Guía de reunión en línea: software y estrategia

Tabla de contenido

§1. Introducción

§ 2. Free-Low y servicios Los costos de reuniones

§ 3.-Cloud Storage Services

§ 4-preparación y realización de reuniones

§ 5-Online & Mecanismos de reunión móviles

§ 6-iPad Apps para reuniones

§-Conclusión

1. Introducción

servicios de videoconferencia modernos son fáciles de usar, y está disponible para casi cualquier persona con un ordenador o un teléfono inteligente. La capacidad de conectar y se reunirá con la gente en línea significa que ya no está limitado por la ubicación geográfica. Por otra parte, un sinnúmero de sitios web nos proporcionan una amplia variedad de herramientas y recursos para la realización de reuniones, planificación y ejecución de proyectos, y la reducción de la cantidad de papel impreso necesitan tradicionalmente para hacer las cosas.

El propósito de esta guía es presentarle a muchos de los, o, recursos relativamente baratas libres de uso popular en línea y herramientas para la celebración de reuniones en línea y trabajar en colaboración en proyectos, informes, presentaciones, documentos, y similares. También proporcionan consejos y sugerencias de cómo algunos recursos son más útiles que otras, lo que se podría tener en cuenta al tomar decisiones acerca de qué recursos que necesita para su equipo o comité.

Tenga en cuenta que si bien la realización de reuniones utilizando la videoconferencia en línea a menudo puede ahorrar tiempo y dinero, que todavía tienen que trabajar dentro de las limitaciones de la videoconferencia. Además, la realización de reuniones en línea todavía requiere apenas tanto la preparación como reunión de las reuniones tradicionales cara a cara. En el capítulo 4 se recoge un resumen básico para la preparación y conducción de reuniones. También sugiero libros que entrar en más detalles acerca de este tema.

La guía es de ninguna manera exhaustiva. A medida que la investigación y probar diferentes recursos, obtendrá una mejor idea de lo que son sus necesidades específicas para reuniones en línea y la construcción del proyecto.

Al escribir esta guía se supone que tiene la comprensión básica a intermedia cómo utilizar un ordenador, navegar por Internet, y se registra para servicios en línea. Proporciono una descripción básica de diversos recursos en línea, y como se registre en la mayoría de los sitios se verán los desarrolladores de estos sitios hacen un buen trabajo de proporcionar instrucciones paso a paso para el uso de sus herramientas y servicios.

Pero antes de empezar a explorar los sitios de reunión en línea y recursos, hay ventajas y desventajas para las reuniones en comparación videoconferencia a tradicionales cara a cara físicas reuniones se deben considerar al decidir las mejores opciones para cumplir con su equipo, comité o grupo de .

Ventajas de las reuniones en línea:

• Las reuniones virtuales se pueden mantener con participantes de toda regiones geográficas, lo que reduce los costos de viaje.
• Las reuniones en línea son más rentables, lo que permite a los miembros a compartir documentos, páginas web y otros medios de comunicación a través de servicios en la nube oa través de Internet, lo que reduce la necesidad de que las agendas de papel, informes y otros documentos.
• Las reuniones en línea pueden ser registrados y archivados para su posterior revisión.
• Las reuniones en línea pueden llevar a cabo en un ambiente confortable, como el hogar o la oficina de un participante, o incluso en un cibercafé.
• Las videoconferencias permiten la comunicación visual entre los participantes, por lo que es posible el reconocimiento de la comunicación no verbal.

Las desventajas de las reuniones en línea:

• Las reuniones virtuales pueden ser interrumpidos por los errores y problemas técnicos (por ejemplo, conexiones a Internet pobres, pobres de sonido o de vídeo, problemas con el navegador web, y fallos en el ordenador.)
• Algunos participantes de la reunión virtuales pueden carecer de las habilidades informáticas y de Internet necesarios para participar adecuadamente en las reuniones en línea.
• reuniones virtuales no siempre permiten cara a cara y el contacto físico entre los participantes, lo cual es útil para la construcción de relaciones interpersonales.
• Las reuniones virtuales no siempre pueden ser propicio para los talleres interactivos, sesiones de formación, y grandes grupos de decir diez o más personas.

2. Los servicios gratuitos y de bajo costo para reuniones

Aunque esta guía se describen los servicios de reuniones en línea libres y populares como Meetings.io, Hangouts de Google, y LiveMinutes, hay más de una docena de sitios más altos de videoconferencia que debe salir y tener en cuenta. Tenga en cuenta, sin embargo, que algunos de estos sitios, como Tinychat, Sifonr y Faceflow son básicamente para videoconferencias muy personales, y puede no ser apropiado para reuniones en línea formales. Otros sitios como Skype y va al encuentro son de gran alcance, pero requieren de suscripción, las cuentas de pago para el acceso reunión de grupo. Los sitios que cubro en esta guía son en gran parte libre y accesible a través de todas las plataformas informáticas. Aquí está una lista de otros sitios que no cubren en la guía, pero todos funcionan de manera similar a los que describo en las secciones siguientes.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Las características para buscar

Las siguientes son las características que usted tendrá que considerar cuando elegir una herramienta de videoconferencia en línea.

• Es el servicio multiplataforma? Esto significa que se puede acceder en Windows, Mac OS X, y Linux. La mayoría de los servicios son multiplataforma, pero no todos ellos.
• ¿Cuál es el número máximo de participantes para el servicio? Por ejemplo, Google Hangouts está limitado a 10 participantes a la vez.
• ¿Cuál es el precio del servicio, y cómo limitada son las opciones libres?
• Pueden ser compartidos enlaces URL a invitar a otros a las reuniones, o lo hace el servicio de exigir a los participantes a tener una cuenta registrada con el fin de participar en una videoconferencia?
• ¿El servicio permite el acceso a las reuniones en línea a través de un teléfono inteligente o tableta?
• ¿El servicio permite una función de conferencia?
• ¿El servicio de integrar tareas de herramientas de colaboración para la creación de documentos, intercambio de ideas listas, y tomando las encuestas?
• Es la herramienta de videoconferencia parte de un grupo más grande de cuenta que permite a los miembros para añadir cadenas de mensajes, documentos, tareas, etc?
• ¿El servicio incluye una función de mensajería instantánea para que los participantes en la videoconferencia pueden compartir mensajes privado y en público uno con el otro?
• Pueden ser guardados y archivados para su posterior visualización reuniones por videoconferencia?
• ¿El servicio incluye opciones para compartir pantalla del escritorio, por lo que los participantes pueden ver el escritorio del otro equipo?
• ¿El servicio le permiten programar y enviar enlaces a la página de conferencia de varios días antes de la reunión? ¿Proporciona un enlace permanente para espacios individuales de reunión en línea?
• ¿Hay características integradas de intercambio de archivos que se pueden utilizar durante una reunión de videoconferencia?
• ¿El servicio incluye un calendario incorporado y libreta de direcciones, o lo hace, al menos, la integración con herramientas tales como Google Calendar o Exchange?

