5 Pasos para ahorrar papel y se digitalizan

Papel y materiales alternativos como el pergamino fueron una vez los materiales muy raros y preciosos. Hoy en día, utilizamos papel en casi todas partes, o más bien - siempre que no se puede sustituir por el plastico.

La producción de cualquiera de los materiales es una carga para el medio ambiente, aunque el papel - por lo general de madera, es biodegradable y, por tanto, mucho más fácil de reciclar.

La digitalización no sólo ahorrará papel y ayudar al medio ambiente, sino que también le ahorrará un montón de espacio: su escritorio o incluso su refrigerador se verá mucho más limpio. Búsqueda de documentos será mucho más rápido. Y después de todo, vivimos en la era digital! Esta es la manera de empezar:

1. Escaneo

Todo comienza con el escaneo de documentos en papel existentes. Si usted no tiene un escáner, puede utilizar su cámara digital, tomar una foto y utilizar Snapter para corregir la perspectiva y la distorsión. Damien revisó la herramienta en detalle un par de meses atrás: Snapter - escanear sus documentos sin un escánerSnapter - escanear sus documentos sin un escánerSnapter - escanear sus documentos sin un escánerLee mas

2. archivo

Asegúrese de averiguar un buen sistema que le permitirá seguir fácilmente por un documento que pueda necesitar. Siempre se pregunta, “¿Dónde y cómo voy a buscar esta?”

La forma más fácil de la presentación de documentos, probablemente, está teniendo como archivos PDF, indicando sus nombres con la fecha y una breve descripción y la búsqueda de lo que sea necesario dentro del contenido por palabras clave.

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Desde la búsqueda de imágenes para el texto todavía no es un estándar, el nombre de archivo para imágenes tendrá que ser muy descriptivo. Alternativamente, se puede utilizar una herramienta llamada JOCR, que extraer el texto de los documentos escaneados y ponerlas en un archivo de texto. Usted puede dar el archivo de texto exactamente el mismo nombre que la imagen, el archivo en la misma carpeta, y de esa manera usted será capaz de seguir fácilmente por el documento respectivo. Varun revisado JOCR: Cómo extraer texto de imágenesCómo extraer texto de imágenes (OCR)Cómo extraer texto de imágenes (OCR)La mejor manera de extraer el texto de una imagen es utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Le mostramos siete herramientas gratuitas OCR para el trabajo.Lee mas

Si esto suena como un problema, también puede archivar los documentos escaneados y archivos PDF a través de Gmail. Simplemente hay que enviar los archivos a ti mismo y escriba las palabras clave adecuadas, pertinentes en el correo electrónico. Hemos de tener en cuenta el riesgo de seguridad que podría estar exponiendo a sus archivos, así que intenta no subir documentos sensibles.

3. Utilice las Herramientas

Utilizamos una gran cantidad de papel para notas al azar, que luego quiera dar vueltas en nuestros escritorios para siempre o hasta que derramar café sobre ella. Para ahorrar papel y hacer que su escritorio mirar un poco más ordenado, tratar de conseguir una rutina para el uso de herramientas.

Recordatorios, notas rápidas, listas de tareas, las direcciones pueden ser organizados y almacenados digitalmente. Dependiendo de qué herramientas que utiliza, puede tener el beneficio adicional de acceder a ellos desde cualquier lugar.

Para una información rápida, se debe utilizar Stickies, que básicamente es la alternativa digital a Post-It Notes.

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Google Calendar es una excelente calendario en línea y de escritorio. También puede recordarle tareas. Si integra Google Calendar en Thunderbird, puede incluso crear listas de tareas directamente desde el escritorio. En mi artículo Cómo: Integrar Google Calendar En Thunderbird, verá cómo se hace.Cómo integrar Google Calendar En ThunderbirdCómo integrar Google Calendar En ThunderbirdUsted está utilizando Thunderbird y Google Calendar y uno se pregunta cómo se puede unir a los dos? Le mostramos cómo integrar plenamente Google Calendar con Thunderbird.Lee mas

Una de las mejores herramientas para mantenerse organizado y deshacerse de los billetes de papel y recordatorios es Remember The Milk. Al ser compatible con una variedad de otras aplicaciones, puede así convertirse en su eje central para hacer el seguimiento de las tareas y la información. David cubierto 8 maneras fáciles para gestionar tareas con Remember The Milk, lo que da un poco más de información sobre lo que esta herramienta puede hacer por usted.

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Además, en el artículo Manejo de su vida con herramientas de gestión de tiempo gratis en línea, He revisado varias otras herramientas útiles, algunas de las cuales se mencionan más arriba.

4. Copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad

Para ir completamente sin papel, que tendría que descartar los documentos originales en papel en algún punto o almacenar la basura. Por supuesto, hay documentos que tienen que aferrarse. Sin embargo, para la mayoría, las copias digitales serán lo suficientemente bueno.

Sin embargo, los accidentes ocurren. Su disco duro puede corrupta, teniendo las copias digitales de sus documentos con él. Por lo tanto, es importante para crear copias de seguridad periódicas.

archivos confidenciales nunca deben dejar su disco duro y debe realizar copias de seguridad en unidades externas sobre una base regular. Mark ha revisado una herramienta llamada SyncBack, que le ayudará a hacer tan fácilmente: Copia de seguridad de su unidad de disco duro con SyncBack

¿Qué hay de los documentos almacenados en su cuenta de Gmail? Mientras que Gmail puede ser un lugar bastante seguro, usted debe también copia de seguridad de tu cuenta de Gmail, sólo para estar 100% seguro de que todo se explica.

Hay una manera de copia de seguridad de Gmail Uso de Gmail de copia de seguridad, como Karl describe en su artículo Cómo hacer copia de seguridad su cuenta de Gmail a su ordenador.Cómo hacer copia de seguridad su cuenta de Gmail en su disco duroCómo hacer copia de seguridad su cuenta de Gmail en su disco duroLee mas

Finalmente, tener una copia electrónica de todos los documentos importantes, aunque no se puede descartar la original, es una copia de seguridad en sí mismo. Imagínese todos sus documentos en papel precioso perdido en una inundación o un incendio - y todavía tiene un duplicado en un disco duro.

5. Repetir

Hacer los pasos anteriores en un hábito. Eso es crucial. Mantener el establecimiento de recordatorios para escanear documentos en papel. Hacer el escaneo de una rutina para todo lo nuevo que viene en y trabajar en cosas de siempre cuando tenga tiempo. Y repetir.

Por lo tanto, lo que le impide totalmente la conversión de un viejo periódico de la escuela de usuario al nuevo maestro era digital? Sepamos, digitalmente, en los comentarios.

Créditos fotográficos: spekulator, Gastonmag, madera