10 Consejos para ayudarle a enviar por correo electrónico de manera más eficiente

El mejor consejo que he oído sobre el correo electrónico y el correo electrónico es la productividad - no responder a correos electrónicos a primera hora de la mañana. Es un poco paradójico pero cierto que el correo electrónico y la productividad están enfrentados entre sí. Si estamos demasiado obsesionados con ella, nuestra bandeja de entrada se convierte en un bache enorme velocidad en la carretera eficiencia. Pero no tiene que ser. Con los hábitos y métodos adecuados podemos dominar a la bestia que yace inocentemente esperando por nosotros desde el instante en que despertamos. Incluso en tiempos de listas de amigos sociales y 140 cambios de carácter, el correo electrónico “ancianos” sigue siendo el medio preferido de comunicación, tal vez sólo el cuello y el cuello con SMS.

Estos consejos no tienen el propósito de llevar al Santo Grial de la bandeja de entrada cero, pero tienen el propósito de introducir cambios en los hábitos de correo electrónico ligeras que se espera que harán correo electrónico de manera más eficiente. bandeja de entrada abierta.

¡Actuar ahora!

La bandeja de entrada es una cadena de montaje. Procesar lo que está delante de usted y enviarlo. Es decir, su lema desde el momento en que se conecte debe leerse - Responder - eliminar (o archivo). Muchos de nosotros, accede a nuestras cuentas de correo electrónico y que acaba de leer los correos electrónicos sin tomar ninguna acción. Tarde o temprano tenemos que volver a ella, y que sólo significa el doble de trabajo, y el doble de la pérdida de tiempo. Entonces, siempre existe el riesgo de perder un correo electrónico importante en la segunda pasada. Por lo tanto, es más eficiente para leer y responder inmediatamente. Archivo de leer mensajes de correo electrónico, de modo que la bandeja de entrada contiene los más importantes y aplicables.

Los correos electrónicos no son tareas pendientes

Los correos electrónicos se pueden convertir en puntos de acción con etiquetas como en Gmail, o banderas como en Microsoft Outlook. Pero es fácil perderlos en el desorden de la bandeja de entrada. Es más eficiente para presentar los puntos importantes de acciones concretas en un lugar separado y archivar el correo electrónico para cualquier referencia en el futuro. Usted puede convertir mensajes de correo electrónico en puntos de acción de dos maneras:

Use Tareas en Gmail: Abrir el panel de tareas haciendo clic en el menú desplegable junto a Mail. Tareas es una sencilla lista de tareas, sino una herramienta muy eficaz para la gestión de proyectos. Basta con hacer clic y escribir para añadir nuevas tareas, establecer fechas de vencimiento o añadir notas, y marcarlas como haya terminado. Usted puede aumentar la productividad con teclas de acceso directo. Por ejemplo, con Shift + T, puede crear una tarea basada en el mensaje abierto.

Utilice un documento de Google: Puede activar la función Crear un documento en Gmail Labs. Abrir un correo electrónico. Haga clic en Más - Crear un documento. El cuerpo del mensaje se copia automáticamente en el documento de Google Docs. Si usted tiene atajos de teclado en en Gmail, que puede golpear GRAMO y W para abrir un documento de Google Docs en blanco mientras se encuentra en un correo electrónico.

Crear su personalidad en una firma

Vídeo: 7 consejos para enviar el curriculum por email

Así es como mi firma oficial de Gmail se parece. Este fue creado con WiseStamp- la cuenta gratuita le permite crear dos firmas, así que tengo una para mensajes de correo electrónico personales y uno para el trabajo. Mi firma tiene enlaces a mis perfiles de Twitter, LinkedIn, Facebook y Google+. Con una simple firma, no sólo estoy ofreciendo mi ID de correo electrónico como una referencia de contacto, sino también a otros donde pueda ser contactado. Un perfil basado firma ayuda a crear un correo electrónico más profesional y actúa como un puente para las redes sociales. Usted puede incluso promover su trabajo con sólo una firma de correo electrónico.Cómo darle vida a su correo electrónico con firmas WiseStampCómo darle vida a su correo electrónico con firmas WiseStampWiseStamp le permite crear múltiples firmas de correo electrónico personalizadas para todas las cuentas de correo web estándar, incluyendo Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo Mail y AOL Mail. Además de los datos personales estándar y el perfil de las redes sociales ...Lee mas

¿Ha oído acerca de las plantillas?

Un buen número de correos electrónicos que se posan arriba se pueden manejar con respuestas repetitivo. Gmail Labs tiene una característica llamada respuestas prediseñadas, que como su nombre indica se puede utilizar para dar respuestas inmediatas y estándar a los correos electrónicos comunes.