¿Qué servicio en línea que utilice dependerá del tipo de reuniones que tenga, grupo miembros- es decir, formal o informal- permanente o cambiar pública o privada. Si está utilizando el servicio para un grupo o comité permanente, usted y algunos otros miembros debe discutir el tipo de funciones en línea que usted cree que necesitará para la celebración de reuniones en línea. Si usted está buscando para celebrar reuniones públicas y presentaciones, se debe considerar un servicio que se puede acceder fácilmente a los nuevos usuarios.

La celebración de reuniones en línea puede ahorrar mucho tiempo y gastos, pero también deseará tener en cuenta el número de otras herramientas en línea a sus miembros del equipo o del comité tendrán que acceder con el fin de conocer y trabajar en proyectos. Los miembros del grupo más herramientas tienen acceso, tanto más difícil es gestionar mensajes y colaborar en documentos. Por esta razón, Google y su función Hangouts de Google, por ejemplo, pueden ofrecer algunos de la más amplia gama de herramientas y servicios para los miembros registrados de Google.

Sin embargo, la interfaz de usuario de los servicios de Google a menudo puede ser difícil de usar, especialmente para los nuevos en Google. Si usted tiene los miembros del equipo que no son usuarios de Google existente, no sólo tendrán que instalar y aprender a utilizar una cuenta de correo electrónico de Google, sino que también tendrán que aprender a utilizar las aplicaciones de Google Drive, establecer videoconferencias, y posiblemente utilizar las páginas de redes sociales y comunidades de Google+. Por lo tanto, si se agrega constantemente nuevos representantes para cada reunión, que tendrá que seleccionar un servicio que los participantes pueden acceder de forma rápida y sin la creación de una membresía y familiarizarse con todas las herramientas. Meetings.io es un servicio gratuito que permite este tipo de configuración rápida.

También hay que tener en cuenta que los servicios de videoconferencia más en línea no ofrecen las herramientas que necesita para planificar y llevar a cabo reuniones en realidad. Así que tendrá que buscar en servicios como yaM.com o MyCommittee.com, que discuto en el capítulo 5.

En las siguientes secciones de esta guía, que proporcione una visión general de los servicios de reuniones en línea populares libres. ¿Qué servicio que elija, por supuesto, dependerá de sus necesidades únicas, pero es de esperar que esta guía sea útil en la fabricación de estas consideraciones. Le recomiendo que pruebe algunos servicios antes de decidirse por uno, a fin de asegurarse de que está recibiendo todas las características que necesita para su grupo o clientes.

Meetings.io

Una de las herramientas de reunión en línea más rápidas y más elegantes que recomiendo es Meetings.io. El servicio hace que sea fácil para reunirse con hasta cinco personas en línea a la vez, y el sitio funciona bien para presentaciones, demostraciones de productos, conferencias de clientes, y las redes sociales simplemente vieja.

Meetings.io no requiere registro en el sitio, a menos que desee configurar su propia página de perfil personalizado con una URL permanente. Puede compartir la dirección asignada con otros, y después se vinculan a ella simplemente tenga que configurar sus conexiones de vídeo y audio. Esta herramienta de conferencia en línea es una gran manera de conectar con los clientes o grupos existentes sin que se sientan abrumados por demasiadas funciones y servicios en línea.

También puede crear una página personalizada Meetings.io con un nombre y subtítulo, en el que la URL incluye cualquier nombre que le des (por ejemplo, https://meetings.io/bakari). Una página personal es como invitar a los clientes en su oficina o sala de demostración virtual. También puede enviar enlaces directos a sus sitios de redes sociales desde la página Meetings.io.

Puede programar reuniones instantáneas, ONU-programado, o puede establecer una fecha, hora y duración de las reuniones futuras. Además, desde el servicio, puede enviar una solicitud a otros a unirse a una reunión que está recibiendo, y los receptores sólo tiene que conectarse y configurar su cámara web y micrófono para unirse a ella.

Las características incluyen:

• Compartir una URL permanente a las reuniones programadas.
• La capacidad de las reuniones de nombre.
• La capacidad de requerir permiso para entrar en una reunión.
• Vivo compartir la pantalla de escritorio.
• ventana de chat en vivo.
• Incorporado en libreta personal para cada participante.
• El intercambio de archivos entre los participantes.
• La capacidad de los participantes para apagar su micrófono o la cámara web.
• Incorporado en el cumplimiento de temporizador que comienza cuando cada uno de los signos de los participantes en la reunión.
• La capacidad de los participantes para establecer la pantalla de su cámara de vídeo a modo horizontal o vertical.
• La capacidad de cambiar de fuente de cámara o un micrófono conectado diferente.
• La capacidad de ajustar el volumen del altavoz y la ganancia del micrófono.
• La capacidad de establecer el espacio de reunión a modo de pantalla completa.

Características no incluidas:

• No hay herramientas de creación de documentos incorporados, a excepción de la función de libreta.
• No se necesitan herramientas para el establecimiento de programas o mantener reuniones.
• Sin capacidad para colaborar en documentos.
• No hay acceso a aplicaciones móviles, aunque los desarrolladores dicen que el apoyo es muy pronto para el iPhone.
• Sin función de chat privado.

Hangouts de Google

Google lanzó Google + en 2011 para ser una red social en la tradición de Facebook y Twitter. Cuando se registra para una cuenta de correo electrónico con Google obtiene automáticamente la configuración para una página de Google+, que es un espacio en línea donde se puede conectar con otros usuarios de Google+, unirse a comunidades de actualidad, y mantener lo que se llama Google Hangouts y Eventos - ambas plataformas de videoconferencia gratuitas útil para la realización de reuniones públicas y privadas.

