Crear orden a partir del caos: 9 grandes ideas para la gestión de archivos de su computadora

Es frustrante no es cierto cuando no se puede encontrar ese archivo? Cuando se ha buscado cada carpeta imaginables en su ordenador, y de alguna manera se perdió ... o peor aún, eliminado. Ahora hay excelentes herramientas de búsqueda para Windows que le permiten encontrar sus archivos, pero sólo funcionan si se conoce el nombre del archivo. Y usted no desea abrir un programa para encontrar todos los archivos y carpetas que necesita. Es agradable tener cosas interesantes y de fácil acceso cuando los necesite.7 Alternativas impresionante para la búsqueda de Windows7 Alternativas impresionante para la búsqueda de WindowsAunque hay algunas cosas que puede hacer para mejorar la búsqueda mediante la búsqueda de Windows - y la aplicación de búsqueda parece ser mucho más mejorado en Windows 7 - hay algunas excelentes alternativas ...Lee mas

He reunido una lista de 9 cosas que usted puede hacer para manejar los archivos de computadora y obtener el máximo rendimiento de su equipo. Porque esa es su propósito - para ser Más útil, no menos útil. Pero las computadoras son a menudo más complicado de alguna manera cuando no están configurados correctamente y se usa, que es esencialmente contraproducente.

Comience ahora - No lo posponga

“Esto parece complicado. Lo haré después". No deje que el pensamiento se meten en, o que así no se puede leer el resto de este artículo. Esto es más de una punta de “no hay excusas” que una idea técnica, pero al igual que muchas cosas, se necesita muy poca habilidad para ser organizada y eficiente en realidad. El recurso más importante es el tiempo, pero incluso eso no es necesario. En lugar de decirse a sí mismo “Voy a llegar a esto más adelante“, Con la misma rapidez hacerlo allí mismo.

Por supuesto, las prioridades son siempre importantes a tener en cuenta y esto no es un artículo de la gestión del tiempo. Sin embargo, es sorprendente lo poco esfuerzo que realmente se necesita sólo para iniciar el proceso. El recurso más importante que se necesita es sólo una conciencia global y poner este archivo o carpeta en el lugar correcto.

Hágase esta - le acaba de tirar un montón de archivos o carpetas en todo su escritorio en el trabajo o en casa? ¿Qué pasa con todo su sala de estar, piso, cama, armario ... necesidad de continuar? La respuesta es de esperar que no lo haría. El ordenador puede ser comparado con su casa. No sólo su oficina o espacio de trabajo - todo lo que hacemos en nuestras computadoras ahora lo que es importante que todo se mantiene limpio, al igual que su casa.

Utilice carpetas ... Por favor!

Déjenme decirles acerca de un hombre y su unidad flash. Se conectó a mi equipo una vez y no tenía ninguna carpeta, sólo los archivos ... un montón de archivos. Ya he explicado por qué usted debe organizar sus archivos, así que estoy bastante seguro de que es claro por qué necesita carpetas. Pero en caso de no ser así, las carpetas son la columna vertebral de la organización, pero incluso si usted tiene carpetas, que todavía puede ser muy desorganizado.

Vídeo: procesos de organizacion de los archivos

Una carpeta que no está etiquetada correctamente o está en el lugar equivocado es tan malo, si no peor, que presenta todo el equipo sin un hogar (carpeta).

Un lugar para cada cosa

No se debe confundir esto con para poner todos los archivos en una carpeta ... o incluso todas las carpetas en una carpeta ... o peor, el escritorio. Pero sí es necesario un lugar donde se saber que se puede acceder a sus archivos y carpetas allí. los Mis documentos carpeta es el lugar lógico y perfecto para esto - pero de nuevo, esto no es un lugar para el relleno de todos sus archivos, esta es una casa para sus carpetas, que contienen sus archivos. Piense en ello en el sentido de que no pondría sus carpetas en el patio, ni le ponga su archivador en el patio ... se pone a ambos en la casa. Tu Mis documentos carpeta es su “casa” de clases.

