Recuperar el control de su bandeja de entrada con estos 5 consejos para manejar gmail

Todo el mundo sabe que en estos días, es bastante difícil para sobrevivir o para administrar sus asuntos sin correo electrónico. De hecho, la mayoría de las personas tienen dos o tres mensajes de correo electrónico para gestionar, por lo que sin un buen control sobre la gestión de correo electrónico, que estaba ocupado bandeja de entrada puede salir de control muy rápido.

Lo sé, usted se está preguntando lo que realmente necesita otro artículo sobre la gestión de correo electrónico? Es decir, solo en 2012 solo hemos tenido un montón de ellos, como el artículo de Tina acerca de la gestión proyectos de correo electrónico en Gmail-intensa, y su correo electrónico acerca la importación y la gestión de múltiples cuentas. Yaara cubierto de Gmail nueva función Compose, Aaron discute cómo obtener su correo electrónico para sobresalir en una persona Else casilla de correo electrónico desordenado, y recientemente Yaara cubierto respuestas preparadas. ¿No estamos todavía hecho?Gestionar & Colaborar en el correo electrónico Proyectos intensos Dentro de Gmail con racha [Chrome]Gestionar & Colaborar en el correo electrónico Proyectos intensos Dentro de Gmail con racha [Chrome]La raya es una potente gestión de proyectos Gmail complemento para Chrome. Viene con plantillas para diferentes tipos de proyectos, como por ejemplo el apoyo al cliente o la organización de eventos. En racha, los proyectos se denominan tuberías. Usted puede...Lee mas

Bueno, la verdad es que uno de los problemas más comunes que tiene la gente es que a pesar de todos sus esfuerzos, a pesar de todos los plugins más frescos y creativos que crean carpetas para contener mensajes de correo electrónico, el buzón de entrada, inevitablemente, se desordena nuevo.

La razón de esto es que no importa cuánto intente organizar su bandeja de entrada, si se mantiene el sistema de forma manual de - si usted depende de sí mismo para acordarse de tomar el tiempo para entrar y administrar su bandeja de entrada de vez en cuando, que va Nunca pasó.

En lugar de ello, lo mejor es automatizar por completo la organización de su bandeja de entrada con el uso de las mejores herramientas dentro y fuera de Gmail. En este artículo, voy a mostrar cinco cosas que puede hacer en este momento para automatizar su bandeja de entrada de Gmail para que nunca tenga que preocuparse por tratar de excavar a través del desorden para encontrar a los correos electrónicos importantes.

5 consejos para manejar la bandeja de entrada Gmail

Usted no tiene que seguir perdiendo el control de esta manera. Todo ese esfuerzo para organizar su bandeja de entrada en carpetas agradable y ordenado no tiene que convertirse en un esfuerzo inútil en un mes, cuando todas esas cosas cambian, y su nuevo sistema de carpetas simplemente no tiene sentido.

La gran cosa acerca de Gmail es que hay algunas herramientas de automatización brillantes disponibles que puede hacer uso de Gmail a dejarse hacer todo el trabajo duro por usted.

Utilizar filtros & Etiquetas para automatizar Organización

Esto es algo que un número de escritores aquí en MUO haber predicado a menudo. De hecho, Craig cubierto los filtros de Gmail bastante bien de nuevo en 2011, pero más allá de filtrado y clasificación sólo una vez, es fundamental para aplicar los filtros cada vez que reciba un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada que no se proporciona automáticamente con una de las etiquetas existentes.5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar & Organizar su bandeja de entrada5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar & Organizar su bandeja de entradaLo que debería filtros cada persona tiene en su arsenal para que su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarle a empezar en la creación de sus primeros cinco filtros, o ...Lee mas

Vamos a retroceder un poco. Digamos que su casilla de correo electrónico se ve un poco como el mío. Un lío confuso de correo electrónico no deseado, algunas etiquetas viejas que creé hace años, y un grupo disperso de correos electrónicos importantes en todas partes. Observe que mi bandeja de entrada ha crecido a más de 10.000 mensajes de correo electrónico? Loco, ¿verdad?

Por lo tanto, vamos a empezar a hacer el trabajo diciendo a Gmail qué hacer con los correos electrónicos que entran en la bandeja de entrada todos los días. Siguiendo estos pasos que voy a cubrir, vas a notar que su recuento de la bandeja de entrada de mensajes de correo electrónico comenzará dejando caer unos pocos cientos de correos electrónicos a la vez.

En primer lugar, cuando se ve un correo electrónico en la bandeja de entrada que no tiene una etiqueta, averiguar lo que quiere hacer con ella. ¿Son los correos electrónicos de un cliente que se tener para responder a en el momento oportuno? Es una alerta de Google con historias interesantes que usted va a querer leer cuando tenga tiempo más tarde? Para cada mensaje, crear un nombre de etiqueta que se aplica.