He escrito en detalle sobre cómo utilizar Hangouts de Google para la celebración de reuniones - el software ha evolucionado desde entonces, pero siguen siendo las características principales.Consejos de planificación & La celebración de reuniones eficaces con Google HangoutsConsejos de planificación & La celebración de reuniones eficaces con Google HangoutsCon la tecnología actual de Internet, la celebración de reuniones en línea puede ser a la vez eficiente y rentable, especialmente si antes de planear y hacer uso de las herramientas de ahorro de tiempo. Para el último par de meses he participado en reuniones en línea ...Lee mas

Los usuarios de Google Hangouts pueden realizar videoconferencias con hasta 10 personas. Si aloja un Hangout, se envía una invitación a los miembros de sus círculos de Google y / o correos electrónicos directos para su Hangout programado. Las personas que no son miembros de Google+ Hangout también pueden unirse a las conferencias de vídeo si se envían una invitación en forma de un enlace URL. Una gran cantidad Hangouts u otro participante también se pueden añadir a los participantes por llamada telefónica, pero esta función se limita a un participante teléfono a la vez. (Vea las instrucciones adicionales a continuación el establecimiento de reuniones de Hangouts.)

Google y todas sus características están disponibles en sus iOS (iPhone y iPad) y aplicaciones de teléfonos inteligentes Android, que los usuarios pueden utilizar para participar en Hangouts de Google, siempre que su dispositivo incluye una cámara de vídeo y un micrófono.

Antes se lleva a cabo una serie de reuniones de Hangouts, asegúrese de recordar a los participantes que lo mejor es usar un auricular con un micrófono para evitar el ruido ambiente o retroalimentación de audio durante la videoconferencia.

Los participantes sólo tienen que establecer su cámara web y micrófono para participar. Sin embargo, si no lo han hecho, los participantes tendrán que instalar en su ordenador la voz Google y complemento de vídeo. Si usted tiene los miembros del equipo que son nuevos en Google, usted debe proporcionarles este enlace para obtener instrucciones sobre cómo empezar a usar Hangouts.

Google+ y Hangouts de Google son tanto una parte de una especie de ecosistema que incluye las siguientes características útiles para reuniones en línea públicas y privadas:

• Google+ funciona como Facebook, ya que permite a los usuarios crear un público y compartir contenido en línea.
• Los usuarios de Google pueden programar fácilmente eventos y reuniones en sus fechas del calendario de Google y compartir con otros miembros del grupo o clientes.
• Hangouts de Google es un servicio para compartir videos instantánea que permite hasta 10 personas, entre ellas el anfitrión a unirse.
• Google contiene un servicio de Google Drive, que consta de herramientas de creación de documentos que se pueden utilizar dentro del área de videoconferencia Hangouts.
• participantes del hangout puede utilizar una función de notas compartidos y una pizarra durante las reuniones en línea.
• Los participantes pueden ver un vídeo de YouTube al mismo tiempo en la zona de conversaciones, y el uso de la ventana de chat en el lado derecho de la página Hangouts para su discusión.
• Hangouts incluyen un chatbox para los participantes del grupo.
• El espacio para reuniones Hangouts también incluye una función de pantalla compartida.

A partir de un lugar de reunión

Se empieza un lugar frecuentado por ir a su página de Google+ y además hacer clic en el botón amarillo Hangouts en el lado izquierdo de la página. Si no está ahí, debería buscar que sea metido dentro de la opción de menú “Más” en la parte izquierda de la página. A continuación, haga clic en el botón rojo “Cómo iniciar una conversación” en la parte superior de la página.

Si usted tiene el plugin de Google adecuada ya instalado en su ordenador, se puede proceder por darle a su Hangout un nombre, y la adición de los invitados por nombres individuales, uno o más de sus círculos, y direcciones de correo electrónico. Las personas que invite a un Hangout de Google+ recibirán una notificación si es un miembro de una de sus círculos, o por correo electrónico.

Tenga en cuenta, si usted va a tener reuniones regulares de Hangouts con el mismo grupo de personas, se debe crear un círculo de Google+ para los miembros de su grupo para que pueda enviar fácilmente las invitaciones.

Programación de Hangouts

Por lo general, se envían invitaciones para Google Hangouts o menos a la vez que se están llevando a cabo, pero hay una manera de preschedule invita a una Hangouts de Google. Así es cómo:

1. Haga clic en el botón Eventos en el lado izquierdo de la página de Google+.
2. Haga clic en Crear evento.
3. Añadir la información relevante para su evento y los participantes (en sus círculos o correos electrónicos) que desea invitar.
4. Haga clic en el botón Opciones del evento y elegir las opciones apropiadas en condiciones básicas.
5. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y seleccione Google+ Hangout.
6. Haga clic en el botón Invitar y todos sus participantes enumerados recibirán una notificación de Google+ en el que puedan confirmar su asistencia para el Hangout.

Si quieres que tu Hangout para ser visto por el público, y automáticamente guarda en su canal de YouTube, puede activar Hangouts en, otra de las características de Google+.

Los Hangouts en directo funciona de manera similar a Google Hangouts regulares, y pueden incluir hasta 10 participantes, pero eventos On Air también se pueden ver públicamente por cualquier persona que tenga un enlace al evento.

Características no incluidas:

• Prescheduling Hangouts no es tan sencillo como debería ser.
• No hay ninguna característica integrada de mensajería privada para Hangouts participantes- sin embargo los miembros de Google+ pueden utilizar la función de chat privado fuera del área de Hangouts.
• No hay plantillas integradas para la creación de agendas o mantener minutos.
• reuniones de Hangouts no se pueden archivar en línea sin necesidad de guardarlos a YouTube en primer lugar.

LiveMinutes

Mientras Hangouts de Google puede ser un servicio útil para salir con sus contactos Circle, un servicio más formal y menos molesto como LiveMinutes puede ser mejor para las reuniones en línea formales. Y mientras que los Hangouts de Google pone a los participantes en el centro de su plataforma, LiveMinutes pone las herramientas de colaboración en equipo en el centro. LiveMinutes es más como una oficina virtual de una red social. Cuenta con una interfaz de usuario limpia, y es fácil de configurar una videoconferencia con unos pocos clics.

