Aquí está la solución de correo electrónico más decisivo de clasificación que usted necesitará siempre

Tanto si utiliza Gmail, Outlook, Google Bandeja de entrada, Yahoo Mail o cualquier otra cosa, el correo electrónico es el correo electrónico y tarde o temprano, se inunda la bandeja de entrada. Pero un sistema de clasificación sencilla se asegurará de que nunca se siente que es salido de las manos y siempre están al tanto de sus mensajes.

Alguna vez ha tratado de aplicar a hacer trucos lista a su buzón de correo electrónico? Yo si. Más a menudo que no, que no funcionan. Lo que no entendemos acerca de la diferencia entre el correo electrónico y las listas de tareas pendientes es que las tareas sólo requieren una acción por su parte, mientras que los correos electrónicos son acerca de la comunicación con la gente.

Sin embargo, la modificación de un sistema de productividad popular es la respuesta a la domesticación de la oleada constante de mensajes de correo electrónico. matriz del presidente estadounidense Dwight Eisenhower a ordenar las tareas es maravillosamente eficaz en la clasificación de mensajes de correo electrónico también, si usted ajustar bien.

Modificado Eisenhower Matriz para correos electrónicos

La matriz de Eisenhower es la forma en que ordena a su lista de tareas pendientes en cuatro cuadrantes, que le ayudaron a averiguar qué tarea que debe hacer a continuación. La matriz básica se parece a esto, y vamos a mantener esa intacta:

Va a clasificar cada correo electrónico en uno de estos cuatro cuadrantes. Los cuadrantes se van a dictar lo que hace con que el correo electrónico y cuando se actúa sobre ella. Olvídate de “cero bandeja de entrada”, sólo vamos a concentrarnos en hacer las cosas.

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Lo mejor es combinar la matriz con carpetas en Outlook o utilizar las etiquetas de Gmail para domesticar su bandeja de entrada. Así que cada cuadrante tendrá su propio nombre de la etiqueta / carpeta y tal vez su propio color también.Vuelve a descubrir las etiquetas de Gmail y finalmente domesticar su bandeja de entradaVuelve a descubrir las etiquetas de Gmail y finalmente domesticar su bandeja de entradaHay un montón de trucos para hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico, pero no hay un solo justo debajo de la nariz que no puede ser que utilice: viejos etiquetas de Gmail.Lee mas

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Haga lo que haga, no cambie el nombre de estos cuadrantes. Por lo que sus carpetas o etiquetas tendrán sólo estas cuatro categorías:

• Importantes y urgentes
• Importante (no urgente)
• Urgente (no importa)
• No es importante ni urgente

¿Qué es “urgente”?

Es fácil identificar lo “importante” es - es una llamada subjetiva que podemos tomar fácilmente, en función de nuestras prioridades. Pero “urgente” pone una imagen de un cálculo basado en el tiempo, y que lanza a la gente.

Relájese, no se preocupe. “Urgente” aquí va a significar lo que usted quiere que signifique. Si usted tiene un día ocupado y sin un solo momento de sobra, a continuación, “Urgente” adquiere un nuevo significado. Si usted tiene un día lleno de reuniones, a continuación, “Urgente” adquiere otro significado. Deja que sea flexible-, de hecho, es importante que sea flexible.

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Varios expertos en productividad realidad como para poner un límite de tiempo para la columna “urgente” de la matriz de Eisenhower, pero es sólo no es viable dado que las necesidades basadas en el tiempo de la vida y el trabajo van cambiando.

No existe una fórmula mágica o establecer límite de tiempo para definir “urgente”. Usted lo sabrá cuando lo vea. No es una palabra difícil de entender, por lo que no overthink.

Debe ser sencillo, no tienen “reglas” Cuadrante

Va a tener la tentación de asociar una acción con su cuadrante. Por ejemplo, de Tutum Bryan Lee usa el sistema y ha puesto una acción específica para cada cuadrante, como “Decidir cuándo hacerlo” para “importantes pero no urgentes”, y “delegar” para “urgente pero no importante”.

Resistirse a eso. Hay dos problemas con esto.

En primer lugar, estas “reglas de acción” acaban de polarización cómo etiquetar un correo electrónico. Si usted sabe que tiene que actuar en un correo electrónico en este momento, pero no tienen tiempo para hacerlo, encontrará su cerebro le engañando a clasificar erróneamente.

En segundo lugar, un cuadrante no siempre tiene la misma acción. Delegar una tarea no siempre va a ser una opción. “No es urgente ni importante” no significa que tenga que eliminarla, es posible que todavía necesita que el correo electrónico más tarde.

En cambio, la confianza en la matriz y la confianza de Eisenhower en su propia capacidad para hacer las cosas. Un sistema de productividad overcomplicated más específica es la que va a terminar con el dumping la regla de la productividad de tres huelga. Los nombres de estos cuadrantes realmente le dan una buena idea de lo que un correo electrónico es todo alrededor, y usted será capaz de tomar la decisión correcta en consecuencia.El 3-Strike System: Cómo dar prioridad a su lista de tareas pendientesEl 3-Strike System: Cómo dar prioridad a su lista de tareas pendientes¿No estás recibiendo a través de su lista de tareas pendientes? El problema puede que no sea su productividad, que sólo podría ser sus prioridades. Vamos a aprender cómo dar prioridad a la lista de cosas por hacer, y hacer las cosas.Lee mas

Una regla de oro: No Moving On Sin etiqueta

La idea es ordenar sus mensajes de correo electrónico sin piedad, e implica un acto de autodisciplina - no se puede pasar al siguiente correo electrónico sin etiquetar el que usted está leyendo.No se puede poner fuera de correo electrónico cada mañana? Pruebe este ritual lugarNo se puede poner fuera de correo electrónico cada mañana? Pruebe este ritual lugarComenzando el día la forma de correo electrónico se pone regularmente hacia abajo - a pesar de que la mayoría de nosotros lo hacemos. Es consultar el correo electrónico después de despertarse realmente tan malo?Lee mas

Esto es crítico. Cada vez que se abre un correo electrónico, es absolutamente necesario para solucionar el problema. No se permita a comprobar el correo siguiente si no se ha clasificado esta uno en un cuadrante.

Como ya hemos comentado antes, no ordenar o clasificar mal es la razón de su aplicación de productividad no está funcionando. Que necesita para obtener la operación de clasificación correcta, y entonces todo lo demás cae en su lugar.

Cómo atacar a sus correos electrónicos

Aquí está la belleza de ella: Una vez que se ordena la bandeja de entrada, que en realidad no se necesita muchos consejos sobre cuándo y cómo se debe abordar su correo electrónico. Para la materia urgente e importante, que va a terminar abordar en el momento en que tienes algo de tiempo libre.

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Recoger los puntos de baja energía en su día (como esa media hora de sueño después del almuerzo) y colocar en la bandeja de entrada para hacer un zoom a través de él.

Si ya está priorizado, es fácil de hacer las cosas sin renunciar a un elemento que debe hacer.

Al final de cada día, actuar en todos sus correos electrónicos ordenados, incluso si de su aplicación para teléfonos inteligentes. Confía en mí, una vez que ya ha priorizado, se obtiene a través de él en la mitad del tiempo que toma lo contrario.

Esto es fácil o difícil?

En lo personal, creo que el método de Eisenhower Matriz de clasificación de mensajes de correo electrónico para ser la más fácil que he utilizado. En realidad, ha hecho mi bandeja de entrada mucho más manejable para mí y no he perdido nada a causa de ella.

¿Cree que este sistema es fácil de implementar o le resulte difícil? Cuéntanos por qué!