Una vez que tenga su nuevo sello creado, abrir ese correo electrónico y el uso de la lista desplegable de la derecha para seleccionar “Filtrar mensajes como este“. Esto creará automáticamente la regla requiere que identificará que el correo electrónico entrante la próxima vez que llega un nuevo - por lo general mediante el correo electrónico del remitente.

Puede establecer reglas adicionales que tienen sentido en su caso. Más allá del correo electrónico del remitente, puede asegurarse de que sólo ciertos mensajes de correo electrónico de ese remitente - como los que tienen ciertas líneas de asunto o con correos electrónicos que contienen ciertas palabras, obtener aplicado con esa etiqueta.

Para cada filtro, es necesario informar a su cuenta de Gmail cómo organizar o gestionar que el correo electrónico entrante automáticamente. En este caso, sé que esta dirección de correo electrónico es de un cliente en particular, y que estos correos electrónicos son muy importantes, así que voy a tener Gmail se aplica automáticamente una etiqueta donde puedo ir para responder a esos mensajes de correo electrónico a diario - no importa la cantidad de desorden es actualmente en mi bandeja de entrada.

Esto se debe a que sólo puede hacer clic en la etiqueta en el lado izquierdo de su cuenta de Gmail y sólo va a ver esos mensajes de correo electrónico. No hay mensajes de correo electrónico más importantes pierden en el montón de alertas de correo basura y de baja prioridad.

Aún mejor, más allá de la mera aplicación de una etiqueta, informe a Gmail para siempre marcan los tan importante (por lo que la bandera amarilla muestra al lado de ellos), y recuerda que marcar “Aplicar el filtro también”Para que los cientos de correos electrónicos que llenan la bandeja de entrada se organizan de inmediato con un solo clic.

Si usted ha estado recibiendo correo no deseado durante mucho tiempo y se olvidó de darse de baja de esos, entonces es posible que usted tiene cientos o incluso miles de correos electrónicos que llenan su bandeja de entrada que son completamente inútiles. Cuando te encuentras con ellos, y aplicar un filtro en lugar de crear un nuevo filtro, simplemente pulse el botón de búsqueda.

Esto mostrará una lista de todos los mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada de ese remitente. Ahora puede seleccionar todos ellos y eliminarlos todos a granel. Observe a su bandeja de entrada de forma rápida abultada encoge cada vez más rápido hacia cero.

Los correos electrónicos informativos mantener fuera de su bandeja de entrada

Una cosa que es muy común en mi bandeja de entrada es constante alertas entrantes o actualizaciones de estado de un grupo de sistemas que he firmado para, como las alertas de Google para ciertos términos de búsqueda, o informes de datos semanales de Google Analytics o Google Adsense. Usted realmente no tiene que abrir los y les lee todo el tiempo, pero usted desea almacenar la información de distancia.

Para mantener los de estorbar su bandeja de entrada, crear un filtro y seleccione a “Omitir Recibidos”, y asegúrese de aplicar una etiqueta de modo que usted será capaz de encontrar esos mensajes de correo electrónico de forma rápida en una fecha futura cuando se tiene el tiempo para dedicarse a ellos.

A estas alturas, ya debe tener su bandeja de entrada a un número manejable de correos electrónicos maravillosamente - tal vez incluso cero!

Sin embargo, no hemos terminado la automatización de que la bandeja de entrada. La realidad es que todavía hay más cosas que puede hacer para ordenar y presentar información importante sin tener que hacerlo realmente a sí mismo de forma automática.

Los archivos adjuntos automáticamente

Aaron primera cubierto Attachments.me volver el año pasado, y en mi opinión es absolutamente el método más inteligente para mantener el tamaño de su cuadro de Gmail bajo control.Liberar a los archivos adjuntos de Gmail bandeja de entrada con Attachments.meLiberar a los archivos adjuntos de Gmail bandeja de entrada con Attachments.me¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico de su jefe, miembro de la familia, un amigo o alguna otra conexión con un archivo adjunto en ella, luego se guarda que el correo electrónico, ya que quería tener acceso a los datos adjuntos más adelante? Probablemente...Lee mas

Si recibe informes periódicos o los datos de las personas que trabajan para usted, lo más probable es que siempre utilizan el mismo tema cuando le envíen los informes (probablemente porque han automatizado su sistema también). Puede conectar el servicio Attachments.me a su cuenta de Gmail para que pueda descargar automáticamente los archivos adjuntos a su cuenta de almacenamiento en la nube favorito - como Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive.