Las características incluyen:

• Los participantes pueden conectar con una reunión LiveMinutes a través de un navegador web, teléfono o Skype. Hasta 9 personas pueden participar en una reunión a la vez.
• Cada reunión se le asigna una única habitación periférica, que puede ser compartido.
• Los visitantes pueden visitar una reunión sin registrar una cuenta-sin embargo, no serán capaces de ver los informes de reunión en línea o recibir invitaciones para hacerlo.
• Los participantes también pueden conectar con una reunión a través de llamada telefónica y el pin.
• La capacidad de compartir, comentar y colaborar en documentos importados en el espacio de reunión. Los documentos pueden venir de cualquier fuente en su ordenador, y se pueden guardar en el espacio de trabajo LiveMinutes.
• chat instantáneo entre los participantes.
• Se integra con Evernote y Dropbox, lo que hace que sea más fácil para importar y exportar documentos.
• herramienta de dibujo en vivo para la colaboración entre todos los participantes.
• Todas las reuniones LiveMinutes se guardan y se archivan para su posterior visualización.
• Después de una reunión está cerrada, un informe profesional, incluyendo todos los documentos colaborado en adelante, se puede compartir y descargar como PDF.

Características no incluidas:

• Sin compartir la pantalla de escritorio.
• No hay plantillas dedicadas para el desarrollo de programas, teniendo minutos, o la creación de una lista de tareas.
• Sin función de chat privado para los participantes.
• Al escribir estas líneas, no hay soporte de acceso de aplicaciones móviles.

Wiggio (trabajo en grupos)

Wiggio es otra aplicación de videoconferencia en línea que proporciona una plataforma similar a la oficina, y varias herramientas útiles (por ejemplo, calendario, lista de tareas, tomador de encuesta, el uso compartido de documentos) para la planificación y gestión de proyectos. Wiggio es un gran servicio de colaboración para clubes, escuelas y aulas, y las empresas y organizaciones. Sus características permiten videoconferencia para reuniones de hasta 10 participantes a la vez.Tome su grupo a la siguiente nivel con los Wiggio Para hacer las cosasTome su grupo a la siguiente nivel con los Wiggio Para hacer las cosasTemo trabajando y colaborando en un proyecto de grupo en el que los miembros del equipo insisten en usar principalmente físicas reuniones cara a cara, folletos de papel y un sinnúmero de intercambios de correo electrónico. Hay tantos recursos en línea que pueden ...Lee mas

Las características incluyen:

• Fácil configuración de una cuenta de grupo con una cuenta de correo electrónico dedicado grupo.
• Varios grupos pueden ser creados.
• Los documentos pueden ser subidos a grupos y colectivos.
• Cada grupo tiene su propio calendario para la programación de eventos, reuniones y fechas de vencimiento.
• Los participantes del grupo pueden celebrar reuniones virtuales en línea y llamadas en conferencia.
• Las reuniones virtuales pueden ser preprogramadas, y las solicitudes de posibles fechas de las reuniones pueden ser enviadas por correo electrónico a los miembros del grupo deciden sobre.
• Los participantes pueden unirse a reuniones a través de URL personalizada y una contraseña, llamada telefónica y el pin, o introduciendo un ID reunión.
• Los enlaces a las reuniones en línea pueden ser compartidos a Twitter y Facebook desde dentro de la zona de encuentro.
• Los participantes pueden recibir una notificación acerca de una reunión a través de texto y el mensaje de correo electrónico de la cuenta de grupo.
• Se permite compartir la pantalla.
• Chat instantáneo entre los participantes en línea.
• la colaboración entre los miembros de pizarra.
• apoyo aplicación para el iPhone que incluye la mayor parte de las características que se encuentran en la plataforma en línea, excepto la función de videoconferencia.

Como se puede ver, Wiggio es una de las más rica en características de los servicios descritos aquí. El sitio incluye tutoriales breves sobre cada una de sus características, que se pueden ver dentro de la zona de encuentro. La aplicación en línea puede no ser tan fácil de usar como Meetings.io, pero es muy útil para grupos, comités y equipos que trabajan juntos en una base regular. La amplia variedad de características Wiggio ofertas significa que los participantes puedan planificar y colaborar en proyectos más fácil, sin tener que utilizar varias otras herramientas en línea.

Características no incluidas:

• No hay plantillas dedicadas para el desarrollo de las agendas y minutos.
• No hay integración con Evernote, Dropbox, o Springpad.
• No se puede utilizar la aplicación para el iPhone Wiggio para participar en chats de vídeo.

3. Servicios de almacenamiento en la nube

Servicios en la nube y uso compartido de documentos

La mayoría de las reuniones - tanto en línea como fuera - giran en torno a hacer las cosas. Al reunirse para planear eventos, el trabajo en proyectos, evaluar los presupuestos y una lluvia de ideas, estamos colaborando como un equipo o un comité para llevar a cabo los objetivos acordados y tareas. Cuando se trata de la colaboración y el trabajo en equipo, la Internet ofrece unas herramientas para trabajar y colaborar de manera más eficiente, mientras que al mismo tiempo reducir la cantidad de papel, correos electrónicos y llamadas telefónicas que tenemos que utilizar para hacer las cosas.

Cuando comienzo un nuevo proyecto, que normalmente se crea una nueva carpeta de Evernote, Springpad, y / o Dropbox. Para mí, estos servicios de almacenamiento en la nube son principalmente para la sincronización de documentos, notas y bookmarked páginas web entre el ordenador y los dispositivos móviles. Rara vez usar la carpeta Documentos locales en mi equipo más. No tiene sentido hacerlo cuando trabajo entre varios dispositivos.

Pero también utilizo estos servicios de almacenamiento, ya que son una forma conveniente de compartir documentos con personas con las que trabajo. Comparto el contenido de mis carpetas en línea con unos pocos clics. Si los otros miembros del equipo que trabajo son conocedores de Internet, podemos compartir carpetas y reducir la cantidad de mensajes de correo electrónico para el intercambio y la comunicación de documentos y notas.

Vídeo: Guía Lync Programar Reuniones Online con Outook

Con los servicios basados ​​en la nube como Evernote, Dropbox, Google Drive, y Springpad, puede compartir enlaces a notas, archivos o carpetas en su cuenta por correo electrónico, una red social, o de cualquier sitio web.

La elección de un servicio de nube

La mejor manera de elegir y utilizar un servicio en la nube para su equipo o grupo es examinar lo que los servicios de cloud que ya uso- es decir, a menos que su empresa u organización ya utiliza una plataforma empresarial como Dropbox, Evernote o Google Drive. Cada uno de estos servicios en la nube tiene sus ventajas y desventajas, pero yo diría que Google y su plataforma en la nube de Google Drive tiene, en este punto, la más amplia gama de herramientas y servicios gratuitos - a pesar de la interfaz de usuario de Google Drive, en mi opinión, puede no ser tan intuitivo y atractivo como Evernote y Springpad.