Organizar por Categoría

Una manera de organizar sus carpetas y archivos es por categoría o tipo. Por ejemplo, digamos que usted tiene documentos para la escuela, trabajo, personal y profesional (separado del trabajo), así como música, fotos y películas. Obviamente, música, fotos, vídeos y documentos en todo deben mantenerse separados, pero la organización va un paso más allá. Por ejemplo, también se debe organizar los tipos de documentos que tiene. Hay un par de maneras de hacer esto.

Se podría organizar por tipo de archivo, que no recomiendo mucho. Claro que es mejor, pero no es lo ideal. Se utiliza sobre todo para la masa-organizador y “fijación rápida”, aunque no hay mucho “arreglar” los involucrados. Este método podría ser útil sobre todo si vas a través de las cosas que ya no necesita en este momento y / o no se preocupan de conseguir demasiado detallada. Que tiene su lugar, y tengo algunos archivos, que he organizado esta manera, pero siempre te deja saber que lo necesario para organizar “los archivos”. Por esta razón, no es un método que recomiendo - hay mejores maneras.

También puede organizar por lo que el archivo de la categoría más relevante para. Por ejemplo, un documento de la escuela debe ir en una carpeta de la escuela.

Organizar por Fecha

Organizar por fecha también es útil, pero no debe ser utilizado únicamente por sí mismo. La razón es que, si alguna vez se realiza una búsqueda de un archivo, se podría encontrar en una carpeta con el nombre “04-11-2006”. Si eso es todo lo que tiene que pasar, es probable que tenga que abrir la carpeta para mirar su contenido para ver lo que hay en él. Puede empeorar si archivar todos los archivos de esta manera y tener todo tipo de tipos mezclados entre sí. Una vez más, esto no es muy organizado y tal vez peor que nada en absoluto.

Si se siente la adición de una fecha es necesario (que voy a hacer a menudo para los archivos o archivos sensibles al tiempo que se actualizan con frecuencia, como por ejemplo una hoja de vida), añadir una descripción con la fecha al final o al principio, dependiendo de su preferencia.

No se exceda en las subcarpetas

Subcarpetas son una necesidad para la organización de archivos. Es una de las grandes ventajas que tiene sobre un ordenador archivadores tradicionales. Un ejemplo de un buen uso de las subcarpetas sería tener su Trabajo carpeta en Mis documentos, un proyectos carpeta en el Trabajo carpeta “[Nombre del proyecto y fecha] carpeta”en el proyectos carpeta, y así sucesivamente (si se necesitan más carpetas).

Sin embargo, ser conscientes de la cantidad de carpetas dentro de carpetas que tiene, ya que puede ser una tarea desalentadora carpeta de apertura después de la carpeta en busca de sus archivos. Si hay archivos que usted sabe que necesita tener acceso rápido, tratar de mantenerlos solamente una carpeta o dos de distancia. Parte de esto tiene que ver con el sistema que se está creando, ha creado o son sólo el más cómodo, pero también tiene que ver con la practicidad y facilidad de acceso.

Denominación de archivos y carpetas: Corto, pero precisa

Otra cosa que es importante tener en cuenta cuando se está organizando sus archivos es ser lo más breve posible, pero también lo más detallado posible. Durante muchos casos, es posible que el único uso de las carpetas o archivos, pero si usted decide compartir algo con alguien, ya sea a título personal o profesional, que desea que sea claro para ellos, así como en su caso. Usted no quiere tener que pensar en lo que estaba tratando de describir en un título de la carpeta. No nombre de una carpeta "cosas de la escuela" nombralo "Colegio" - notar el énfasis en las cosas que capitalizan, que también hace que las cosas se ven más bonitas.