Una vez que se haya registrado para el servicio, que va a aparecer en el lado derecho de su cuenta de Gmail cada vez que se abre un correo electrónico con un archivo adjunto. Puede hacer clic en “Enviar a su nube”Para despedir a que el apego a su caja de almacenamiento en línea favorito, sin la necesidad de gastar el tiempo de descarga en su PC.

Esto ahorra tiempo, pero si quieres ahorrar aún más tiempo, automatizar el proceso! Usted verá un icono de clip en la parte superior de la pantalla de Gmail. Haga clic en él y seleccione “Reglas de presentación automáticas“.

Ahora se puede crear algo similar al filtro de Gmail que ha estado aplicando hasta este punto. Por ejemplo, recibo informes semanales de Adsense de un cliente, por lo que he creado una carpeta para el Adsense_Files en mi cuenta de Dropbox, y aquí he creado una regla para buscar correos electrónicos de Adsense, con el asunto de ese cliente.

Ahora, cuando Attachement.me ve un correo electrónico entrante que coincida con esas reglas, que va a cargar automáticamente el archivo en su cuenta de almacenamiento en la nube. Eso significa que usted no tiene que hacer una sola cosa - usted puede estar seguro de que cuando vaya a esa carpeta en su cuenta de almacenamiento en línea, que siempre tenga los últimos archivos de allí.

Esto básicamente convierte tu cuenta de Gmail en un asistente automatizado que recibe información y ordena a toda la información para usted. Es como tener una secretaria personal, excepto que no tiene que pagar los beneficios.

Archivar correos electrónicos entrantes como las tareas

Una de las mejores cosas que Google podría hacer sería añadir la posibilidad de añadir un filtro en Gmail que Google crea automáticamente una tarea. Desafortunadamente, esa función no está disponible todavía, pero al menos puede tener su cuenta de Gmail a resolver ciertos correos electrónicos entrantes como las tareas que debe añadir manualmente a su lista.

Por ejemplo, recibo mensajes de voz y mensajes de correo electrónico formulario de contacto de los lectores en TopSecretWriters que necesito para responder de vez en cuando a. No siempre tengo tiempo para responder cuando las recibo, pero sí quiero responder más tarde.

Para hacer esto, acabo de crear un filtro para los mensajes de correo electrónico como se muestra en el inicio de este artículo, y luego crear una nueva etiqueta para ella, y que anidan etiqueta debajo de una etiqueta maestra que he creado llamado “TASKS_TO_ADD“.

Usando este enfoque hace que su cuenta de Gmail archivo automáticamente ese tipo de mensajes de correo electrónico entrantes que sabe que tiene tareas asociadas con ellos, debajo de esa etiqueta en la barra de navegación.

Sobre una base diaria, o siempre que lo desee, puede ir a esas carpetas, echa un vistazo a los mensajes de correo electrónico, y si cree que el correo electrónico justifica una acción adicional de su parte, simplemente haga clic en el “Más”Dropdown perdido en la parte superior de su cuenta de Gmail y haga clic en“Añadir a Tareas“.

Esto envía automáticamente que el correo electrónico como una “tarea” en su cuenta de Google Tasks.

Una vez más, si se auto-archivar el correo electrónico y sacarlo de la bandeja de entrada, ese tipo de mensajes de correo electrónico no tienen el desorden de la bandeja de entrada, pero usted sabe que no se pierda a causa de su ritual diario para gestionar “a hacer” artículos en su cuenta de correo electrónico.

Utilice respuestas prediseñadas para hacer el trabajo sucio

El último consejo sobre la forma de utilizar la automatización Gmail para reducir su carga de trabajo es a través de respuestas enlatadas automáticas.

En mi caso, quiero Gmail para enviar una respuesta enlatada cada vez que recibo un correo electrónico de mi formulario de contacto Top Secret escritores. Basta con crear un filtro para los mensajes de correo electrónico y seleccione “Enviar mensaje estándar“.

Por supuesto, usted tiene que ya han creado una respuesta enlatada de usar, pero se puede aprender a hacerlo en el artículo que escribió recientemente Yaara sobre el tema.correo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadascorreo electrónico más rápido & Mejor con respuestas prediseñadas¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. Necesitará algo de comida para acampar que no va mal? Fácil, conseguir algo de comida enlatada. Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? Trate de mensajes de correo electrónico en lata! Pensar...Lee mas

Una vez configurado todo esto automatización en su cuenta de Gmail, no tendrá que preocuparse tanto por la gestión activa de la bandeja de entrada manual. No hay mejor manera de recuperar el control sobre la bandeja de entrada de automatizar todas las tareas que puede consumir gran parte de su tiempo cada día.

¿Conoce usted a algún otro trucos de automatización de Gmail para traer a su bandeja de entrada de Gmail bajo control? Compartir sus propios consejos y trucos en la sección de comentarios.