Si cada miembro de su equipo ya tiene una cuenta de Google, Google Drive hace que sea fácil compartir los eventos del calendario de Google y colaborar en documentos. La mayor parte de la suite de oficina de Google de servicios también se integra con Google Hangouts. Google es ampliamente accesible, y la mayoría de sus servicios son gratuitos, siempre y cuando no te importa anuncios ocasionales.

Si los miembros del equipo están utilizando diferentes servicios en la nube, es posible que desee para decidir como grupo para utilizar un único servicio para proyectos de grupo y reuniones de modo que la colaboración entre los miembros es más eficiente. También esté preparado para cambiar a un servicio diferente Después de averiguar lo que necesita su colaboración en equipo realmente son. Si sus necesidades principales son el intercambio de archivos entre los miembros del grupo, a continuación, Dropbox debería ser suficiente. Pero si quieres colaborar en la redacción de documentos, Google Drive, Evernote o Springpad pueden ser las opciones porque cada uno de estos servicios en la nube tiene una aplicación de creación de documentos incorporados en el que discuto más en la siguiente sección.

Dropbox y Google Drive

Recomiendo Dropbox y / o Google Drive como una especie de plataformas de almacenamiento de archivos universales que ofrecen las mejores y más fáciles de usar servicios para almacenar, gestionar y compartir archivos en cualquier ordenador - por no hablar de los teléfonos inteligentes más populares y tabletas. Tenga en cuenta, sin embargo, la característica que falta mayor para Dropbox: que no contiene una aplicación de edición de texto integrado al igual que los otros servicios de almacenamiento en la nube. Google Drive, por el contrario, funciona igual que Dropbox - pero también contiene un conjunto de aplicaciones de oficina para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más.

Aunque yo uso los dos Dropbox y Google Drive, utilizo principalmente Dropbox para todos mis documentos y otros archivos multimedia, sobre todo porque se integra muy bien con otras aplicaciones móviles populares en mi iPhone y el IPAD. A medida que gana más usuarios, Google Drive con el tiempo ampliar e integrar con otras aplicaciones y dispositivos móviles.

Dropbox hace un magnífico trabajo de servir como su carpeta de documentos basada en la nube. Puede descargar e instalar el Mac, PC, y la aplicación móvil de versiones de Dropbox para su computadora (s) y el apoyo a los dispositivos móviles, y luego, de los documentos y archivos de medios que se agregan a su cuenta de Dropbox se sincronizan automáticamente entre sus ordenadores y dispositivos . También puede conectarse a Internet y acceder a su Dropbox desde cualquier navegador web.

Así que supongamos que crea un documento de Word en su ordenador y guardarlo en una carpeta en su cuenta de Dropbox, con Dropbox usted será capaz de acceder y modificar este documento en otros equipos de apoyo y dispositivos móviles, y viceversa.

Dropbox Sharing

Para proyectos de equipo, Dropbox es muy útil para compartir archivos y carpetas. Por ejemplo, puede botón derecho o Control-clic en cualquier archivo o carpeta que ha guardado en su cuenta local o en línea Dropbox y obtener una URL única que puede ser compartido públicamente a través de correo electrónico o en cualquier lugar en línea. El enlace que otros puedan ver y descargar el archivo en línea, ya sean miembros o no de Dropbox.

También puede compartir de forma privada carpetas enteras con otros miembros de su equipo, que también deben registrar una cuenta de Dropbox para acceder a la carpeta. Para compartir una carpeta en tu Dropbox, derecha o Control + clic en la carpeta que desea compartir - ya sea en el equipo local o una cuenta de Dropbox en línea - y seleccione Compartir esta carpeta. A partir de ahí se le llevará a la ventana del recurso compartido donde se puede introducir direcciones de correo electrónico o importación de las personas que quieren compartir la carpeta. Nótese también se puede seleccionar para permitir que esos contactos designados a su vez invitar a otros a compartir la carpeta.

Los usuarios que compartir archivos con otras podrán ver y editar archivos dentro de esa carpeta.

Nota: Dropbox ofrece hasta 2 GB de almacenamiento gratuito, pero se puede conseguir más, invitando a los participantes a inscribirse para una cuenta, o se puede pagar $ 99 por año por hasta un 100 GB de almacenamiento.

Google Drive

Google Drive funciona de la misma manera que Drobox. Se le comienza con 5 GB de almacenamiento gratuito, en el que puede guardar cualquier tipo de archivos en su cuenta. Al igual que Dropbox, puede descargar e instalar la aplicación Google Drive que sincroniza y copia de todos sus documentos Doc Google en su cuenta en línea. También puede acceder al contenido de Google en sus dispositivos móviles compatibles con la aplicación móvil de Google Drive.

Como ya he señalado antes, la ventaja de Google Drive es que se ha incorporado en aplicaciones para la creación de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, encuestas en línea, y formas. Estas aplicaciones no se descargan en el ordenador, pero se accede a través de su cuenta de Google. Que nunca tenga que instalar o actualizar el software en el ordenador. Puede exportar documentos creados en Google Docs y abrirlos en la aplicación como Word y Excel.

También puede compartir documentos de Google Drive con otros usuarios de Google y no Google, pero el proceso no es tan fácil como con Dropbox, Evernote o Springpad. Usted tiene que ir en línea a su cuenta drive.google.com, marca la casilla junto al archivo o carpeta que desea compartir. A continuación, haga clic en el botón Compartir por encima de los documentos que se indican.

Las opciones de configuración de uso compartido se abrirá, y se incluirán una URL única para el documento que desea compartir. Puede optar por compartir ese enlace pública o privada con las personas de su lista de colaboradores, que lo más probable es que también tienen una dirección de correo electrónico de Google.

Por desgracia, no se puede compartir documentos directamente desde las aplicaciones, carpetas o archivos de Google Drive almacenados en la unidad local como sea posible con Dropbox, Evernote y Springpad.

Tenga en cuenta, sin embargo, que la mayor ventaja para el uso de Google Drive y sus aplicaciones para la creación de documentos es que usted y otros miembros de su equipo pueden colaborar en documentos, literalmente, al mismo tiempo - en realidad se puede ver ediciones hechas por otras personas en tiempo real, y puede ver la suya. Con Dropbox, los miembros del equipo tendrán que descargar los archivos y abrirlos en su ordenador o dispositivo móvil con el fin de modificar o añadir contenido a la misma.