A continuación, en la carpeta de la escuela puede organizar cosas por la escuela (si hay más de uno). Si no tiene más de una escuela que usted ha asistido es posible que el nombre de su carpeta “Escuela: [Nombre de la Escuela].”Si desea abreviar las iniciales de su escuela, que debería estar bien, es probable que sabe lo que significan. Sin embargo, tenga cuidado de no ir por la borda con abreviaturas. A pesar de que puede ser útil para mantener los nombres cortos, lo más importante es que usted entiende lo que está en ese archivo o carpeta.

Las carpetas de acceso y los archivos rápidamente

Al igual que yo estaba mencionando anteriormente acerca de asegurarse de que sus archivos no se ocultan profundamente en el bosque subcarpeta, hay otras cosas que usted puede hacer para que sus archivos fácilmente accesible. Además de la obvia de ser capaz de encontrar un archivo rápidamente, sino que también desempeña un papel muy importante en el mantenimiento de su estado de gestión de archivos. En otras palabras, es esencial que usted puede rápida y fácilmente guardar un nuevo archivo a su lugar correcto en el ordenador.

Vídeo: Del Caos al Orden, Organizate

Cambiar la vista

En el Explorador de Windows existen numerosas formas de ver los archivos. Junto con la visualización de archivos en varios tamaños de icono, también hay un panel de vista previa para ver lo que el archivo se ve como antes de abrirlo. También es capaz de ordenar los archivos por fecha, nombre, etc. Esto no se correlaciona directamente con la gestión de archivos por ejemplo, pero permite una mejor experiencia en general. Lo que estamos buscando es menos trabajo y más eficiencia y la forma de ver sus archivos pueden hacer eso.

Otra característica dentro del Explorador de Windows es la posibilidad de añadir una carpeta a “favoritos.”Si se trata de una carpeta se accede a una gran cantidad, pero no es una parte de las carpetas de Windows conjunto que ha doblado su“favorito,”Puede arrastrar y soltar carpetas en esa sección. Tenga cuidado de no arrastrar la carpeta a otra carpeta ya en los favoritos.

Para asegurarse de que realmente tiene la carpeta en la sección Favoritos, buscar la línea continua negro y un mensaje que dice “Crear un enlace en favoritos.”

Listas de salto

Windows 7 tiene una característica impresionante llamado “Listas de salto”Que permite a la clavija carpetas en el icono emergente Explorador de Windows, cerca del botón Inicio de la barra de tareas. Puede acceder a este haciendo clic derecho y seleccionando qué carpeta se abra. Para agregar una nueva carpeta, simplemente agarrarlo y arrastrarlo hasta el icono de Explorador de Windows en la barra de tareas. A continuación, puede mover las carpetas alrededor de ninguna manera desea.

Organizar carpetas de escritorio con vallas

En un artículo anterior de la mina, Limpiar su escritorio de Windows una vez por todas, Mencioné ambas listas de salto y vallas. Vallas es un excelente programa para la organización de las carpetas que tiene en su escritorio. altamente recomiendo echar un vistazo a ese artículo para una mirada detallada en la limpieza de su escritorio también (que en muchos aspectos es la gestión de sus archivos, pero de una manera diferente). Aunque, no me gustan demasiados iconos y accesos directos en el escritorio, Cercos ofrece una buena manera de pasar de iconos a ningún icono con un simple doble clic.Cómo limpiar su escritorio de Windows una vez por todasCómo limpiar su escritorio de Windows una vez por todasEl desorden es más perjudicial de lo que cree. Un escritorio ordenado Windows hace las cosas más fáciles de encontrar, es más agradable a la vista, y reduce el estrés. Le mostramos cómo llegar a su escritorio en orden.Lee mas

Una vez más, sólo recomiendo tener las carpetas esenciales en su escritorio. Si accede a la carpeta con sus hojas de vida en él a menudo, a continuación, seguir adelante y añadirlo a su escritorio y el uso de cercas para ocultar los iconos cuando no los necesita. Pero en muchos aspectos, estas carpetas podrían también ser añadido a su lista de salto y se puede acceder con la misma cantidad de tiempo, esfuerzo y clics.