Activar respuestas prediseñadas de Ajustes - Labs - respuestas prediseñadas. Haga clic en Guardar cambios. Redactar un nuevo correo electrónico o una respuesta, haga clic en el botón respuestas enlatadas que está justo debajo de la línea de asunto. Su primera respuesta enlatada está configurado. Puede configurar varias respuestas enlatadas que se pueden utilizar como plantillas para correos electrónicos comunes. Marcos entró en los usos de las respuestas enlatadas en dos artículos hace unos años que sigue siendo válida hoy en día:

• Ahorra tiempo con plantillas de correo electrónico de Gmail usando “Respuestas prediseñadas”
• Crear una respuesta automática por correo electrónico con el nuevo filtro de Gmail

No molestar - desactiva las notificaciones

la eficiencia de correo electrónico es acerca de lo que usted envía y también lo que usted invita. Cada sitio de iniciar sesión en un correo electrónico con la cuenta con notificaciones habilitadas por defecto. No hay nada que sea tanto un asesino en la productividad como el flujo constante de notificaciones de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, y sus semejantes. Apágalos. ¿Necesita notificaciones cuando visita los mismos sitios? Darse cuenta de que es fácil perder el enfoque, y muy difícil de ganar de nuevo.

Siéntate un día ... y darse de baja de distancia

Uno de los mayores culpables de desorden de correo electrónico son los boletines de noticias, suscripciones profesionales, y fuentes de noticias. Si lo hace una auditoría de todo lo que se ha suscrito a, que sólo podría encontrar que la mayoría de ellos son innecesarios. Sin embargo, se han convertido en el bosque por el que se echa en falta los árboles. gmail de Buzón de prioridad ayuda a un grado. Pero la mejor manera de darse de baja de forma manual. Es mucho tiempo, pero se obtiene una bandeja de entrada limpia. También puede administrar sus suscripciones mediante el uso de servicios como - Unroll.me y SwizzlePriority Inbox de Gmail resuelve el problema BacnPriority Inbox de Gmail resuelve el problema BacnLee mas

Pasa de los hilos

conversaciones roscadas son grandes. Hacen más fácil leer el correo electrónico, pero también tienen el hábito de convertirse en una larga cadena a veces difícil de manejar. Usted puede haber notado que la mayoría de los mensajes de correo electrónico por lo general tienen toda la banda de rodadura de conversación en el último correo electrónico enviados / recibidos. Por lo tanto, se puede mantener sólo la última de correo electrónico y eliminar los restos que había antes de él.

Ser breve

Una de mis manías es las respuestas individuales de palabras que no dicen nada más que un “OK”, o un “gracias”. Abrir y leer los aleja de una fracción de minuto y durante un día de trabajo, que podrían ascender. Sí, pero mantener sus correos electrónicos breves. Ayuda a que el remitente, así como el receptor. Recortar su correo electrónico para que aborden los elementos esenciales. Además, la estructura de su correo electrónico para una mejor legibilidad. El uso de viñetas o párrafos bien definidos ayuda a escanear un correo electrónico más rápido. Es bueno recordar la regla de cinco oraciones de Guy Kawasaki -

“Todo lo que debe hacer es explicar lo que eres, lo que quiere, por las que debe conseguirlo, y cuando lo necesite por”.

Y entonces, el siguiente consejo es siempre sagrado.

Asunto tema ... ... sujeto

En mi experiencia, he perdido correos electrónicos importantes. También he abierto el email que parecía importante. Ambos tenían una cosa en común - una línea de asunto mal construido. Se tarda unos pocos segundos para pensar en una línea de asunto inteligente que refleja el mensaje. Una vez más, que ayuda tanto para el emisor y el receptor, ya que hace más fácil para recuperar el correo electrónico más tarde, ya sea con una búsqueda o incluso manualmente. Recuerde - “LOL” no es un tema!

Mira mamá, sin manos!

la eficiencia de correo electrónico, lamentablemente requiere lo contrario. Su eficiencia mejorará drásticamente si se entera de atajos de teclado en lugar de confiar en el clic del ratón. Los clientes de escritorio como apoyo atajos de teclado Outlook y Thunderbird, y con ellos es fácil brisa a través de los hilos de conversación. ¿Qué hay de Gmail? Estos consejos deben cubrir todo, y el poco más:

• DESCARGA útiles Accesos directos Gmail
• Atajos para Gmail: Una extensión útil que le guía Acerca de atajos de teclado para su cuenta de Gmail [Chrome]
• Aprender rápidamente rápidas de teclado de Gmail con KeyRocket Para Gmail

Los correos electrónicos son, quizás, como el tipo de socios que no desea vivir, sino que además no pueden vivir sin él. Pero al igual que cualquier socio, que puede ser uno para su productividad también. Tenemos que jugar bien. Email y gestión del correo electrónico ha sido un tema favorito de la nuestra aquí en MakeUseOf.com. Usted no va a ser falto de consejos, pero más que eso estamos mirando adelante a la suya. Dos advertencias aquí - He basado la mayor parte de este post en Gmail, ya que es la elección popular, y también he evitado mencionar el uso de carpetas, etiquetas y filtros, y otros consejos de flujo de trabajo más evidente.

Así que, ¿cuál es el mejor consejo que tienes que pueden ayudar a todos nosotros correo electrónico sea más eficiente?