Compartiendo básica Evernote

servicios de toma de notas populares tanto - - Evernote y Springpad también ofrecen documento de gran alcance y características de uso compartido de carpetas, que describo en detalle en este artículo MUO, Cómo compartir cuadernos en Evernote & Springpad. Aquí voy a dar una descripción básica de estos servicios.Cómo compartir cuadernos en Evernote & SpringpadCómo compartir cuadernos en Evernote & SpringpadSpringpad y Evernote son archivadores impresionantes para almacenar y gestionar artículos, recetas, productos y recortes de texto que desea guardar para su posterior revisión. Pero una forma adicional para maximizar estos potentes ordenadores portátiles es que ...Lee mas

Con Evernote, puede hacer clic en el botón de acción de cualquier nota guardada en su cuenta y seleccione enlace que se nota en las redes de Facebook, Twitter o LinkedIn. Esto se puede hacer por correo electrónico, o copiando la URL en el portapapeles del ordenador y pegarlo donde quieras. Los enlaces a las notas compartidas se descarga como una página web, que a su vez los espectadores pueden guardar en su cuenta de Evernote, y también compartir con los demás.

También puede compartir los blocs de notas Evernote individuales con miembros de su equipo, pero se necesita una cuenta premium ($ 45.00 por año) para hacerlo.

Compartiendo básica Springpad

Springpad es popular para la creación de cuadernos para guardar enlaces a lo que encuentras en internet, por ejemplo, recetas, páginas de productos, descripciones de películas, libros, artículos de procedimientos, etc. Tal y como explico en un artículo MUO, Springpad se orienta visualmente y atractivo para utilizar.Springpad vs Evernote: ¿Por qué Visual Orientación importa en un portátil en líneaSpringpad vs Evernote: ¿Por qué Visual Orientación importa en un portátil en líneaEs fácil entender por qué hay un montón de cuadernos en línea y software que hay para elegir: principalmente porque hay tanta información para gestionar, marcador, y compartir en nuestra línea y móvil ...Lee mas

Sin embargo, también se puede utilizar como una herramienta Springpad portátil y la colaboración de buena fe donde se puede crear documentos de texto básicos, listas de tareas, y añadir archivos - incluyendo fotos y películas desde su ordenador. Al igual que con Evernote, puede compartir enlaces a las notas y otro contenido guardado en los blocs de notas Springpad. enlaces descargados pueden ser vistos y compartidos por cualquier persona que envíe los enlaces a.

También puede compartir cuadernos enteros con otros miembros Springpad, e invitarles a contribuir notas y otros contenidos en su bloc de notas compartido. A diferencia con Evernote, el intercambio de cuaderno en Springpad es gratis. Sin embargo, tenga en cuenta que no se puede establecer la configuración de sólo lectura para los blocs de notas compartidos Springpad. Al compartir los que están configuran automáticamente para la colaboración.

Puede invitar a los contribuyentes a un bloc de notas haciendo clic en el botón de rueda dentada de configuración que se encuentra en la parte frontal del icono de vista previa de un cuaderno, o el botón a la izquierda de un cuaderno abierto. En Configuración, hace clic en colaboradores y enviar invitaciones a sus colaboradores, que también deben ser usuarios Springpad. Su ordenador portátil no se mostrará en su cuenta hasta que hayan aprobado su invitación.

Springpad incluye varias otras características que no están disponibles gratis en Evernote o Google Drive. Estos incluyen valores de alerta para documentos, listas de tareas pendientes y el intercambio público como- del contenido, y una herramienta de investigación especial para la localización de títulos de libros, películas, música, recetas, productos, programas de televisión y videos.

Aunque a primera vista Springpad no puede parecerse a una solución en la nube para las empresas u organizaciones, es posible que desee ver Springpad como un servicio de los miembros del grupo pueden usar tanto para fines privados y sala de reuniones / proyecto.

En línea las listas de tareas

Hacer las cosas requiere que utilizamos las herramientas para recordar a uno de nosotros de las cosas que nos hemos comprometido a hacer. Pero las distracciones diarias y otras responsabilidades pueden hacer olvidar o pasar por alto las tareas menores o desafiantes. Aquí es donde las listas de tareas pueden ser muy útiles. Al igual que en los servicios de videoconferencia en línea, digitales listas de tareas puede ser varias veces más útil que las listas de tareas pendientes escritas en papel - porque se puede colaborar.

Los servicios portátiles y de nube que describo en la sección anterior de esta guía incluyen listas integradas a realizar que pueden ser compartidos y utilizados con fines de colaboración. Springpad incluso incluye una función gratuita “Recuérdame” que se pueden adjuntar a cualquier nota o lista de tareas pendientes en los blocs de notas, así como una nota de alarma dedicado que puede configurar para recibir notificaciones en su correo electrónico. Estas características también trabajan con las aplicaciones móviles Springpad.

Wunderlist 2

Si usted está buscando un multiplataforma dedicado lista de tareas fuera de los servicios portátiles que describo en la sección anterior, es posible que desee dar a Wunderlist 2 intentarlo. Wunderlist se puede acceder en cualquier navegador Web en línea, y está disponible para su descarga en Mac, Windows, Android, iPad y el iPhone.

Las características incluyen:

• La capacidad de crear espacios de trabajo diferentes para diferentes proyectos.
• La capacidad de invitar a los contactos de Facebook y Twitter, compañeros de trabajo y miembros de su equipo para colaborar y compartir listas de tareas pendientes.
• Puede crear tareas recurrentes.
• Las alarmas se pueden añadir a las tareas que se envían a través de correo electrónico y en la aplicación de notificaciones.
• Las tareas pueden ser favorecidos.
• Los espacios de trabajo y las listas se pueden guardar y volver a utilizar para proyectos recurrentes y eventos.
• Las listas y las tareas se pueden etiquetar con palabras clave como informe “reunión”, “investigación”, “e-mail”, “contacto”, “”, “documento”, etc.
• Los espacios de trabajo incluyen una Detallado de que la lista de recordatorios, junto con recurrentes tareas y subtareas.
• El diseño de los espacios de trabajo se puede personalizar.
• Wunderlist cuentas están aseguradas mediante el cifrado SSL de 128 bits a través de HTTPS.
• Los espacios de trabajo incluyen una función de notas adhesivas.
• las extensiones del navegador web se pueden utilizar para agregar rápidamente las tareas a su cuenta Wunderlist.