Con cualquiera de estas opciones, debe ser consciente de lo que va a agregar para asegurarse de que no agrega demasiado y que se quite lo que ya no utilizan. De lo contrario se encontrará con el mismo problema que usted está tratando de corregir en este momento - el caos desordenado.

Archivo Lo que usted no O no se necesita

En primer lugar, hay que fijarse en el término “archivo“. No está suprimiendo archivos - que rara vez se quiere hacer eso (dependiendo del archivo). Se almacena carpetas que contienen los archivos de una carpeta designada titulado “Archivo” o “archivos viejos”. Note que dije “carpetas que contienen los archivos”, ya que no sólo quiere tirar un montón de archivos obsoletos en una carpeta y lo llaman bueno. Esto es sólo añadir a la confusión que ya tiene.

Vídeo: La habitacion del caos (Ideas al Aire #7)

Ahora, ¿dónde debe ir esta carpeta? Bueno, es probable que no quiere que se mezclaba con los demás archivos, pero que es totalmente de usted. Personalmente recomiendo tener aún en el Mis documentos carpeta para mantener las cosas fáciles de recordar y consistente. Con un nombre como “Archivo”Que va a ser probablemente cerca de la parte superior de cualquier carpeta que decide ponerlo en. Para cambiar esta situación, se puede añadir una‘z’y un período al comienzo del nombre, por lo que la carpeta podría ser algo como “z.Archive“. Esto lo puso en la parte inferior de la lista por lo que no tendrá que preocuparse de que sea en el camino todo el tiempo.

retirar & Abstenerse de crear duplicados

¿Cómo se crean duplicados a menudo sigue siendo un misterio. A veces es copiando accidentalmente archivos a otra ubicación. Afortunadamente, hay un programa gratuito que puede ayudar con la eliminación de duplicados de cualquier tipo desde el ordenador. He usado mucho Duplicate Cleaner y lo recomiendo encarecidamente. Se pone actualizaciones recientes, tiene una interfaz fácil de usar y simplemente funciona.

No haga copias, crear accesos directos

Para evitar futuras copias de archivos, es importante crear accesos directos de archivos y carpetas, no copias. La diferencia entre los dos es que una copia es una réplica exacta del primer archivo o carpeta, mientras que un acceso directo simplemente conduce al archivo en la ubicación original. Aparte de no ayudar en el desorden tanto, los accesos directos también ocupan menos espacio.

Para hacer un acceso directo, haga clic en la carpeta o el archivo y haga clic en “crear acceso directo“. Esto creará un acceso directo dentro de esa misma ubicación que el archivo está en. A continuación, puede tomar ese atajo, moverlo a la ubicación que desee e incluso cambiar su nombre si así lo desea. Para crear un acceso directo de algo en el escritorio, haga clic derecho y se ciernen sobre “Enviar a”Haga clic en“Escritorio“.

Con prevenir el desorden Nota Basado en la nube & Las solicitudes de documentos

Hay cosas que usted desea guardar, pero parece tedioso para hacer un archivo de documentos de oficina o de texto y guardarlo en una carpeta de su ordenador. Muy pronto se convierte en esa carpeta repleta de todo tipo de documentos nota similar y se convierte en abrumador para incluso buscar una nota en particular. Por esta razón, las aplicaciones basadas en la nube están creciendo constantemente en popularidad y hay muchos para elegir.

Los que yo personalmente uso extensivamente son Evernote y Google Docs. Sin embargo, los que siguen en segunda posición, en mi opinión, son Springpad y aplicaciones web de Microsoft.

La razón por la que siento que Evernote tiene éxito sobre Springpad es principalmente debido a su aplicación local. No es necesario un navegador web para usarlo, pero todavía se puede acceder a sus archivos en la nube. Yo prefiero Google Docs sobre Microsoft Web Apps, simplemente porque es lo que he desarrollado mi sistema alrededor y más de mis archivos están en él que Web Apps.

