometer errores, se ponen nerviosos y tienen accidentes - Si continúa a ignorar su necesidad de tomar un descanso puede experimentar más y más tensión hasta que realmente se enferma.

En resumen, prestar atención a los ciclos de su cuerpo, y no se exija demasiado. A menudo es mejor para superar una acumulación de tareas durante un período de semanas en lugar de sólo unos pocos días, ya que esto le puede dejar quemado y agotado, lo que conduce a un nuevo retraso construir a medida que tratan de recuperar.

Vídeo: Enterate hasta cuantos dias puede haber un retraso menstrual para que se considere normal. Es import

Utilice Trello para un flujo de trabajo Kanban

Personalmente yo amor Trello para la gestión de tareas, en especial el uso de la plataforma para un flujo de trabajo Kanban. Trello es un sistema libre donde se puede configurar tablas, que contienen cada uno tarjetas. Cada una de estas tarjetas es un elemento en su lista de tareas. Para instalar esto como un sistema Kanban (que es bastante popular entre los Toyota), sólo tiene que empezar con tres listas verticales etiquetadas (de izquierda a derecha), “Cartera”, “en proceso”, y “Completado” (por supuesto puede añadir Además, en el orden correcto, como “prueba”, “opinión”, dependiendo de la situación). Puede leer una explicación más detallada del Kanban Trello flujo de trabajo aquí, pero el objetivo básico es trabajar en mover cada elemento de la izquierda (retraso) a la derecha (lleno). Una vez que un artículo alcanza el derecho más corriente, ya sabes que esté completa, y se puede archivar este artículo.

Este enfoque no sólo le ayuda a ver lo que es necesario trabajar en, lo que se está trabajando actualmente, y lo que se ha hecho, pero añade un poco de un elemento de “gamification” a su acumulación de tareas, y te mantiene motivado como el “atraso” lista se hace más y más pequeña. Ah, y también se puede utilizar este método para ayudarle a mantenerse en contacto con todos sus conocidos.

Usar árboles de decisión para facilitar la toma de decisiones

A menudo podemos pasar camino demasiado tiempo con las decisiones. Los árboles de decisión pueden ser usados ​​para ayudar a que este proceso sea más fácil y más eficiente para que pueda moverse con rapidez en el proceso de toma de decisiones, y seguir con cosas más importantes. Vea este vídeo para una introducción interesante:

Vídeo: 10 Datos Que NO Sabías Sobre La Menstruación

Responsabilidad pública

Por el anuncio público de su objetivo a, por ejemplo, “llega a la bandeja de entrada cero de las 6 pm”, o “terminar mis tareas más importantes 2 a las 2 pm”, usted es mucho más probable que tenga éxito. Ya sea que el texto de un amigo, publicar un mensaje de Facebook, pío, o usar una aplicación como la elevación donde otros usuarios pueden dar apoyos para lograr un hábito diario, ese nivel añadido de la rendición de cuentas va a motivar a que usted tenga éxito.Cómo matar a la motivación Aspirar Vampiros & Terminar lo que se empiezaCómo matar a la motivación Aspirar Vampiros & Terminar lo que se empiezaproyectos de vida que están paralizados? Sí, todos los tenemos. La historia es siempre la misma. Empezamos con una idea pero nunca llevarlo a cabo. Romper los obstáculos frágiles y perseverar con estos consejos.Lee mas

Cómo mantener su Cartera manejable

Una vez que haya logrado obtener su cartera bajo control, tenga cuidado para que siga siendo así. Unos pocos punteros (excepto el mantenimiento de las sugerencias anteriores) son:

• Mantendrá listas de tareas al día. Asegúrese de que puede confiar en ellos, por lo que su mente puede estar claro para simplemente seguir adelante con las tareas a mano.
• Vivir de acuerdo con su calendario. Aprender a confiar en su calendario, y tratarlo como sagrado. Si algo está previsto que debe hacer, de lo contrario la acumulación simplemente crece. Y crece. Y crece.
• Construir en las revisiones periódicas. Revisar sus tareas de cada día, semana o mes. Eliminar todo lo que no es necesario, y añadir algo que falta. Saber lo que hay que hacer, y cuándo.
• Aprender a decir No. Para mantener su cartera de pedidos bajo control, es necesario aprender a decir “no” más a menudo. Un gran libro para leer para una comprensión más completa de esto es esencialismo: la búsqueda disciplinada de Menos, por Greg McKeown

Todos sabemos lo que es, es como sentir que te estás ahogando en un mar de tarea, pero espero que estas sugerencias pueden ayudarle a utilizar algunos enfoques diferentes para hacer frente a esa creciente cabeza de lista en, y para mantenerla bajo control!

¿Qué otras estrategias y tácticas tienen que utilizó para mover de manera eficiente a través de su cartera de pedidos tarea? ¡Por favor házmelo saber en los comentarios!