Características no incluidas:

• No se puede importar documentos y otros medios de comunicación en tareas Wunderlist y espacios de trabajo.
• No cuentan con ningún mensajes instantáneos para las discusiones en línea.
• Las imágenes no se pueden añadir a las tareas y notas.
• No hay integración con otros servicios como Evernote, Dropbox o Google Drive.

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Tenga en cuenta que Wunderlist es un servicio independiente, además de los otros servicios en línea que usted y su equipo puede estar usando. Si, por ejemplo, estás usando Google Hangouts o LiveMinutes para reuniones en línea, puede que no sea una buena idea añadir un servicio separado como Wunderlist. Probablemente sería mejor para tener acceso a la mayor cantidad de herramientas posibles en una sola plataforma. Con eso se dice, si realmente te gusta Wunderlist Creo que sin duda podría ser utilizado como una herramienta de planificación de proyectos primaria.

Kanban2Go

Kanban2Go es otra aplicación web de gestión de tareas que es una gran herramienta para trabajar durante las reuniones de videoconferencia en línea, a causa de su orientación muy visual y facilidad de uso.

Las características incluyen:

• tableros de gestión de tareas múltiples pueden ser creados para diferentes proyectos.
• Las tareas pueden ser movidos / arrastrado de la lista “para hacer” de una tabla, a “En curso” y “Listo”.
• Los miembros del equipo pueden ser invitados a colaborar a bordo de tareas.
• Las alarmas se pueden unir a cada tarea.
• Las tareas pueden ser etiquetados y se filtran por las etiquetas.
• Un estado de actualización se puede añadir a las tareas.
• Las tareas pueden ser exportados a iCal o Google Calendar.
• Las tareas pueden ser compartidos a través de Evernote y enlaces a foros pueden ser compartidos a Twitter.
• Juntas pueden vincularse a la vista del público o mantenerse en privado.
• Juntas se pueden buscar.

Características no incluidas:

• No se puede importar documentos y otros medios de comunicación en tablas Kanban2Go.
• No hay ninguna característica de mensajería instantánea para las discusiones en línea.
• Las imágenes no se pueden añadir a las tareas y notas.
• No hay integración con otros servicios como Facebook, Dropbox o Google Drive.

4. Preparación para y celebrar reuniones

En mi experiencia, el mayor desafío para la celebración de reuniones en línea no es tanto usando el software y las herramientas en línea, sino que es la planificación y la realización de reuniones y hacerlas lo más productivo posible. Cada vez que asistir a una reunión, en o fuera de línea, donde no hay orden del día o facilitador designado, yo más o menos saber no tanto se realice. Un encuentro mal planificada puede ser una enorme pérdida de tiempo, especialmente cuando los participantes no son conscientes de sus propias funciones y responsabilidades en la toma de una reunión productiva. La mayoría de la gente le encanta hablar y socializar durante las reuniones, pero a menudo se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo. Sin embargo, si los participantes que cumplan comprender y utilizar estrategias eficaces para la celebración de reuniones, las reuniones pueden ser muy útiles para hacer las cosas, especialmente cuando se trabaja en colaboración.

Hay varios libros excelentes sobre la planificación y la realización de reuniones efectivas que recomiendo:

• Cómo hacer reuniones de trabajo, por Micheal Doyle y David Straus
• Las reuniones aburridas Suck: sacar más provecho de las reuniones, o salir de la más reuniones, por Jon Petz
• La excelencia de reunión: 33 Herramientas para liderar reuniones que den resultados, por Glenn Parker y Robert Hoffman

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Soy consciente de que los libros sobre la celebración de reuniones eficaces no están en la parte superior de su lista de lectura, pero si usted participa regularmente en las reuniones, o es responsable de la planificación de ellas, la lectura y el uso de los métodos explicados en al menos uno de los libros anteriores, será muy útil. Sin embargo, recuerde que aunque usted como un organizador de eventos puede comprender lo que se necesita para celebrar reuniones eficaces, usted no está sosteniendo reuniones con sólo usted mismo. Los miembros de su equipo, comité, y la organización también deben ser conscientes de e implementar prácticas de reuniones productivas. Las reuniones son por lo general un reflejo de la fuerza general y la eficacia de una empresa, organización o grupo.

El siguiente es un resumen de la planificación y la realización de reuniones efectivas. Si usted encuentra que sus reuniones no son productivas como deberían ser, en realidad se debe, en algún momento, mantener una reunión con su grupo a los efectos de discutir cómo hacer cumplir más productivo.

Preparación reunión

Usted sin duda sabe que todas las reuniones eficaces suelen incluir un facilitador experto, alguien que sabe cómo mover a lo largo de la agenda y mantener a las personas enfocadas. Pero las reuniones eficaces también requieren preparación. Usted - o alguien de su equipo - tiene que asumir la responsabilidad de las reuniones de planificación, que incluye el establecimiento de una hora y el lugar de cada reunión, la elaboración de programas, y el envío de documentos y otros recursos que se tratarán en las reuniones.

Me parece que las reuniones eficaces se llevan a cabo mejor en un día y hora regularmente programada. reuniones semanales o bisemanales son muy útiles para el desarrollo de la participación y la cohesión del grupo, y si se planifican y llevan a cabo sistemáticamente las reuniones, que deberían ser más fácil de manejar y ser más productivos.

Configuración de la agenda

Usted debe sin duda crear un programa estándar para sus reuniones, que habría de incluir los siguientes elementos y secciones:

Encabezado de reunión:

• Fecha de la reunión
• Cumplir con la hora de inicio
• El cumplimiento de la hora de finalización
• el local de juntas
• finalidad de reuniones
• Lista de participantes
• Lista de documentos de referencia reunión (si es aplicable)

Elementos de la agenda:

• Para cada elemento, anote lo siguiente:
• Título o tema
• Breve descripción del tema
• Persona responsable del artículo (de plomo)
• la duración del tiempo para el elemento
• Lista de documentos de referencia relacionados con el artículo (si es aplicable)

Fuente: MyCommittee

temas del programa deben ser recurribles, por ejemplo, la opinión de marketing una lluvia de ideas para la comercialización plan- revisada plan- Aprobar presupuesto trimestral.