Si usted está empezando (o aún no tienes instalado en uno o dos programas, recomiendo considerar estos cuatro, así como cualesquiera otras aplicaciones similares y ver cuáles mejor se ajuste).

La razón por la que recomendamos el uso de estas aplicaciones a través de la forma tradicional de crear un documento en Microsoft Word u otra alternativa de oficinas se debe a que le permite organizar, buscar y crear sus notas muy fácilmente. Hay un gran número de artículos sobre MakeUseOf, así como el resto de Internet, que muestran cómo hacerlo. Al igual que el título de esta sección indica, se mantiene el desorden abajo en su ordenador.

Sincronizar sus archivos locales a la nube

Sincronización de sus archivos locales a la nube es diferente de la creación de notas y documentos en la nube. Este es uno de los últimos pasos, ya que es importante que comprenda todos los pasos anteriores en primer lugar. Si no lo hace, la sincronización de varios archivos a la nube realmente puede ayudar en el desorden caótico de archivos y carpetas. Hay una gran cantidad de opciones en esta área, pero los grandes jugadores son SugarSync, Dropbox, Google Drive y Skydrive. Esos son mis favoritos personales y todos ellos utilizan, pero hay muchos otros como Mozy, iDrive, y así sucesivamente.

Le recomiendo SugarSync para una copia de seguridad global de las carpetas de los ordenadores a la nube. Para los archivos individuales, Dropbox, Google Drive y SkyDrive funciona de manera muy similar. Si usted es un fan de Google Docs o un ventilador de aplicaciones web de Microsoft puede determinar si utiliza Google Drive o SkyDrive. Ambos están cabeza a cabeza y si usted no ha intentado tanto, recomiendo que haces.

Vídeo: Café X, una cafetería atendida por un robot

Me gusta Dropbox para compartir archivos y SugarSync para copias de seguridad y acceder a todos mis documentos en otro dispositivo conectado a Internet. He creado SkyDrive para copia de seguridad de muchos de mis otros archivos en mi equipo y yo uso Google Drive para organizar y agregar archivos a Google Docs sin un navegador web.

permanecer constante & Rápido

Esta es una de las cosas más importantes que hacer. Una vez que comience el proceso, se debe continuar con diligencia por lo demás es todo para nada y que va a terminar con un sistema de archivos semi-organizada. Eso no es solamente no productiva, sino que también le recuerda que nunca se termine.

La clave para esto es ser puntual. En el momento en que necesita para salvar o crear un archivo, se puso en el lugar correcto y si no hay un lugar para él, sin embargo, crear uno. Si bien lo haces en la nube o localmente, es necesario recordar todos los consejos anteriores, tales como ser breve, pero detallada, absteniéndose de hacer duplicados, y prestando atención a la jerarquía de carpetas mediante la organización de lo que tiene sentido, pero no la exageración de ella mediante la adición demasiadas carpetas.

Conclusión

Recuerde que lo más importante es comenzar simplemente. No espere hasta que “tiene más tiempo” - que nunca tendrá más tiempo. Aunque en este momento no puede ser el mejor momento para hacer una revisión completa de todos sus archivos, todavía se puede empezar a hacer algunas carpetas y la desaceleración de empezar a añadir nuevos archivos que se guardan en su ordenador, ya sean de la descarga o la creación. Tiempo le permitirá ampliar a continuación y se centran más en los demás archivos y conseguir que en orden.

Esta fue una gran cantidad de información para tomar, lo sé, pero si usted tiene alguna pregunta, estoy más que feliz de ayudar. ¿Ha creado un sistema similar al descrito anteriormente? ¿Cómo ha sido trabajar para usted? ¿Hay algo que desea añadir o compartir con los lectores de ideas que usted tiene en la gestión de archivos informáticos de manera más eficiente?