5 Herramientas críticas necesarias para una oficina virtual más productivo

Una oficina virtual es una oficina móvil que se encuentra en el ordenador o en la nube. Si su trabajo no le atar a una ubicación específica, puede configurar sus herramientas para trabajar desde cualquier lugar del mundo. Para más y más personas, que trabajan a distancia se está convirtiendo en una alternativa realista y desafiante para ir al trabajo en una oficina tradicional.

A pesar de que ofrece una increíble cantidad de libertad, trabajar virtualmente y, posiblemente, en la carretera también requiere una gran disciplina y excelente capacidad de organización. He estado trabajando y viajando durante más de un año y por lo tanto se puede decir una cosa o dos acerca de cómo trabajar desde una ‘oficina virtual`.

Comunicación por correo electrónico

La comunicación efectiva es la clave para ser productivo. El email sigue siendo una herramienta de oficina virtual esenciales para la comunicación profesional y no se ve como que va a ser reemplazado en cualquier momento pronto. Su cliente de correo electrónico debe estar configurado para filtrar automáticamente su correo, se debe hacer más fácil para etiquetar y organizar los mensajes, y usted debería ser capaz de acceder a su correo en línea en caso de que algo le sucede a su equipo.

Para mí, Google Mail con una configuración personalizada y varios laboratorios de Google características habilitadas satisface todos estos requisitos. Hemos escrito innumerables artículos sobre GMail en MakeUseOf. Algunos de los mejores consejos y trucos, sin embargo, se pueden encontrar en La última guía para Gmail.

También recomiendo la lectura de los siguientes artículos:

• Cómo dar vuelta a Gmail en una máquina multitarea (Parte 1)
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La organización & Planificación

No oficina virtual está completa sin un calendario para recordarle de plazos, eventos y citas. Debido a su perfecta integración con Gmail utilizo Google Calendar.

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Los siguientes artículos revelan cómo se puede aprovechar al máximo calendario de Google:

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• 10 impresionante Google Calendar características que usted debe probar
• 5 Los scripts de Greasemonkey útiles para mejorar Google Calendar
• Añadir Google Calendar, Docs y gadgets a Gmail

Si necesita más ayuda que un simple calendario puede proporcionar, considerar la creación de su propio sistema de asistente virtual. Una excelente solución para la gestión de sus facturas, los detalles del viaje, y más es Pageonce. Otra gran herramienta para mantener organizada es Recuerde la leche, una herramienta para gestionar las listas, tareas y recordatorios en línea o cualquier lugar determinado, por ejemplo, en Gmail.

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• 8 maneras fáciles para gestionar tareas con Remember The Milk
• 5 maneras de utilizar Clever Recuerde Las Listas de leche & Etiquetas

Comunicación directa

Es importante conectar con la gente. La comunicación directa a través de mensajería instantánea, voz, llamadas de teléfono, o video también ayuda a transmitir la información de manera más eficiente que a través de un correo electrónico. De cualquier manera, tendrá que comunicarse directamente con sus colegas o clientes.

Skype cubre todo el ancho de banda de la comunicación directa. Se puede utilizar para el chat instantáneo de mensajes, voz o video, y llamar a un número de teléfono.

Echa un vistazo a los siguientes artículos para consejos y trucos para Skype :

• 5 maneras simples para fijar la calidad de audio de baja a través de Skype (o cualquier otro servicio de VoIP)
• Cómo solucionar problemas Cuando Skype no tiene video [Windows]
• Cómo utilizar Skype para grabar las llamadas o realizar entrevistas con HotRecorder (Windows)

Como alternativa a Skype también se puede considerar Google Talk o ooVoo.

Almacenamiento de archivos en línea & compartir

Si su oficina no es sólo virtual, sino también en la nube, se necesita una herramienta en línea confiable de almacenamiento de archivos. También puede ser que necesite una herramienta para el intercambio o en colaboración trabajar en documentos con sus socios. Dropbox puede hacer todo eso y más.

Mira lo que recomendamos que hagas con Dropbox:

• 2 herramientas para hacer uso compartido de archivos en Dropbox más rápido y sencillo
• 3 Maneras para administrar sus archivos de Dropbox Usted no puede saber sobre
• Cómo recuperar archivos perdidos En Dropbox
• Cómo crear enlaces directos para Dropbox contenido & Automatizar el proceso
• Cómo cifrar los datos de Dropbox Con encfs [Linux]

Hardware

Por último, quisiera mencionar brevemente hardware que será muy útil. Obviamente, se necesita un ordenador y, posiblemente, un teléfono móvil. La selección del dispositivo dependerá en gran medida las preferencias personales o tal vez usted va a depender de las computadoras públicas en su totalidad. De cualquier manera, hay dos piezas de hardware accesorio que debe tener en cuenta:

• Copia de seguridad y transferencia de archivos
  Para los datos no puede o no desea almacenar en línea, obtener una tarjeta SD o una unidad flash USB con capacidad de almacenamiento suficiente. También puede instalar las aplicaciones móviles en estos dispositivos en caso de que se van a depender de las computadoras públicas.
• Auriculares y / o Headset
  Cuando se trabaja en un lugar público ocupado y ruidoso, buenos auriculares pueden ser críticos para su enfoque y la cordura. Cuando en ocasiones necesita para hacer llamadas a través de su ordenador, asegúrese de obtener los auriculares multifuncionales que también sirven como un auricular.

Conclusión

Una oficina virtual es una configuración altamente individual de hardware, software de escritorio y servicios en línea. Al igual que en una oficina tradicional, las herramientas de oficina virtual que decide en gran medida dependen de sus necesidades y preferencias personales. Se puede mantener la organización sencilla y eficaz, pero nunca se olvide de proteger sus datos y realizar copias de seguridad religiosamente.

¿Qué aplicaciones y hardware Cómo se utiliza en su oficina virtual?