Una de las razones por las que les gusta usar MyCommittee es que incluye una plantilla para programas de ajuste, y todo lo que necesita hacer es cheque y desactive los elementos en la plantilla para cada nuevo encuentro, y añadir nuevos elementos según sea necesario. En MyCommittee, el programa se puede convertir en una forma de minutos antes de que comience la reunión. El tomador de minutos graba notas, tareas y asignaciones durante la reunión, y prepara los minutos como un informe para su examen por los participantes del grupo.

El programa de una reunión debe ser enviado al menos 24 horas antes está programado para celebrarse las reuniones. Con MyCommittee, los usuarios registrados del sitio pueden iniciar sesión y ver la agenda antes de la reunión. Estas pueden añadir notas y enlaces a los temas del programa antes de que se realice la reunión.

Agendas también debe poner de relieve que es responsable de cada tema del programa. Tareas y otras responsabilidades deben ser divididos entre los participantes del grupo de manera que todo el trabajo no cae en uno o dos individuos.

Dos aplicaciones útiles para la creación de agendas son expectativas de reuniones y el ñame, los cuales discuten con más detalle en el capítulo 5. Con estas aplicaciones, las agendas se puede compartir a través de correo electrónico y en formato PDF. Vea la sección de las herramientas en línea y móviles para otras recomendaciones.Crea fácilmente Reunión Agendas El uso de satisfacer las expectativas de [iPad]Crea fácilmente Reunión Agendas El uso de satisfacer las expectativas de [iPad]Aunque ninguno de nosotros esperamos a asistir a las reuniones, hay afortunadamente un número de aplicaciones en línea y móviles útiles, como AgreeDo, que hacen la tarea de reuniones de planificación más fácil. Todas las reuniones exitosas comienzan ...Lee mas

Independientemente de la aplicación que se utiliza para crear una agenda, usted debe estar preparado para lo ponga en línea para que los participantes pueden ver durante la reunión de videoconferencia. Mientras que los miembros del grupo deben ser responsables de tener una copia de las actas abierto y accesible durante la reunión, no siempre funciona de esa manera. Además, si sus reuniones incluyen a menudo los clientes o nuevos miembros, que desea tener la agenda fijada para que pueda ser visto por todos. Cada uno de los servicios en la nube que he descrito en esta guía ofrece una manera de compartir documentos de forma rápida utilizando un enlace URL asignada.

facilitador de la reunión

Cada reunión debe tener un facilitador. Si un facilitador no es elegido, y no hay orden del día, las reuniones tienden a caer en un montón de socialización, y no lo suficiente se hace. Aunque sería genial si todos los miembros se turnan para ser un facilitador, he encontrado que es mejor para uno o dos miembros con habilidades de facilitación para hacer el trabajo, sobre todo si su grupo es nuevo. Aún mejor, la contratación de un facilitador profesional para reuniones especiales es una buena inversión. Un facilitador profesional es, por supuesto, no es un miembro del grupo y por lo tanto puede ser más neutral cuando se trata de conflictos que surgen en las reuniones.

Un buen facilitador anima a todos los miembros a participar, y trata de mantener a los participantes se centraron un tema del programa en el tiempo. Con reuniones más grandes de cinco o más participantes, lo mejor es que el facilitador siendo un participante neutral, y no compartir su opinión sobre el o ideas o decisiones que se toman. De esta manera, el facilitador puede centrarse en facilitar, y no ser aspirado por discusiones y conflictos. Un buen facilitador también protege a las personas y sus ideas de ataque. Michael es Wilikinson Los secretos de Facilitación: El S.M.A.R.T. Guía para la Obtención de resultados con los grupos, y la Guía de Sam Kaner del facilitador a Participativa (Business Jossey-Bass Toma de Decisiones & Gestión) son libros útiles sobre el desarrollo de las habilidades para la facilitación reunión eficaz.

Minutos-Taker

Cada reunión debe incluir un tomador de minutos, o una grabadora - alguien asignado para tomar notas de las decisiones y tareas realizadas durante la reunión, así como a tomar notas de los nombres de los miembros del grupo que son responsables de diversas tareas o asignaciones. Si una reunión es mayor que cinco participantes, idealmente la grabadora reunión también sería un participante neutral, para que él o ella puede centrarse en ser un grabador. Normalmente, el informe de minutos debe coincidir con los temas en el programa. Con MyCommittee y el ñame, la forma del orden del día se convierte en una forma de minutos al comienzo de la reunión.

Como ya he descrito en la sección acerca de las herramientas de reuniones, haciendo uso de un formulario de minutos es muy recomendable para las reuniones eficaces. Sugiero MyCommittee o ñame, porque si su grupo se reúne de forma periódica, informes minutos se archivan automáticamente en su cuenta o MyCommittee yaM. Cuando un minuto reportados se ha completado, se puede enviar una notificación a los participantes para hacerles saber que está listo para su revisión, o en el caso de ñame, informe minutos inserta directamente en el correo electrónico que se envía directamente a los participantes.

Agreedo es otra fuente en línea útil para minutos de grabación, y si no te importa coger minutos usando el iPad, un par de buenas aplicaciones iOS (ver la siguiente sección) también son útiles para crear y compartir informes profesionales minuto.Agreedo: Escribir & Minutos gestionar su reunión de negocios en línea gratuitamenteAgreedo: Escribir & Minutos gestionar su reunión de negocios en línea gratuitamenteDesde hace varias semanas que he estado buscando para un sitio web de fácil uso o aplicación que me permitiera establecer y conservar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional documento de texto ya no es una productiva ...Lee mas

Otra recomendación para el levantamiento de actas es incluir un tema del programa establecido para el final de las reuniones para revisar las tareas y asignaciones decididas durante cada reunión. La grabadora simplemente vuelve a leer y aclara las tareas, las tareas y las fechas de entrega acordados. El informe final minutos idealmente debe ser completado y distribuido dentro de las 48 horas de la reunión mientras está fresco en la mente de todos.

Cronometrador

Idealmente, un facilitador experto debe ser capaz de llevar la cuenta del tiempo asignado para cada tema del programa, para cuando su grupo se reúne de forma regular, lo mejor es iniciar y terminar las reuniones a tiempo. Un programa bien pensado debe incluir la cantidad de tiempo necesario para cada tema del programa, pero por lo general se necesita el facilitador de revisar y volver a ajustar el tiempo que la